岳春峰教授MBA讲义《时间管理》

时间管理岳春峰教授哈尔滨工程大学112234567891011时间利用的重要性时间利用的原则纲要时间利用的分析时间利用的方法一、时间利用的重要性•任何人都没有无限多的时间，同时每个人又拥有自己的全部时间。时间：一种被相等地分配给所有人的资源。平均80岁寿命我们只有3.3年的时间去创造价值,我们如何管理它？1-20、60-80——忽略不计，余40项目每天耗时40年耗时比例睡眠8小时13.3年33.25一日三餐2.5小时4.2年10.50走路1.5小时2.5年6.25谈话1小时1.7年4.25看电视、上网3小时5年12.25看报、聊天3小时5年12.25刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年4.25休假、娱乐闹情绪、身体不适2小时3.3年8.25你能支配自己的时间吗（表1）支配时间即支配自，下列问题将有助于你衡量自己支配时间的能力。请回答“是”或“不”.1、你是否一到公司便列出当日工作安排？□是□不是2、你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？□是□不是3、你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？□是□不是4、你是否避免各种浪费时间与精力的“琐事”干扰正常工作？□是□不是5、你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？□是□不是6、你能注意缩短用餐、饮茶的时间吗？□是□不是7、你只欢迎那些实实在在，对公司有益的推销员或顾客吗？□是□不是8、你除非万不得已才召开会议吗？□是□不是9、你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？□是□不是10、你收到函件后是否阅后立即处理？□是□不是11、你阻止别人给你寄发各种无用的资料吗？□是□不是12、你阅读报刊杂志时是否先浏览全篇大意后，再仔细阅读章节？□是□不是13、你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁地检查或干扰他们吗？□是□不是14、你鼓励部下遇到问题时要开动脑筋，提出独立的见解吗？□是□不是15、你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？□是□不是16、你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗?□是□不是17、你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？□是□不是18、你能充分利用电脑、复印机等现代办公用具提高效益吗？□是□不是19、当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的难题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？□是□不是20、你召开重要会议时是否吩咐秘书不转接电话，不会见未约来访者？□是□不是回答“是”得5分，“否”得0分80-100分你能最充分地利用自己的时间，从而不必因完不成任务而加班加点或将工作带回家。60-80分你基本上能够有效地支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查。30-60分由于做事计划性差，效率低，你给自己增加了很多工作压力，你的问题主要集中在三个方面：主次不分，眉毛胡子一把抓；不能充分相信下属，大胆放权；精力分散，易受不速之客干扰。只要下决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高效益。30分以下你将面临严重的健康问题或被解职，除非你立即全力以赴提高效益，否则后果将不堪设想。1.效率下降，劳动强度加大，影响工作积极性。2.长期恶性循环将导致健康下降、家庭关系紧张。3.严重的将影响个人前途以及造成经济上的重大损失。4.公司范围内的低效率将失去重大商机。缺乏时间管理的危害性我们为何忙乱让我们来看看张科长的一天的活动：8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等使他们的谈话一直延续到了10：00。10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员的薪资问题、给予解答到10：20。10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等。12：00，还有一部分没有过目。中午匆匆吃过饭，看了一会报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交代的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室！14：00与销售科长约好讨论招聘营销人员事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都是任经理自己确定，此项工作又占去2个小时的时间。16：00刚要写明天自己提交总经理的公司人力资源规划报告，又有下属进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到张科长的预期目的，还拖延了时间，一直持续到下班17：00下属走后，张科长一看已经过了下班时间，已经没时间完成报告，只好等下班后，张科长挾着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚又得加班到午夜了。？？？分析一下，张科长的时间为什么不够用，他真的没有足够的时间吗？是他在不经意和不自觉地把时间浪费掉了呢，还是一些他不能够控制的因素挤占了他宝贵的时间呢？他把时间究竟浪费在哪里了呢？忙乱的中层干部•时间管理的障碍•障碍一、我的时间安排的挺好，我是一个有序的人•障碍二、时间管理有什么用，计划赶不上变化•障碍三、时间掌握在别人手中•障碍四、时间管理太麻烦•障碍五、时间管理各有各的习惯，我的习惯就是这样，不好改忙乱的中层干部•中层干部时间管理的特点•特点一、中层干部由于关联多，在时间上处理没有轻重缓急，没有主次。•特点二、中层干部的任用提拔注重业务能力，缺乏组织管理能力•特点三、中层干部没有自己可支配的“自由时间”，所有时间都属于他人或事的“应对时间”，自己处于被动、应付的状态。•特点四、中层干部由于受上司决策的影响，掌握不好时机，常常过分专注于小事。•特点五、中层干部由于其工作的特点经常有很多零散时间，但是往往对零散时间不能够有效运用•特点六、中层干部一般会议多，会议管理能力有待加强•记录时间使用情况•分析时间使用情况•消除浪费时间因素•集中精力使用时间要与时间赛跑二、时间利用的分析“不能管理时间，便什么都不能管理。”--彼德•杜拉克何为时间管理?•“时间管理”——能正确的了解时间的特性，如何更好地运用时间，使生活和工作更有效。•更深入的是让人通过有效的时间管理达至人生目标的实现，也就引申为现在流行的“成功学”。有关时间的概念1.供给毫无弹性2.无法积蓄3.无法取代4.无法失而复得时间的特性1.缺乏时间管理意识2.缺乏沟通3.弄不清优先顺序时间的敌人德国人的时间观念时间可以很精确地计算,可以很具体;明文规定的工作和学习,商店营业时间;犹太人的时间观念雇工按时间计酬;会客必须先预约;时间一到立即送客,否则按时计费;办公桌上从来没有昨天未解决的文件;什么是时间杀手?缺乏时间管理意识，造成时间浪费的现象。•接到指令后，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备。•每天到了公司才开始要做什么？•没有月份及年度的工作计划。•经常花很多时间等待前手完成工作后，再进行工作。•经常过了规定的期限，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成。•非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作。•心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！•每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做。•每天被工作追赶，没有余裕的时间。•每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。•常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。•从不认为经由时间管理能增加自己的时间。•常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做。•接下许多工作，才发现根本没有足够时间依时进行。缺乏时间管理意识的征兆人为因素管理因素环境因素1、企图做的太多2、安排紊乱，使用的工具杂乱无章3、个人能力的欠缺4、不会说“不”5、缺乏自我约束能力6、做事经常拖延，犹豫不决7、工作时过多地和别人拉家常8、争吵、发火9、压力、紧张1、缺乏优先处理顺序2、缺乏目标计划3、无效的委派4、员工缺乏训练，执行力较低5、缺乏交流或交流不清6、权责混乱7、无危机管理意识8、缺乏进度控制1、电话打断2、不速之客拜访3、无效率的会议4、内容不全或延误的信息5、过多的文件，繁琐的程序6、人员不足或过多7、嘈杂的工作环境造成时间浪费的主要因素时间价值的分析分析你的时间价值•你的每一天，每一分钟都有很大价值•工作业绩需要过程管理，是工作时间的每一分钟工作成果的累积•确定自己的时间价值，肯定自己的价值•规划你的时间，将宝贵的、有限的时间资源用在可以产生最大收益的活动上李经理的一天8：00整理办公用品8：30部门例会9：00看资料、文件9：15接听和打了几个电话9：30下属来请示工作9：45与财务部经理讨论费用问题10：20替上司营销总监去开会10：55给外地办事处打电话11：10与行政部经理聊天11：30替下属修改销售报告12:00吃饭13:00接待一个客户13：30准备向营销总监汇报的资料14：30下属来谈其工作中的困难、抱怨14：50与人事部经理谈某下属的奖金问题15：20接到客户的投诉电话、很恼火15：30打电话询问投诉之事、教训了一顿下属15：50老总找去16：20下属又来请示工作16：30撰写招聘计划17：00发现招聘计划中有好几个问题需要与人事部经理协商，去找人事经理17：30与人事经理协商这就是销售部李经理的一天，你的一天如何呢？让我们对这些普普通通的一天做一天做一分析，看看时间都跑到哪里去了？我们是否很好地利用了时间？分析一：时间清单分析目标：分析每天（或每周或每月）的工作时间都是怎样用掉的方法：运用《时间清单》进行分析√将一天的法定工作时间，按照每30分钟为一段，进行分段。然后，逐时间段填写实际活动事项。√跨时段的活动，填入开始时间即可。由于有“实际用时”栏，所以可以很清楚地了解跨时段活动的时间。√在“活动事项”后，填入该活动事项相应的“计划用时”、“实际用时”、“浪费/超时”以及“原因。总计16：30-17：0016：00-16：3015：30-16：0015：00-15：3014：30-15：0014：00-14：3013：30-14：0013：00-13：3012：30-13：0012：00-12：3011：30-12：0011：00-11：3010：30-11：0010：00-10：309：30-10：009：00-9：308：30-9：008：00-8：30原因浪费/超时实际用时计划用时活动事项时间时间清单分析表(表2）时间管理问题分析：√计划性如何如果原本无计划，自然就无法填写“计划用时”和“浪费/超时”两栏了√有多少时段记不起来做什么这样时段很多的话，说明你的时间管理状态很糟√浪费/超时多少由于每天安排20％的法定时间作为机动的、防止不可预见事情发生的时间，所以，浪费/超时不超过20％即算正常。超过50％的话，你就要将手头的工作全部停下来，先管理你的时间了。让我们再来分析一下李经理的工作清单时间工作项目占用时间评估8：30例会30分钟必要性不大，可取消9：00查看文件15分钟较重要应提前做9：15接听电话15分钟可委派下属接听9：30下属请示15分钟可以授权或指导9：45与财务经理讨论费用问题35分钟很重要10：20紧急事项35分钟有必要10：55电话15分钟必须照办11：10行政经理聊天20分钟要加以拒绝11：30替下属修改报告30分钟既放手就由下属做主12：00午餐13：00接见一个客户30分钟可让下属做13：30准备汇报材料30分钟最后期限、重要14：00汇报工作30分钟重要时间工作项目占用时间评估14：30下属找20分钟锻炼下属去做14：50与人事经理谈话30分钟可适当推迟，不太重要15：20接投诉电话10分钟较紧急15：30询问投诉20分钟紧急处理15：50老总找30分钟肯定重要16：20又是下属找10分钟给予指示16：30拟定计划30分钟头等重要，可惜时间仓促17：00与人事经理协商90分钟重要、但为什么会出现这个问题呢？通过对李经理的时间清单分析，我们得出