客户投诉处理与预防

0客户投诉处理与预防1通过本课程学习,学员能够:了解客户投诉的意义与培养正确的专业态度分析客户投诉的原因与不同类型客户的应对处理掌握客户投诉的处理原则和技巧有效预防客户投诉的机制与方法课程目的2课程内容I.投诉的基本认知II.客户投诉的类型III.客户投诉处理流程与规范IV.投诉处理的原则和技巧V.类型客户的应对VI.投诉预防VII.投诉案例分析VIII.总结3I.投诉的基本认知4什么是投诉?投诉的基本认知客户对产品质量、维修品质、服务质量或价格等要项感到不满抱怨，要求厂家负责处理或提出相应弥补措施，或诉求其他相关单位协助安排处理。※有些客户投诉或有可能来自于客户主观情绪影响客户投诉有何意义?我们的产品/维修品质是否已达到客户的期望水准？我们的服务作业是否符合客户的需要？客户还有什么需求被我们忽略了？5投诉的基本认知客户投诉可能导致什么结果?投诉危机转机灾难6投诉的基本认知当客户对产品或服务不满时;不去投诉91%不回来投诉没有解决81%不回来投诉得到解决25%不回来投诉很快解决85%会回来面对客户投诉,我们应掌握什么样的机会?争取客户的信任,赢得客户的认同展现主动积极的服务形象创造忠诚客户的机会7投诉是客户的基本权利，应尊重面对它对待客户的投诉应具备同理心，争取客人的认同与信任投诉的最佳处理方式是争取“双赢”，否则至少让客人觉得有些获得投诉处理没有标准答案，我们应不断学习，才能提升处理投诉能力面对客人的投诉时，我们扮演什么角色？受气筒清道夫心理医生投诉的基本认知8II.客户投诉的类型9客户投诉的类型服务类服务质量：ASC在服务客户时，未能达到客户的期望值，如服务态度不好、怠慢、轻率等。售后索赔：由于未明确沟通保修索赔条件等。产品质量：由于设计、制造或装配不良所产生的质量缺陷。维修技术：因ASC的维修技术欠佳，发生一次未能修好。10客户投诉的类型配件类配件供应：在维修过程中，未能及时供应车辆所需配件。配件价格：客户主观认为配件价格过高或收费不合理。配件质量：由于配件的外观质量或耐久性等问题。销售类承诺未履行、交车日期延误、买贵了（价格调整）、夸大产品性能、夸大保修索赔内容、销售服务态度不佳等11重大客户投诉1.在处理程序方面，该投诉已经过维修站、经销商的、现场经理的处理且无法和客户达成处理意见。2.在处理方式方面，该投诉无法通过公司的售后政策、无法采用维修和技术手段实施解决。3.在客户的心态方面，客户的期望已超过车辆本身的赔偿期望。4.在赔偿金额方面，大大超出我们按惯例实施的善意补偿标准（人民币一万元以上）。5.在风险方面，该投诉可能涉及到公关、媒体、法律等，处理不当会直接造成公司信誉的损毁。涉及车辆行驶安全索赔金额较大的案件可能引起重大负面效应:媒体、聚众、法律例如:涉及高额赔偿12投诉渠道面对面客户来电客户信函(书面或电子邮件)网络投诉来源进厂客户服务后三日内电话跟踪的客户销售部门所收获的客户反应客户服务中心免费电话(SGM)社会团体或消费者协会其它客户投诉的来源和渠道13投诉客户的期望需求互动处理时具备关怀心、包容心与同理心互动公平投诉处理的结果符合期望且合理公平结果公平程序上符合合理程序，并顾及到人情法理方面程序公平心情上期望：受欢迎、受重视、被理解、感觉舒适对于投诉处理过程与结果的期望14导致客户不满的主要原因导致客户不满的主要原因，很多时候是起因于心理层面：不被尊重：客户感觉不受尊重；不平等待遇：主要是因为有过去的经验作比较，大部分是由于价格、精神受到不平等的待遇；受骗的感觉：由于经销商有意的欺瞒而导致客户的不满；历史经验的累积：从新车购入到售后服务的阶段中，累积多次不满而产生抱怨。15III.客户投诉处理流程与规范16客户投诉处理规范基本要求-ASC和SGM客户投诉电话将客户投诉放在首位，不敷衍，不逃避站长/服务经理负责解决客户的投诉处理好客户投诉,做好服务质量跟踪电话访问客户投诉处理将作为各ASC的考评依据基本要领–客户投诉的来源接待处理处理客户情绪找出客户的投诉原因17客户投诉处理流程•ASC相关人员认真填写顾客投诉处理表，并在2小时内与客户联系•能独立解决？•请求SGM售后区域经理/相关部门协助解决•请求管理人员的支持•ASC/SGM•立即解决投诉•3日内了解顾客•对投诉处理的反馈•顾客是否满意?•分析投诉根本原因，采取措施防止重犯，记录在案•顾客投诉处理表建档，并提交给SGM售后区域经理/相关部门•结束•收到客户的投诉要求(信件/CAC/ASC/FMC)•SGM与ASC相关人员拟定处理方案•管理层能协商解决？•YES•YES•NO•NO•NO•YES18客户投诉处理跟踪表表编号:填表日期:车辆识别号公里数车型CAC案例号车主电话维修站名称FMC状态车辆故障或投诉内容：投诉性质：（潜在媒体曝光、消协等机构投诉还是一般投诉）顾客背景：（填写客户的基本情况，有无特殊背景，或车辆的背景）顾客需求或倾向：情况跟踪和目前维修状态：最终结果：（有结果就填）注：状态有On-going（处理中无结论），Inprocess（已有结论在走程序），Hold（冷处理或僵持状态），Closed（关闭）四种，请酌情填入状态栏。客户投诉处理跟踪表19重大投诉处理流程指导处理Y跟踪NNYYN维修站重大投诉处理流程重大投诉服务网点现场经理客户关系CAC结束服务经理解决站长解决拉动资源；指导处理解决直接处理善意补偿退换车20IV.投诉处理的原则与技巧21不回避,第一时间处理先处理心情，再处理事情了解客户的背景探察投诉的原因,界定控制范围不做过度的承诺必要时，坚持原则争取双赢取得授权，必要时让上级参与，运用团队解决问题投诉处理的原则22Step先处理心情安抚客户情绪真诚接待安抚心情积极倾听、了解客户意图积极倾听善用沟通技巧以探察客户意图Step表现出同感心认同客户情感表示负责处理Step23再处理事情一、准备了解客户以往维修记录调查产生投诉的过程分析客户投诉产生的原因二、了解客户的需求和真实意图探寻客户的需求了解客户投诉的真实原因了解客户的真实意图三、提出有选择的解决方案考虑客户需求提供合理的解决方案不超出服务能力范围四、寻求客户支持和认同尊重客户的观点处理保持中立公平争取客户认同,改变气氛五、执行商定的解决方案明确处理方式与时限向客户汇报处理过程请客户验核与评价六、额外的服务额外赠送、补偿超越客户期望值七、后续跟踪服务经理亲自跟踪确认客户的满意程度八、总结经验总结投诉处理的经验和教训制定预防措施24投诉处理技巧(I)隔离群众善用提问发掘客户的不满认真倾听，并表示关怀不要抢话并急于反驳确认投诉内容表示歉意认同客户的情感25投诉处理技巧(II)转移法将话题转移到我们服务好的方面递延法以请示上级、走程序为由，争取时间否认法对所陈述的事实有明显的差异，应采取否认法预防法在预估事情可能发生时，先给予提醒在这4种方法的应用上，主要是以维护我方的利益为主轴26禁忌正确方法立刻与客户讲道理先听，后讲急于得出结论先解释，不要直接得出结论一味的道歉道歉不是办法，解决问题是关键言行不一，缺乏诚意说到做到这是常有的事不要让客户认为这是普遍性问题你要知道，一分钱，一分货无论什么样的客户，我们都提供同样优质的服务。投诉处理禁忌27禁忌正确方法绝对不可能不要用如此武断的口气这个我们不清楚，你去问别人吧为了您能够得到更准确的答复，我帮您联系XXX来处理好吗?这个不是我们负责的，你问别的部门吧公司的规定就是这样的为了您的车辆的良好的使用，所以公司制定了这样的规则信息沟通不及时及时沟通信息随意答复客户确认了准确信息再回复客户投诉处理禁忌28V.类型客户的应对29主导型客户：特征：往往只重结果，而不关心过程，通常没有耐心。行为特征：主导欲望强烈、容易烦躁，注重身份，做事一般只看结果。应对方法：正确•清楚、具体、击中实质•有准备、安排有序•问具体问题•抓住问题、不跑题•注重事实•提供的事实有逻辑性•给出选择类型客户的应对方法不正确•漫不经心、浪费时间•模糊不清、漏洞百出•使对方无法把握•闲聊•办事带有个人色彩•没有逻辑、丢三落四•替对方做决定30分析型客户：特征：希望精确，注重事实、数据，做事认真。行为特征：做事喜欢分析、权衡利弊后再做决定；使用精确的语言，特别注重细节。应对方法：正确•有所准备•考虑问题的所有方面•具体说明你能做的事情•树立衡量体系•坚持立场•给他们时间做决定不正确•没有逻辑，秩序混乱•只想知道结果•许诺太多•没有依据•不能坚持到底•强迫他们迅速做出决定类型客户的应对方法31社交型客户：特征：乐观、善于交流有说服力，努力使别人认可其观点。行为特征：面带微笑，健谈甚至喋喋不休，喜欢与人交往。应对方法：正确•让他们畅谈自己的想法•给他们时间和你交往•谈论他们的目标•询问他们对事情的看法•要使他们兴奋、有乐趣•提供证据不正确•经常打断客户谈话•简短的话语，不爱说话•过于注重理论、数字•花太多时间畅谈想法•不做决定类型客户的应对方法32需要特别重视的几种投诉客户··················发泄型象专家和领导一样，习惯挑毛病习惯型老婆上司朋友······被迫型无论如何要给个说法秋菊型33发泄型：特征：来店抱怨发泄是主要目的之一，本身并没有明确的目的是索取赔偿或者歉意，只是为了借机发泄对某些认为不合理又无法说出口的事情的不满，比如加价购买车辆，超出保修期的维修，保养费用过高的抱怨。应对方法：花点时间耐心倾听，等客户自己冷却，安抚情绪，适当给予其它方面的优惠，平衡客户心理。投诉客户类型及应对方法··················发泄型34被迫型：特征：客户本身并没有什么抱怨或者对我们的处理感到可以接受，但客户的上司、老婆或者朋友有很多意见、建议，客户夹在中间进退两难，不得已作出投诉的样子。应对方法：动之以情，晓之以理，使客户作出自己的判断；给客户向他人解释的依据，让客户帮忙说话；直接和客户的上司、老婆对话，说明真实情况。投诉客户类型及应对方法老婆上司朋友······被迫型35习惯型：特征：象专家、领导或者长者一样，习惯挑毛病或指出不足；本身并没有什么特别的不满，总喜欢表现自己的见多识广和高人一等；个别地区的文化习惯。应对方法：用谦虚、尊敬的态度、耐心听取客户意见；表现出立即行动的姿态；尝试请客户给出建议，满足客户虚荣心。投诉客户类型及应对方法象专家和领导一样，习惯挑毛病习惯型36秋菊型：特征：不管问题大小，无论如何也要个说法，甚至宁愿自己承担所需费用也在所不惜，精力旺盛、坚韧不拔。应对方法：委婉但明确地让客户了解处理的底线，降低客户的期望值；收集足够的依据，重塑客户期望值；可请客户信任的第三方参与，一起劝导客户；给予一定的补偿；如有机会就要当机立断，快速解决；做好持久战的准备。投诉客户类型及应对方法无论如何要给个说法秋菊型37VI.投诉预防38最好的解决投诉的办法就是不让投诉发生；察觉客户哪怕细微的不满意，比客户考虑得更多，把小小的不满意或者抱怨扼杀在萌芽状态。用预防来解决客户投诉39预防措施和机制客户关怀体系如何预防客户投诉售后服务工作标准化并落实到位服务人员能力和技巧预防40售后服务工作标准化并落实到位贯彻服务核心流程并控制关键点提升维修质量监控产品质量日常工作检查并改进41预防投诉的措施和机制落实首问责任制畅通的客户反馈/投诉渠道高效的投诉处理流程应急预案和快速反应定期回顾与经验总结42客户关怀体系经常与客户沟通定期组织客户活动生日、节日等问候客户满意度调查流失客户回访43服务人员能力和态度识别客户类型、把握客户期望值重视客户要求、掌握客户的变化定期组织培训，提升员工处理抱怨/投诉的技巧和能力积极的态度，不逃避、不推卸、不隐瞒44VII.投诉案例分析45客户2008年8月27日—9