项目管理系统使用管理办法

-1-中信国际合作公司项目管理系统使用管理办法中信国际合作公司项目管理系统（以下简称项目管理系统）是通过互联网实现公司各项目规范管理的工作平台，为了规范系统使用行为、有效利用网络资源、保证项目管理系统的安全高效运行，特制定本管理办法。一、项目管理系统简介项目管理系统目前设置了“协同办公”、“项目计划”、“项目合同”、“资金管理”、“文档管理”、“商务管理”、“综合查询”、“基础资料”等模块，还将陆续推出“采购管理”、“质量管理”、“风险管理”等模块。1、协同办公：包括项目讨论、项目公告、项目会议、公司公告、公司讨论、部门讨论、消息信息、办文流转、基础设置等功能。2、项目计划：包括进度计划、项目PCWBS（工作任务分解）、项目FWBS（费用分解）、项目部门、项目OBS（组织结构分解）、赢得值、基础设置等功能。3、项目合同：包括合同信息、合同收付款计划、合同实际收付款信息、合同资金对比表、基础设置等功能。4、资金管理：包括非合同资金收付款计划、资金收入支出单、现金流、基础设置等功能。5、文档管理：管理项目管理系统内所有相关文档信息。6、商务管理：包括银行授信、保函信息、信用证信息、承兑汇-2-票信息、保函使用管理、信用证使用管理、承兑汇票使用管理、基础设置等功能。7、综合查询：从公司领导和项目部领导的角度，查看公司现有各项目的整体运转状况。8、基础资料：包括相关单位、国家地区、公共信息、货币与汇率、用户管理、权限设置等功能。9、采购管理：待定。10、质量管理：待定。11、风险管理：待定。项目管理系统由人事部信息管理员负责技术支持；计财部负责基础资料中货币与汇率、商务管理中银行授信与公司开立保函部分；市场部负责基础资料中相关单位和国家地区部分；合同部负责合同管理中合同类型等基础信息定义；各部门负责公共信息内与本部门有关栏目的维护；各业务、项目部门负责本部门各项目中进度计划、合同、资金、文档、商务等信息的维护。二、项目管理系统的管理原则1、项目管理系统的管理，必须遵照《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等相关的法律规定、中信集团公司关于计算机和网络安全的相关规定，以及《中信国际合作公司员工计算机管理办法》、《中信国际合作公司文件审批制度》等有关规定。2、项目管理系统中各模块的责任部门，应切实负起责任，及时更新各项数据，以保证整个系统的正常运转。各信息发布部门，在-3-项目管理系统上发布的信息，格式要求统一，内容要真实准确、健康向上、及时全面。3．项目管理系统中部分栏目的设置，由公司各部门负责提出方案，人事部根据授权或报公司领导审批，后经项目管理系统软件供应商进行实施。三、项目管理系统账号管理1、账号申请（1）项目管理系统的开户原则见《中信国际合作公司员工招聘管理办法》，具体申领方法见《员工入职流程》。（2）账号申请一经批准，每位申请人将得到唯一的用户名和初始密码。（3）为了便于公司加强内部网账号管理，保证项目管理系统的安全，公司不接受电话申请增加项目管理系统用户账号工作。2、账号使用（1）用户初次使用账号登录项目管理系统后必须立刻更改密码。（2）用户必须提高安全意识，妥善保管其个人的用户名及密码，不得随意泄漏给他人，做到密码定期更换（每三个月至少更换一次），尤其是具有特殊权限的账号更应及时更换密码，否则由此造成一切后果由使用者本人承担全部责任。（3）任何员工不得借用他人的账号或将自己的账号借予他人登录项目管理系统。四、信息发布与数据填报制度-4-1、信息发布审批制度在项目管理系统中，如遇到需要向全公司发布的信息，需先进行信息审批，具体要求见《中信国际合作公司信息报送工作管理办法》。2、消息管理（1）在项目管理系统中，有一个类似内部邮件的消息管理模块，该模块用于员工之间在项目管理系统上的信息沟通。（2）非项目管理范畴的信息，应采用其他渠道进行沟通，如公司综合办公系统和外部邮件。3、网上审批及审核制度在项目管理系统的合同管理、资金管理、商务管理等模块中，系统提供了审批功能，在合同录入、收付款、保函信用证操作等模块中，系统提供了审核功能。（1）项目管理系统中提供的审批功能，主要是针对合同签署、收款、付款、保函设定、信用证设定、承兑汇票设定等方面，公司将逐步把这些原有的纸质审批模式更改为网上电子审批模式；（2）公司各部门在使用网上电子审批时，应严格按照公司已有的各种审批管理规定进行相关流程操作，严禁随意变更审批流程及审批人员，各电子审批的发起人员和中间的审批人员均应负起相关责任；（3）各业务、项目部门以及公司计财部、合同部，应针对不同类型的合同、收付款、保函信用证建立指定专人的审核机制，加强公司及各业务、项目部门所涉及合同、收付款、保函信用证的管理；-5-（4）各业务、项目部门以及公司计财部、合同部里各种业务审核人员，应对各项审核内容认真负责，不得流于形式。4、部分模块的部门负责制（1）基础资料－日历、节假日、企业性质、单位类型、相关单位、地区信息：公司市场部负责这些模块的日常维护。（2）基础资料－货币、汇率、收付款种类：公司计财部负责这些模块的日常维护。（3）基础资料－编码规则定义、系统参数、计量单位、部门、职务、员工、权限：公司人事部相关系统管理员负责这些模块的日常维护。（4）基础资料－公共信息：公司各部门负责公共信息内与本部门有关栏目的维护。（5）协同办公－流程定义、流程授权：公司人事部相关系统管理员负责这些模块的日常维护。（6）协同办公－项目讨论、项目公告、项目会议：公司各业务、项目部门负责本项目相关公告、会议等信息的日常维护与管理。（7）项目计划－项目类型、参数设置：公司人事部相关系统管理员负责这些模块的日常维护。（8）项目计划－进度计划、甘特图、项目部门及人员、项目WBS、赢得值：各项目经理及项目相关人员负责本项目相关进度计划等信息的日常维护与管理。（9）项目合同－合同类型、收付款性质：公司合同部负责这些-6-模块的日常维护。（10）项目合同－合同信息、合同收款、合同付款、合同目录：各项目经理及项目相关人员负责本项目相关合同、合同目录、合同收付款信息的日常维护与管理。（11）资金管理－资金收入、资金支出、现金流：各项目经理及项目相关人员负责本项目相关资金收入、支出、现金流信息的日常维护与管理。（12）文档管理－文档类型：公司人事部相关系统管理员负责该模块的日常维护。（13）文档管理－文档目录、文档资料：各项目经理及项目相关人员负责本项目相关文档目录、文档资料信息的日常维护与管理。（14）商务管理－银行授信、授信类型、保函种类、信用证类型、承兑汇票类型：公司计财部相关人员负责这些模块的日常维护。（15）商务管理－保函信息、保函各种业务操作：各项目经理及项目相关人员负责本项目相关保函信息、保函各业务操作的日常维护与管理。（16）商务管理－信用证信息、信用证各种业务操作：各项目经理及项目相关人员负责本项目相关信用证信息、信用证各业务操作的日常维护与管理。（17）商务管理－承兑汇票信息、承兑汇票各种业务操作：各项目经理及项目相关人员负责本项目相关承兑汇票信息、承兑汇票各业务操作的日常维护与管理。-7-5、各模块负责人责任各责任人须对所负责模块内各种公司、项目内的统一设置（如货币、汇率、项目类型、合同类型等）进行定期检查，并进行更新。各责任人对于所负责的各项目，应做到及时更新项目相关信息，并保证项目数据的真实、准确。若因工作疏忽，造成负面影响的，将追究负责人的相关责任。五、安全保护1、项目管理系统及数据库由人事部信息管理员进行日常维护与管理，信息管理员应对员工提出的关于项目管理系统问题进行记录，并对故障原因、处理方法和处理结果进行归档登记，以备后期维护使用。2、任何用户不得利用系统泄漏公司机密，不得侵犯公司的利益和其他用户的合法权益，不得从事违法活动。3、任何用户不得从事下列危害系统安全的活动：1）未经授权允许，进入系统使用网络资源；2）未经授权允许，对系统功能进行删除、修改或者增加；3）未经授权允许，对系统中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加；4）通过项目管理系统故意传播计算机病毒等破坏性程序。六、附则1、对于违反本办法而造成后果的，将按有关规定严肃处理，直至追究相关法律责任。-8-2、项目管理系统发生异常时，各部门及用户有义务向人事部信息管理人员及时报告。3、本办法由人事部负责解释。4、本办法自颁布之日起执行，同时废除原有相关规定。人事部二OO八年五月九日