我们为什么要进行时间管理

个人成效与时间管理▲我们为什么要进行时间管理？▲我们如何进行时间管理？我们为什么要进行时间管理？案例1：72岁寿命的人一生的时间分配睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年在交通旅程中6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年您达至人生成功的时间仅占人生的五分之一！我们的时间值多少钱？▲时间就是金钱！据新加坡《联合早报》2001年8月26日报道，有人在网上想出几种方法，形象地计算了全球首富、微软公司创办人比尔·盖茨的财富。一、盖茨每秒赚250美元，即每天赚2160万美元，一年赚78亿美元。二、假如盖茨掉了1000美元，他懒得去捡起来，因为他去捡要花4秒，这一弯腰的时间，他已赚回1000美元。假如你只有半年的生命，只容许你做十件事，你会做什么？1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、▲如何管理时间？偷走你的时间的主要元凶:▲缺乏计划改变心态，刻意安排时间做计划▲不分重点把握重点、要事第一。选择机会▲过分承诺学会说不。授权▲太多干扰有选择性地接电话和来访偷走你的时间的主要元凶:▲会议太多避免闲聊、设定议程、设定时间▲太多来访主动拜访对方▲拖延停止拖延、学习果断▲办公室太混亂马上收拾偷走你的时间的主要元凶:▲电腦文件存档混亂马上收拾、整理▲总是要处理危机计划▲太多的阅读与文件资料学习速读。使用坐交通的时间偷走你的时间的主要元凶:▲授权不利学会授权、应清楚哪些该授权、哪些不该▲日常琐事缠身说不、授权、专注KRA确立人生的目标▲没有目标（27%）确立人生的目标▲模糊目标（60%）确立人生的目标▲清楚目标（10%）确立人生的目标▲非常清楚目标（3%）人生管理▲人生最重要的是确定最重要的是最重要的！*Themostimportantthinginlifeistofindoutwhatthemostimportantthingisthemostimportantthing!确立人生目标#明确自己的人生使命#设计自己的人生目标（人际、情感、心灵、财政、康体、思想等）1、10个长期的目标（5年、10年）2、10个短期的目标（1年、5年）Youhaveowned.Youdon’town.(你已拥有）（你未拥有）你想要Youwant.你不想要Youdon’tWant.Opportunity（机会）ForgetIt.Notaroblem.(忘掉)Problem（问题）ForgetIt.Notaroblem.(忘掉)Urgent(紧急）NotUrgent(不紧急）Important重要NotImportant不重要）A*危机*紧迫的问题*增进产量*有时间期限的计划B*预防*改进产能*建立人际关系*发掘新机会*休闲*与家人一起*适当的运动C*不速之客*某些电话*某些信件与报告*必要而不重要的会议D*繁琐的工作*某些电话*某些信件*浪费时间的事*有趣的活动*看消闲杂志操之在我受制于人操之在我●我已无能为力●试试看有没有其他可能●我就是这样一个人●我可以选择不同的作风●他使我怒不可遏●我可以控制自己的情绪●他们不会接受的●我可以想出有效的表达方式●我被迫……●我能选择恰当的回应●我不能●我选择●我必须●我情愿●如果……●我打算……1、现在做就是现在做2、现在就系统化3、现在就开始计划4、后续追踪并持续完成5、维修系统现在做就是现在做·决定那些事该做，决定怎样去完成，考虑授权。·停止把同样的资料翻来覆去。·重新定义待办这个词。·停止拖延。·让果断成为你的工作习惯。思想决定行动，行动决定习惯，习惯决定品德，品德决定命运！——俗语现在就系统化·更聪明的工作:既要增加效率也要增加效果（产能）。·分析你的时间使用状况。·不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。花最少的时间在例行工作上，再继续做高价值的工作。现在就系统化·学习如何最有效地处理例行工作。·替工作项目排定时间。·若您是主管，安排与您重要的员工每星期一对一的会议。·检查你可以使用的消除干扰的步骤，然后付诸实行。建立以下系统:1.文件存档系统2.电脑文件存档系统(Email,各类文件，网址等)3.时间管理系统(TimeManagementSystem)4.个人资讯系统(PersonalInformationManager)5.个人知识管理系统(PersonalKnowledgeManagementSystem)6.制定个人学习计划(PersonalLearningPlan)7.个人创意系统(PersonalInnovationSystem)个人资讯系统Ø电活、传真、Email、地址:私人、公司、顾客Ø名片Ø约会时间Ø交通资料Ø出差资料:Ø世界时间Ø货币转换困難:如何将纸張、电腦、手提电話、PDA的资料同步个人知识管理系统▲资料收集:Ø决定收集什么资料:Ø学习计划Ø关键词语▲资料整理、存档:Ø学习隨时隨地记录信息Ø利用构思记录卡整理信息Ø学会檢索、使用互联网搜寻器▲转化成为知识:Ø应用个人创意系统▲有效地发展自己的思想:Ø特意为考虑新的设想留出时间Ø再一次深入探讨自己的想法Ø使用不同思考方法Ø集体思考Ø随时随地发展创造力Ø使用音樂Ø休息Ø潜意识制定个人学习计划Ø人生目标Ø职业生涯规划Ø个人SWOT分析Ø培养终生学习态度Ø学习快速阅读Ø学习使用电腦及使用高科技产品现在就开始计划计划你的一生:编制工作进度表:▲制订长期计划在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。例如：你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。例如：一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。计划一年的工作：(产生宏观时问使用感觉)▲在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突，从而可以重新安排。关注KRA(KeyResultArea)计划你的每个月:▲计划你的每个月:Ø把年度目标进行分解转为每个月的工作重点▲计划你的每个星期:Ø对每周的时间进行整体的规划▲计划你的每一天:Ø每天早晨第一件事:写出6项今天要完成的工作建立每天任务清单1、写下当天工作任务清单2、将工作任务分为三类（ABC法则）A）重要或重要及紧迫（必须做MUST）B）紧迫但不重要（应该做SHOULD）C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做CAN）请记住：紧迫≠优先建立每天任务清单3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差异要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾建立每天任务清单4、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于A类任务）穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更。后续追踪并持续完成毅力清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事笔记，将文件归档使用你能计划整个星期的行事笔记系统分派工作会倍增你的产能使后续追踪和持续完成成为工作过程的一部分维修系统Ø定期维修:Ø文件存档系统,电脑文件存档系统,个人资讯系统Ø定期回顾檢讨:Ø人生短期及长期目标Ø时间管理狀况Ø个人知识管理Ø个人学习计划一些办公室时间管理技巧整理办公室Ÿ留心告示贴式的便条，小心丢失；Ÿ写字桌上没有用的东西清理走，只把现在的工作留在手边；Ÿ文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度；Ÿ定期整理、存档、维修建立盒子系统（几天内、位于手臂范围之内）·收进:-当你一拿起来，便立即行动-如果有秘书，信伤应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列·发出·阅读:-将短的文章一次读完以免累积-安排固定的阅读时间建立盒子系统·待办:-24–48小时的短期问题-你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来-不是因为拖延·归档归档文件Ÿ建立一个档案系统；Ÿ将较难归类的文件系统放入一个档案夹中，贴上“其他”标签；Ÿ只把将来要参考的重要文件存档Ÿ使用颜色存档系统避免中断工作Ÿ阻止别人打断你的工作；Ÿ重新布置工作空间；筛选信息▲写字桌上只留重要的读物▲合理设置IE主页使用电话Ÿ选择打电话时的时间Ÿ结束电话的暗示Ÿ告诉别人什么时候打电话给你最好阅读和写作Ÿ在你必须阅读的报告上划出关键的句子Ÿ学会阅读报纸的标题及速读应用现代科技Ÿ每月一次清除电脑里的不需要的文件Ÿ定期拷贝重要的文件Ÿ建立一个有效的电子文件档案Ÿ建立一个有效的收藏夹Ø行业网址Ø专业团体网址Ø顾问公司Ø大学Ø兴趣Ø搜索器Ø著名出版商:报章、杂誌、书召开会议Ÿ会议必须有议程，议程在4个工作天前发给参与会议的人Ÿ鼓励人们只参加会议中与他们有关的部份Ÿ会议必须简短，但有行动要点追踪系统学会授权工作Ÿ对授权别人的任务要设定明确的切实可行的完成时间；Ÿ要有系统或制度，帮助你监察已授权工作的进度；Ÿ奖励要慷慨，训斥要适度；与同事相处不要让同事用不重要的事来分散你的精力；在同事的办公里召开会议，这样在你需要的时候则可以离开；要知道上司的工作模式，并学习适应它；每次进老板的办公室，都准备好笔记本、时间日志及笔