拓展训练时间管理明阳天下拓展培训(3)

时间管理课程介绍：本课程通过对有效时间管理重要性的讲解，通过对人们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法、技巧的讲解，帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。课程目标：学完本课程后，学员能够达到——在今后的工作中减少浪费时间现象学会正确的时间分配并充分有效地利用时间学会制定SMART的工作目标掌握制定有效工作计划的方法和过程课程大纲：1.时间管理的概念合理地分配时间与别人的时间取得协作制定规则，遵守纪律•什么是时间？•什么是时间管理？2.时间管理的误区•工作缺乏计划•组织工作不当•时间控制不够•整理整顿不足•进取意识不强3.时间管理的基本原则明确目标有计划、有组织地进行工作分清工作的轻重缓急4.时间管理的方法和技巧•分析自己使用时间的方式和状况•如何制订计划•缩短别人干扰的时间•省时之道ACTIONPLAN演练什么是时间？“时间就是效率”“时间就是金钱”“时间就是生命”“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？什么是时间？世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。那么时间究竟是什么呢？什么是时间？哲学家的答案：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”什么是时间？时间的四项独特性：供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得不分阶段、地位、公平分配返回什么是时间管理？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自我的管理”。什么是时间管理？所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。所谓“自我的管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。什么是时间管理？有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：•睡觉：21年•工作：14年•个人卫生：7年•吃饭：6年•旅行：6年•排队：6年•学习：4年•开会：3年•打电话：2年•找东西：1年•其它：3年看了上面的这一组数据，您有何感受？什么是时间管理？为什么今天时间管理更加的重要？寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要信息爆炸竞争的压力你的客户对品质的要求什么是时间管理？时间管理的目的——改善生活品质提升工作效率返回误区一：工作缺乏计划不做或是不重视做计划的原因：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。误区一：工作缺乏计划由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则返回误区二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面：职责权限不清，工作内容重复事必躬亲，亲力而为沟通不良工作时断时续返回误区三：时间控制不够拖延商数测验误区三：时间控制不够我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：1、习惯拖延时间，2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。返回误区四：整理整顿不足“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。误区四：整理整顿不足文件处置测验返回误区五：进取意识不强主要表现在以下几个方面：个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！返回明确目标在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处去。美国的一份统计结果显示，一个人退休后，特别是那些独居老人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板地吃饭和睡觉，虽然生活无忧，但他们后来的寿命一般不会超过七年。明确目标目标——时间管理的核心明确目标这一生中，你最想要得到什么？健康的身体巨额的财富美满的家庭身份和地位造福人群个人成就感安定的生活良好的人际关系学习和成长其它认真的回答自己以下三个问题1、如果你中了１００万奖金，你将设定什么目标？你会希望自己做些什么样的事情呢？2、如果医生告诉你只有６个月的时间了，你会停止做哪些事情呢？你会更多的做哪些事情呢？最希望和谁相处度过这段日子呢？3、如果你知道自己不会失败，你将给自己定下什么愿望呢？假设你知道你无论如何也不会失败，你一定会成功，你将会为自己设定什么样的目标呢？明确目标思考三种不同的目标——家庭的目标工作事业财务资产的目标自我成长的目标“聪明”的目标----S：Specific明确的M：Measurable可衡量的A：Attainable可达成的R：Relevant有相关连的T：TimeBound有时限的请把目标写下来，要非常的明确！----在任何行业，１％顶尖的人会将目标明确的写下来，而且随身携带，时常拿出来看看，以激励自己。明确目标没有目标的人会被诅咒一辈子要为有清楚目标的人工作工作不是为了达成自己的目标就是为了努力达成别人的目标返回有计划、有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。有计划、有组织地进行工作体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。做计划的大致步骤1、确立目标；2、探寻完成目标的各种途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。记住：1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。返回分清工作的轻重缓急请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做难做的事。4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。分清工作的轻重缓急7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。8、先做别人的事，然后再做自己的事。9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。10、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。13、先做已发生的事，后做未发生的事。重要性/紧急性重要性紧急性HHLL马上办好好规划有空再办1马上办，但只花一点点时间2集中处理3请人代办请注意：在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。请思考下面的问题：你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下：1、改善人际关系。2、改善事先准备工作。3、更周详地规划与组织。4、善待自己。5、抓住机会。6、充实自我。7、增进能力。这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项，为什么不身体力行呢？做事例行性工作----折旧发展性工作----增值自我审视：我们是增值的多还是折旧的多？急迫性指数测验返回合理地安排时间巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的合理地安排时间80%的销售额是源自20%的顾客；80%的电话是来自20%的朋友；80%的总产量来自20%的产品；80%的财富集中在20%的人手中；……返回与别人的时间取得协作互相尊重对方的时间安排认清并适应组织的节奏性与周期性提前做好计划与安排少一份慌乱，多一份从容返回制定规则、遵守纪律制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。返回分析自己使用时间的方式和状况大多数人不喜欢好好地了解自己，逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用，需要巨大的勇气。而若你愿意花一个星期做这种功夫，将毫无疑问地发现，这是一种有益的经验。分析自己使用时间的方式和状况练习：列有一个你在一星期内花费时间的清单要求：你记录下一星期每隔半小时的所有活动请记住：时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。分析自己使用时间的方式和状况项目活动：每星期估计花费的时间（小时）每星期实际花费的时间（小时）上两项时间的差额（小时）占每星期的总时间的百分比（%）公务活动小时4550-529.8%个人活动小时4540523.8%家庭活动小时3246-1427.4%休闲活动小时4027.512.516.4%其它活动64.51.52.6%时间总计1681680100%分析自己使用时间的方式和状况一旦你完成了时间使用清单，并对资料完成通晓，下一步就是应用这份信息，帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。分析自己使用时间的方式和状况现在，请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案：1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又紧急？6、我做的哪些事对我的目标很重要？7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。分析自己使用时间的方式和状况新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔·约翰生所言：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。”定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。返回如何制定计划计划的类型：按广度分：战略性计划、作业性计划按时间框架分：短期计划、长期计划按明确性分：具体性计划、指导性计划制定计划的注意事项事先的了解：1、所在部门的业务定位2、所在岗位的业务定位3、上级主管的业务目标4、上级主管对你的期望和要求5、与其它相关岗位的业务接口关系制定计划的注意事项遵循5W2H原则Why:为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持What：任务的内容和达成的目标When：在什么时间段进行Where：任务发生的地点Who：哪些人员参加此任务，由谁负责Howto：用什么方法进行Howmuch：需要多少成本制定计划的注意事项设置控制点（milestone