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公文一、公文的沿革和作用《后汉书·刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文。”《陕甘宁边区新公文程式》《国家行政机关公文处理办法》《中国共产党机关公文处理条例》《中国人民解放军机关公文处理条例》定义：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。特点：具有法定效力，具有规范体（格）式。作用:是依法行政和进行公务活动的重要工具。《国务院公文主题词表》《国务院文件格式细则》《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》二、公文的种类和适用范围（一）行政机关公文1、命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。2、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。9、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复：适用于答复下级机关的请示事项。11、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。8、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。《实施细则》：“不得在《办法》规定的公文种类之外自立文种。”（二）公文的行文关系上行文：报告、请示下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要平行文：议案、函意见可作上行文、下行文、平行文三、公文的写作格式（一）公文的组成公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（二）公文的文头格式1、发文机关标识。发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；几个机关联合行文，主办机关排列在前。除函和会议纪要外，应加上“文件”字样。发文机关标识套红色。例：湖北省财政厅文件武汉xx学院文件例：湖北省财政厅文件湖北省物价局2、秘密公文标识密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。密级公文的等级置于文头红线的右上角，份数序号置于文头红线的左上角（函的密级置于红线的左下角）。例：No.0001机密湖北省人民政府文件3、紧急公文标识根据紧急程度标明“特急”或“急件”。其中电报公文应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的紧急程度置于文头的右上角，与秘密等级同时使用时，秘密等级在上，紧急程度在下，上下对齐。例：No.0001机密急件湖北省人民政府文件4、发文字号发文字号包括机关代字、年份、序号。其中年份写在方括号内。联合行文，只标明主办机关的发文字号。“文件”的发文字号置于红头下正中位置，在红线上方（函和议案的发文字号置于红线的右下角，会议纪要不设置发文字号，用“第x期”）。例：湖北省人民政府文件鄂政发[2008]345号例：湖北省财政厅文件湖北省物价局鄂财发[2008]25号例：湖北省人民政府机密鄂政函[2008]18号省人民政府关于xxxxxx的函例：中华人民共和国国务院国函[2008]x号国务院关于提请审议《中华人民共和国xx法（草案）》的议案5、签发人上行文（即“报告”、“请示”）应当注明签发人姓名。签发人姓名置于红线右上方。上行文必须由本单位正职领导人或者主持日常工作的副职领导人签发。例：湖北省人民政府文件鄂政发[2008]x号签发人：xxx（三）公文的行文格式1、标题（1）标题包括发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分。例：武汉xx分公司关于增加基建资金的请示（2）下发行政规章用“发布”；下发本机关产生的其他公文用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。例：国务院关于加强棉花收购工作的通知省人民政府转发《国务院关于加强棉花收购工作的通知》的通知县人民政府转发《省人民政府转发国务院关于加强棉花收购工作的通知的通知》的通知省人民政府转发国务院关于加强棉花收购工作文件的通知县人民政府转发国务院、省政府关于加强棉花收购工作文件的通知例：国务院关于批转全国物价大检查报告的通知（3）标题中除了对法律、法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。例：省人民政府关于提请审议《湖北省xxxx条例（草案）》的议案例：省人民政府转发省房改办、省教育厅关于湖北省教育住房建设方案的通知例：省人民政府关于加强地方机构改革推行公务员制度的通知（4）标题写在红线下方居中位置2、题注题注主要用于发布行政法规和命令（令）的文件例：中华人民共和国建筑法（1997年11月1日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议通过）例：嘉奖令第1号3、主送机关（1）9种公文一般应写明主送机关决定、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函（2）主送机关应当使用全称或者规范化简称。其中，对上级机关可以使用全称或者规范化简称对同级机关，属于同一个上级机关领导的，主送机关也可以用全称或者规范化简称，不属于同一个上级机关的，主送机关一般用全称对下级机关一般用全称（3）上行文只写一个主送机关。需要同时送其他机关的，用抄送形式写在文尾部分（4）上行文的主送机关不要写上级领导的姓名（5）上行文的主送机关一般不能越级（6）下行文的主送机关按照惯例排列（7）主送机关在标题的下一行顶格写4、正文公文的正文在主送机关下方空两格开始写，没有主送机关的则在标题的下方空两格开始写。层次序数：一、（一）1、（1）5、附件说明（1）附件说明在正文下一行、落款上方空两格写：“附”或“附件”。（2）附件在2件以上应当用阿拉伯数字标明序号，分行写：“1、2、3、……”。（3）附件的名称应当写附件标题，并与正文中引用的名称一致。（4）发布、印发、批转、转发的公文是文件的实际主体，不能写成附件。6、成文日期（1）成文日期以机关负责人签发的日期为准。成文日期写在正文和附件说明的右下方，必须完整地用汉字书写，不能用阿拉伯字书写。（2）联合行文以最后签发的机关负责人所签发的日期为准。（3）电报以发出日期为准。7、印章（1）公文一般应加盖印章后才能生效（2）会议纪要、电报公文、在报刊杂志等媒体上登载的公文以及翻印的公文不盖印章（3）联合上报的非规章性公文，由主办机关加盖印章（4）联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章8、附注在公文的成文日期下一行空两格写，加上圆括号。说明文件的发行范围（四）公文的文尾格式文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数。1、主题词（1）主题词是反映公文特定内容的词或词组。（2）主题词由类别词、类属词、文种组成。例《国务院关于加强水土保持工作的通知》主题词：农业水土保持通知（3）一份文件的主题词数量不超过5个。（4）主题词不等于文章的标题，也不等于标题的“缩写”。例《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》主题词：公文管理办法通知例《省人民政府关于发布湖北省国家行政机关公文处理实施细则的通知》主题词：公文管理细则通知（5）主题词在文尾部分的最上面左边顶格写，每个主题词之间应有一个字的间距，正式打印时用粗体字。例《武汉xx学院关于印发文明部门建设管理办法的通知》主题词：文明建设管理办法通知2、抄送机关（1）抄送机关具体是指公文应当送达的有关机关和有关领导同志。（2）对上级机关或上级领导同志用“抄报”或“报”；对平级机关、本单位领导同志、下级机关用“抄送”或“送”。（3）抄送机关在主题词下面开头空一格写。3、印发机关和印发日期印发机关名称要写全称印发日期以正式打印的日期为准，用阿拉伯数字书写。分别置于抄送机关名称之下左右两侧4、印发份数置于印发日期之下，用阿拉伯数字书写。例《武汉xx学院关于印发文明部门建设管理办法的通知》主题词：文明建设管理办法通知抄报：湖北省教育厅。抄送：武汉市文明办。武汉xx学院院长办公室2005年8月26日印发共印60份四、公文拟稿的基本要求（一）要符合国家的法律法规和方针政策以及上级的有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权、与主送机关的行文关系确定。（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。例为了加强公文处理工作，根据《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》（国发[2000]23号）精神，结合学校工作实际，现就有关问题通知如下：（五）应当使用国家法定计量单位。（六）文件内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。例根据《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》（以下简称《实施细则》）的有关规定。（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。1、应当使用汉字的情况：（1）成文日期（2）部分结构层次序数（3）词、词组、惯用语、缩略语2、应当使用阿拉伯数字的情况：（1）标题、正文中的时间和文尾的印发日期（2）表示数量（正负整数、分数、小数、百分比、约数等）五、几种公文的辨别（一）公告、通告1、公告没有发文地域和对象的限制，通告发文只限于在国内的特定对象。2、公告不具强制性和约束力，通告具有强制性和约束力。例中国人民解放军要在东海举行军事演习，中国政府就要说明军事演习的时间、地点（包括经度和纬度），请国内外过往飞机、船只注意回避。例武汉市地方税务局要对全市的个体工商户进行税务换证。例公安部要求犯罪在逃人员在规定的时间内向所在地公安机关投案自首，争取宽大处理。（二）报告、请示1、适用范围不同2、行文目的不同3、性质不同报告属于陈述性公文，无须上级批复；请示属于祈求性公文，要求上级给予批复。4、内容含量不同报告的内容可以是一项工作或一件事情，也可以是几项工作或几件事情请示应当一文一事5、行文时限不同报告可以事前行文，也可以事中或事后行文请示必须事前行文6、结束语不同报告常用：特此报告专此报告以上报告，如有不妥，请指示。以上报告，如无不妥，请批转各地执行。请示常用：妥否，请批示。可否，请批复。当否，请明示。六、公文常用词语举隅1、东风皮鞋厂的部分房屋产权应属我公司所有。在上月的协商会议上，我公司曾经作过声明，并已写入会议记录中。改：曾声明在案2、注册会计师确实不称职的，原批准注册的财政机关应当撤销注册，收回注册会计师证书，并报财政部，以备考查。。改：备案3、这次会议共有六项供讨论的事项。改：议题4、这批机床部件，再过几天就可以运到你厂。改：不日即可运抵你厂5、这起经济合同纠纷，经过双方再一次协商，终于达成一致意见。改：经双方再度协商6、我公司打算在6月8日至6月10日租用贵校会议厅举办高科技产品展销会，不知贵校是否同意，请贵校尽快作出书面答复。改：拟于可否，盼速函复。7、刚刚收到上级的指示，各企业财务自查工作，一定要在8月底之前完成。改：顷奉上级指示务于8、这次火灾很明显是有人纵火造成的。改：显系有人纵火所致9、贵公司3月2日的来函，我们已经收到，详情尽知。改：贵公司3月2日函悉10、十分高兴地听说你校即将举行50周年校庆，特此发去电报，以表示我们衷心的祝贺。改：欣闻贵校50周年校庆，谨电致贺。七、几种常用公文的写法（一）通知1、布置工作写作思路：布置工作的原因和依据——工作名称——具体工作内容——有关要求和注意事项。供料作文：湖北省教育厅根据上级有关文件精神，决定在2008