时间管理--时间都去哪儿了（PPT82页)

时间都去哪儿了——基层管理者时间管理培训2为什么会有这堂课？随着酒店行业人力配置因科学技术发展而越来越紧缩，对单位个人的工作时间利用率要求越来越高，但现实中：普遍员工认为时间不够用；长期凭经验和本能安排时间，缺乏理论指导；缺乏高效的时间管理方法。。故开发本课程以供同事们借鉴。课程背景3培训完成后，您将要能够：陈述计划的重要性及五个原则；区分四象限的区别及特点；陈述压力的起因及表现，并处理压力带来的负面情绪；选择高效的工作及生活方式、高效的时间利用方式。教学目标4课程结构5学习过程中，遵守以下规则请关闭移动电话或设定静音状态；上课中请勿走动、交谈、接听电话；提供真诚的反馈意见；要收获有多少，全看你投入有多深；多互动，多交流，多提问题；信奉“三开原则”：开心、开放、开悟。课堂规则6课程大纲Chapter.1认识时间管理Chapter.2找出“时间大盗”Chapter.3有效的时间管理方法Chapter.4生活中的时间管理7认识时间管理”1.1-时间的特性1.2-时间的价值1.3-时间管理的重要性81.1时间的特性请问：您如何用这笔钱？银行向你的帐号拨款8.64万元;只能当天消费，不可以储蓄/投资/送人；可以随便花，随意购买东西；如果有一天9时间管理基本原理类比分析同样的钱，买的最多买最该买的东西一分钱也不剩充分利用时间，不浪费做最该做的事，要事第一同样时间，成果更多半成品成品精品极品样品废品成长期成熟期衰退期1.2时间的价值Q:知道你的时间有多宝贵吗？年收入（万元）年工作时间（日）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）（）*15+过节费250？？？生命最长久的人并不是活得时间最多的人。——索尔仁尼琴时间是世界上一切成就的土壤。时间给空想者痛苦，给创造者幸福。——麦金西只有经过长时间完成其发展的艰苦工作，并长期埋头沉没于其中的任务，方可有所成就。——黑格尔从不浪费时间的人，没有工夫抱怨时间不够。——杰弗逊时间是一切财富中最宝贵的财富。——德奥弗拉斯多时间，就像海棉里的水，只要愿挤，总还是有的。——鲁迅名人名言1.3时间管理的重要性1.3.1时间是我们唯一对每个人都公平的资源1.3.2做好时间管理，不再因虚度光阴而悔恨1.3.3做好时间管理，也是一个人能力的体现1.3.4做好时间管理，是实现人生规划的保证我们，多数人不是富二代，也不是官二代如何比得过白富美和高富帅在万千的不公平中，还有这唯一公平的资源：时间好好把你的时间加以管理以弥补并创造出其他的资源1.3.1时间是我们唯一对每个人都公平的资源1.3.2做好时间管理，不再因虚度光阴而悔恨那么，怎样才能判断自己是否虚度了光阴？李开复的这一段话可给我们以参考。‘‘人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省时间，有效率地使用时间。——李开复‘‘这里的才华，也可以是财富，也可以是智慧，也可以是人生目标，也可以是工作业绩。1.3.3做好时间管理，也是一个人能力的体现时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。——彼得.德鲁克(现代管理学之父)能不能做好时间管理，往往也是一个人能力的体现。事业有成的人，可能成功原因有很多种，但是，他们的共同之处就是，他们往往都是时间管理的专家。为什么需要时间管理1.3.4做好时间管理，是实现人生规划的保证每个人都有自己的梦想，或者都有自己理想中的生活目标。用专业一点的话说，就是有自己的人生规划。所谓人生规划，无外乎就是你希望能够做自己想做的事情，成为自己想成为的人，达到自己预设的目标。这是多么诱人的前景啊。我们最终真能实现这样的目标吗？这全靠我们是否可以做好自己的时间管理。因为，只有我们妥善安排并利用好时间，通过实现人生旅途中一个个小目标，才能最终实现自己的人生大目标，实现规划中的理想生活。课程大纲Chapter.1认识时间管理Chapter.2找出“时间大盗”Chapter.3有效的时间管理方法Chapter.4生活中的时间管理202.1Q:你的身边有这类的人吗？2.2范恩的案例“我真得快累垮了。每天七点上班，我连坐下来喘口气的时间都没有，每天我应该有半小时的午餐时间，结果我连吃三明治，喝杯咖啡的时间都不够。”“我要不停地接电话，检查别人的工作是否有问题，还要和老板开碰头会。万一有员工打电话来请假，我还得到一线去替班。结果，我不得不把一些文书方面的工作，如每周报告，员工工作表现评估等带回家利用晚上时间做。老天，我真恨这些文字工作！在家里写这些东西，难免被孩子打扰，我忍不住对他们发了火，就连做家务的时间都没有了。”“如果我的老板知道我的管理能力这么差，大概不会把我提升上来了。”主管范恩的烦恼2.3小组讨论：时间都去哪儿了?!2.4找出“时间大盗”时间大盗课程大纲Chapter.1认识时间管理Chapter.2找出“时间大盗”Chapter.3有效的时间管理方法Chapter.4生活中的时间管理确立明确目标分清工作主次授权应对干扰危机处理压力管理反拖延确立明确目标分清工作主次授权应对干扰危机处理压力管理反拖延•Specific明确、具体的（可以对细节加以描述）•Measurable可衡量的（可以定性或定量评估来衡量目标）•Attainable可实现的（通过努力可以实现）•Realistic切实可行的（目标在当前条件，如：时间和资源等限制下切实可行）•TimeBound有时间限制的3.1.1明确目标的标准——SMART•我想学英语•我想彩票中500万•我想结婚•~3.1.2练习99%的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。—德鲁克3.1.3计划的5W2H1E确立明确目标分清工作主次授权应对干扰危机处理压力管理反拖延紧急重要不重要的电话或信件无谓的交际应酬个人嗜好的沉迷点滴时间浪费发呆、拖延私生活下属请示、汇报临时会议、邀约某些电话、邮件日常文件批阅不速之客学习人生规划培训建立人际关系发掘新机会防患未然安全设备出故障客人投诉接待有期限压力的计划危机（看病、救火）1重要又紧急2重要但不紧急3不重要但紧急4不重要不紧急立马做安排时间，计划做用零散时间做授权/借力20.2%64.8%14%1%3.2.1时间管理四象限3.2.2投资你的第二象限•部门秘书在QQ留言上问你事•准备后天开会的资料•处理客人投诉•完成培训报告与计划•问候刚休完产假回来的同事•培训新员工•接听客人的电话•查看邮件•写交班本•做排班表3.2.3巩固练习343.2.4练习：写下你最近一个月的工作任务优先次序工作项目必须做最好做员工做3.2.5分清工作主次的联系36•要协助你自己找出工作的重要程度，请反问自己•它是否非做不可，不做会有什么后果？•如果现在不做，等一下我会不会后悔？•我应该自己去做这件事，还是授权给他人去做？3.2.6排列优先次序的秘诀确立明确目标分清工作主次授权应对干扰危机处理压力管理反拖延3.3.1小组讨论：主管不远授权可能是什么原因？•担心部属做错事•缺乏安全感•不愿意放弃得心应手的工作•找不到合适的下属授权•不知道该怎么授权3.3.2关于授权的想法•授权可以帮助你节约时间•可以增强你的聪明才智•把工作授权给下级,给下属发展的机会•它不是用来惩罚下级，自己偷懒•不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情•你选择的人务必是心甘情愿，并且有能力•充分的信任和有效的控制唯一不能下放的是--责任！3.3.3正确认识授权根据工作职责的要求，范恩每个月需要利用一个下午的时间做员工培训。为了利用时间，她决定把每个月定货的任务交给她的优秀员工之一---玛拉来做。在和玛拉讨论之前，范恩先列了一份订购清单。完成清单后，她把玛拉叫进办公室内，说：“玛拉，我对你的工作很满意，上个月幸亏你的提醒，你是我们洗衣房唯一记得这个月有大会议团，要增加易耗品的员工。”“现在我得花更多的时间来培训一些新员工，我想让你来试试每月的易耗品订购工作，我相信你会做的很好，这是一份清单，你每个月只要按照这个写，进行采购就行了，你觉得你可不可以胜任呢？”看完这些清单后，玛拉说：“我想应该没问题，看起来不难。反正只是一个月一次。但是要花多少时间呢？我怕耽误了我的份内工作。”范恩解释道：“你看，我把时间定在月中的某一个下午，那时候我们不会太忙，在那个下午，你只需负责订购，不用在一线工作。”接着范恩说：“我们可以先一起做几次，直到你觉得没问题为止。就像你说的，这工作不难，我相信你马上可以进入状况，一旦你熟了以后，你可以自己填写清单，在月底时交给我，我负责查对，然后把它送出去，你觉得怎样？”玛拉同意接受这份工作，范恩说：“谢谢你，玛拉，你帮了我的大忙，现在我可以腾出时间去做培训了，我们的易耗品也有了保证。谢谢您，我知道你是可以信赖的人。”3.3.4范恩的案例I.做好授权计划II.选择适当人选III.对被授权人表示信心IV.说明你将如何介入这项工作V.解释这样安排对大家都有好处VI.道谢3.3.5授权6步曲3.3.6练习：角色扮演——授权确立明确目标分清工作主次授权应对干扰危机处理压力管理反拖延3.4.1无处不在的干扰日本学者关于暗浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50-60次，平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者很少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时”。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。3.4.1无处不在的干扰3.4.2遇到干扰时先分析再决定方法3.4.3应对干扰的表达方式•当你必须立即处理突发事件时，请别犹豫，但当你解决问题后，应趁印象仍十分深刻时，继续未完成的工作；•上班后或下班前召开短会，看员工手上是否有需要优先处理的问题；•当你在处理某些重要的工作时，告诉员工：除非事出紧急，否则不要打扰你；•让员工把不是太紧急的问题写在公告栏、交班本上，尽快让他们知道什么时候你会处理这些问题；•定期记录和分析干扰。3.4.4应对干扰小妙招3.4.5小组讨论：如何减少电话占用的时间3.4.6减少被电话“偷掉”的时间开场白•现在方便说话吗？•嗨，吉姆，很快问您一个问题，你是回答这个问题的最佳人选。•不要用类似“你好吗？”“最近怎么样”的句子暗示长话短说•手机快没电了•我在等一个很重要的电话•我马上要开个会•下午4:00后打给我吧（对下属用）•信号不好•小于，我真想看看你宝宝的照片，但我必须在中午前完成这个报告，午餐时间我再看，好吗？3.4.7礼貌而有效的话术确立明确目标分清工作主次授权应对干扰危机处理压力管理反拖延3.5.1小组讨论：我们为什么会拖延懒！害怕失败！追求完美！“这个太难了，我该怎么办呢？哎，烦人，明天再做吧。”任务太难，便有了一种逃避的想法。殊不知，不管你怎么逃避，该做的还是得自己做。还不如早早的查阅资料，认真完成。“今天跑了一天，累死了，明天再做吧。”对他们来说提前一个月下达的任务和提前两天下达的任务没有什么区别，就算有30天的缓冲期，他们依旧会在最后两天完成。“我一定要做到最好。”此类拖延比较特殊，有种完美主义的感觉。他们将任何一项接到手中的任务都看成是一次挑战和机会以展示自己的能力。追求完美并没有错，但如果事事如此，有可能最终你将顾此失彼，付出与收获相关甚远。3.5.2拖延的三大杀手•不知道如何或从何入手•不知道为什么要做•不喜欢去处理•个人情绪及健康问题•缺乏奖励•没有迫切性•找借口•过分忧虑•忙碌过后3.5.3可能造成拖延的原因帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间，时间管理隐含着你可用为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。3.5.4帕金森定律3.5.5小组讨论：如何反拖延范恩的老板刚才通知她，这个月15日要召开