时间管理--计划与合理安排

时间管理TIMEMANAGEMENT——计划与合理安排年薪每天价值每小时价值每分钟价值2万3万4万5万6万8万10万20万60万801201602002403204008002400101520253040501003000.170.250.330.420.500.670.831.675.00时间价值分析1-20岁、60-80岁——忽略不计，余40年！项目每天耗时40年耗时结余•睡眠8小时13.3年26.7年•一日三餐2.5小时4.2年22.5年•交通1.5小时2.5年20年•电话1小时1.7年18.3年•看电视、上网3小时5年13.3年•看报、聊天3小时5年8.3年•刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6年•休假、闹情绪、身体不适2小时3.3年3.3年我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？平均80岁寿命一寸光阴一寸金课程的收获★了解时间管理的重要意义★知道时间失控的原因★掌握时间管理基本方法★能够规划时间,改变自己基本认知：时间管理的好处充分了解：时间杀手认真掌握：如何创造时间学以致用：时间管理的金科玉律课程目录一、时间管理使我们,做我们希望做的事在工作中，更有效利用时间.在有限的时间里做更多的工作.平衡花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人.成为时间的主宰，使生活感到轻松.二、时间管理使我们,避免做我们不希望做的事减少可能被浪费的时间.避免忘记去做重要的事.避免仓促上阵，失去主动.避免因迟到而失信于人.避免天天在时间的压力下度过人生.有效时间管理的好处三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理抛弃陋习引进新的工作方式和生活习惯制定目标妥善计划及分配时间权衡轻重、权力下放自我约束、持之以恒速度与效果并重减少紧张与焦虑有效时间管理的好处时间杀手TimeKillers正在埋头遍写计划,电话响了……正在准备工作汇报,客户来了……会议开了一整天了,还没什么成果……沟通了无数次,越沟通越不清……工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度.人手不足,工作不能妥善分配.影响时间效率的因素由于记忆欠佳,需要重新阅读同一材料.由于随手乱放,不得不耗费时间四处寻找.粗心大意,经常陷入空想和琐事不能自拔.不能有效授权.刚给下属布置完工作,还是不放心.办事拖拖拉拉,今天拖明天,明天拖后天.工作抓不住重点,重要的不做,不重要的抓住不放.不懂拒绝.碍于情面答应,却无法按时兑现.多项重要工作须同时处理,时间出现冲突.影响时间效率的因素创造时间MakingTime创造时间第一招：做好规划很多同事从来不做或是不重视做计划，因为：过分强调知难行易,认为没有必要在行动之前多做思考.不做计划也能获得实效.计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心.不了解做计划的好处.不知如何做计划.PLAN计划良好计划的好处充分利用企业的有限资源,发挥最大的效能.预测问题,防范事端于未然.事情推展前,做有效沟通,让其他部门了解我们需要的协助,也同时了解我们能为他们做些什么.协助评估目标的可行性.避免不必要的重复,减少无谓的浪费.建立优先顺序,按部就班,不赶工、不加班.如何做如何分工何时做计划涉及范围投入多少资源应变措施怎样做好计划:计划的基础与关键——目标抓住重点关注结果考核的依据明确激发下属的承诺和工作主动性统一目标,劲往一处使在各自层面上工作使下属能力迅速提升,职业发展快定立目标的好处列出达到目标所必须的合作对象和外部资源6列出可能的问题和障碍,找出相应的解决方法45列出解决目标所需要的技能和知识检验目标是否与上司的目标一致3正确理解公司的整体目标12制定符合【SMART原则】的目标确定目标完成的日期7定立目标的步骤★SMART原则Specific–具体明确Measurable–可衡量的Attainable-可实现的Relevant-相关的Timebound–订明时限目的增收节支目标行政费用比去年下降15%一、目的与目标的混淆目标设定常见的问题定量目标下半年销售额增加15%定性目标下半年制定新的行政考核标准二、定量目标与定性目标目标设定常见的问题三、多重目标的问题目标设定常见的问题2014年人事助理目标1、7月完成毕业生接收.2、9月完成所有员工档案计算机管理.3、10月建立公司人才储备库.4、12月建立分类测评系统.要点1、分清主要与次要目标2、目标在3-5个内即可1、评估冲突的重要性，在目标间确立优先顺序.2、发现和使用新的工作方法和技巧.3、权衡长期目标,面对当前问题4、分析如果不牺牲任何目标,是否能解决冲突;必须择一,延迟较不重要的.四、目标冲突减少销售费用目标一增加两名业绩最好的销售人员的工资,作为激励目标二目标设定常见的问题计划锦囊计划的基础和关注核心是目标.好的目标要符合SMART原则.目标要有主次之分和优先顺序.目标设定最后期限,专人负责.防火重于救火,预先评估问题.特别提示计划无须事无巨细,凡事计划则不如无计划.不需要大小事都周密计划,不必具体计划那些无关紧要的事.只须周密计划好最紧要的20％,其余的80％事情只要有备忘就足够了!创造时间第二招：要事第一（确定优先顺序）20%的工作占整个工作80%的价值，应集中80%的精力做那20%的工作.一天中的15件要做的事,占80%价值的只有三件,认真挑选这三件事.80/20原则的运用面面俱到完全主义平均分配一、列出一天内所有的工作二、对工作进行价值分类80/20原则的运用价值80%的工作价值20%的工作事项一事项二事项三事项四事项五事项六……三、时间和精力分配价值80%的工作分配价值20%的工作分配事项一：需2小时集中精力事项二：需1小时不受干扰事项三：需2小时高效时间事项四：可往后推事项五：没时间就不做事项六：可委托下属……80/20原则的运用工作紧急性分析非常紧急(马上要做)紧急(短时间内要做)不很紧急(可从长计议)不紧急(无时间要求)频次时间紧急性工作事项每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作非常紧急的工作事项,如果频繁发生,应考虑授权.制度、产品质量等重大问题与时间管理无关紧急事项越多,时间管理问题越大紧急、非常紧急、不紧急事项,时间比重越大,时间管理问题越大除非常紧急外,分析所谓紧急事项是否真那么急工作重要性分析非常重要(绝对要做)重要(应该做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)频次时间重要性工作事项每日、每周、每月最重要的是哪三项工作重要的工作事项越多,时间管理就越合理非常重要的工作事项,如果很紧急,则与时间管理无关一定要消除不重要的工作事项,通过授权压缩不很重要的工作事项特别注意对重要的工作事项进行分析第二象限紧急/重要第一象限不紧急/重要第三象限紧急/不重要第四象限不紧急/不重要重要紧急不急不重要第二象限工作法确定处理优先次序上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同——您的工作目标和您的上司保持一致.工作的优先顺序会变化,所以需要在每天开始时重新进行评估.越是接近自己目标的工作,集中、重点地处理就越重要.创造时间第三招：组织得当备忘录和宣传品放在电脑上重要联系人名单贴在电脑上电话被纸张淹没了废纸溢出未清理废纸撒落在地上阅读文件塞入文档中被遗忘了文件数量在膨胀，却未随时更新文件柜中充斥着无关的资料只打开正在使用的文件发函文件经常清理只保留当前的来函文件文件都是最新的最频繁使用的文档极易拿到电话伸手可及常用文档靠近办公桌无用的东西及时清除挪出一段时间,专门处理眼前的问题(最困难的是处理堆积如山的杂物).如果杂物确实很多的话,那就不妨分成类别或按时间排列.清掉可以不要的东西(如书本、杂志、旧报告等).把不是很重要的文件集中放到办公室的一个角落.把零散的文件统一收集在档案夹或盒子里.清理办公桌处理文件紧急：立即处理不紧急：待处理只摆放目前手头需要处理的文件每天都清理，扔掉／存档已处理文件方法：及时处理，一次完成工作简化法崔西定律任何工作的困难度与其执行步骤的数目的平方成正比；简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。剔、合、排、简剔——剔除why?为何做？——不做可以吗？what?做什么？——不这样做可以吗？where?在那里做？——一定要在这个部门做吗？when?何时做？——换个时间可以吗？how?如何做？——变通办法做可以吗？合——合并流程内的各项手续，哪些可以合并排——重排剩下的部分按顺序重排简——简化是否最简?能否再简化,以达到最好的效果.创造时间第四招：与人共事问自己：你做了什么能够由别人,并且应该由别人做的事?担心部属做错事；担心下属表现太好；担心丧失对下属的控制；不愿意放弃得心应手的工作；找不到合适的下属授权。授权授权分析不应授权(自己做)可以授权(可做可不做)应该授权(不应做,因某原因无法让下属做)必须授权(无论如何不要做)未授权原因件数比重授权程度工作事项下属没你做得好不代表永远没你做得好可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要的事情授权刚开始会花费你较多时间,但下属一旦胜任,你就会节省很多时间做那些应该授权下属去做的事情很可笑,意味着你在花时间做下属的事1、要有一套用以监督和管理授权的制度.2、你选择的人务必是心甘情愿,并且有能力.3、教育部属、指导部属使他们有成长的机会.4、确定他们有必要的工具和支援供给,以便完成工作.5、鼓舞部属,促使部属保持积极与热诚的态度.6、授权意味着不仅要分配不好干的事,也要分配容易做的事.7、不能把自己难以胜任的工作转交给别人.授权时应注意有效地沟通做好沟通前的准备确认对方的需求正确阐述自己的观点恰当处理对方的异议达成一致协议双方共同实施创造时间第五招：应付“时间杀手”如何有效进行会议?•没必要不开会•电话会议•明确目的•必要的人参加、准时•用日程安排，紧扣主题•控制讨论及进程•结论简单明了，措施可行•书面记录、跟进行动会议分析日期会议主题会议内容计划用时实际用时原因分析会议必要性评估必须的目的明确目的不明确可不开的严格会议纪律.自行主持召开的会议主要有部门例会专题讨论会等,自己可以决定的会议,要事先评估开会的必要性.主管用于开会的时间约占工作时间的20%,如何用好时间很关键.养成以简明书面形式而非简单口头通知开会即使只有几个人或十几个人.参加别人召集的会议,可请求召集人确定会议规则,以免浪费时间.有效地打电话•像准备会议一样准备你的电话.•集中打电话.如果一个号码占线,试完其他号码再重拨.•按照一定的优先顺序打电话.•掌握并主导交谈.•简短，节省自己和他人的时间.有效地接听电话•让秘书先处理,减少不重要的电话.•询问需要多长时间.•转给可以处理的人.•集中精力,有效聆听.•控制接听时间.•留言电话.结束电话•在我走之前,还有什么需要讨论的吗?•我有一个电话要接,以后再回电给你行吗?•进一步的问题可以下次再谈.•我得去开会了,老板在等我呢.•我得走了,同事正招呼我呢.如何应付不速之客?•秘书安排•选择到对方办公室•不要坐下•事先说明•婉拒•正在开会,谢绝打扰会见分析会见分类会见人计划会见时间实际会见时间延误时间原因分析每日必须会见的人经常要见但不是每日必须不定时但必须经常会见的人会见不经常往来的人不速之客会见前或会见开始时，约定会见所用时间事先约定会见的具体目标不良会见容易打乱其他时间安排,要坚决克服学会对付无故拖延养成善用时间的良好习惯1.做事有计划——明白自己将要做什么.2.真正把时间看得很宝贵——时间是财富.3.懂得处理事情的轻重缓急——懂得做先做的事.4.凡事不能拖拉——今天能做的事今天做,并让您的下属也知道您的习惯.5.重点的事重点对待——懂得关门做事.6.要为下属形成一些习惯和程序——让他们知道什么时候该做什么和不做的后果,根本不需要您的催促.7.懂得分工授权——实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务,花很多时间处理小事情是非常不明智的.8.不要贪大求全和拘泥形式——做事情看效果,而不一定看是否所有的程序都走到.9.不要去处