时间管理-王惠丹

时间管理主讲：福宁湾公司王惠丹时间管理第一章自省法则第二章目标法则第三章方圆法则第四章四象限法则第五章80/20法则第一节认识时间及时间管理•什么是时间？•时间是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数，确定时间，是靠不受外界影响的物质周期变化的规律。•爱因斯坦说时间和空间是人们认知的一种错觉。•史提芬·霍金（StephenW.Hawking）的大爆炸理论认为，宇宙从一个起点处开始，这也是时间的起点。第一章自省法则第一节认识时间及时间管理•认识时间管理谁都知道“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”……但是，有的人将时间变成效率、变成金钱、变成丰硕的成果，而有的人却只是凭空慨叹时光飞逝。因此管理时间水平的高低，会决定你事业或是生活的成败。认识时间管理的重要性“人生只有900个月”，事实上，你可以画一个30x30的表格，一张A4纸就够了。每过一个月，就在一个格子里打钩。你全部的人生就在这张纸上。你会因此有一个清晰的概念：你的人生是如何蹉跎的。昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票今天则是随时可用的现金请善待它！认识时间管理的重要性与其他资源相比较，由于时间的独特性，时间更容易被我们忽略：我们每天有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔巨额财富，我们该如何处理而不致白白浪费呢？有人曾粗略地统计过一个活到73岁的人对时间的使用情况。项目时间项目时间项目时间睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队6年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年镜中的回忆时间是一把杀猪刀第二节追踪你的时间使用状况列一份时间开销清单大多数人并不了解自己，逃避现实似乎比观察及解释自己的行为更容易。面对自己并客观地了解自己对时间的使用情况，需要巨大的勇气，若我们能花一个星期来客观地了解自己的时间使用情况，将发现这是一种极为有益的事情。每周时间开销表单位：小时NO工作任务预期花费时间实际花费时间两项时间之差占总工作时间百分比1招聘面试2开会3阅读文件4向上级汇报5打电话5小时统计一周事件记录表列一份时间开销单1、在《每周时间开销清单》（表1）中列出每周中10项或更多的主要活动，并将每一类活动按顺序编号。2、准备一份《一周事件记录表》（表2），将（表1）中的活动对应地列在（表2）中。3、在周一开始时，随身携带表（表2），每半小时在（表2）上的适当位置记上此活动的编号。4、统计每一项活动出现的次数。例如（表1）上第5项“打电话”出现了10次，即表示花了5个小时在工作时打电话。因此在（表1）“实际花费时间”列中都有一个数字（可能为零）。5、将“预期花费时间”减去“实际花费时间”的余数填在（表1）的“两项时间之差”列内。如果是负数，表示我们花费在该活动上的时间多于预期；如果是正数，则说明我们所花的时间少于预期。6、为每项活动算出“占总工作时间的百分比，公式如下：百分比（%）=（每星期实际花费时间/计划工作时间）*100管理能力水平测试•下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。•1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。•2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。•3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。•4、我尽量一次性处理完毕每份文件。•5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。•6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。•7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。•8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。•9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。管理能力水平测试•结论：0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。•13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。•18~22分：你的时间管理状况良好。•23~27分：你是值得学习的时间管理典范。•知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。•浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。•1、做事目标不明确。•2、作风拖拉。•3、缺乏优先顺序，抓不住重点。•4、过于注重细节。•5、做事有头无尾。•6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。•7、事必躬亲，不懂得授权。•8、不会拒绝别人的请求。•9、消极思考。第三节出色的自我时间规划时间规划的6种方法：1、将一天要做的任务列成清单2、重新安排未完成的任务3、规划好本月和下月的优先事项4、设置时间规划的提示5、保持办公环境的整洁（一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花10个半小时）6、清理暂时不用的文件材料第三节出色的自我时间规划下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”，坚持一个星期，提高管理时间的能力。今天要做的事•日期：2012年3月27日•必须做的事情•1．•2．•3．•4．•5．•6．•7．•8.第三节出色的自我时间规划•应该做的事情•1．•2．•3．•4．•5．•6．•7．•8.•能够做的事情•1．•2．•3．•4．•5．•6．•7．•8．第四节用好情绪提升时间利用率情绪好坏直接影响工作效率。很多人心情不快时，表现为缺少工作热情，做事拖拉懒散；如果心情好，做事的主动性就强，做事也有效率。因而，找到不佳情绪的来源，保持健康愉快的心情，是一种有效提高时间利用率的方法。第二章目标法则--用SMART标准提高效率没有目标是时间管理的大禁忌，目标越明确，注意力越集中，行为者就越容易在时间选择上做出更明智的决定。目标法则不仅仅要有目标，还要让目标达到SMART标准：1、Specific(要具体的）2、Measurable(可度量）3、Actionable(可实现）4、Realistic(结果导向）5、Time-based(时间限定）第一节目标明确，行动才有效案例：一位试验者请二组情况基本相同的参试者进行跳高训练，两组参试者最初均跳过了1.1米高。试验者对第一组说：“你们要在两天内跳过1.3米高。”而对第二组说：“过些时候你们就会跳过1.3米高。”两天后，第一组因有具体目标都跳过了1.3米高，而第二组参试者因没有具体目标，所以大多数参试者只跳过了1.1米，少数参试者跳过了1.3米。思考：为何会产生迥异的结果呢？因为具体目标为第一组参试者指明了实现目标所遵循的方向，并保证其不会偏离该方向。第一节目标明确，行动才有效让目标明确的5W1H：看一个目标是否明确，主要体现在6个方面：1、What:目标是什么2、When:是什么时候执行最合理3、Where：是选择什么地点最适宜4、Who：是选择最适合的人选5、Why：是这样操作的原因6、How：是怎样做更有效率第二节目标管控，量化要到位平衡计分卡的创立者罗伯特和诺顿认为：“不能衡量，就不能管理”。任何一个目标都应有可衡量的标准，越是可衡量，目标就越明确，越能给我们的行为提供更多的指导和建议。3个关键量化指标：时量是指完成工作的时间量数量是指完成工作的数量质量是指完成工作的程度和标准第二节目标管控，量化要到位目标无法量化时也要可判定：并非所有的目标都可以被量化，有时也会有例外，在制定目标可衡量标准时，遵循“能量化的量化，不能量化的质化”的原则。古人云：凡事预则立，不预则废！第三节目标可实现才有执行力•目标清晰，能力也要到位虽然清晰的目标是目标实现的最重要因素，但是，执行者是否具备执行的能力却是目标实现的基础。目标的实现与能力成正比。当员工能力与目标相匹配时，目标才更有执行力。第三章方圆法则----一切按规则做事俗话说：“没有规矩不成方圆”。方圆是一种做事的坚守和策略。也就是说，要想做事成功必须坚定一定规则，以不变应万变。当大家以“方”来坚持做事原则，以“圆”来灵活处理问题，工作效率将大大提高。第一节无规则不成方圆有了计划，工作就有了明确的依循目标，才能有条不紊的进行；可以说，计划也是一种规则，保证了目标任务的实现。要想有始有终，不是简单的坚持，而要讲究坚持的方法计划管理归纳为三“要”目标要远大计划要细腻准备要充分第一节没有规矩不成方圆--做了就一定要做完1、制定合理的流程，确保流程标准化2、日清日结法的英文名称是overalleverycontrolandclear,英文简称为OEC。是指全方位的对每人每天每事进行清理控制，做到“日清日毕，日清日高”。3、了解员工工作质量和进度达到标准，继续保持，未达标，采取改进措施。4、做事有始有终的心理基础是耐心，相信自己最终会取胜的信念。1.保证操作的规范化2.遇到问题尽快解决3.跟踪工作进度4.保持耐心第二节好习惯利于时间控制正确的信念引导正确的行为，良好的工作习惯利于时间进度的有效把握。第二节好习惯利于时间控制一、减少工作中的小动作长时间僵硬的坐、立姿势易产生颈椎、坐骨、静脉等身体部位的病痛，为避免这些疾病，可以每隔一段时间，做一些缓解身体压力的动作。但是工作中一些无益的小动作（例如，抠指甲、照镜子），会使人分心，分散精力，造成部分时间的浪费。第三节将隐藏的时间充入计划是否善于时间管理的关键在于隐藏时间的开发，找出平时隐藏在暗处、不被注意的时间，将之充入工作计划中，以最大限度地提高工作效率。第三节将隐藏的时间充入计划一、善用空档时间1、运用空档前的准备，在外出前带文件、书籍或笔记本电脑，时刻准备利用可能突然多出的时间看资料、写东西、修改报告、检查邮件、打电话等。2、善用不同长度的空档，5分钟你可以打一通电话、看一遍数据、整理笔记；10分钟，你可以整理桌子、收发电子邮件或整理名片；30分钟，你可以看看上级下发或其他部门发来的资料或电子文件等。3、利用后段空档时间，指某项工作提前完成而产生的空闲时间，这段节省下来的时间，再次成为自己的时间，可自由有效的运用。（在华为，管理者为避免耽误上级、同事或下属的时间，往往在与人交谈前，整理好自己的思路，分出“一、二、三……”点，使谈话时条理清晰，言简意赅，大大节省了双方沟通的时间）。第三节将隐藏的时间充入计划二、创造时间区拿破仑.希尔建议人们将工作组织起来，将时间分段或分区。1、早到或是迟退，很多管理者会提早进办公室，因为他们知道那时电话不会开始响个不停、其他人尚未到达公司。此外，他们会延长工作时间，因为公司下班后也少有电话会再打进来。2、在空档时间中创造时间区，在空档时间里，一个人可以更专心的思考。一家咨询公司将人们在飞机上工作的效率与在普通办公室的工作效率进行对比，结果发现在飞机上1小时不中断的工作成果相当于正常工作环境下3小时的工作成果。3、每天多出一小时，每天为自己创造出额外的一小时——早起床一小时。这种创造时间的方法异常简单，同时相当有效。如果每天早起一小时，一年就可以创造出额外的10个星期！第三节将隐藏的时间充入计划成功者从不把时间花在非生产力活动上。以娱乐为例,成功者总是花最少的时间看电视。成功者大多抓紧时间去阅读不管多忙，可利用的时间总是有的。每天自学15分钟，能读4500字，一周7天可读31500字，一个月可学126000字。一年的阅读量可达1512000字。如果每本书大约75000字，每天15分钟,一年可读20本书,一生即可读1000本书.当然,这些数字并不是很准确的,但是成功者每年还是会阅读20本左右,有的甚至达26本以上,阅读的内容包括经典小说,传统文学,成功实录等.第三节将隐藏的时间充入计划三、逆势操作换来时间1、日常工作生活方面的逆势操作，在办公室里，逆势操作者会在大多数职员外出午餐时，使用打印机或复印机。用餐时间也是如此，会选择餐厅人较少的时候用餐，这个时间服务人员工作相对轻松，可以获得更周到的服务，更重要是为了减少等待时间。2、出行时间的逆势操作，逆势操作者会将飞机班次安排在非高峰时段，避免了飞机在跑道上等侯