时间管理与工作组织技巧PPT

时间管理与工作组织技巧研讨沙龙主讲人：AlickWangTimeManagementTimeManagementPDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建炣主讲人——AlickWang•上海IDB管理咨询公司战略合作顾问•Erickson国际认证教练导师•国际专业机构(AACTP)认证培训导师•CMC国际注册咨询师•中国企业联合会注册高级管理顾问•职业精神畅销书《把职业当事业》作者•国家广电总局培训中心特聘培训讲师•安徽卫视常年顾问•北京大学人才研究中心高级研究员•清华大学高级经理人讲堂特约讲师•北大纵横管理咨询公司高级咨询讲师•台湾博翰管理咨询高级培训顾问•《培训》杂志特聘培训讲师PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建…PDIDevelopmentPipeline®:自省动力方法实践责任PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建人才培养主要来自于以下五个途径：•挑战性的工作40％•导师或榜样25％•自我学习15％•失败的教训15％•观察5％PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建专业经验心理胜任素质举例：人际敏感性承受力自我控制自我认识工作能力举例：领导团队学习和创新协调沟通战略规划解决问题团队合作职业素质举例：廉洁自律文化的认同公平公正工作责任心职业道德遵纪守法l符合公司要求行为l符合公司文化l符合行业规范l符合社会原则•为挑选合适的员工放在合适的岗位•确定对该岗位所要具备的专业知识和技能，以及培训、考核指标•对于心理特征采用标准心理测验进行评估•为员工职业发展提供明确的指导•将能力和素质结合，确保员工行为符合社会原则•将能力和素质与公司文化，价值观结合，确保员工行为符合公司要求PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建炣所需的知识与技巧★PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建问题提出•你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？•你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？•你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？•心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”•没有月份及年度的工作计划，因为计划没有变化快！•每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。•常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建第一部分课程导读第二部分优先矩阵与轻重缓急管理第三部分重要的时间管理技巧：日常任务管理第四部分重要的时间管理技巧：长远性任务管理第五部分课程总结课程目录PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建炣第一部分课程导读第二部分优先矩阵与轻重缓急管理第三部分:重要的时间管理技巧：日常任务管理第四部分重要的时间管理技巧：长远性任务管理第五部分总结并制定行动计划今日主题PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建炣导读思考?•时间管理是什么?•如何做好时间管理?PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建岁的人对时间是怎么花的：–睡觉：21年–工作：14年–个人卫生：7年–吃饭：6年–旅行：6年–排队：6年–学习：4年–开会：3年–打电话：2年–找东西：1年–其它：3年中国人平均寿命男72；女7620岁以前我们对时间的自控度不大60岁后身体健康控制我们主要的时间PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建小时——某项调查数据结果（１天）PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建什么时间？•牛顿力学中的时间——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。•按国际计量大会新规定——“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的周期的持续时间”。•日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月球PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建时间的基本特性•时间的恒久性•客观公正•供给毫无弹性•无法积蓄•无法取代•无法失而复得时间的特性•我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。•我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。•让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。•时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建什么是时间管理“时间管理”——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。目的：通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建、效率竞争:深层次的内涵企业是一个经营管理综合效率的系统集合体——各个环节都体现出效率——各个层面都体现出效率2、个体生命的有限性每一个生命只有一次机会——时间与生命年轮成就大事业的黄金时代——童年、少年、青年、中年、壮年、老年为什么许多人一生平淡，毫无见树鲁迅先生说：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建炣、速度竞争:团队综合效率快鱼吃慢鱼的时代——过去是大鱼吃小鱼——速度竞争成为主导——信息大爆炸团队综合竞争力的集中体现——快速反应部队的战斗力——某公司参加招投标工程的案例——体现各职能部门的速度能力PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建、个人和组织的机会成本成本的类别——容易重视的有形成本——容易忽视的无形成本——无形成本中的时间成本成本外延的扩大化——由时间特性而导致的机会成本——“过了这个村”与“机不可失”小案例：公司搬家PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建我们的时间管理问题在哪里•多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。•由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。•有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因•透过现象看本质——部分经理人员的三个字特征——人治特征下的权力情结•时间管理失序——做事缺乏计划性——做事分不清主次——不善于说“不”——无法恰当处理外部的打扰忙茫盲PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建我们的时间管理问题在哪里（续）•时间的浪费——电话干扰，陪同煲粥——会而不议，议而不决——不速之客，礼节陪聊——回复信件，斟字酌句——外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务C、社会化程度PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建时间陷井——情不自禁——事必躬亲——过分客套——例行公事——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：˜管理人员平均每8分钟被打扰一次；˜业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；˜行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：˜恢复思路平均时间为３－５分钟PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建时间处理原则•轻重缓急：重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要；•一次结清，同一类的事情最好一次把它做完；•实际花费的时间总比预计的长–未作过的事多加50%，不熟的多加25%；–为突发事件预留时间；•日常性事务维护原则–做好数据库清理与更新等基础工作•要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；•每一分钟每一秒做最有效率的事情；•遵守20：80定律；•时间被占用说不原则•有效授权并权责分明；PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建工作环境“５Ｓ”准备工作4.工作的计划性目标管理5.分清工作轻重缓急优先级6.并行串行的兼顾性统筹学7.工作任务转移授权与借力8.学会说“不”拒绝的学问PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建第一部分课程导读第二部分优先矩阵与轻重缓急管理第三部分:重要的时间管理技巧：日常任务管理第四部分重要的时间管理技巧：长远性任务管理第五部分总结并制定行动计划今日主题PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建炣小实验道具：——铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建炣任务立刻处理（亲自）B任务策略性的规划完成期限紧急性•艾森豪维尔原则重要性PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建炣（水型的事务）•一些可做可不做的杂事•一些不必要的应酬•有趣的活动C（细沙型的事务）•不速之客的接待•某些信件、文件、电话的处理•某些会议的出席•某些必要而不重要的会议、活动不重要B（石块型的事务）•发掘新机会•规划•改进产能•建立伙伴关系•防患于未然A（碎石型的事务）•危机•急迫的问题•有期限压力的计划重要不紧急紧急PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建法则