时间管理与工作统筹

通用管理技能系列培训时间管理与工作统筹吕革新老师•1981年与2006年题解时间，无法再生的资源夕阳无限好，只是近黄昏时间成本，越来越昂贵用眼睛说话•赫本•岁月的痕迹1、时间失控•为什么时间会不够用？•无法主动支配时间，而是被动消耗时间。•时间异化：不是人支配时间，而是时间支配人。德鲁克：领导者的时间容易属于别人•与一般员工相比，管理者在时间控制方面的主动性要强一些。•位置越高，权限越大，越需要掌握时间控制技术。轨道交通时代的时间：不差分秒人生苦短一闭眼、一睁眼。就是一天，哈！忙碌的人•1976年到1978年，担任党和国家的最高领导人。•忙得一点自己的东西都没有。资料链接•华国锋，1921年2月出生，2008年8月逝世，山西人。•长期在湖南工作，曾任湘潭县委书记。1976年1月，接替周恩来，任国务院总理，经历1976唐山地震。•1976年9月，与叶剑英、李先念合作，解决江青等问题，担任中共中央主席、军委主席、国务院总理。1980年9月，不再兼任总理，1981年9月，辞去主席。填写时间使用表•人们通常抱怨，自己很忙、太忙了。应该注意，忙和碌是有区别的。•写出一个星期内，每天的工作内容。填写这个练习现场完成。•目的是测验对于自己时间分配和使用情况的知晓程度。时间的使用，可以分成三个部分。例行工作时间•第一个部分，是常规性的、必须要做的工作。这部分时间可以准确量化。•职业层级中，级别越低，例行的工作时间在全部工作时间中所占的比重就越大。•在职责明确的前提下，这部分时间是个常数。被动与主动•被动时间，自己无法控制。如，接待临时来访，接电话、被动地开会。•主动时间，自己可以控制。如，访问他人、主持会议、打电话给别人、写作阅读。•被动、主动时间的份额同步变化。这部分时间减少，那部分时间就会增加。影响深远的口号原因之一：做了根本不需要做的事•依照惯性做事，参考他人做事，习惯成自然。•二战时期，某军官发现，野战炮筒下，站着一名军士，不知道是做什么的。查手册，确有此岗。其实是马拉炮的遗产。•例证：手工操作处理文件，管理制度积淀，众人抬消防水带等。原因之二：、做事过于亲力亲为•做了能够由别人做、而且应该由别人做的事。•诸葛亮的悲剧，事必躬亲，必然分散了精力。•基层管理者成长过程中，必然出现的授权问题。原因之三：做事比常人耗费时间•找东西用了较多时间。需要的资料、文件，总是不知放到什么地方。•谈话前未做相应的准备，不必要的等待。开会不能准时开始，也不能按时结束。•多米若骨牌效应，一个环节卡壳，一连串的延误。美国开国思想家、100美金的头像•时间就是金钱时间管理两状态•表，人类杰作，•第一种状态，无表状态：没有时间概念，活动随意，得过且过。•第二种状态，有表状态：将岁月划分成段。时间管理三境界•第一，手忙脚乱。有时间管理愿望，无时间管理能力。•第二，有条不紊。掌握基本的时间管理方法，忙而不乱。•第三，从容不迫。有足够的闲暇时间，超然。2、掌握时间•将时间握在自己手里。•指间沙，过紧过松，都将逐渐渗漏。•常规控制方法，可以掌握主动权。一本传记，出版于20世纪80年代初。定价0.37元掌握时间使用情况•前苏联科学家、官员柳比歇夫的做法：时间记录。每天记一种特别日记，用5分钟，时间流水账。•每周小计，每月统计，研究自己在做什么，主要精力投放在什么地方。•一项枯燥但极有价值的工作。记录而不是计划，计算的是纯时间。父亲的遗产使用效率手册•充分发挥《效率手册》和电子记事本工具的功能，养成随时记录的习惯。•不要过分相信自己的记忆力，好脑袋不如破笔头。•单凭脑子，人们所能记住的事情是有限的。随着时间推移，很容易遗忘。花时间节约时间•必须花费一些时间，列自己的一段时间内的计划。•手头有两个清单：一个清单是近段时间要完成的事情，另一个清单是当天要做的事情。•估计花费的时间和限制期限。有些事情必须在规定的时间完成。即使牺牲一些质量，也不要超时间。保持工作的连续性•重要的工作要一气呵成，特别是文字性的工作，尽量要一次性完成。•当意外干扰中断手头的工作时，要用笔记下工作的进展情况和想法。•注重与人谈话的连续性，采用倒梯形的方法。注意谈话的核心问题，提高有效性。整理写字台•不要随手放东西。在资料、书籍、备品、设备等迅速膨胀的时代，使自己可以毫不迟疑地找到重要的东西。•必须留出一定的时间，整理自己的写字台、文件柜、书报架。磨刀不误砍柴工。•检查个人办公电脑的“文件夹”，可以判断这个能力。格力集团董明珠的做法•独处的个人习惯。•出差尽量减少同行人的牵制。•利用等候的间隙读书、思考。用好零星时间•早晨、中午等时间，可以做许多事。5分钟，可以做的事情。•航班延误，是最好的读书时间。•在机场候机厅、在宾馆大堂，阅读和思考。设计出行路线，比较各种交通工具的优劣。3、工作统筹•如何排列“轻重缓急难易”的顺序？•三个圈的重叠。个人的看法。焦头烂额和曲突徙薪。•必要的舍弃。要事难事急事排列做事的顺序要事难事急事13常规排列212要事难事急事213超常排列成语故事关于急事急事，应该先做！急事，一定要做吗？当心偏执•童话中的“灰衣人”，偏执狂。处处是快速、紧张、方便，处处是压力、迷惑、无奈。•偏执症状：喜欢忙碌，愈忙愈有安全感，闲着是耻辱。•倡导慢生活运动，四种领域的平衡：绩效、健康、人际关系、生命意义。花瓶理论人生加减法•人到中年，等于进入人生下午。•荣格指出，下午，应该回头检查早上出发时带的东西，有些是否应该丢弃。•不能照着早上计划来过下午。早上美好的事物，下午可能微不足道。早上的真理，下午成为谎言。•用减法，重新评估、发现、决定你的人生优先顺序。任正非、王石忙得不可开交与潇洒自如登山的人设立时间窗口•不能被某些工作牵着走。解决重要问题，注意力要集中。心情要从容，尽量排除干扰。•创造性的工作多数来自心态紧张后的短暂松弛。•与上级、同事、部属约定常规的沟通时间。按时打开和关闭时间窗口。善于集中注意力的领袖•高管，可以定期“失踪”。•在一个阶段，全身心地思考研究重要问题。主线与副线•时间安排，如同长篇小说设立复线，有主线与副线。•有主要事件，有辅助事件。在适当的时候可以转化。•主张某些时间的一心二用。如，开某些不得不参加的会议（可以写东西）。在看电视的时候，同时做其它事情。•1956年，毛泽东在武汉畅游长江，并写下的词章•其中有云:“更立西江石壁，截断巫山云雨，高峡出平湖。神女应无恙，当惊世界殊。”《水调歌头·游泳》能够影响他人•自身对时间一丝不苟的人，其行为会潜移默化地影响相关的人。•多往外打电话，多安排访问他人的日程，在时间选择上用心思。•约定时间时要讲究，不要模糊。比如：“我预计9点10分到”比“我大概9点多一些到”，要有影响力。谢谢大家THEEND