时间管理与提高工作效率讲义

时间管理与提高工作效率问题提出•你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？•你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？•你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？•心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”•每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。•常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。课程目标•了解什么是时间管理以及为何要时间管理。•学会对自己的时间运用状况进行分析。•能够找出自己浪费时间的因素，并运用适当的策略进行处理。•能够找出适合自己的时间安排模式。•学会制定高效率的时间安排计划。一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、时间管理的基本策略四、时间管理的统筹技巧五、管理技巧的具体应用今日主题小实验道具：——铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？什么是时间管理“时间管理”——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标的行为。目的：通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、时间管理的基本策略四、时间管理的统筹技巧五、管理技巧的具体应用今日主题时间管理的重要意义1、个体生命的有限性：生命只有一次（游戏）——生命留给我们的时间？我们如何控制它们的“流向”。——童年、少年、青年、中年、壮年、老年2、速度竞争:时间创造财富、速度提升服务鲁迅先生说：“时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。”管理时间就像管理生命一样重要。——过去是大鱼吃小鱼，现在是快鱼吃慢鱼的时代——速度竞争成为主导——信息大爆炸•一、时间管理的基本概念•二、时间管理的重要意义•三、时间管理的基本策略•四、时间管理的统筹技巧•五、管理技巧的具体应用今日主题练习：假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡3.你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话4.有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时5.明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6.明晚有一场演唱会7.你在图书馆借的书明天到期8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份10.明天下午2点到4点有一个会议11.你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议12.你明天早上从9点到11点要听一场讲座每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14.你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗15.你想好好洗个澡16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时17.你身上只有5块钱，需要取钱18.大家明天晚上聚餐19.你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20.这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时21.你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22.星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业时间23.你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有24.下个星期二，你要参加一次业务考试•在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何对这些项目进行有效的时间管理呢？1.把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；2.确定每件事情的重要等级和紧急程度；3.根据重要程度把事情重新排序，列出任务完成计划。把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；时间星期二星期三星期四星期五星期六8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3017:0017:3018:0018:3019:0019:3020:0020:3021:0021:3022:0022:3023:00编好时间表后，再确定每件事情的重要等级和紧急程度根据编好的时间表，考虑：这件事如果不做，会有什么后果？如果认为不会有任何影响，那么这件事情便该立刻取消。哪些事情可以放弃不做？为什么？这件事可以由别人代做而又不影响效果？将不必亲自处理的事情清楚的交给别人去做。哪些事情可以由别人代做？为什么？哪些事情是非自己处理不可的要事，哪些是非自己处理不可的琐事，区别重要度，将自己处理的要事选取精神最好的时间处理，将自己处理的琐事利用空档的时间处理。哪些是自己需要处理的事情？为什么列出任务执行计划，执行吧！重要度是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的价值观1.明确你的价值观2.确定你的目标3.对你的目标按优先级排序4.明确你的任务5.对任务按优先级排序•价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。•什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。根据价值观的不同，将练习中的任务区别出来：•健康——看牙医，洗澡，等等（1、15）•家庭——给家里打电话，等等（3、14、17）•友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等（2、8、11、18、21）•爱情——准备烛光晚餐，等等（23）•工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等（5、9、10、12、13、16、19、20、22、24）•金钱——夜间兼职的面试，等等（4）•兴趣——看演唱会，等等（6、7）考虑一下，你的价值观是什么？哪项任务对你是最重要的？时间管理的效果是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的情绪焦点1.明确你的情绪焦点2.学会感性时间管理3.明确你的任务4.对任务按优先级排序•情绪是不自主的思维，情绪的焦点决定了我们如何安排一天的时间。•感性时间管理关键是情绪管理，情绪决定了我们的焦点在哪里，而焦点决定了我们的时间用在哪里，是否有利于我们快速达成目标。很多表面看来是销售人员时间管理的问题，实际上却是销售人员情绪管理能力问题。一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、时间管理的基本策略四、时间管理的统筹技巧五、管理技巧的具体应用今日主题【案例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：•8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。•10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。•10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。•11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。•吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。•14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。•16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。•16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。•已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。我们的时间管理问题在哪里•多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。•由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。•有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因透过现象看本质——部分经理人员的三个字特征时间管理失序——做事缺乏计划性——做事分不清主次——不善于说“不”——无法恰当处理外部的干扰忙茫盲我们的时间管理问题在哪里（续）•时间的浪费——电话干扰，陪同煲粥——不速之客，礼节陪聊——习惯拖延，超出期限——会而不议，议而不决——无视重点，做事低效——不良授权，权责不清——外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务（供餐窗口少、菜品少、座位少等）C、信息化程度被干扰干扰因素分析干扰者后果对策缺乏自律文件杂陈拖延不会说不职责混淆突然约见当下想干的事太多经常“救火”条理不清计划不周无效会议不速之客电话干扰干扰因素分析表干扰者：可能是自己、朋友、客户、上司、下属、家人。。。时间处理原则•轻重缓急：重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要；•一次结清，同一类的事情最好一次把它做完；•实际花费的时间总比预计的长；（墨菲定律）–凡是可能出错的都会出错；–每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；–为突发事件预留时间；•日常性事务维护原则；–做好数据库清理与更新等基础工作•要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；•每一分钟每一秒做最有效率的事情；•遵守20：80定律；•时间被占用说“不”原则；•有效授权并权责分明；•一、时间管理的基本概念•二、时间管理的重要意义•三、时间管理的基本策略•四、时间管理的统筹技巧•五、管理技巧的具体应用今日主题一、树立正确的时间价值观•首先解决思想认识问题——人的行动是受思想支配的——思想方法决定行为模式•牢固树立时间的价值观——时间就是效益——时间就是金钱——时间就是生命你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？时间价值的计算0.4929.5206.6500000.211.882.6200000.0985.941.3100000.0492.9520.6650000.00980.594.131000每分钟的价值（万元）每小时的价值（万元）每天的价值（万元）销售额（万元）收入价值计算0.9859.0413.21000000.8450.2351.2850000.7444.3309.9750000.6438.4268.6650000.5432.5227.3550000.4426.6186.0450000.3420.7144.6350000.2514.76103.3250000.158.8662.015000每分钟的价值（元）每小时的价值（元）每天的价值（元）年薪（元）成本价值计算（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。（2）钱是一分一分挣来的钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）1—2小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高10—