时间管理与目标管理

时间管理您的时间管理现状如何？•小测试：时间管理现状测评下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：“从不”0分，“有时”1分，“经常”2分，“总是”3分。测测你的时间安排是否合理1我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。总是经常有时从不2凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4我尽量一次性处理完毕每份文件。5我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。总结你的时间掌控情况22～27分恭喜！你是值得学习的时间管理典范0～12分救命！你没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13～17分当心！你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18～22分可以！你的时间管理状况良好5◎不可以缺少的：◎不可以增减：◎不可以替代：◎不可以存储：◎可以管理：时间管理的基本理论认知时间管理的演进与理论认知•第一代：利用便条和备忘录•第二代：强调日历与日程表•第三代：讲求优先顺序依据轻重缓急设定短、中、长期目标.•第四代：以原则为重心，着重个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进；时间管理的四象限重要重要紧急M1重要不紧急M2不重要不重要紧急M3不重要不紧急M4紧急不紧急尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2劝你避而远之M4•正确理解和运用四象限时间管理·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议·准备事项·细琐、忙碌的工作·无关紧要的电话、信件·浪费时间的事·“逃避性”活动·看太多的电视·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动·准备事项、预防工作·价值观的澄清·计划·关系的建立·真正的休闲充电紧急不紧急重要不重要时间管理的误区误区之一：工作缺乏计划误区之二：工作分不清主次误区之三：不善于说不一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说不”误区之四：无法适当处理干扰电话干扰无视重点会而不议时间浪费误区外部客观效率不速之客习惯拖延浪费时间的症状表现浪费时间的主观及客观原因1、缺乏明确的目标2、作风拖拉3、缺乏优先顺序，抓不到重点4、过于注重细节，事必躬亲5、做事有头无尾浪费时间的原因6、缺乏条理与整洁，不简洁7、不会拒绝别人的请求8、简单的事情复杂化9、消极思考杜绝时间浪费的常用技巧一、设定明确的目标目标要明确，可衡量的、可达成的，有关联性的，有时效性的二、设定远大人生目标事业目标，人生目标，坚持专长和兴趣，假如价值观不明确，就很难知道什么对你是最重要的，当你的价值观不明确时，就无法做到合理地分配时间。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。三、记录你的“生产”时间,合理安排时间。用于与目标相关工作上的时间四、每天一定要拟定每日计划在记事簿上写下3-6项今天要完成事项，尚未开始工作前拟定，不必订下确定的时间五、使用记事簿记下每日行程，每日你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。杜绝时间浪费的常用技巧•六、提升工作的效率假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情，这一个小时可以抵过你一天的工作效率。•七、清理你的桌子待丢弃、待处理、待归档、待送出•八、绝不半途而废经常在做了90％的工作后，放弃了最后可以成功的10％。任何新工作都有一段你懂得比周围人少的困难阶段。刚开始每件事情都要挣扎，但是过了一段时间，最初有压力的工作就会变得轻而易举了。•九、充分做好事前准备环境变化前考虑清楚，想到就应该立刻做•十、避免拖延避免不重要的事变紧急，避免遗忘，不必因心事有事而始终挂念15杜绝时间浪费的常的技巧—工具介绍ABC管理法美国企业管理顾问莱金提出将不同目标下的内容分为三个等级（一）A重要的工作，必须完成的工作（二）B较重要的工作，很想完成的工作（三）C较不重要的工作，可以暂时搁置的工作16杜绝时间浪费的常的技巧—工具介绍ABC时间管理的步骤（一）每天工作开始时列出有关的工作清单（二）将工作分类，常规性工作则按程序处理（三）确定ABC级别顺序（四）按ABC级别顺序设定，画出分类表（五）全力投入A级工作，直到顺利完成（六）完成A级工作，再转向B级工作（七）对于C级工作，尽量不直接执行，节约时间（八）记录每一事件实际消耗执行，填入分类表（九）每天循环自我训练，并不断总结评价。ABC工作分类时间使用统计卡（一）类别工作项目时间预分配实际完成时间A（1）（2）（3）B（1）（2）（3）C（1）（2）（3）ABC工作分类时间使用统计卡（二）分类比例特征管理要点时间分配A占工作总量20-30%，每日1-3件1、最重要必须做好占工作时间60-80%2、最迫切现在必须做好3、后果影响大亲自去做好B占工作总量30-40%，每日1-3件1、重要一般管理，最好自己去做，可授权别人去做好占工作时间20-40%2、一般迫切3、后果影响不大C占工作总量40-50%，每日1-3件1、无关紧要不必管理2、不迫切3、影响小或无后果成功的十八项时间管理策略•掌控每天—被牵着走改变原有思维•确定目标—穷于应付规划工作细节•实事求是—盲目乐观•制定计划—贸然行动快速、即时随手记录•决不拖拉—不紧不慢•管理表单—混乱无序成功的十八项时间管理策略•有效规划—随心所欲重要任务首先完成•轻重有别—急事急办围绕重要工作安排，分批处理小任务，分清轻重缓急•沟通细节—粗枝大叶•专心致志—多头并举•合理分配—加班加点•清理桌面—先工作后整理成功的十八项时间管理策略•办公室5S—乱成一堆5S整理、整顿、清扫、清洁、素养•减少干扰—随叫随到•管理邮件—受制于它•管理电话—随意接打•充分授权—事必躬亲分析任务风险，员工能力，选择合适的进行授权，并提供支持•管理会议—文山会海有理由才开会，可以用邮件替代，会议时间。目标管理目标管理与传统管理理念的区别目标管理传统管理着重目标达过程双向沟通订定目标明确目标可达成性自我控制，自我管理以激励激发潜能有弹性以目标为管理手段目标自上而下指派目标过于远大，难以执行上级控制下级以监督方式减少偷懒缺乏变通目标管理一般步骤与各阶段的注意重点一、目标设定阶段1、建立完整的目标体系2、确定上下级目标关系3、以协商模式建立共识二、工作晤谈阶段1、目标体系与组织结构相吻合2、清理组织结构目标管理一般步骤与各阶段的注意重点三、绩效晤谈阶段1、执行者的自我控制2、无须凡事事必躬亲3、定期绩效评估四、定期考核阶段1、明确的时限设定2、考评模式的灵活选择3、明确公平奖惩制度你如何知道已到哪里？如何确定目标设定方式你如何到达那里？你想要去哪里？你现在在哪里？一、目标设定的规划程序诊断现状决定目标订定计划检视评估进行目标设定的技巧一、S、M、A、R、T的目标设定法Specific–目标明确的—简易清楚Measurable-可衡量的—有意义的Achievable-可以达成的—有行动的Realistic-实际可行的—负责任的TimeBound-有时间限性的—有未来第一次提问第二次提问第三次提问结论现状为什么能否改善新的方案对象（what）生产什么为什么要生产这种产品和配件是否可以生产别的到底应该生产什么目的（why）什么目的为什么是这种目的有无别的目的应该是什么目的地点（where）在何处做为何要在此处做有无其它更好的地方应该在何处做时间（when）何时做为何要在此时做有无其它更好的时间应该在何时做人物（who）由何人来做为何要此人做有无其它更好的人应该由何人做方法（how）如何做为何要这样做有无其它更好的方法应该如何做1、提问技巧5W1H目标管理执行过程中的有效控制计划(Plan)：是指建立改善的目标及行动方案1）是分析过去的事实，提出未来的假设，据以设计行动的方案，使能实现预期的目标2）计划阶段：找出存在问题的原因；分析产生问题的原因；找出其中主要原因；拟订措施计划（预计效果）四个步骤。行动(Action)指新作业程序的实施及标准化，以防止原来的问题再次发生广泛检讨，汇集各方意见，拟订下一阶段的工作计划或行动方案。检查(Check)指确认是否依计划的进度在实行，以及是否达成预定的计划追踪计划是否落实，执行是否彻底，预期效果是否体现；如执行过程效果不良，马上考虑修改计划，作第二次改善，再确认效果。执行（do）：又称执行，是指依照计划推行一种情况是做对的事(DoRightThing)另一种情况把事做对(DoThingRight)做事的优先次序，首先要找对问题，做对计划，然后再把计划的事做好做对，执行出真知。PDCA内容2、PDCA的内容3、四个特点特点之一——周而复始PDCA循环的四个过程不是运行一次就完结，而是周而复始地进行。一个循环结束了，解决了一部分问题，可能还有问题没有解决，或者又出现了新的问题，再进行下一个PDCA循环，依此类推。二、PDCA管理循环P计划DCA实施处理D检查特点之二——大环带小环类似行星轮系，一个公司或组织的整体运行的体系与其内部各子体系的关系，是大环带小环的有机逻辑组合体。PDCA管理循环PDCADPDCAD例如：对于公司检修而言，编写方案在p阶段，p阶段又有自己的pdca1、现状分析（P）2、编写方案（D)3、方案检查(C)4、方案完善、定稿(A)特点之三——大阶梯式上升PDCA循环不是停留在一个水平上的循环，不断解决问题的过程就是水平逐步上升的过程。PDCA管理循环特点之四——统计的工具PDCA循环应用了科学的统计观念和处理方法，作为推动工作、发现问题和解决问题的有效工具。4、八个步骤P阶段：计划①分析现状、找出问题②分析问题产生的原因③找出主要要因④拟定措施，制定计划D阶段：执行⑤执行措施，执行计划C阶段：检查⑥检查工作，调查效果A阶段：行动⑦总结经验⑧提出新问题PDCA管理循环目标管理的成果评估个人自我评估表技能：优势和差距•你最强的五项技能是什么（你最熟练或最喜欢使用的那些）？•为了工作的进一步发展、得到升职或找到新的工作，你首先需要学习的两、三种技能是什么？•你有哪些可以转移的技能，即那些不仅适用于某一具体工作而是可以适用于许多职位上的工作的技能？例如，基础计算机技能、谈判技能、财务分析技能等•你认为自己在别人看来具有哪些优势？下一步和机会•为达到长期职业目标的下一步，从现在起的六至十二个月内你计划做些什么？•你有哪些发展机会可以利用？•你工作中哪些内容你愿意继续做下去，或使用更多的技能去做？•你愿意尝试哪些新的工作活动或职位？•你的短期职业发展目标是什么？•为达到这些目标你需要哪些支持（培训、人员、时间、金钱等）？•你认为其他人对你的工作了职业期望和计划有何看法？绩效实地观察个别教导自我学习训练讲师团体教导员工培育记录目标管理的成果评估小组建立一、绩效评估领导者的角色透过他人并且一起合作，共同达成工作目标，列出可能遇到的问题和障碍并事先寻求解决方法、列出实现目标所需要的知识和技能、列出为达成目标需合作的外部对象与资源。二、绩效评估领导的职责执行任务，培育人才，陈述面谈目的、员工的自我评估、向员工告知评估结果、商讨员工不同意的方面和共同制定绩效改进计划等。三、领导者必须具备的九大能力了解：聆听与发问、分析、规划行动：组织力、创造力、持续力追踪：目标导向、监督撑握、自我反省工作中的二八原则要懂得有效地运用二八原则来调整你的策略，采取正确的方法，抓住最关键的20%。20%的人成功80%的人不成功20%的人用脖子以上赚钱80%的人脖子以下赚钱20%的人正面思考80%的人负面思考20%的人支配别人80%的人受人支配20%的人做事业80%的人做事情20%的人重视经验80%的人重视学历20%的人有目标80%的人爱瞎想20%的人在问题中找答案80%的人在答案中找