时间管理和二八法则_2

1没时间我没时间一瞬间来到夏天单身的地平线又转了一圈晴天终于出现转变..为何需要时间管理?八二法则与艾森豪威尔法则及时间配置矩阵时间管理的问题有效管理时间的四大关键时间管理案例:如果没有E-Mail该有多闲设定SMART的目标附录–传奇人物王品集团的戴胜益23成功与否不是能力问题，而在『意愿』是否坚定没有时间只是借口，没有『意愿』才是『失败』的主因!「时间可以造就人格，可以成就事业，也可以储积功德」--证严法师其实只要20%的时间就可以完成80%的事情为何你我都不满意现状,但是却安于现状?1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状时,表示你很想改变(change)…但是要用对“新的思考方式”。4正确分配时间i.e.,时间管理5什么是时间管理？一、时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。二、时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。80%vs.20%(or90%vs.10%)意大利经济学家VilfredoPareto(柏雷多)发现八二法则，他确认意大利国家80%的土地(财富)由20%的人口所拥有!国家80%的人口被20%的人统治。80%的人输给20%的人(赌博)。企业80%的利润来自20%的客户!(其它80%客户是澳门来的)80%的人只使用软件20%的功能。(Word,PPNT,…)通常我们80%的时间花在解决20%的问题。6什么是八二法则？780%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物前面的80分通常只要花20%的努力◦努力成果边际效用递减◦没有人要你每科拿100分程序(习题)20%的时间可以完成80%◦尽快完成最关键的部份，让事情看起来像做完80%一般。8每科都先拿80分再说!(20%的力气)剩下的时间优先分配于有兴趣的或效用大的!91st急2nd重3轻4th缓1?4?23时间管理矩阵低高紧急度高低重要性??要把时间用在对的地方!美国艾森豪威尔将军指出，人们的精力，往往被紧急但较不重要的事情所占用，而并未完全或尽可能的将时间与精力用在重要的事。◦「艾森豪威尔」法则的启示：留多一点时间给重要的事情。10?1?紧急4重要不紧急不重要45%35%5%15%ButHow?说的容易..降低右表中3和4的时间!错误的时间分配11紧急的事不紧急的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓时间管理矩阵35%50%12%3%留多一点时间给重要的事情12121.重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给信任的部属,这叫“灌能”13紧急的事不紧急的事重要的事设备故障或生产停摆员工产生肢体冲突有期限的任务突然停电顾客抱怨计划之研拟公关之促进技能之提升问题之调查误会之澄清不重要的事有些会议之出列席有些不速之客到访有些临时的邀约有些无谓的请托有些无聊的电话有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作个人嗜好的沈迷无关紧要的信件时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一样多。时间是无法累积与增值的资源。所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。14时间管理就是自我管理。自我管理即是改变习惯，以令自己更富绩效，更富效能。◦把事情很快地做完，叫做效率。◦把事情很快又很对地做完，叫做效能。◦Dothethingright!Dotherightthing!时间管理就是要学会如何运用时间。时间管理就是事前的规划与长期的计划。1516你的时间管理出了什么问题？一、无法管理外在的要求主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。担任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间，当有人临时找你需要讨论事情时，可以请他在你有空的时间再来。1/3缺乏说“不”的勇气。17你的时间管理出了什么问题？二、做事没有方法我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，但事实上，这并不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有许多方法，重点在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？2/3尽快完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般。18你的时间管理出了什么问题？三、过度沟通而没有想法如果真要开会，要避免毫无结果的讨论。当我们遇到问题时，第一个想到的是找人开会，希望多一点人一起商量讨论。但是「会议的核心目的在于做出决策，而非讨论。」主管应该事先分析问题的可能原因、可能的解决方法，然后在会议上提出来让大家讨论，听听其他人有什么想法。这样可以让你原先的思考更为完整，而且可以当下做出决策，开完会后所有就能立即开始工作。3/3从自我可掌控的部份开始厘清不同性质的工作排定ABCDE优先级留点时间给自己1920有效管理时间的四大关键一、从自我可掌控的部份开始主管在进行时间管理时，可以从自己可能掌握的部份开始，包括与下属的互动时间、和完全属于自己的时间。最直接的方法，就是有效管理与属下之间互动的方式。让属下遇到问题时，能够提出建议并采取双方都同意的做法或是主动采取行动并向上报告。1/421有效管理时间的四大关键二、厘清不同性质的工作根据美国密西根大学心理学和神经学科学家最新研究发现，人的大脑在持续不间断处理一件事情时，才能发挥最佳功能。因此，最佳的工作方式就是将性质类似的工作集中在同一时段完成。你可以将工作分成两大部份：需要高度专注力的工作，如撰写报告、拟定计划等。相对而言不需要太多专注力的工作，像是开会、处理文书作业、电话连系等。2/422有效管理时间的四大关键三、排定优先级可以采取ABCDE模式：．A级工作：非常重要且紧迫、必须立刻完成。．B级工作：很重要，但有较多缓冲的时间。．C级工作：可以做的事，但是没有很重要，要不要做也没有太大的影响。．委派（Delegate）紧急但不重要工作：将紧急但不重要的工作分派给适当的人执行。．删除（Eliminate）没有时间做的工作：如果排不上时间，又找不到人立刻处理，就直接删除。3/423有效管理时间的四大关键四、留点时间给自己记住!你无法做一切的事情，要学习何时该说不。尽管工作再忙，都应该留给自己一点时间，在不受打扰的状况下，专心的思考一些问题。4/4主管不仅是做事的人，更要成为思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的规划，像是团队未来的发展或是新市场的开发等。并不是每件事情都那么的急。如果我们每件事情都要实时地处理掉，相信我们会变得神经兮兮的。所以应该要有一个地方，缓冲区，让我们放一些比较不必马上处理掉的事情，但是时间到时又要能提醒我们。24拒绝要求四部曲◦倾听、提出理由、提供变通(alternative)建议、回绝要求。拒绝部属◦鼓励部属指出冲突所在，并提出变通办法；必要时支持部属拒绝不合理的要求。拒绝老板◦提醒他你目前处理中的工作，并请他协助决定新工作的优先次序。251.你一天花多少时间在看Email?2.你进Email会不会看广告信?3.你看Email的时间是连续的,还是片断的?4.你的Email有没有做分类?5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回信?6.你进Email信箱,是先看信还是先发信?26葛洛夫:你的时间是不是被Email切成零零碎碎的片段?其实你应该集中处理它!AndrewS.Grove（安德鲁˙葛洛夫）为「Intel」主要创始人一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍，然后做分类的动作。(或设定自动分类)除了真正急件以外，集中时段回信。养成习惯，一天只在三个时段看Email,例如:时段信箱回信备注08:30公事V13:00公事X急件才回17:20公事V21:45私人V2728今天必须做的事目标设定要SMART◦Specific要明确◦Measurable要可量测◦Attainable/Achievable要可达成◦Realistic/Relevant要务实/要切题◦Timebound要有时限29Acronym头字语时间管理就是要有好的规划。行动才是企划的开始。用兵贵在速战速决，时机稍纵即逝。可以早上做完的事，决不拖到下午完成。可以一天做完的事，决不分成两天完成。养成做备忘录与思考的习惯。◦开始工作之前，如果能花费15分钟仔细思考你要做些什么，就能节省四小时的时间浪费。将性质类似的工作集中在同一时段完成。◦需要高度专注力的vs.不需要太多专注力的每天至少完成一件事情，特别是在工作情绪低潮时。30一直不去看牙医---牙疼会愈来愈厉害，甚至需拔牙或做根管治疗。延误机械修理---故障后花费更大。迟迟运动计划---容易缩短生命。延迟答复询问---将失掉顾问。拖延开发新产品---将被对手超越。延误重要的事情---将丧失丰富的人生。31每天至少完成一件事情。◦完成事情的定义:完整的+相关的+善后的+记录的文件◦通常完成一件完整事情就会有力气再做第二件事情不要因为花了时间去度假而觉得内疚，度假使你心情愉快所以会让你更能有效的工作。莫非定律(Murphy'sLaw)◦Ifanythingcangowrong,itwill.◦会出错的事终归要出错◦不要杞人忧天!3233开始工作之前，如果能花费15分钟仔细思考你要做些什么，就能节省四小时的时间浪费。时间管理是一种工作习惯的养成，它就是生活的一部份，而非是额外的工作。当你有了良好的工作习惯，对你自己、对周遭的人都是好事一桩。Summary先做不想做但必须做的事。王品集团老板戴胜益月休15天，理由是不让忙碌工作失去生活乐趣。他清楚知道如何分配工作与休闲时间，「如果把自己弄得很忙，就无法思考公司的未来和大方向」。己经遍览全球八十多个国家的戴胜益说，他不但增加自己的国际观，也强制主管必须休假，「因为忙碌疲备，会降低服务质量」。34注:戴胜益为三胜制帽(扁帽工厂)老板戴胜通的弟弟戴胜益1993年创立王品集团，至2006年王品集团旗下已拥有7个餐饮品牌、59家分店。2007年营收更超过新台币40亿，各品牌分店数突破100家大关。「王品台塑牛排」的主力产品是中国口味的精致牛排餐；「西堤」牛排标榜新都会时尚西式精致套餐；美国「PorterHouse」为牛排西餐；「陶板屋」诉求和风创作料理；「原烧」为现代日式风格烧肉店；「聚」为北海道昆布锅套餐；「Ikki」卖的是怀石创作料理；「夏慕尼」则为新香榭铁板烧套餐。2003年7月正式进军大陆市场。35在39岁从扁帽工厂的副总出走，开了BB乐园大赚后乱投资又赔光光..某次机会中品尝到台塑牛排，戴胜益发现，有些人像王永庆，并不喜欢吃带血且半生不熟的牛排。而台塑三娘自行改良过的中式全熟牛排，获得许多老板和消费者喜爱，也就是在这种因缘际会下，让戴胜益从中得到创业灵感──单一产品也能成为商机。36「舍得给」是他对待员工的方式。「给得起」也让他吸引了许多优秀人才跳到这个愈来愈大、愈来愈深的池子里。37当个餐厅店长也能年薪千万？上菜的鞠躬幅度、微笑程度都有计算？这不是天方夜谭，而是戴胜益十几年来的餐饮魔术。38民国八十一年，王品集团董事长戴胜益因投资失败后跑去香港海洋公园剧场高高的看台上，凝神欣赏海豚跳火圈特技表演，看着几只海豚一次又一次跳跃过燃烧中的火圈，现场的观众发出赞叹的惊呼，每次海豚跳过火圈，驯兽师立刻喂给海豚一条鱼做为奖励。海豚领导学?驯兽师的立即奖励，是海豚愿意往火圈里跳的最大诱因。这是『鱼性』，『人性』也一样！这是戴胜益从海豚跳火圈领悟到的「实时奖励、立即分享」道理。