时间管理工具

實用管理工具解析深圳市麥金士企業管理諮詢有限公司深圳市麥金士企業管理諮詢有限公司深圳市麥金士企業管理諮詢有限公司深圳市麥金士企業管理諮詢有限公司主講：劉大文用“四象限原理”規劃時間Agenda-1時間管理的重要性•時間是資本和無法更新的收入。•任何一個制定出來幫助我們高效率地安排時間的計畫，都必須從我們對時間寶貴性的認識入手。•管理好你的時間就能管理好你的工作。時間“四象限”法著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”,時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的學習與工作上。常用的時間管理工具重要和緊急的不同重要的事：
你個人覺得有價值且對你的使命,價值觀及首要目標有意義的活動,來自內在的需求，對自己而言要事有時並不緊急但需要更多的時間,並且天天做。緊急的事：
你或別人認為需要立刻處理的緊急時間或活動,來自外界影響你的生活與工作次序。我們可以用這兩個要素及對立面所形成的四象限來描述我們所從事的活動。這四象限構成“時間管理矩陣圖”時間管理象限圖重要緊急緊急並且重要重要但並不緊急緊急但不重要不重要且不緊急危機危機,,急迫的問題急迫的問題,,有期限的任務有期限的任務,,會會議議,,準備事項準備事項11、準備事項、準備事項22、預防工作與計畫、預防工作與計畫33、價值觀的澄清、價值觀的澄清44、關係的建立、關係的建立55、真正的休閒充電、真正的休閒充電66、授能自主管理、授能自主管理干擾干擾,,一些電話一些電話,,電電子郵件子郵件,,一些緊急的一些緊急的事件事件,,湊熱鬧的活動湊熱鬧的活動11、細瑣、忙碌的工作、細瑣、忙碌的工作22、一些電話、一些電話33、浪費時間的事、浪費時間的事44、、““逃避性逃避性””活動活動55、無關緊要的信件、無關緊要的信件66、看太多的電視、看太多的電視20%15%15%65%65%1%1%1、哪些事情妨礙你花更多時間在第二象限的重要活動上？2、列出下周你可能面對的一個屬於第一象限（緊急且重要）的事件或活動，你可以在第二象限中做些什麼準備來降低第一象限的影響？專注第二象限，從而減少來自第一象限的壓力當面對懷疑是第三象限但卻列在第一象限的活動時，用下列問題來檢視自己：
我內心深處的“事”是什麼？
我真的必須做這件事嗎？
假使我不做會發生什麼事？
我如果延遲或不做，這件事對我跟他人相處或與組織的情感帳戶上會產生什麼影響？杜絕不重要的活動杜絕拖延•除了第四項以外,其他的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情4th3rd不重要的事2nd1st重要的事不緊迫的事緊迫的事如何提高工作效率1.瞭解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好用“80/20法則”分配時間Agenda-280/20法則•義大利經濟學家帕累托法則•花最少的力氣,獲得最多的效益•控制少數重要性因數，就能控制全局•你所完成的工作裏,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的20%80%20%80%投入產出做20%而重要性是80%的工作事項六：事項七：事項八：。。。。事項一：事項二：事項三：事項四：事項五：價值20%的工作價值80%的工作如何運用80/20法則1.詳列每天的工作2.價值分類3.時間分配每個計畫如何給予評分•先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)•分成三個項目(也可依自己的價值觀調整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分數.最好給5分,最不好給1分•將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計畫用“SMART”法確定目標Agenda-3★目標決定我們的未來•每一次實際創造是由心智創造開始，即一個想法、計畫、觀念或動機。•第一次創造為規劃預期的結果；第二次創造為實現預期結果。•明確的目標能促進自我評估。•明確的目標能發揮優勢、激發潛能心智創造先于實際創造目標設定之要領(S.M.A.R.T.)S：明確的(SPECIFIC)5W+2H/明確的目標較籠統的目標較易達成我將要做什麼以及如何評量其結果5W+2H目標設定之要領►WHY—--為何要做？明確指出達成目標的原因、目的或收益►WHAT---要做什麼？想達成的目標為何？►WHEN---何時完成？找出時間的結構►WHERE-何處完成？找出地點►WHO-----誰去完成？誰主辦？誰協辦？►HOW-----如何做？依時間發生之先後序列計畫行動步驟►HOWMUCH—預算多少？記載每一筆費用之單價數量目標設定之要領M：可衡量的(MEASURABLE)►如何知道我已達成目標？►為使期末可以核算目標之達成度，故應量化►比較性：值之設定應參考標準值、預算值或實績值。►進步性：目標水準若必須參考往年實績時，可以過去三年實績平均值為參考基準，過去三年績效已達標準值或預算值時，應尋求突破目標值。A：可達成的(ATTAINABLE)設訂目標後即須培養達成目標的能力與人格特質挑戰性：具困難度，但有改善之餘地(例行性的工作不列入)。可行性：以現有的人力、設施，經過相當時間的努力即有達成的機會。Q：這個目標是否有希望可以達成？A：大部分的目標都能達成，只要你明確的計畫與步驟目標設定之要領R：實際的(REALISTIC)是指有能力與意願追求的，應顯示工作成果而非過程，以免「勞而無功」T：Timebound有時間範圍的包括：完成日期、控制點、時間－工作表目標設定之要領1、要完成什麼（~~動詞＋名詞~~）2、對想要的成果訂下可衡量的目標。3、預定完成目標的日期。目標陳述通常的三個條件用“6W3H”法分析細化目標Agenda-4何謂6W3H何時WHEN哪個WHICH何地WHERE多少費用HOWMUCH誰WHO多大、多少HOWMANY是什麼WHAT怎樣HOW為什麼WHY6W3H應用程式1.明確瞭解工作進行的目的及理由（WHY?）2.確定要做哪些事項（WHAT?）3.明確責任者與協助者，誰來做？（WHO?）4.什麼時候要完成（WHEN?）5.在什麼地方完成（WHERE?）6.確定各項工作的優先順序，找出解決問題的重點對策（WHICH?）7.明確各項行動如何進行以及順序步驟（HOW?）8.工作數量是多少(HOWMANY?)9.預算費用是多少（HOWMUCH?）用“PDCA工作迴圈”實施計畫Agenda-5①P—D—C—A(Plan—Do—Check—Action)②管理程式:(規劃—執行—檢討—改善行動)APCDAPCDAPCDGoGoGoGoGoGoUpUpUpGoGoGo非重複性工作的計劃性管理①S—D—C—A（Standard—Do—Check—Action）②行動程式：（標準化—實行—檢核—改善行動）ASCDAPCD重複性工作的標準化管理不正常正常修改、制定標準日常管理与PDCA再發防止目標計畫方法計畫教育訓練實施以結果來診斷應急措施檢查過程APCD設定管理基準選定重要管理專案展開管理專案確定任務與職務的範圍檢討現狀確定許可權明確相關標準訂定管理方法教育訓練依標准實施實施收集數據教育訓練真因異常分析應急措施與基本比較正常不正常日常檢點P→D→C→A是一個工作思略，要產生效用必須做有效的可操作步驟展開，從而起到預期的效果（以解決問題為例）。分析資料4目標設定及行動計畫擬訂3檢討及改進.再行動10成果比較8確認(CHECK)擬訂對策6選定題目2標準化9處理(ACTION)對策實施及檢討7實施(DO)追查原因/分析資料5發掘問題1計畫(PLAN)解決問題與PDCA魚骨圖Agenda-6特性要因圖問題的特性是由許多要因造成的！要要因因要要因因要要因因要要因因要要因因要要因因問題特性問題問題特性特性•何謂特性要因圖：一個問題的特性受到一些要因的影響時，我們將這些要因加以整理成為有相互關係而且有條理的圖形。這個圖形稱為特性要因圖。大要因大要因大要因中要因中要因中要因中要因小要因特性將這些要因分群成為大、中、小要因，可繪製成特性要因圖，因其像魚骨故又稱魚骨圖。大要因機械問題人的問題材料問題環境問題方法問題特性品質不良魚骨圖一般的考慮範疇•配合腦力激蕩術（BraimStormingBS）搜尋更多知識（knowlege），以「聚焦原則」，將個人意見及看法通過相互激蕩，整合成群體意見，以符合「融合」、「責任」與「進步」之精義。但應遵循下列原則：①過程禁止批評他人意見，破除階級尊卑意念，無拘無束進行研討。②儘量使每個人思想自由開放。③所產生之創意、主意愈多、愈新鮮愈怪異愈好。④利用別人靈感引導自己靈感，結合成更完整的構想。⑤不要太早下判斷性定論。⑥將個人意見記錄下來，大家想出的創意、點子予以整理、評價，使用。假設並不是結論,差別在證據.現象與原因不同.對事不對人才能洞悉事實.結論必須要能成為解決對策.獲取群體的知識與經驗管理絕非全方位的努力.解決問題的要點SWOT分析法Agenda-7WhatisSWOTAnalysis?•S–Strengths(強處);W–Weaknesses(弱處)•O–Opportunities(機會);T–Threats(威脅)•強弱威機分析可以用來發現你的長處與缺點以及檢視你所面對的機會與威脅。應用此一套方法進行分析將可以在面臨改變時獲得到啟發並且輕易發現有用的解決方案。•強弱威機分析是用來分析一個組織或一個計畫的強處、弱處、威脅與機會。通常運用小組研討，並以視覺化表現的方式來進行，通常也用在擬定公司策略的計畫會議上。•怎樣進行個人強弱威機分析呢?就是回答下面的問題：•強處–1.你的優點是什麼？–2.你在那一方面表現的好？–3.能做哪些別人不能做的事–4.有哪些與眾不同個人SWOT分析個人SWOT分析(續)•弱處–1.什麼地方應該改進？–2.什麼事情失敗了？–3.應該避免什麼？–是不是其他人看到了你所看不到的缺點？你的競爭者是不是做的更好？現在是面對現實的時候，也要誠實面對令人不愉快的事實。個人SWOT分析(續)•機會–1.你面對什麼樣的好機會？–2.有些什麼好的趨勢？–有用的機會可以來自下列地方：•技術的進步或是市場規模的變化•相關政府決策的變更•社會型態、人口、生活方式的變遷等•地方上發生的事件個人SWOT分析(續)•威脅–1.你面對怎樣的障礙？–2.你的競爭對手的作為？–3.顧客對你的工作、產品或服務的要求是不是有改變？–4.科技的進步是不是影響了你的工作與職位？組織SWOT分析•強處-任何能夠達成目標及打倒威脅的內部資產(技術、動機、科技、財務、關係網絡）•弱處-內部的缺點妨礙組織達成目標•機會-任何一種內,外在的環境或趨勢可以幫助組織完成目標•威脅-任何一種內,外在的環境或趨勢妨礙組織完成目標SWOT分析專注之問題•你的目標是什麼•關鍵成功要素是什麼？•資源與能力分析•與其他競爭對手相比，擁有程度如何？•我們如何改進我們自己•我們如何分清楚內在架構情形及外部的情況機會/挑戰•供與求各將如何變化？•行業各環節的經濟效益將如何變化•造成行業劇變額潛在契機有那些？•競爭對手將有什麼舉動？SWOT分析把內部競爭力與外部環境結合起來利用機會發揮優勢對付威脅彌補弱點優勢/弱點•靠什麼資產/能力來保持與加強目前的競爭地位？•削弱競爭力的資產/能力有那些？可用來作內部能力評價和競爭分析從各種外部因素中找出潛在的機會與挑戰SWOT分析與對策矩陣WTWTWTWT減少弱勢減少威脅STSTSTST使用強勢減少威脅外部威脅(TTTThreats)WOWOWOWO減少弱勢利用機會SOSOSOSO使用強勢利用機會外部機會(OOOOpportunities)內部弱勢()內部強勢(SSSStrengths)內部因素外部因素“五個為什麼”分析法Agenda-85個為什麼？•源于豐田公司的改善流程•想解決問題，必須找到問題的源頭•詳細說明要處理的問題•不斷提問“為什麼前一個事件會發生”•持續進行，直到沒有可提供的答案。•