采购管理策略

科技采购业务基本理念资财部2005年6月目录一、采购的基本概念●采购在价值链中的作用●采购的目标和职能二、采购业务运作系统●定位●战略●核心价值●运作原则●主流程三、基于物料族的采购组织架构●物料族和物料认证组●物料认证组的职责●物料认证组的组成四、供应商选择、评估●战略性选择供应商的意义●供应商选择、评估的要素●供应商评估的方法五、采购策略●基本采购策略●分类采购策略六、供应商关系管理●供应商分类●供应商分类管理策略七、采购业务监控八、在研发中构建产品成本商品采购和服务费55.0%利润5.0%企业管理费20.0%工资和福利20.0%商品采购和服务费利润企业管理费工资和福利一般电子企业的费用分布：钱到哪里去了...作为供应链的重要环节，采购是否具有竞争力是企业生存和发展的关键——美国工业企业平均采购费用占销售额的54%。——台湾电子制造业物料成本约占销售额的70%企业竞争力的高低取决于如何以最低成本创造最高价值——在税前利润为14%的情况下，减少1元采购费用，相当于增加7元的收入；——有效的采购可以节省货物和服务总花费的2%到15%。DELL依靠强大的供应链，其成本较竞争对手低20%以上。2003年第二财季（2003.02—2003.04），全球PC业出货量同比下降1%，但DELL出货量同比增加26%，每股净收益率同比增加30%以上。——原材料缺货、生产停顿的直接后果是客户满意度的降低，甚至丧失市场份额——新产品推迟上市将造成：●失去新产品最佳销售机会●研发成本额外增加在客户导向和时间导向的竞争环境里，及时的物料供应是保证市场份额的关键某公司对某产品延迟上市一个月的损失所做的估计：——少销售530万元人民币——利润减少265万元人民币——项目组的成本增加37.5万元保证优质及时的供货和追求持续降低采购总成本是采购工作永恒的两大目标采购业务的目标采购的5R：——RIGHTVENDER（合适的供应商）——RIGHTQUALITY（合适的质量）——RIGHTTIME（合适的时间）——RIGHTPRICE（合适的价格）——RIGHTQUANTITY（合适的数量）内部压力●降低成本的压力●货期不足的压力●减少库存的压力●快速获得采购信息的压力●时间导向、客户导向策略的压力采购面临的新挑战外部压力●全球化经营带来的竞争压力●单一货源的压力（专有技术、知识产权保护）●客户多品种小批量需求方式的压力采购面临的压力迫使其职能从事务性向策略性提升，从被动型向主动型转变谈判文件处理价值分析品质改善寻找替代接待供应商电话选择供应商开会传统职能：谈判价格安排采购和交期存货控制等新的职能：评估现有供应商选择开发新供应商价值分析、策略规划参与新产品开发等。●搜集供应-市场信息●建立Sourcing●管理外包活动●建立灾难响应计划●预认证供应商●批准供应商●建立战略性伙伴关系——与关键供应商共享预测计划——管理关键供应商采购的基本职能（1）——战略SOURCING●发送RFQ●分析供应商报价●AVL●管理物料族●管理ECO●识别采购合同（总量）需求●选择合适的采购策略●建立采购合同——管理SOURCING：——参与新产品开发：●建立优选库●新器件需求标准化●自制或采购器件/服务●管理试产物料供应采购的基本职能（1）——战略SOURCING（续）采购的最主要职责是供应商选择和公平价值的确定●发放预测●生成PO●维护PO批准层次●管理PO更改单●维护PO信息●监控PO交货采购的基本职能（2）——履行采购●处理PO单货不符●更新PO状态●关闭PO●响应灾难事件●供应能力分析（约束资源）——管理内部采购绩效●建立采购衡量指标●了解内部客户满意度●分析内部绩效●实施改进流程●满足培训需求采购的基本职能（3）——管理绩效——管理供应商绩效●建立供应商数据，细分供应商●衡量供应商绩效数据●管理投诉●管理供应商绩效目录一、采购的基本概念●采购在价值链中的作用●采购的目标和职能二、采购业务运作系统●定位●战略●核心价值●运作原则●主流程三、基于物料族的采购组织架构●物料族和物料认证组●物料认证组的职责●物料认证组的组成四、供应商选择、评估●战略性选择供应商的意义●供应商选择、评估的要素●供应商评估的方法五、采购策略●基本采购策略●分类采购策略六、供应商关系管理●供应商分类●供应商分类管理策略七、采购业务监控八、在研发中构建产品成本采购规则与原则战略性地选择供应商高效的采购执行过程有效的供应商管理系统供应及时的与优质的生产物料采购成本的节约采购运作系统的要素职业化采购人员IT化的运作系统长期的供应商合作伙伴关系●定位——阐明采购所要达成的目标。●战略——强调采购所要关注的领域。●核心价值——明确采购所要遵循的业务原则。●运作的原则和指南——为采购应如何运作提供运作指导准则。为了达成公司的采购目标，需要对采购战略加以界定和明确，以建立一整套通用业务规则和指南定位我们将朝何处发展？战略哪些问题是我们必须关注的？核心价值我们的业务原则是什么？运作的方针和指南我们的运作原则是什么？——保持持续的采购竞争优势比材料市场价格下降快，而在市场价格上升时能更好控制涨价。——物料的及时供应、合理的库存控制库存带来的问题：资金占用，跌价损失和呆死料风险。——参与产品开发全过程，缩短产品上市时间，提高产品的市场竞争力“我们致力于建立起安全、稳定、高效的供应链，通过采购、计划全流程的运作规则和制度，……使公司的价值投资达到最大值。”采购的定位在采购的定位中强调总体采购成本的观点采购交易总成本●单项物料价格●折扣率●运输成本——包装成本——管理费用——税率——经纪/承运费用●延迟付款成本采购总成本●所有物料价格●折扣率●处理成本——PR/PO处理——物料检验成本——退货处理——付款处理总的成本●产品总成本●产品原材料的总成本●总的原材料的成本比业界平均水平下降的比率销售订单采购制造库存运输库存交货服务发货某公司的测算：每份PO的处理成本为800元卓翼成本下降率采购竞争优势业界市场下降率有利的竞争优势：-比市场价下降快-比市场价上升慢——PCA是采购部向公司贡献的价值。它用于衡量与供应商选择、公平价值评定、最终谈判有关的成本规避（避免付出的成本）、成本减少和绝对竞争优势（和业界基准相比）●PCA测评卓翼与业界的相对成本表现●将卓翼实际采购成本变动与同类市场成本变动作比较●将卓翼与竞争对手的成本作持续的差异比较用采购竞争优势（PCA）的概念，来衡量企业总体成本的节约。采购战略（1）——基于物料族的采购组织架构——建立使用通用物料的规则，通过优选厂商、优选物料库和物料的标准化以控制新物料的快速增长——根据行业相关性的特点，组建对应于不同行业的、基于通用物品的物料族——建立物料认证小组，通过运用“80/20”规则，使每一物料族所对应供应商库合理化，以便最大限度地运用量的杠杆作用——每一个物料认证小组将是一个具有自我驱动力的团队，他们将自己决定所需实现的目标/目的、应关注的领域以及工作方法等——卓翼科技采购采取自己定购策略——采购体系的主要工作职责是供应商选择、供应商管理。——同时，通过部份器件自己采购以达到灵活操作、快速响应市场和满足局部需求的目标，使供应链变得简洁、高效。采购战略（2）——自己定购“简单、直接、高效、可控”是供应链运作的原则，降低采购成本和管理费用是采购追求的目标。——着重与供应商建立一种新型的WIN-WIN关系，构建一个柔性的和稳定的供应网络和平台，致力于与关键供应商发展稳固可靠的长期战略合作关系。——突破传统的“我们－他们”的采购理念，使供应商能更紧密地配合我司业务的需求，成为公司产品开发、物流管理的一个重要部分，从根本上谋求采购能力的提升。与供应商关系的变化：对手：以最低价买（80年代）伙伴：总成本最低（90年代以后）采购战略（3）——双赢的供应商关系——在技术和质量指标符合我司要求的前提下，优先选用国产物料。——积极推动物料国产化替代。采购战略（4）——物料国产化——物料国产化一般可降低成本50%以上。——国产器件有持续的降价能力。——由于国内外厂家利润目标不同，国产物料的生命周期更长，长期供货保证能力更强。——国内厂家供货周期短，反应快，柔性强。——国内厂家本地化的服务及时。采购战略（5）——多家供货和引进替代——若独家风险成本（断货、高价、质量风险）大于替代风险成本（转移成本），则应建立替代。——若替代风险成本远大于独家风险成本，则应想办法减小缺料/断货风险，手段有储备、长单等，也即锁定（lock-in）。锁定的本质是将来的选择将受到今天的选择的限制。唯一供应商对健康的采购运作非常有害：——供应商处于强势地位，采购策略难以实施——缺料、断货、质量风险高——供应链的安全性依赖于个别供应商，风险大——难以争取有竞争力的价格和其它商务条件采购的核心价值观即使由于业务的变化而使战略过时，但核心价值必须及时修正，始终保持正确。诚信与团队合作●确保卓翼科技及其供应商共同遵循所有协议的文本与精神。●在信任、诚实与正直的基础上构筑同供应商的长期合作关系。●决不为求得局部或部门的利益而牺牲卓翼科技的整体最佳利益。●寻找相互之间，包括跨部门的合作伙伴以及供应商之间的团队合作，诚信、相互尊重与绩效的卓越。理解：●努力寻求对我司及供应商的能力、要求与需要的全面的理解。●积极阐明我司和供应商的观点，并促进各个层次和各部门沟通。主动性与紧迫性：●永不满足地追求技术、价格、质量、交货、响应、速度和创新所带来的竞争优势。●要认识到持续提高我司采购有效性这一问题的紧迫程度，并不断投身于其中。——只有采购部门才能代表公司对外承诺和执行所有涉及供应商的选择、采购等行为。所有用于产品与服务的采购款项的承诺，必须通过采购部门来执行。采购运作原则（1）——采购授权——在采购内部所有的采购行为，包括采购合同的签定，都必须得到采购部主管的授权。采购的四种决策权：●供应商选择●交易价格及条件之决定●采购规范之确定●与供应商之接触、联系采购运作原则（2）——申购、采购、监控分离明确申购需求申购/计划部门采购部选择供应商/采购确定收货仓储部处理发票/付款财务部及时优质的供货——采购全流程由采购需求、供应商选择及执行采购、收货及验收、付款等四个独立的部分构成——任何个人或独立的责任部门都不能承担多于以下业务一项的责任——只有当物料或服务不能集中接受时，申购和收货才可以由一个人或一个责任部门承担——采购必须在公平、公正、公开的原则下进行，采购部门负责为公司获取最佳的总体价值，选择并确定最佳供应商，确保每一项采购活动和决策都能为公司带来最佳利益——与供应商合作及所有的商业活动必须遵循诚信与商业道德准则采购运作原则（3）——追求最佳总体价值——在物料选择和需求提出时，要考虑可采购性，尽量选择可以多家供货的采购项目，并始终贯穿总成本的概念——建立通用物料（Commodity）的概念，提高物料复用率——合理控制供应商的数量，代理环节必须增值——尽量减少单一货源和独家供货采购运作原则（4）——物料选用控制采购运作原则（5）——自行采购之控制采购部负责向所有部门提供采购服务，集中控制供应商选择，负责所有供应商关系的管理——选择和评估供应商，价格不是考虑的唯一因素，但始终是最重要的因素之一。——技术成熟，可以多家供应的采购项目，都可以进行比价采购。——比价应该是采购中最常用最普通的采购方式。——在不同的供应商之间进行比价方式的选择，是基于大家在价格以外的其他方面处于相同的水平，或者将趋于相同的水平。采购运作原则（6）——比价——在考虑成交价、贯彻采购“适价”原则时，还应考虑基于其他方面的不同而带来的交易成本变化，比如交货地点、送货方式、货期、赎期等，应尽量使总成本最低。——与供应商的价格确定必须与数量相结合，运用数量杠杆，并充分利用供应商的阶梯价格政策，做到适量适价。采购运作原则（7）——适价原则——适价原则：公平合理●公平：双方交易中地位平等，双方对价格的决定都有影响力，而非单方意见。●合理：最后价格双方都乐于接受，价格水准符合当时