时间管理教程--李娟7540

资深讲师：范兴中时间管理TimeManagement作业1讨论1请用些成语或者字句来描写时间。在过去的岁月里，对时间的看法，感觉！习惯真的很难改吗？有什么方法？每天忙的要命！时间真是不够用？时间管理不是管理时间而是管理自己时间管理的关键关注结果而不是使自己忙碌计划有效顺序而不是优先处理计划表从钟表转变到罗盘物有本末，事有终结知所先后，则近道矣控制自己的时间与工作，而不是让它控制自己。基本了解方向重于努力，目标在于实现，理想必须具体化。时间是绝对有限的资产，不能买卖、堆积、储存，更不能增加。意愿、能力意愿：愿意投入的态度能力：处理事物的才干有意愿有能力无意愿有能力有意愿无能力无意愿无能力效率、效果效果：达成预期目标有效率有效果有效率无效果无效率有效果无效率无效果产出投入效率：黄先生时间管理案例分析延误原因1.二十九天内没有把报告做好没有定目标和作计划2.打算做报告的当天属下生病，代出席会议.上司紧急命令一些电话突发事件,处理失当紧急事件被打扰３.下班回家交通挤塞4.看电视不能自我约束5.放弃工作,转向睡觉.不能自我约束6.赖床不能自我约束7.没有带一些文件回家善忘8.上班交通挤塞练习:知行合一检视一下围绕你身边的时间杀手有哪些？哪些可以由你控制？哪些不可以（你感到身不由已的）？你可以做些什么去改善？时间杀手(TimeWaster)的分类有形（自觉)无形（不自觉)1.接听电话1.欠缺周详计划2.打电话2.不懂分辨缓急先后3.会议3.过分专细节4.打扰4.不懂说”不”5.官僚作风5.拖延6.沟通不足6.善忘7.办公室政治7.不懂授权8.跟”有问题”的人共事8.欠缺组织9.资源不足或过多9.健康人生10.新闻文件及信件11.交通挤塞设立和确定目标原则Specific：具体的Measurable：可衡量的Achievable：可达成的Result-orientated：以结果为导向的Timebound：有时限的SMART原则量化目標•幸福•成功•英俊•美丽•自信•积极目标设定的重点挑选少数重要的避免太多或太少权数分配工作计划时间计划全面计划＋＝目标行动次序时间估计时间表灵活性美钢铁大王CharlesSchwab的ToDoList日期:今天主要目标:次序事项所需时间什么时间处理今天要务分配时间上要紧记定律梅菲定律（Murphy’sLaw）八二定律意大利经济学家巴雷德VilfredoPareto80%20%20%80%80%20%20%80%事情时间时间效果周工作记实表一二三四五六日8:008:158:308:459:009:15……星期时间周工作记实分析与下属接触与其他部门接触外界接触行政事务策划写报告会议向上司汇报执行检讨时间管理的象限紧急程度非常重要非常紧急重要但不紧急紧急但不重要不重要不紧急重要程度ABCD时间管理-重要而紧急的事重要：影响深远的。紧急：要立刻处理的。现象：压力大精疲力竭危机处理忙于救火时间管理-重要而不紧急的事做事有品质有计划善于运用资源现象：看似不忙碌井然有序时间管理-紧急而不重要现象：疲于拼命在非重点事项缺乏自制力轻视目标犹豫不决但不偷赖时间管理-既不紧急又不重要一些事情不重要又不紧急，但却给我们一种忙忙碌碌的成就感，似乎表现出自己并没偷懒。现象：缺乏责任感工作效率低下制订时间管理计划的前期准备评估现在时间的运用设立目标计划有效的利用时间注意优先次序避免干扰工具计划应具备六个要素结果－－是什么目标？要达到怎样的结果？行动－－要做些什么？次序－－哪些为先？哪些为后？时间估计－－每项行动需要多少时间？时间表－－什么时候处理什么事项？灵活性－－有无预留时间给不可估计的突发事件？制定时间管理计划时间日志参考至少过去一周时间的使用流水记录日常所需完成工作的列表本周/本月所需完成工作的列表每项工作任务的优先及设定每项工作所需时间的设定每项工作所需资源的规划考核标准的表现形式作业2讨论2在一天当中，花费时间最多地方在哪里？原因？影响时间最重要因素有哪些？（三个以上）目标怎么管理？工作过程中，有人打扰怎么办？如何执行时间管理计划持之以恒，信任你的计划，依赖你的计划，使计划本成为你不可缺少的随身伴侣。及时修正你的计划。建立确实可行的任务。使计划中涉及的人员和部门及时了解你的计划进展情况及他们所应负责的那部份工作。及时记录执行结果。时间管理计划执行的评估阶段性的量化分析已完成的工作有效时间与无效时间比例计划内与计划外时间比例重要任务与非重要任务所占用时间比例主动时间与被动时间比例日常工作与创造性工作所占时间比例阶段性的与时间管理计划涉及的相关人员进行沟通，获取反馈意见。管理循环方针策略目标实施计划日程表标准化修正做法找出问题原因检查结果执行训练工作分配Plan(计划)Action(行动)APCDDo(执行)Check(检查)周工作计划安排日期：月日至月日目标：1.2.3.优先级别工作内容估计时间日期安排每日工作计划表日期：年月日优先级别(A,B,C,D)时间需完成的任务若完成打√8:00~9:009:00~10:0010:00~11:0011:00~12:00中午13:00~14:0014:00~15:0015:00~16:0016:00~17:00晚间常见的时间浪费因素自我因素环境因素混乱访客作事品质差电话无计划会议拖延等候闲聊资源、工具不足练习三请问什么情况下我们倾向拖延？拖延的原因不知如何下手不知为什么要做不喜欢去处理个人情绪或健康问题缺乏压力没有迫切性找借口过分优虑忙碌过后改善拖延的解决方法建立自信设立目标找出与自己相关之处改善情绪自我奖励自设期限时刻提醒自己事情的重要性加强质量观念时间就是金钱避免“最后期限症”，设立一个中间目标，分阶段完成。自我因素时间浪费混乱解决：5S整理、整顿、清洁、清扫、修身文件、物品各得其位，各得其所。颜色管理自我因素时间浪费做事品质差：解决：把事情作“对”理清“好”的标准丢掉“马马虎虎”“差不多”“可以了”的观念自我因素时间浪费无计划：解决：周工作计划安排每日工作计划表(将大任务分解成小任务)依优先级别处理今日事今日毕自我因素时间浪费闲聊：解决：强制自己不参与站着说改善被打扰的方法谈话前设定时限设定会谈地点暗示“到此为止“忙碌的样子“请勿打扰“挂牌沉默是金果断地说“不“适当改变办公桌位置能够站着说话就不要坐着能够在桌边解决就不要去会议室能够写便条就不要搞文件－－比尔.盖茨缩短必须要做的事所花时间电话找不到人留言的方式电话前先写要点若复杂，先送文件，待对方看过后再谈。站着打电话遇短话长说者，果断做结论。缩短必须要做的事所花时间会议不偏主题会议通知亦说明预计结束时间站着开会处罚迟到者开会通知说明目的与希望收到的成效增进沟通避免延误邱汉来（JohariWindow）窗口理论开放个人隐藏盲点未知数自己知道的自己不知道的别人知道的别人不知道的我不是说我没说过它，我说的是我没有说我说过它，我希望你能明白我的意思。----罗姆尼(G.Romney)和主管沟通的时间管理重复主管交待事项，以免会错意。将这件事与你现在正在进行的工作做一个优先顺序比较，询问哪件事比较重要。若主管属于忙碌型，而却要等他决定时，事先言明若某日某点前未得到答复，你将如何处理。和属下沟通的时间管理交待事情依5W1H原则事由何处来回到何处去要求下属重覆一遍鼓励及教会下属如何工作及和别人协作授权情境周会上，销售部王经理关心着销售额是否成长，王经理说：“小张，我们来看看你上个月的销售成绩，你跟我说会有显著改善的，对吧？”小张说：“不过我还以为到这个季度结束时再来评估我的成果，不管怎样我已经有了显著改善。”王经理说：“是吗？你总销售量是上去了一点，但增长部份却多来自于小客户。”小张说：“我并不想忽略大客户，但我认为提高销售量最好的办法是在一些中等的客户上下功夫。”王经理说：“但是我还是希望每个人将精力放在大客户上，这样才能将销售额提高很多。”小张说：“哦!你是要我提高销售额啊，我还以为要从增加销售产品给客户做为起步。”王经理说：“增加产品种类当然没错，但不能增加销售额。”小张说：“那你认为我所做的这一切都是毫无价值的吗？”请问错在哪里？黄金时间100%50%0%上午8:00中午下午17:00象限Ⅰ象限Ⅱ增加效率人的体能珍惜上班的第一个小时中段休息积极的人生观上午做思考的事，下午做行动，晚上是创意。增加效率再造时间寻找先例略加修改避免重蹈覆辙娱乐时工作增加效率权力下放解释目标，表明要求。提供支援，定期检讨。肯定成就，提高士气。到目前为止，一直想改变的地方是什么？为什么没改？最浪费时间在哪里？怎么办？习惯真的很难改吗？有什么方法？一天里面，什么时间，时段最有效，重要？原因？每天工作时间，排得满满的，觉得如何？作业3讨论3浪费时间的事解决方法电话•••拜访者•••书面工作•••不良的沟通•••拖延•••混乱•••等候•••练习坚持时间的管理若把你的错误归咎于你的习性，则永远改变不了你那错误的习性。知道≠做到做到≠做好实践是唯一方法目标—人生6大发展目标通过时间管理，迈向美满人生。家庭社会财富知识心智健康THANKSFORYOURPARTICIPATION谢谢您的参与！