时间管理d

时间管理海尔集团新员工培训公开课之——课程内容一、时间管理概述二、为何忙乱三、时间那里去了–对时间的分析四、时间管理原则五、时间管理的改进方法引言我一直都在抱怨时间。忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。----QueenCharlotte高效能人士的时间管理一、时间管理概述■概念——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。什么是时间管理时间管理的原因1、时间是企业和个人最稀缺的资源之一；2、有效的时间管理能够以最高的效率完成重要的事情；3、有效的时间管理可提高个人生活品质。管理好你的时间就能管理好你的生活。四代时间管理理论第一代时间管理----备忘录型第二代时间管理----事先规划安排行程第三代时间管理----规划定优先顺序操之在我第四代时间管理----以原则为中心以良知为导向创造高品质生活有障时间管理的四种观念视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）视时间为神物：忘记时间视时间为奴隶：工作狂高效能人士的时间管理二、为何忙乱？时间管理现状分析分析你或周围人群在时间的运用上,可能存在哪些问题?为何忙乱？时间管理的杀手•优先顺序不明确/危机管理•电话打扰•缺乏优先/目标•贪多嚼不烂•不速之客•无效授权•桌面杂乱无章/找不到东西•缺乏自律/拖延•不会说不•会议高效能人士的时间管理三、时间到哪里去了？分析一下……你的时间价值有多少?哪些时间该花?哪些时间不该花?哪些可花可不花?别人如何浪费了我的时间?如何排除?我处理事情的顺序是,,,,,,,处理事情真的要花那么长的时间吗?能不能缩短?哪些是是非常紧急的,需要马上处理的?我是否进行了充分的授权?每次会议都是必须的吗?每次会见都是必要的吗?……•假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：•1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生•2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡•3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话•4．有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。•5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系•6．明晚有一场演唱会•7．你在图书馆借的书明天到期•8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李•9．你要在星期五交计划书之前把它复印一份•10．明天下午2点到4点有一个会议•11．你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议•12．你明天早上从9点到11点要听一场讲座•13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面•14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗•15．你想好好洗个澡•16．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时•17．你身上只有5块钱，需要取钱•18．大家明天晚上聚餐•19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录•20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时•21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他•22．星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间•23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有•24．下个星期二，你要参加一次业务考试列出你的处理顺序•请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。•在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请：•1．把要做的事情全部看一遍•2．确定每件事情的重要等级•3．根据重要程度把事情重新排序•时间表可以参照下页的格式：•时间星期二星期三星期四星期五星期六•每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）•08.00•23.00你的价值观•健康——看牙医，洗澡，等等•家庭——给家里打电话，等等•友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等•爱情——准备烛光晚餐，等等•工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等•金钱——夜间兼职的面试，等等•兴趣——看演唱会，等等分析一：计算你的时间价值分析一的启示你的每一天,每一分钟,每一小时都有很大价值.钱是一分一分挣来的,当你浪费了多少时间,你就浪费了多少钱，规划你的时间,将有限的宝贵的时间用在可以产生最大收益的活动上.分析二:时间记录表分析二的启示•有较多时段记不起来做什么的话,说明问题严重.•每天安排20%的法定时间作为机动的,•这种方法让你觉得每个小时都是截止期限•如想进一步精确计算,可以对比计划用时/实际用时,及浪费的时间和原因黄金规则从结果出发BEGINWITHTHEENDINMIND高效能人士的时间管理四、时间管理原则小测试科学家研究确认，一颗小行星将在半年后与地球碰撞，而且人类目前的技术无法改变，到那时，整个地球的生命将全部毁灭。那么，在这最后的半年中你将做的最重要的三件事是什么？问题1.为什么是这三件事情？2.在未来半年之内，你主动安排这三件事了吗？3.何为“重要”？挑战：谁能在空杯中装进最多的沙石M2高度重要低度紧迫M1高度重要高度紧迫M4低度重要低度紧迫M3高度紧迫低度重要重要性高紧迫性高工作价值矩阵M2身体健康建立人际关系发掘新市场机会人生规划人才培养M1危机3.15投诉有期限的政策制定临时发生的重大变故M4繁琐的小工作某些信件某些电话浪费时间之事M3不速之客某些电话某些会而不议的会议只为喝酒的酒会没有核心竞争力的事情重要性高紧迫性高工作价值矩阵事务分类表小练习•请每人列举你最近一周要做的10－15件事情。•列完后将其分配到四个象限中。•思考每个象限的事情给你带来的身心感受.•思考每个象限事情大约会占据你日常时间比例。•思考每个象限事情的处理原则。M2有远见，有理想自律自制平衡少有危机M1忙于收拾残局/救火身体筋疲力尽精神压力大M4全无责任感懒惰成性工作不保M3缺乏自制力轻视目标与计划短视近利重要性高紧迫性高工作矩阵结果重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免扩大M1（15％）减少或不做M3事情(15%)多投资时间在M2（65％）避免或不做M4事情(5%)优先矩阵要事第一的意义•重要的事情对实现目标有重要意义•价值矩阵的结果•对事情的处理产生良性循环如何做到要事第一•充分认识•不断反思目标的正确性•建立习惯SMART原则»Specific--具体»Measurable--可测量»Actionable--行动»Realistic--现实»Time-bound--有时间表当他正想一边吃便当，一边构思发言稿时。他的一位客户，也是他的好朋友出现在门口，说是顺便路过，想一起吃饭。小叶当然无法拒绝对方的美意。于是，心不在焉地吃了午饭，回到办公室已经快下午2点了。看到桌上有几份紧急文件，就想先处理完，认为这并不会花太多的时间。他在处理文件的过程中，有几个电话打进来，又有两个下属找他谈话，处理好这一切之后已经是快6点了。这时，小叶心中着实惦记女儿，实在不想再加班了，于是下班回家。路上正好是交通高峰，塞车很厉害，到家已经快7点了。小叶想吃了饭再写，吃完饭，洗完澡，已经是8点了，刚巧电视转播四年一次的世界杯足球赛，小叶最喜欢了，虽有些不安，但还是忍不住坐下来，安慰自己说：“看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍。”球赛转播完毕，小叶已经在沙发上睡着了。第二天早上4点钟，小叶设置的闹钟响了，5点钟，小叶终于爬起来，想写发言稿，但是头晕眼花的，一点思路都没有。最后，终于写了个开头，但是由于资料不全，没办法写下去了，小叶提前来到办公室，匆匆忙忙写了个大概，就只好去开会了，会上的效果可想而知。案例研讨案例讨论1.本案例小叶涉及的事情按轻重缓急原则应如何划分？2.你认为小叶在时间管理方面问题出在哪些地方，应如何改善？第二象限工作法(1)工作合理分配到不同象限(2)先做或将多数精力和时间做第二象限的工作(3)第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生(4)别被第三象限中的假象迷惑(5)制定计划要根据第二象限制定轻重缓急计划的结果(1)把握自己的生活(2)把自己的生活安排得井井有条(3)帮你从管理危机中解脱出来(4)缩短赶进度的时间(5)减少拖延和犹豫不决(6)处理好工作负担做一个富有成效的工作者请优先关注M2高效能人士的时间管理五、时间管理的改进方法某天清晨，张三于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于九点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，报纸毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟的时间才说服对方平息冤气。案例研讨原因分析改进方法小组讨论克服坏习惯的步骤1.写下想改变的习惯2.写下结束时的目标3.作出可评估的结果4.列出因习惯而引发的问题5.改变习惯后获得的收益6.夸奖结果7.控制不溜滑道原状态8.将他人的支出列出9.运用积极的证明10.奖励自己11.回顾新行为带来的新变化12.积极向上，不要因为昨天的失败干扰今天的进步。时间管理的改进方法方法一:消除不速之客方法二:消除无效会议方法三:有效计划方法四:有效授权方法五:克服拖延方法六:学会说“不”方法七:克服工作搁置方法八:文件堆积杂陈方法九:克服办公桌杂乱方法十:自律清理桌面的步骤•建立3到5个档案（根据你的情况）•根据4D原则整理所有文件•把”立即做“的工作一件件处理完•给待处理事件定下时间并相应存放文件•使用活页文件•每日清理桌面4D原则•DOITNOW马上行动•DOITLATER稍后处理•DELEGATE授权•DON’TDOITORDUMP放弃或暂时搁置■准备之一：长期准备（4）——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯——凡事预则立，不预则废。应该记住的20条实用方法■准备之二：临时准备（5）——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备工作应该记住的20条实用方法■要培养的好习惯（7）——利用各种装备如电话/信件等节省时间——把最困难的事放在效率最高的时候——利用零碎时间处理例行性事务——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料——报刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顾与总结应该记住的20条实用方法■与外部产生联系时的应变能力（4）——站着接待一向健谈的来访者——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者——管理电话：A、主动拨号B、被动接听——如遇琐事缠身能快速摆脱应该记住的20条实用方法善用时间的好建议•精力旺盛时，先做最重要的工作。•期刊和杂志的影响。•告知别人，如果你真的很忙。•减少出差。•试着早点起床•厌烦某项工作时，别强迫自己继续做。•如果周末要工作，周六早上是很好的时机。与改变自己相比,改变世界并不是最困难的了解自己的盲点走出自己的框框稳在起点赢在终点