时间管理与会议管理-一天

时间管理与会议管理周辉博士一汽富维大学生职业发展项目2一、认识时间和时间管理二、时间管理实务三、会议管理今日主题3什么是时间？时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。牛顿力学中的时间：是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。4时间的基本特性•客观公正•供给毫无弹性•无法积蓄•无法取代•无法失而复得时间的特性•我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。•我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。•让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。•时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用最经不起浪费的资源。5时间陷井——情不自禁——事必躬亲——过分客套——例行公事——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为3－5分钟6什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。TQ(Timequotient)时间商数----对待时间的态度和运用时间创造价值的能力。7时间管理理论演变四代时间管理理论的对比理论的演进特点优点缺点第一代时间管理备忘录型，写纸条，完成一项划掉一项应变力很强，没有压力忽略整体规划，可能遗漏重要事情第二代时间管理行事例，强调规划与准备，制订时间表，记录要做的事追踪约会事件达成率比较高凡事都要安排缺少思考及重点第三代时间管理强调价值规划，制定优先顺序以价值为导向，做有价值的事，而不是要做的事情，提高生产率忽略了自然法则，缺乏远见第四代时间管理自然法则和罗盘理论效率方向对8倒着看四代时间管理•并不是有了第四代时间管理，前三代时间管理就没用了。•用第四代时间管理的原理，遵循自然法则，平衡工作、家庭、健康、生活等各个方面的目标。•围绕上面的目标，用第三代时间管理的原理，锁定目标，把时间花在有价值的事情上，逐步实现目标。•用第二代时间管理的原理，寻找最省时省力的实现目标的方法。•根据第二代时间管理分解出来的每日工作计划，对于简单任务，用第一代时间管理的方法，保证每日计划逐项落实9一、认识时间和时间管理二、时间管理实务三、会议管理今日主题10时间管理的五大误区•误区之一：工作缺乏计划•误区之二：组织工作不当•误区之三：时间控制不够•误区之四：整理整顿不足–“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”–“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”•误区之五：进取意识不强11案例分析：马林的工作安排12时间管理的九个黄金法则•黄金法则一：分清轻重缓急，排定优先顺序•黄金法则二：设定明确目标，制定可行计划•黄金法则三：立即采取行动，坚决杜绝拖延•黄金法则四：制定工作规则，善于有效授权•黄金法则五：保持环境整洁，控制自我情绪•黄金法则六：积累生活窍门，善用零碎时间•黄金法则七：掌握拒绝技巧，积攒整块时间•黄金法则八：咨询专人专线，花钱赢得时间•黄金法则九：管好业余时间，不断自励进取13时间管理黄金法则一分清轻重缓急排定优先顺序14时间管理分类图紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限压力的计划救火，抢险客户投诉找上门Ⅱ防范未然改进产能建立人际关系发掘新机会学习，做计划，谈心，体验不重要Ⅲ不速之客某些电话、会议某些信件、报告必要而不重要的问题受欢迎的活动打麻将三缺一突然有人请吃饭Ⅳ繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动娱乐、消遣碎石型巨石型细沙型流水型15紧急不紧急重要Ⅰ偏重第一类事务结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局Ⅱ偏重第二类事务结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机不重要Ⅲ偏重第三类事务结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力怪罪他人人际关系浮泛、破裂Ⅳ偏重第三、四类事务结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生时间管理偏重效应16时间管理分类矩阵的运用•先确定轻重，后确定缓急•别把巨石打碎——减少重要又紧急的事，让生命张弛有道–重要不紧急的事情拖着不做，就容易变得重要又紧急•别让细沙蒙住眼睛——控制紧急不重要的事，让人生的价值得到体现–多点主动的掌控，少点被动的应急•别让流“金”岁月变成似“水”年华——预防不重要又不紧急的事情侵蚀人生–缺乏自控能力，时间会象流水一样，充满你的全部生命17工作流程优化•壳牌公司的一位销售主管斯图尔特·坎普，他为销售代表设计了工业产品的推销方法，他给每个人一张已经设计好的表格----工作流程表，并建议他们在每周开始前将它填好（花费30分钟左右的时间，在填完后每个人都找出访问顾客的最佳途径及每个停留点上该做的事，也都记在上面，一目了然）。而且，要求推销员把事情依其重要性列成工作清单，从最重要的开始做，并时时核对表格。这样一来，他所带领的团队总是在该公司的销售排行榜上稳居第一。18并行串行的兼顾性•什么情况下能并行工作起床洗脸刷牙出门热牛奶更衣化妆整理公文包热面包早点吃早餐小王的一个早晨看电视早新闻5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟5分钟2分钟起床洗脸刷牙出门热牛奶更衣化妆整理公文包热面包早点吃早餐看电视早新闻19时间管理黄金法则二设定明确目标制订可行计划20设定目标的SMART法则•Specific（具体的）•Measurable（可衡量的）•Attainable（可达到的）•Relevant（相关的）•Time-based（基于时间的）21制定可行计划•有开始时间——否则就是假话，因为不会付诸行动•有结束时间——否则就是空话，因为谁也不知道计划什么时候能完成，包括自己•有检验标准——否则就是瞎话，因为谁也不知道计划执行到了什么程度以及是否达到目标，包括自己•有信心阶梯——否则就是大话，因为根本坚持不到底22只做重要的事情——六项工作法：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：1.2.3.4.5.6.23日计划AB表A表•六项工作•每项工作开始及结束时间•每项工作完成情况B表•未完成事项•未完成原因•是否需要移到明天继续做？•明天能否完成？24时间管理黄金法则三立即采取行动坚决杜绝拖延25克服拖延的诀窍•磨洋工怎么办？–养成快速的节奏感•一次做好，追求零缺点工作，出现差错，立刻处理，不要“等有时间的时候”再处理•记录每一天做每一件事情的时间，寻找“溜”走的时间•寻找“成功伙伴”26必须养成好的行动习惯√每天要花10分钟作计划√要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划√每周都将你的工作排出优先顺序√能在高效的时间里做完你的重要工作√有明确的生活和工作目标√必须有时限，有明确的开始和结束时间√建立工作日志，当日事，当日毕27时间管理黄金法则四制定工作规则善于有效授权28制定规则，让工作更加富有成效第一时间给别人信息，以免以后被打搅把任务归类，同类事情同时处理特殊任务定时处理让别人知道你的原则，避免反复麻烦你与他人时间达成协作，避免互相耽误时间常规事情程序化，把精力放在处理例外事情上29有效授权，使个人能力得到延伸•向上授权–获得上司的帮助–让上司做选择题，更容易获得上司的尽快答复•向下授权–不插手下属的工作细节–不做下属可以做的决定–让下属做思考题30时间管理黄金法则五保持环境整洁控制自我情绪31外部环境和内心环境•根据美国一份调查资料显示，一个72岁的美国人，平均花在找东西方面的时间有1年。•一个人的工作效率受到外环境和内环境双重因素的影响。–整洁的，有条理的外部环境能够提高效率–积极、乐观、快乐的情绪也能提高效率32办公室的时间管理•简洁就是速度，条理就是效率•简洁和条理也是一种办公室和工作场地的美学–物以类聚–东西用毕，物归原处，不乱放东西–把整理好的东西贴上标签–好记性不如烂笔头，勤记录•处理文件的三环节–每份文件处理一次，需要回复的迅速回复–迅速归档案，以免文件弄乱或弄丢–不用的文件及时销毁（包括张贴的文件、通知等）33保持好的心情•情绪会传染，并且产生连锁反应•用你的情绪去感染别人34时间管理黄金法则六积累生活窍门善用零碎时间35“省”出来的时间和“冒”出来的时间•掌握一些生活的窍门，可以省出一些时间。•善于利用零碎时间，可以冒出很多时间。36时间管理黄金法则七掌握拒绝技巧积攒整块时间37说No是一种力量，也是一种艺术•“拒绝”是一种“量力”的表现。–有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。•拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。–倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。38接受请托之前的思考•接受请托之前不妨先先问问自己：–这种请托是属于我的职责范围内吗？–对实现我的目标有帮助吗？–如果接受它，将付出什么代价？–如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。39减少被打断的机会•寻找相对独立的空间•制造相对独立空间–挂牌：除特急事情，请在下午4点后找我–戴耳机：音乐声音不要太大，能盖住外界的噪音就可以•主动出击，主动汇报，主动协调•把重要事情安排在不会被打断的时间–每天早晨1个小时的读书时间40时间管理黄金法则八咨询专人专线花钱赢得时间41用好资源办大事•专人–好朋友（可交心的朋友）–顾问–扩大社交层面•专线–114，160–中央图书馆–Internet图书馆•购买他人成功的经验–听演讲，看书评•雇佣他人做事–写书的计划•用钱赚钱–不动产投资–实业投资请专才42时间管理黄金法则九管好业余时间不断进取自励43享受平衡人生•再忙，也要留给自己思考的空间•让亲人和朋友感受你的温暖•保持良好睡眠，偶尔打个盹•体验生活，享受娱乐–参加具有创造性的活动–锻炼身体，参加一些户外活动44为什么“知易行难”？•挑战自我舒适区•改变习惯的三个阶段–1~7天：导入期有意识，不自然–7~21天：适应期有意识，自然–21~90天：养成期下意识，自然45案例分析：任经理的一天46一、认识时间和时间管理二、时间管理实务三、会议管理今日主题47会议的困境•平均一生中9000小时的会议•每年企业中30%在开会•中层管理人员开会时间超过35%•高层管理人员开会时间超过50%•全美每天开会人数超过1000万•年人事费用的7%-15%•无效会议损失人均800美元/年一、会议功能和目的48•开展有效的沟通•资讯传达•监督员工的工作进展•达成协议,解决问题•决策和资源共享•开发创意•激励员工士气•巩固经理人的地位会议的目的49经理联络会主管联络会部门内联络会班长联络会早会汇报型会议：周会月度总结会品质管理会评审型会议：质量管理体系评审会产品认证会教育型会议：TPM（全面生产管理）指导会TPM专题教育全员教育专题型教育达成决议或解决问题型会议：缺点改善讨论会QC小组研讨会新产品开发研讨会会议明细与举例联络型会议：50•成立会务工作机构•制定会议预算•拟定会议议程、日程、程序•制发会议通知•准备会议材料•制发会议证件•会场布置大中型会务筹备51（1）会议前的原因•欠缺目标，欠缺议程。•与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。•会议时间不当(周一早上或周五下午)。•开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)•开会通知内容欠周详•会议地点不当，场地设备欠佳•与会者无准备而来。•会议不能准时开始。•未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。•会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。•向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。二、会议失败的原因52（2）会议中的原因•外界干扰•与会者发言离题或者不表明真正感受或意见•会议主持人驾驭控制能力不足•参会者之间争论，导致会议不能正常进行•资料不充足，却贸然决策•少数人垄断会议•与会者欠缺