时间管理概念

时间管理概念日常工作中，很多人因为事情太多，忙的晕头转向，但是只要时间管理恰当，工作就会井井有条，多而不乱，如何更有效的安排自己的工作计划呢？我们可以根据象限法来分析：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急。时间管理的四个“象限”重要不重要紧急人事危机客户投诉即将到期的任务财务危机电话铃声不速之客行政检查主管部门会议不紧急新的机会人员培训制定防范措施建立人际关系客套的闲谈无聊的信件个人的爱好时间管理的概念，就是要大家依据上面的四个“象限”的分布，合理安排时间，设计长期、中期、短期计划，紧急又重要的事情可以先做，重要但不紧急的事情则需很好的安排时间，按照安排好的计划一步步实行，而紧急但不重要的事情可依据现况进行调整执行，之后再进行不重要也不紧急的事项。时间管理理念应用：便条、备忘录、便笺纸日程安排表、效率手册、商务通设立短期、中期、长期目标。这里送给大家一张表单，可供工作中合理安排时间。表1当日工作记录表姓名：日期：年月日接受工作当时处理情况工作性质评估当时处理结果上午下午加班使用说明目的：以时间管理“象限”理论来分析工作，提高时间的管理能力。填写：“当时处理情况”选填“马上处理”“从长计议”“拒绝接受”；“工作性质”选填“紧急且重要”“紧急不重要”“重要但不紧急”“既不重要也不紧急”；“评估当时处理结果”中如果处理合适即填“合适”，如果不合适则填写应该如何处理。无论是在家里还是在工作中，每个人都要在某种程度上支配自己的时间。你做事的先后顺序，对你能从生活中获益多少，有着深远的影响。大部分人都能安排好自己的时间，从而使工作格外有效，休闲时光更加充实。本书指导你如何有效地支配时间。书中包含了丰富而实用的建议，而散见于全书的101个简明的小诀窍进一步提供了极有价值的指导。这本书从检测你通常是如何支配时间开始，再把目光转向你有待改进的地方，然后告诉你如何使用快捷而容易的方法来进行改进。改进的内容从怎样处理文件到如何使用用高时效的手段进行通讯。此次教给大家如何用学到的知识来帮助别人更有效的支配时间。一、了解时间时间是我们最宝贵的资源，通过分析我们时间的使用情况，才有可能掌握适于工作场所内外，最有效的时间使用方法。1.每天要回顾，急事需优先。2.对于很棘手的任务，先从一小部分入手，立即处理。3.考虑一天的日程安排，采用相应的工作方法。4.不值得去做的事，派下属代劳。5.工作日化整为零，每段30分钟。6.重温日程安排，评价工作效率，7.安排日程时，留点时间用于思考。8.预测工作用时，看看是否准确。9.要随时做日程记录，单凭记忆不大可能。二、制订计划如果你不知道明天的行动方向，你就不能决定今天摇干什么。改进时间支配的任何方法都有赖于对目标的清楚了解。10.化长远规划为一周、一日的行动计划。11.绘出工作履历表，计划下一步干什么。12.几项任务难分先后顺序，另辟蹊径寻找第二方案。13.协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。14.要及时发现与同事在工作安排先后顺序上的矛盾。15.把日志中的所有工作按重要性分类。16.如果你的工作表上全是A类任务，委托别人代办或重新分类。17.根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先级。18.讨论应该简短，避免没有结论的提问。19.每天给自己有段安静的时间。20.不要担心电话机没有搁好。21.记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久。22.留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。23.建议公司以弹性工作时间运作，以提高工作效率。24.挑选一种看起来美观，用起来称心的日志。25.你的日志里永远放枝笔，随时记录信息和日期。26.用彩色笔标示出任务的不同重要性。27.确定的期限要合乎实际，定期限为的是促进你完成任务而不是要制造紧张。28.委托该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。29.工作按时完成后，应该自我奖励。30.在日志上制订计划，不要超前一年。31.要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。32.晚上的最后一件事，读篇你最喜欢的作者的文章。33.使用电子记事薄列出自己的弱点，然后计划逐一加以克服。34.写字桌上没用的东西清理走，只把现在的工作留在手边。三、立即做出改变这里有许多实际的工作可以去做——无论是清理写字桌并使其保持整洁，还是使计算机内的文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高你的工作效率。35.留心“告示贴”式的便条，小心丢失。36.每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天。37.文件里的特别关键处要做标记以加快从读时的速度。38.办公室里放一架钟，你和客人都能看见。39.每隔几个月，重新检查档案系统。40.建立一种档案系统，它将与你和你的生意一起发展兴隆。41.定期检阅你的存盘，把不在需要的文件丢掉。42.将较难归类的文件统一放入一档案夹中，贴上“其它”卷标。43.只把将来要参考的重要文件存盘。44.打给你的电话首先由秘书或同事接听。45.拿起电话听筒暗示会议结束。46.如果有人跟着你走进办公室，你不要坐下来。47.如果门开着，你的座位不要放在别人的视野之中。48.把你认为不需要的信息都扔掉。49.利用一切机会尽可能站着碰下面——以便能随时离开。50.只为那些需要知道的人员复印信息资料。51.停止订阅你不在阅读的杂志。52.取走你希望保存的报刊，存盘留作参考。53.写字桌上只留最重要的读物。54.评价每条信息与正在进行的工作的相关性。55.在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。56.其它的选择行不通时，才考虑召开会议。57.不要对同事随意猜测。58.在你打电话之前，做一次放松的深呼吸。59.打电话时要避免精力分散，集中精力听对方在说些什么。60.你在打电话时，把另一件工作放在手边，以防你要久等。61.告诉别人什么时候可以给你打电话。62.为了避免被打断工作，你可以换一条电话线路。63.千万不要把要写的材料向后拖——这样会越积越多。64.在你必须阅读的报告上划出关键的句子。65.快速阅读报纸的标题。66.把重要的参考材料与其它文件分开。67.每月一次清理你计算机里的不需要文件。68.仔细考虑你的计算机配置。69.确保你的电子邮件简短，地址准确。70.要鼓励别人表达自己的意见，即使他们的观点与你相反。71.要多听少说，使会议开得简短。72.如果日常例会超过了一小时，请同事去“紧急”打断它。73.对议程中的每个专题都要分配一定的时间。74.鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。75.在会议的备忘录上记下会议通过的事项。76.旅行之前评估这次旅行是否必要，钱花得是否值得。77.如果可能，把你需带的每件东西全都塞进一个小手提箱里。78.带点工作在候机楼里做，以防飞机延迟。79.按目的地的当地时间拨好手表。80.在打电话之前，核查酒店对电话的收费。81.核查你的电子装备在国外使用时是否需要适配器。82.每年要安排二到三个短的假期，而不是一干到底。83.定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的乐趣。84.志在每天尝试新东西。四、支配别人的时间为了把你的时间安排得尽善尽美，同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。学会授权或委托他们去替你办事、分担任务，掌握好同上下级相处的艺术。85.要保持很高的期望值，人们会将努力付诸实践。86.劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。87.关心别人想得到什么。88.听到和聆听是不同的，要学会聆听。89.当你把任务授权别人去办的时候，确保你把目的说得相当清楚。90.留点时间来做你一个人可以做的事。91.要有一张检查表，帮助你监察已委托工作的进度。92.奖励要慷慨，训斥要适度。93.对授权别人的任务要设定明确的，切实可行的完成时间。94.不要让同事用不重要的事来分散你的精力。95.在同事的办公室里召开会议，这样在你需要的时候则可以离场。96.专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。97.只有当你有不止一个疑难问题需要讨论的时候，才去请教你的通史。98.揣摹老板的工作模式，并试图采纳。99.询问老板的家庭生活——这将有助于你与他建立好关系。100.记住时间是最民主的，没人比你的多，也没人比你的少。几种时间浪费元素、成因及解决方法：一、计划失误成因解决方法1.没有时间拟订计划————确立每一小时的有效计划，在执行时可节省三、四小时，且能够获得更好的结果。2.缺乏自律——————-——强迫自己定好完成期限，尝试定一个月目标、优先次序及每日计划；列出同事可提供的协助，监控进度，评估成果。3.害怕许下承诺——————设立目标虽然意味着许下承诺，但也意味着你会知道自己何时将达成目标。4.没有指出明确结果————当重要结果被明确指出时，目标就比较容易成立了。5.——虽然紧急事故可能把一天的工作打断，但如果这天的工作已经事先计划妥当，且重要工作可以在紧急事故之前完成，或是能在紧急事故之后回头做完，损失就可以减到最低。二、贪求过多成因解决方法1.欠缺优先次序与计划————依四个重要的时间段落（每天、每周、每月、每年）设定目标、优先次序、完成期限，把心思集中在最优先的工作上，不要理会一大堆对个人目标毫无助益的事情。2.遇到急事立刻反应————－分清急事与要事之间的差别，在短期目标之间找出平衡点，做出反应之前先自问:“最坏的情况会是什么样子？”3.反应过度—————————限制自己的反应，视真正的情况需要做合理的反应。如果别人能应付，就别插手。4.野心太大，成就感需要过高－控制自己的野心，做合乎能力和情况的事，问自己企图证明什么。要讲求实际、高瞻远瞩，别再过度自我强求。5.完美主义—————————把标准降到合理程度，将时间分配得紧凑一些。三、不速之客成因解决方法1.没有处置计划———————拟定过滤计划和方法，安排见面时间。2.渴望随时挪得出时间————承认这点，不要高估自己在别人眼中的重要性。3.无法终止别人的逗留————到别人的办公室、与访客在自己办公室外会面、在门口站着并保持站姿、事先设定来访时间限制、暗示谈话即将结束（“在我离开之前，还有什么事吗？”）4.————如有可能，改变办公地点。如不可能，就专心一致，避免与人有目光接触。假定只有几天可以完成工作，所以拟订计划也徒劳无益，或假设计划无论如何都会被紧急事故破坏。办公地点不佳，人来人往，没有掩蔽、房门或私人办公室四、条理不清成因解决方法1.不明白事情重要性—————堆积如山的桌子是一大工作干扰，也是造成文件遗失（浪费寻找时间）的原因。2.————过量的文件也可能成为个人条理不清、优柔寡断、做事拖延、没安全感、优先次序混淆的象征。找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法。3.害怕忘东忘西———————适当的记事习惯和利用联络日志是帮助记忆的好方法，这样就毋需记得要追想什么事情了。4.拖拖拉拉或优柔寡断————先处理棘手、最为优先的工作，强迫自己定出完成期限并给自己奖励。到你桌上的工作中，有80％是可以立即处理的，当场就做好，不要积压文件。五、欠缺自律成因解决方法1.欠缺目标或标准——————同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准。2.计划没有制定完成期限———强迫将所有重要工作都排好切合实际、绝少更改的完成期限，也要求别人排定完成期限。3.没有追踪进度———————你的工作情况要依计划考核你的成果，你是根据时间表完成进度的吗？4.没有工作兴趣———————重新检讨工作态度，认清漠不关心的态度更难形成自律。设立严苛的目标，以产生工作兴趣与动机。5.习惯不良—————————以好习惯取代坏习惯，尽量自动自发地采取游泳有效的行动，使你有多余的心思去做有生产力的工作。要养成某个新习惯，就要尽量意志坚强加以练习，向别人宣称自己正在培养新习惯，以免自己故态复萌。六、无力拒绝成因解决方法1.害怕冒犯别人———————真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒。培养再不冒犯他人的情况下，拒绝别人的技巧，譬如：“谢谢恭维，但我不得不拒绝。”“抱歉，我办不到，不过让我提供一个建议……”2.对义务的认识错误—————这是个普遍的原因，检讨造成这种情况的理由，与家人、朋友、同事讨论