时间管理第六讲

L.O.G.O时间管理高效车（第三专题）专题三时间管理高效车本专题的结构框架图目标管理原则计划管理原则优化管理原则效率管理原则容量管理原则弹性管理原则角色管理原则善变管理原则目标管理原则一、引入性测试1．这是一个平安无事的周末，你正准备送孩子去少年宫学琴，突然得到消息说你的母亲被紧急送往医院，你必须去医院照顾病人，这时你会：A．决定哪也不去了，免得被人说只顾孩子忘了娘。B．不去送孩子而去医院看母亲。C．先把孩子送到少年官，然后再去医院。2．你有完全属于自己的一个夜晚，没有任何事做，你会：A．轻松地享受独处的滋味。B．想一想明天的做事计划。C．回忆和反省一下前几天做的事情的得失。3．假设医生说，你只有6个月的时间生存，你会：A．尽量去做很多你经常想做的工作。B．花时间去享受一下生活的快乐。C．尽量寻访各地名医，力图挽救你的健康和生命。4．你已经躺在床上，准备要早点睡觉，因为你明天有一个重要的会议，好友打电话来，邀请你去参加个聚会，这时你会：A．告诉他说明天你有重要会议，现在只想睡觉，坚决拒绝他。B．起床，和他一道去。C.委婉谢绝。5．当一大堆工作被推到你面前，你是否想过决心把它们放弃一部分，你A．从来没有想过。B．偶尔想过。C．经常会想。6．你已经存够了买房子的钱，但是还没有存够买家具的钱，忽然听说有出售，这时你会：A．先买房搬进去，住空房子，等到有钱时再买家具B．想其他办法添置或者翻新一些必要的家具。C．暂时不买房子，直到你能够住得舒服时才买。7.下列哪一句话对你最适用?A．在我的工作和生活中，我不知道什么对我最重要B．在我的工作和生活中，重要的东西是不断变化的C.每一分钟我都知道什么东西对我是最重要的。8.你觉得缺少下列哪一件东西时，最容易过得去？A．电话B．汽车C．食品9．洪水就要到来，你的住所将被冲毁，你只被允许在下列三件东西中选择一件带走，你会选择？A．食物B.烹任用具C．医药10．假设你在一个因超重而下沉的轮船上，你选择扔下列哪一样东西？A．一箱罐头食品B．一箱书籍C.一箱工具25分以上：说明你是一个非常善于区分事情轻重缓急的人。18—24分之间：说明你的区分事情轻重缓急的能力处于正常范围。17分以下：说明你区分事情轻重缓急的能力处于较低的水平，必须尽快提高。二、找出最重要的事情目标管理原则—分清事情轻重最重要的任务永远只有一个……•真正最重要的任务永远只有一个——那个真正对你的目标实现有帮助的任务。•大多数人面临的真正问题不是不能区分重要和紧急。而是无法分辨“真的重要”和“显得重要”；以及“真的紧急”和“显得紧急”•判断一件事情是否真的重要的标准只有一个：是否对你的目标（无论是长期的、还是短期的）的实现有益。•判断一项任务是否真的紧急的标准却没有那么容易，因为我们总觉得每件事情都很紧急。不过经验告诉我们，真正紧急的事儿少之又少，十万火急几乎只是出现在故事里。•不信你就尝试着把所有你觉得紧急的事儿延迟一段时间再处理，如此坚持一个月左右。•最终你就会明白那些事儿实际上都没有那么紧急。所以，你只需要一个判断标准就够了：这事儿是否真的重要。再往后的道理就一目了然了.最重要的事情•制定激励自己的目标：只有给自己设定好了目标，才会在繁杂的日常生活中保持清醒的头脑有了目标，即使工作压力再大，也会遵照正确的优先次序，充分发挥自己的能力，快速、自信地得到自己想要的。•我们一旦有了目标，并矢志不渝地区追求它，就仿佛插上了翅膀，本能的力量——自我激励和自制能力——就会释放出来。帕累托原理：二八定律”——一分耕耘并不必然地带来一分收获。•“二八定律”是管理学中一个重要的定律。•在任何特定群体中，重要的因子通常只约占20％，而不重要的因子约占80％，因此，只要能控制20％的重要因子，就能控制住全局。80/20法则即“帕累托”定律。由意大利经济家帕累托提出的。80/20法则指在众多现象中，80%的结果，来自20%的原因；20%的努力，常产生80%的结果。1897年,一名意大利经济学家帕累托，在从事经济学研究时,偶然发现19世纪英国人的财富和收益模式,他的研究成果就是后来举世闻名的二八法则。•80%的劳动成果取决于20%的前期努力；20%的人做了80%的工作；20%的维基人贡献了80%的维基条目等等。•一分耕耘多分收获”，只需要抓住重点，便可以获取多数的成果。•一位石油界的老板请来一位效率专家，让专家教自己如何提高工作效率。专家请石油老板写下自己认为最重要的10件事情，石油老板为此花了5分钟，效率专家又让他花5分钟时间写下明天最重要的10件事情，并且按照重要程度编号。效率专家告诉石油老板，每天写计划，并且按照事情的重要程度依顺序完成。效率专家同时希望将这个做法在公司内推广，并要求石油老板在一个月以后按收效付款。一个月后，石油老板给效率专家寄来1.5万美元酬金。若干年后，这家石油公司发展为大型连锁企业。•10分钟是一个很短的时间，如果你用来考虑一天的大事时，它产生地作用却很大，这就是80％的结果来自20％的原因。所以将80/20法则应用到生活中来，只需20％的时间就能创造出80％的效益，那么，就达到了“四两拨千斤”的效果。•80/20法则告诉我们：一些关键的小的投入和努力，通常可以产生大多数的结果、产出或酬劳——提高效率就要抓住那20％的重点。关于目标：现实并且可行，加之正确的方法•戴维麦克利兰：成就感的培养•培养成就感•1、通过培训，让参加者学会用成就感强烈的人惯用的方式去思考、交谈和行动；•2、鼓励参加者为今后两年设定比较高但经过仔细推敲的目标；•3、运用各种方法让参加者更好地认识自己。•4、通过交流，了解别人的希望，彼此分享成功和失败，通过彻底改变周围环境和用共同经历打动感情的试验，让参加者增进集体意识和集体主义精神。东施效颦•想要成功，就要去模仿那些成功者•从根源上来看，并不是因为“东施效颦”的故事太难理解，而是因为没有人相信自己是“东施”。•心理健康的人不仅应该有能力看清真实的世界，还应该有足够的能力感知真实的自我。抹杀差异，拒绝局限，都是病态的心理和行为。如果一个人是正确的，他的世界就会是正确的换一个角度，也许能找到很简单的方法解决复杂的问题。•如果你想改变你的世界，改变你的生活。•首先就应改变你自己：如果你的心理状态时积极的，你的生活也会是快乐的；如果你的心理状态时消极的，那么你的生活也会是忧伤的。•承认自己能力有限，是心理健康的前提寻找自我的“20%”•。。。关于时间段、关于体能、关于。。。•我是小百灵。。。关于专注。。。•专心、专注。。。清净与清静时间•学会独善其身，以不给他人制造麻烦为美德，用你的独立赢得尊重•真正关心一个朋友的意思是说，你情愿在他身上花费甚至浪费更多的时间。•一个人的幸福程度，往往取决于他多大程度上可以脱离对外部世界的依附。专注的力量。。。三十分钟。。。•行动与训练•我想达到哪些生活目标（健康的体魄、亲密的关系、和谐的家庭关系、朋友圈子等等）？•我的工作目标：•我要达到哪些工作上的目标（前程目标、工作目标、职位目标和其他长远目标）人生理想•我心中最重要的五大理想是：•1、•2、•3、•4•5•如何把自己的理想按照时间先后顺序进行排序。每一个理想，只有给他们设定了时间框架，才会变得有意义，就像鸟儿有了翅膀才能飞一样。行动与训练•帕累托原理•1、哪些工作我花了80%的时间，却只取得了20%的成绩？•2、哪些工作我只花了20%的时间，却取得了80%的成绩？•3、我取得成绩的战略因素是什么？•4、为了使我的日常工作更加贴近我的目标以及成功的战略因素，从今天起我应该做些什么？行动与训练•制定目标•1、我有哪些强项？哪些可以对实现目标有所帮助（交际能力、记忆能力、专业知识、领导能力、工作技巧）？•2、哪些缺点妨碍我达到目标？•3、为什么说制定目标是时间管理成功的前提与关键？引入性案例：以家庭主妇做饭为例看处理时间缓急的必要性做饭分两步：第一步(2分钟)，淘米，现在的米大多是免洗米，简单地洗一下就行了，放进电饭锅，盖好；第二步，三口人的饭，15分钟焖饭。买菜分三步；第一步(15分钟)，到楼下菜市场买菜；第二步(10一15分钟)，择菜和洗菜；第三步(一个菜约10分钟左右，两个莱20分钟左右)，炒菜。没有运筹前的顺序是：下班回家顺路买菜，然后，择菜、洗菜，炒菜。接着，再去焖饭，从开始做饭到吃上饭。大约需要1个小时。运筹以后的做饭顺序是：买菜回家后，先淘米、焖饭；焖上饭后，然后择菜，用淘米水洗菜；饭好后，菜也洗好，准备下锅炒；菜炒完后，就可以吃饭了。前后总共用了半个小时左右。由于现在的灶台都有两个火眼，这位主妇又开始尝试用两个炒锅一齐炒菜，结果同时炒了两个菜一共才用了12分钟，那顿饭，只用了23分钟。计划管理原则一、区分事情重要和紧急的标准能直接为实现目标服务能为实现目标创造条件能为预防危机提供方便二、“时间管理四象限”定律十万火急的事未必不重要；不紧不慢的事未必不重要。对于不重要但紧迫的事情三、如何处理不重要的事情授权欧洲的经理人善于管人不善于做事。他们个人的做事能力并不强，但是，他们却有办法让大家愿意跟着他于，善于把工作交给下属。而亚洲的经理人恰恰相反，个人的做事能力都很强，但带领团队和调动别人去做事的能力却技不如人。这说明欧洲国家的管理者授权的艺术比亚洲管理者要高。一个善于管理的人，必须善于授权。其实，凡事都亲自做，权力越大，风险和责任也越大，对于管理者心理压力也越大，要包揽一切的管理者是十分不明智。对于不重要也不紧迫的事情授权降低标准放弃经典时间项目管理案例——丁渭的“一举三得”宋真宗时期，一个叫丁渭的大臣提出的“一举三得”方案，集中反映了公元十一世纪中国管理实践的伟大活动。当时由于皇城失火，宏伟的昭君宫被烧毁。真宗命令丁渭用25年的时间修复它。这是—个浩大的工程，任务非常重，不仅要设计施工，还要清理废墟、挖土、烧砖、运输材料。丁渭提出，首先在皇宫前挖沟，然后利用挖沟取出的土烧砖，再把京城附近的水引入沟中，用大船直接从水路把大批建筑材料运到宫前，最后用废墟杂土填入沟中，就地处理碎砖烂瓦，复原大街。一下子解决了就地取土、顺利运输、清理废墟三个问题。勘称为中国历史上经典的一次管理实践活动。优化管理原则所谓总体安排优化，就是对一个阶段的安排，要全盘考虑，周密计划，合理划分，科学地组织与协调时间，使时间管理在总体安排上达到优化。优化管理原则全面协调统筹规划有序执行诸多因素综合律纵横因素交织律各种层次贯通律经验之一是:用1．25乘预计时间经验之一是:责任权利优化权衡经验之一是：层次阶段循序推进66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44之间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段人生的四个职业发展阶段的时间优化爱迪生是一位“高效时间管理者”。他头脑敏捷，思维迅速，手脚麻利，工作效率非常高。有一次，爱迪生送给助手一个没上灯口的空玻璃灯泡，叫助手测量它的容积，助手又是拿软尺测量灯泡的周长、斜度，又是在纸上算，爱迪生等了一会儿，见还没有报来结果。他便走了过来，打量助手一眼，拿起那只空灯泡，向里面灌满水，交给助手说：“把这里面的水倒进量杯里，不就知道容积了吗？”助手立即报出了数据。效率管理原则目标向效率要时间美国伊利诺大学的一位医学博士调查时间与人的精力的关系0点至2点：最为困乏，人体处于最紧张的代谢状态。2点至4点：人体的大部分功能处于抑制状态。4点至6点：是最容易感受风寒的时候，但头脑开始恢复清醒。7点至10点：注意力和记忆力最好，工作效率最高。11点至12点：身体对酒精最敏感，只进餐，勿饮酒。13点至14点：体内激素变化激烈，人感疲倦。15点：性格外向的青年人创造力最旺盛。16点：体内代谢新高峰，身体容易出汗。休息片刻。17点20点：味觉敏锐，体力、耐力增强。可进餐，散步，读报；21点22点：体内多功能处于低潮，要准备休息。23点：是夜班差错最多的时候。24点：疲倦加重，体内进入抑