接待方案最终版

*******工程创建鲁班奖工程迎检方案*****公司二0一四年八月二十七日目录一、迎检组织机构及人员安排31、创建鲁班奖工程接待工作领导小组32、迎检组织机构成员及职责33、陪检领导44、迎检要求及注意事项4二、验收前准备工作51、参加验收专家及陪同领导的联系及情况落实52、参会资料的准备63、会议场所的考察、落实64、参会物品的情况落实65、用车情况落实86、进行费用预算整理，并报公司领导审批107、拟定参会客人的详细接待、安排计划108、会议现场的工作安排109、住宿安排1110、迎检人员着装要求1211、拟定的工程现场检查路线1212、资料复查1313、与业主方面的协调13三、复查行程安排15四、参加验收人员名单16五、首次会议安排17六、现场复查陪同安排18七、资料复查陪同安排20八、末次会议安排21九、专家就餐的陪同安排21一、迎检组织机构及人员安排1、创建鲁班奖工程接待工作领导小组组长：***职务：总工程师副组长：***职务：项目经理机构设置：后勤接待组、车辆调度组、现场组、资料组主要职责：1）全面领导本次迎检工作。2）总体协调各工作组的工作。3）保证迎检工作的人、财、物到位。2、迎检组织机构成员及职责后勤接待组组长:***组员：*********************************主要职责：1)负责酒店、餐饮、会议室的的预定、安排。2）负责后勤物品的购买。车辆调度组组长：*****组员：************************主要职责：1)负责车辆的全程接待、调配使用。2)车辆通行路线的考察、熟悉。车辆停放位置的考察。现场组组长：***组员：****************************主要职责：1）具体负责现场复查准备工作。2）负责现场复查路线上内容的检查及整改工作。3）负责准备复查专家所使用的工具（手套、手电筒、梯子、卷尺、螺丝刀等）。4）做好对具体陪检人员进行现场内容的交底工作,达到熟悉现场和熟悉施工作目标。5）负责对路线引导进行演练,达到熟悉路线目标。6）负责准备现场通讯器材对讲机的准备,确保各检查小组通讯畅通。资料组：组长：*****组员：*************及参建单位资料员主要职责：1）负责资料运送酒店（技术资料放置、复查要点放置）；2）负责陪同专家检查资料（资料的解释、查找）；3）负责资料运回项目部。4）20号***********开始熟悉工程资料。3、陪检领导总公司领导：总公司领导1人公司:**************地区：******************4、迎检要求及注意事项1验收开始前15天、由组长组织召开筹备工作分工会，会议上明确人员分工及职责。222号召集各组长召开任务分配会，由组长落实前期接待筹备工作。327号全体迎检人员召开迎检动员会梳理各项迎检准备工作落实情况，会议由组长***主持。430号召开迎检工作末次会。531号召开各参建单位，包括甲方、勘察、监理、设计、总包、分包单位的碰头会，准备现场问询问题的统一口径。迎检准备工作以《任务单》的形式发放到每个迎检人员，必须按照《任务单》要求按时完成相关准备工作。注意事项：（1）工作期间请工作人员保持手机畅通，长话短说，陪同领导人员要注意上下车为领导开关车门。（2）会议期间所有人员手机必须保持静音，严禁接听电话。（3）切记：所有人员在相关场合一律不允许讨论检查过程中的相关事宜，避免使专家评委产生反感。二、验收前准备工作依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议组长***汇报。1、参加验收专家及陪同领导的联系及情况落实下列工作由接待组组长***负责具体落实并逐一核对。1．1陪同验收领导由组长***同志敲定，且提前五天通知陪检领导。1陪检公司领导落实，由组长***同志负责；2邀请公司及总公司领导，由组长***同志负责。由组长***负责落实通知情况，并落实陪检领导如何到达，是否需要派车去接。由***和***负责领导的接站和住宿安排。1．2验收专家组情况落实，由***负责第一时间落实专家组的姓名等情况，并立即通知组长及副组长，调动相关资源极可能详实的掌握专家的具体情况，具体内容包括：1.2.1专家性别、所在单位、职务、籍贯；1.2.2专家的生活习惯及偏好；1.2.3我方掌握资源中能否找到与专家的联系人。由接待组组长***、***和***负责整理相关情况后报给组长、副组长。专家对接由组长***同志负责。1.3验收专家到达武昌时间由***落实，并通知相关领导。如到达武昌时间发生变化，立即通知组长。1.4与江西省建筑业协会的对接由***、***和***负责。2、参会资料的准备此项工作由资料组负责具体落实：2.1依据落实的来客情况，按照规定格式在会议前七天制作好《会务手册》（初稿），天气情况提前两天填写并打印。接待手册包括以下内容：1专家入住安排；2温馨提示；3会务服务电话、车辆司机电话4领导电话5检查行程安排；6交流议程；7***企业简介；8单独制作温馨提示卡。2.2由组长***负责与协会专家落实验收日程安排，确定需要准备发言稿的领导，并由资料组负责提前五天准备好（由***负责联系公司提供样板），送组长***同志审定。审定后征求需发言领导的意见，无异议后用红纸打印好，验收当天交给发言领导。3、会议场所的考察、落实由组长***落实好专家住宿的酒店（已确定住在***酒店），并对该酒店的会议室进行考察。会议室的考察内容包括：会议室的大小、档次及音响、幻灯等的配置情况，如果符合要求，则将验收会安排在该酒店。如酒店会议室能够满足要求，由接待组组长***立即与酒店沟通，落实好会议室，并交纳定金。如不满足要求，立即考察落实其他会议场所。4、参会物品的情况落实验收前七天由接待组组长***负责逐一落实：1）后勤组需要准备物品和设备第1、专家房间物品及布置：【牙膏、牙刷、洗发水、沐浴露、护肤用品、毛巾、抽纸、拖鞋、泡沫洗手液等至少10套】。【鲜花、茶叶（小包上好绿茶和红茶每天10包或小桶盛装）、每天2瓶大矿泉水、6瓶小矿泉水、咖啡、水果（配水果刀）、点心、牛奶、果汁、中华香烟（男）。水果（每天上午、下午略有变化）、点心、茶叶、咖啡、香烟等每半日更换补充，办公桌上配笔筒、笔（签字笔2支、橡皮、削好的铅笔2支、削笔刀）、记事本】，当天报纸一份，***负责购买、***负责检查。物品统一放置在一个篮子中，放一个卡片：敬请使用。第二、会议组房间物品：打印机两台（一台彩色、一台激光黑白）、带打印机驱动软件的电脑二台、优盘（2个）、一包A4纸、彩色打印纸，***负责准备，***负责检查。第三、条幅：“江西****工程鲁班奖工程现场复查首次会”、“江西****工程鲁班奖工程现场复查末次会”，***负责。第四、桌牌制作***负责。第五、酒水、烟等软中华香烟（编码：329）—4条；小瓶百岁山矿泉水—10箱；白酒—4箱；红酒—4箱。大雨伞20把、红茶、绿茶各4盒；***负责检查。第六、照相机9台（其中8台卡片机）、摄像机1台、录音笔3个，***负责，***负责检查。2）资料组需要准备资料、设备第一、专家房间资料准备：《会务手册》、《汇报材料》纸质版、《资料总目录》、《专家评审意见》纸质版3000~5000字、《一个优盘（含会务手册、工程简介、照片、PPT、汇报材PDF版、3000字word版）、专家评审意见电子版、5000字创新成果汇报》由***、***负责。上述资料要求用一个手提袋装好，十套。***负责制作，***负责检查。第二、首、末次会议签到表（为鲁班奖格式要求），***准备。第三、会议资料准备：《汇报资料》精装打印30份、会议议程表。（***）下周四完成。第四、准备主要参会人员名单、单位、职务提供介绍人使用（***、***）；欢迎词。（***）3）现场组需要准备物品和工具第一、制作六个不锈钢材质的引导牌（土建组、电气组、水暖组）***负责制作。第二、小瓶装百岁山矿泉水—5箱，湿纸巾40包、小毛巾40条、白手套20付，一次性口罩20套（***负责购买，***负责检查）。第三、手电筒10把、梯子、螺丝刀、钩子等工具（***负责）。第四、钥匙，管道井的钥匙，3把可以随时带着（通用）。地下机房钥匙，安排专人在机房等着，因为三个组，不是同时查看。分发到每个组陪检人员手中。（***负责）第五、照相机8部、录音笔3个，对讲机10个由***负责。5、用车情况落实租用江淮瑞风汽车一部，车辆由经理部***负责安排人员租赁，在复查前7天落实好车辆，车辆提前一天开到业主，由经理部司机***负责检查车辆车况、油量及保洁情况。专家检查组、（8人）、省市协会领导乘坐一辆（租用期为两天包括接送站、检查过程）；总公司、地区领导等陪同人员乘坐一辆；租用期为一天（现场检查用）。武昌经理部的别克商务加满油，清洗干净，作为机动车辆，备用。外借3辆奥迪。由***、****负责自带车辆作为应急机动车辆。车辆组长：***职责：a、检查车辆的车况、油量及保洁情况；b、提前准备六箱小瓶百岁山矿泉水，放置在车上，以备专家饮用；c、提前考察从酒店到业主的通行路线交通情况，落实选择的交通路线的可行性。d、与业主负责交通的管理人员沟通，落实甲内落线的通行情况，落实在甲内的停车场地。此项由***负责。e、保持通信顺畅，调度所有车辆的行进情况，指挥车辆进入业主，停靠在指定位置，车辆停放在停车场；车辆一直停靠在大门口，***负责协调甲方进行车位预留。f、专家离开时提前通知车辆在指定地点等待。奥迪头车：***负责调度。江淮瑞风1调度：甲服从车辆组长指挥江淮瑞风2调度：***服从车辆组长指挥别克商务司机：***，调度***尾车：由赵伟（或***）自备，负责在最后防止有车掉队，或作为应急机动。后备车辆每台车安排一名陪同人员，头车奥迪：***、江淮瑞风***，别克商务***，负责提醒客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数,如发现人数变化或乘车人员发生变化，立即与车辆组长联系。进入业主后，由***和甲方***负责引导车辆入场。31号，所有车辆从酒店到现场进行一次预演，实施人***，验证人，***。由***与7月30日和酒店联系，要求酒店在8月1日上午预留车位给迎检车辆（包括江淮瑞风一辆、奥迪三辆、别克商务一辆、私家车5辆）。用车安排表引导车：乘坐人员驾驶员电话号码备注***奥迪专家组用车：乘坐人员协调人电话号码备注检查组专家：协会领导：总公司领导：公司领导：***江淮瑞风其他领导分别乘坐另外两辆奥迪和别克商务。具体详见车辆分配表。赵伟开车负责收尾，发现掉队车辆及时提醒，保证全部车辆按指定路线行驶。由***、***、***、***负责自带车辆跟在整个车队后面，负责应急，如发生车辆刮擦、抛锚等立即替换。应急车辆跟整个车队到业主门口后，不进入业主，在周围停靠，待命。7月31日、8月日夜间安排两名司机住在***宾馆内，随时待命，落实人：***。其他车辆接到通知后方可离开，落实人：***。6、进行费用预算整理，并报公司领导审批由***同志负责提前落实好所需费用，报地区领导***通知审批，提前15天准备好相关费用。7、拟定参会客人的详细接待、安排计划在验收前两日，由迎检组组长召开会议，依照时间顺序对下面工作进行详细计划：7．1检查专家及陪同人员住宿安排。7．2专家的餐饮安排。7．3专家的行程安排。7．4验收前、中、后陪同人员的安排。7．5会议期间协调工作。7．6专家的接送工作安排。7.7验收结束后领导的接送安排。7．8突发事件应急处理工作、人员。8、会议现场的工作安排在会议前一日对下面工作完成，由后勤接待组组长进行检查。并将结果及时汇总汇报给组长，组长***负责再次落实和检查。8．1专家、陪同人员、工作人员房间。8.1.1所有房间内情况的落实由后勤接待组指定专人负责。8.1.2所有房间钥匙统一领取，并做出相应标示。8.1.3制作好房间人员入住空表格。8.1.4《接待手册》的送到专家房间。8.1.5水果、鲜花等安排服务员送到专家房间。8．2会场的布置，会场内设备的调试。此项工作