时间管理秘笈

ॡมგந৪ᾯůpoweredby一、拒絕垃圾郵件，萃取重要訊息1為郵件上色4建立搜尋資料夾6為郵件標幟有色的記號8用Outlook2003來過濾垃圾郵件10用Exchange2003Server來過濾垃圾郵件13二、隨處存取，無遠弗屆15透過OWA自動回覆19切換到離線工作狀態21手動處理郵件同步22手動同步處理資料夾23三、有條不紊的追蹤管理25追蹤郵件是否已送達或已被閱讀26按交談主旨排列郵件27了解工作狀況28自動追蹤進度29四、有效率的行程管理與客戶管理30為約會或會議上色31自動為特定的會議上色32建立公用的聯絡人資料夾33依類別排列連絡人34依兩種以上條件排列連絡人35建立通訊群組清單36複製電子郵件的名稱來建立通訊群組清單37五、發揮執行力的會議管理39會議邀請40在會議項目中插入會議記錄43回報工作執行狀況45讓主管共用我的行事曆46開啟助理的行事曆47為助理建立行程項目48六、立即溝通保密防諜49Part1Part2Part3PartI重要資訊盡在指尖PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間Q.A.一、拒絕垃圾郵件，萃取重要訊息勤奮的Sales阿蕙一早就到公司，才打開收件匣，郵件就如潮水般湧現，其中有一半以上是沒營養的廣告信，還可能夾帶病毒呢！茫茫信海中，到底那些是重要信件，而那些又可以過目即忘呢?1我沒學過速讀，如何用最短時間看遍最多的信？2如何在第一時間立即掌握重要信件？3成千上萬的信件中，如何快速找到那塵封已久而又極其重要的信？4等待處理的信件這麼多，如何設定輕重緩急？5如何處理煩人的垃圾郵件？6E-mail的附件會不會有毒？何時才可下載？我沒學過速讀，如何用最短時間看遍最多的信？利用預覽窗格，一目瞭然阿蕙覺得用Outlook2003閱讀郵件，變得更加輕鬆容易了。預覽窗格已移到螢幕的右邊，可顯示以往兩倍的內容。若是使用以前的版本，您要按兩下，還必須要關閉視窗才能閱讀全文。而Outlook2003多了預覽視窗，還可按[檢視]功能表的[讀取窗格]改變位置，可以把「讀取窗格」置於右側或下方。時間管理心法：80%的重要信件，來自20%的人。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間Q.A.如何在第一時間立即掌握重要信件？重要信件，立即通知不誤事郵件真是多如牛毛。阿蕙上次因為沒有立即回覆客戶的郵件，而損失了一筆訂單，讓她心疼不已。Outlook2003增強式[規則及提醒]可依據使用者的偏好設定組織內送的電子郵件，在需要時(如工作交件日或會議即將開始)自動引動通知作為提醒，並且為老板的來信和只給我的信加上顏色。如此一來，阿蕙就不會再錯失重要信件了。�為郵件上色1.開啟建立規則所要依據的郵件。2.在[寄件者]、[收件者]或[副本]清單中的名稱或通訊群組清單上按一下滑鼠右鍵，再按[建立規則]。3.在[建立規則]對話方塊中，選取想要套用的條件及動作。4.若要向規則新增更多條件、動作或例外情況，請按一下[進階選項]，然後遵循[規則精靈]中剩餘的指示。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間Q.A.成千上萬的信件中，如何快速找到那塵封已久而又極其重要的信？快速找到重要郵件，毋需一找再找阿蕙經常和國外客戶們郵件往來，若能將個別客戶的郵件集中，將有助於快速找到所需要的資訊。Outlook2003可以將常用搜尋的結果儲存在[搜尋資料夾]中，就不需要每次要用到時就得重新執行一般搜尋。[搜尋資料夾]自動會將相關電子郵件保留在一起，不需要將其移到其他資料夾中。�建立搜尋資料夾1.在[郵件]的[檔案]功能表上，指向[新增]，然後再按[搜尋資料夾]。2.按一下[建立自訂[搜尋資料夾]]。3.在[自訂搜尋資料夾]下，按一下[選擇]。4.鍵入自訂[搜尋資料夾]的名稱。5.按一下[準則]，並選取您要的選項，然後再按[確定]。6.按一下[瀏覽]，然後選取您要搜尋準則搜尋的資料夾，然後再按三次[確定]。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間Q.A.等待處理的信件這麼多，如何設定輕重緩急？事有輕重緩急，為郵件插旗子事情總是有輕重緩急，阿蕙是一位有條有理的聰明女性，當發現Outlook2003可以利用很多的顏色來替郵件做記號，興奮得不得了。因為，她可以用紅色標幟表示緊急的郵件，藍色郵件表示極重要的郵件，紫色郵件表示和自我激勵有關。�為郵件標幟有色的記號您只要在郵件右側灰色的標幟符號上按一下滑鼠右鍵，便可以選擇多種顏色的標幟。如果有重大需要立即處理的事情，還可以用旗子來排列順序，使事情一目瞭然，把事情一件一件處理掉。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間Q.A.如何處理煩人的垃圾郵件？杜絕垃圾郵件，節省時間拒絕垃圾郵件很簡單，您可以自行設定Outlook2003來過濾，也可以把難題丟給您的郵差–Exchange2003Server，由它幫您把關。��用Outlook2003來過濾垃圾郵件Outlook2003可協助封鎖不請自來的垃圾電子郵件。讓阿蕙在讀信時，能夠節省時間專注在讀取有用的郵件上。垃圾電子郵件篩選：Outlook2003使用由MicrosoftResearch開發的先進技術，自動篩選出垃圾電子郵件。這項篩選在預設上設為「低」，設計用來抓取最明顯的垃圾電子郵件。篩選抓到的郵件會移到專用的[垃圾電子郵件]資料夾。需要時，可將篩選設為主動性較高，或者甚至將Outlook2003設為在垃圾電子郵件進來時，將其永久刪除。受信任的寄件者清單：[受信任的寄件者清單]中的電子郵件位址和網域名稱絕不會被當作垃圾電子郵件。此外還可將Outlook2003設定為只接受來自[受信任的寄件者清單]中的郵件，這樣就能完全掌控所接收的郵件。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間變更Outlook2003中的垃圾郵件的篩選設定1.在[工具]功能表中，選取[選項]。2.在[選項]對話方塊中，[電子郵件]區段中，按一下[垃圾電子郵件]。3.選擇需要的垃圾電子郵件保護層次。按一下[確定]。垃圾電子郵件寄件者清單：要封鎖來自特定電子郵件位址或網域名稱的電子郵件，只要將這些郵件的寄件者加入到[垃圾電子郵件寄件者清單]就能做到。受信任的收件者清單：可將您信件的電子郵件清單或群組加入到[受信任的收件者清單]中。任何傳送到這些電子郵件位址、網域名稱或這份清單的電子郵件將不會被視為垃圾電子郵件。若要將寄件者加入到[受信任的寄件者清單]、[受信任的收件者清單]或[垃圾電子郵件寄件者清單]1.在來自寄件者的郵件上按一下滑鼠右鍵。2.指向[垃圾電子郵件]，按一下[新增寄件者至受信任的寄件者清單]、[新增寄件者至垃圾電子郵件寄件者清單]或[新增至受信任的收件者清單]。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間�用Exchange2003Server來過濾垃圾郵件如果您不想多花時間設立這些清單，您可以建議IT人員使用MicrosoftExchange2003Server上內建的郵件篩選功能，在垃圾進到信箱前，就被初步地過濾掉，如此一來不會佔去您的信箱空間，也不會浪費公司內的網路頻寬。Exchange2003設置兩道關卡來防堵垃圾郵件：第一關：�IT管理者可設定允許或封鎖的寄件ServerIP，再參照付費或免費的即時黑名單，配合寄件者過濾，過濾掉那些惡名昭彰的垃圾郵件寄送者；此外，可設定收件者過濾，防止已離職員工的信件大量堆積在伺服器中，影響效能。第二關：�智慧型郵件篩選器(IntelligentMessageFilter，IMF)，基於以往Hotmail收蒐集之數百萬封垃圾郵件，利用最新的“SmartScreen”技術的，針對進到Server的郵件內容作智慧型分析，判斷郵件是未經請求的商業郵件，或是垃圾郵件，抑或是合法的郵件，給予信賴評等。Hotmail從2003年12月就全面採用此一技術，全球1億4500萬以上的用戶均見證到此強大的功效。Q.A.E-mail的附件會不會有毒?何時才可下載？封鎖不需要的附件以防中毒阿蕙為了避免不需要的附件和過大檔案佔據太多的儲存空間，利用Outlook2003封鎖任何來自不在安全寄件者清單上寄件者的電子郵件和檔案。在檢查和核准郵件後，Outlook才會下載完整的郵件和檔案。另外，Outlook2003的自動圖片下載設定功能，可讓您自行決定當開啟HTML格式的郵件時，是否要自動下載圖片。預設封鎖下載圖片可保護您的隱私權，用來防止不安全的寄件者用下載圖片的方式來確認您的郵件地址，而進一步地大量寄送垃圾郵件。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間Q.A.二、隨處存取，無遠弗屆阿蕙身為一個全球走透透的業務人員，面對每天重要的商務信件，必須要能走到那，收到那，利用Notebook、PocketPC甚至手機，隨時隨地，立刻處理。1居家旅行用Outlook，一定要透過麻煩的VPN嗎？2現在到處都可以上Internet，可以用IE來存取信件及行事曆嗎？3出門在外，如何告知客戶同事？4離線狀態，如何繼續處理繁雜信件？時間管理心法：無限延伸你的辦公室，以空間換取時間。居家旅行用Outlook，一定要透過麻煩的VPN嗎？從Outlook進行HTTP存取在與ExchangeServer2003及WindowsServer20003搭配使用時，可利用其RPCoverHTTP的最新技術，Outlook2003用戶端只需使用HTTP或HTTPS即可連接，因而減少了執行VirtualPrivateNetworks(VPNs)或撥號遠端存取服務(RAS)的需要，也免去了一般使用者登入VPN所需繁瑣的設定及登入步驟。*使用Outlook2003RPCoverHTTP功能需另外設定，詳情請詢問貴公司IT人員。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間Q.A.現在到處都可以上Internet，可以用IE來存取信件及行事曆嗎？OutlookWebAccess(OWA)OutlookWebAccess是Web版的Outlook。尤其新版本的OutlookWebAccess長得和Outlook2003幾乎一模一樣。讓使用者不論在辦公室內外，都可以用熟悉的操作方式，有效地處理資訊。您可以利用OutlookWebAccess閱讀郵件、寄送郵件、安排行程、發出會議邀請及指派工作等。�用OWA取出公用資料夾的產品型錄東奔西走的阿蕙一忙，老是忘了將新產品型錄存放在個人電腦中，還好這些文件都已放在ExchangeServer的公用資料夾中，所以阿蕙可以從OWA直接連到公司內部的Server上的公用資料夾，下載新產品的型錄。PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間PartI重要資訊盡在指尖Part2追蹤掌控精確執行Part3協同作業合作無間Q.