时间管理（PPT 102页）-为什么要进行时间管理

时间管理主讲人:于桂芳鞍钢党校副教授问题一：你有足够的时间吗?你三年前设计的理想或计划实现了吗？你是不是经常在熄灯时才想到今天最重要的一件事还没有做？你是不是经常处于一种“忙乱而无效”的生活状态？你是不是常常找不到自己所需要的东西？你是不是一有事就忙的团团转？……§如果上述场景在你的生活中经常出现，那么请你认真考虑一下出现这种现象的原因是什么？想一想下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。结论：0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18~22分：你的时间管理状况良好。23~27分：你是值得学习的时间管理典范。问题二：时间对你意味着什么?时间是组成我生命的一种重要材料；时间是我成长过程中的一个影子；时间对我意味着机遇和可能性；时间是我发挥生命活力和潜力的舞台；做好时间管理，享受工作和生活能掌握每一天，就能掌握一生……时间是生命的全部。我们的生命是在时间之中展开的，离开了时间就会没有一切。◎小结问题三：你是如何对待时间的?态度一：得过且过，过一天是一天态度二：时间有的是，不着急，慢慢来态度三：珍惜时间，过好每一天……想一想你习惯于用哪种态度来对待时间？假定你的寿命是80岁，请马上算一下你生命中还有多少个可以好好利用的天数？任务！◎小结高质量的人生离不开有效的时间规划时间是我们的财富之源，利用时间要做到精打细算时间管理是生活中的一件大事时间管理的关键在于建立一种优良的习惯生命需要规划，时间需要管理！时间管理时间管理一、什么是时间管理二、为什么要进行时间管理三、浪费时间的内在外在因素四、如何进行时间管理一、何谓时间管理时间管理时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一样多。所以时间管理的问题不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。人生是由不同时期的阶段与任务组合而成而阶段与任务是由不同角色扮演来达成各种角色是由不同的事件来诠释而“事件”就是由时间串接而成=所以时间管理就是「人生事件」的管理,也是您人生的管理1、时间的定义？Goal/PriorityGift/Interest/RequirementRoleEventTimeManagement人生金字塔这张钞票给你给你了以后…你想拿他买什么东西?每个东西你愿意花多少钱来买?要先买什么?再买什么?如果有人跟你要，你会给他吗?如果有人要和你合购，你会答应吗?2、所谓时间管理是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。时间管理就是自我管理。自我管理即是改变习惯，让自己更富绩效，更富效能。达到目标，叫做效果把事情很快地做完，叫做效率把事情很快又很对地做完，叫做效能全球首富—巴菲特根據《福布斯》杂志公佈的2008年度全球富豪榜，他已经超过卡洛斯·斯利姆·埃盧和比爾·蓋茨成为全球首富。2006年6月，巴菲特承诺将其资产捐献给慈善机构，其中85%(约370亿美元)将交由盖茨夫妇基金会来运用。巴菲特此一大手笔的慈善捐赠，创下了美国有史以来的记录。一九九八年五月，美国华盛顿大学请来世界巨富华伦‧巴菲特和比尔‧盖茨进行演讲。演讲结束提问时，华盛顿大学的学生提出了一个问题：「你们是如何做到比上帝还富有的？」全场屏息期待巴菲特的回答。「这个问题很简单，」巴菲特说：「原因並不在于智商，而在于习惯，你必須有好习惯。」第一个好习惯就是善用时间懶惰的青蛙住在田边的青蛙对住在路边的青蛙说：「你这里太危险，搬来跟我住吧！」路边的青蛙说：「我已经习惯了，懶得搬了。」几天后，田边的青蛙去探望路边的青蛙，却发现他已被車子压死，暴尸在马路上。原来掌握命运的方法很简单，远离懶惰就可以了。懶惰的青蛙工作纸—愚公移山有哪件事你一向想做,因抗拒心理,迟迟未开始试找出一些有效的步骤克服之时间管理就像生命中的地图，让我們不会失去方向；当务之急，从现在开始做好规划时间管理是您对生命的掌握时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间，时间管理的目的除了要决定你該该些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性:时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引时间有限，学习经营有限时间下的品质用心做事v.s.用力做事3、时间管理的省思？4、四代时间管理理论第一代时间管理----备忘录型第二代时间管理----事先规划安排行程第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我第四代时间管理----以原则为中心，以良知为导向，创造高品质生活阶段重点內容工具第一代备忘录順其自然、时间追踪随身携带备忘，方便填写或刪除纸条(Thingstodolist)备忘录(memorandum)第二代规划与准备事先规划、安排工作与行程、标明期限行事历、日记簿、MSOutlook阶段重点內容工具第三代规划、制定优先順序、操之在我认清价值、追求效率、操之在我订立「中、长、短期」目标編排优先次序计划表、组织表第四代客观的「最重要的事」人生的四大需求得到滿足(物质、心理、社会、精神)根据自然原则制定及达成目标-一周计划表-探讨生命中最重要的东西-认清角色-第二象限目标-坚持与正面想象-评估及自我欣赏第一代时间管理法--1第一代是备忘录型,即随身携带便条或备忘录,每天先将一天的全部工作列于备忘录上,而后按所列工作逐一完成,每完成一项可将其从备忘录上划掉。如在完成每天工作的同时又有新的工作则随时将其记录在备忘录上，以避免遗漏。第一代时间管理法--2优点缺点重要事情发生时应变能力强有成就感会追踪待办事项压力少没有系统性没有“优先”观念完成的只是必要而非重要之事（人生的大目标）易推卸责任缺乏效率、自制力与自尊人际关系可能较差第二代时间管理法--1第二代是简单计划型，人们安排每天的行事历并带有记事簿。其特点是拟订合适的目标并进行规划，讲求效率。使用这一代时间管理工作通常先订出日程安排表，记录应完成的工作。已经注意到规划未来的重要性。第二代时间管理法--2优点缺点自制力增强会追踪约会与答应做的事通过预定的目标计划，能完成较多的事有效率对事情没有轻重缓急之分会产生安排人的习惯不见得满足真正的需要利己式的思考或行为最重要的事是时间表上的事第三代时间管理法--1第三代是操之在我型。首先你必须花点时间确定自己的价值观。接着依据轻重缓急制定长、中、短期目标，再按优先顺序将每天的活动详尽地规划排列出来，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这一代时间管理法是根据自己的目标来安排行程。所以称之为“操之在我”。第三代时间管理法--2优点缺点有责任感能发挥长、中、短期目标的效果能将价值观转为目标与行动通过每天的规划，安排优先顺序，个人生产力提高效率提高对时间与自我更具管理技巧价值观未必符合自然原则缺乏远见，视野不广对人与事一视同仁可能在不同角色间造成失衡、愧疚感等最重要的事因急迫性与价值观而定第Ⅰ、Ⅲ类事务占去所有时间第四代时间管理法----个人管理主张关键不在于时间管理，而是在于个人管理。与其着重时间与事务的安排，不如把重心放在维持产品与产能的平衡上。时间取决于你如何重视个人生命的精神和内涵。强调以原则为重心，配合个人对自己人生使命的认识，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能齐头并进，着重第Ⅱ类事务的完成。事务分类表紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限压力的计划（结果）Ⅱ防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划休闲（结果）不重要Ⅲ不速之客、某些电话某些会议、报告必要而不重要的问题受欢迎的活动（结果）Ⅳ繁琐的工作某些电话、信件浪费时间之事有趣的活动（结果）偏重第一类事务的结果Ⅰ结果：压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ偏重第三类事务的结果ⅠⅡⅢ结果：短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛甚至破裂Ⅳ偏重第三、四类事务的结果ⅠⅡⅢⅣ结果：•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生偏重第二类事务的结果ⅠⅡ结果：•有远见•平衡•纪律•自制•少有危机二、为什么要进行时间管理？人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。我们为何忙乱？电话干扰会议没有计划和控制上司召见太随意下属不断请示汇报不放心下属工作，帮下属做事事必亲躬工作没有程序做事没有主次和轻重缓急太关注细节和小事不知道如何说“不”对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖不授权，下属闲，自己忙时间管理的重要性1、时间有限，而工作无限2、努力工作却并不快乐3、能主导自己的生命4、能实现自己的理想5、能兼顾自己和别人的要求6、做到忙而不盲有效時間管理的障碍不清楚的目标无组织化沒有说不的能力有效時間管理的障碍干扰更多的干绕未活动的时间有效時間管理之障碍一时有太多事情压力及工作疲劳完全在工作沒有玩乐我們要如何做?认知障碍的存在确定您的障碍克服障碍之策略时间管理三、浪费时间的内在外在因素1.记录时间时间管理（1）做事目标不明确；（2）作风拖拉；（3）缺乏优先顺序，抓不住重点；（4）过于注重细节；（5）做事有头无尾；（6）没有条理，不简洁，简单事情复杂化；（7）事必亲躬，不懂得授权；（8）不会拒绝别人的请求；（9）消极思考。诊断时间十大时间浪费时间管理乱放东西是首位翻箱倒柜最费时开会属于第二位好多会议无效益十大时间浪费时间管理电话属于第三位管理不好掉陷井干扰列在第四位应酬很多实在累十大时间浪费时间管理拖延列在第五位对人对已都不利垃圾档案属第六鱼目混珠低效率十大时间浪费时间管理危机属于第七位接踵而至难应付颠倒授权属第八别人求援常应答十大时间浪费时间管理完美主义属第九精工细雕属多余精神涣散属第十流畅受阻费时间三、如何管理时间1、善用规划的观念2、时间管理的十大关键3、高效时间管理十法4、高效时间管理工具5、实务应用Step3配合生理时钟，拟定计划。Step4分析、检讨目标达成率改进。Step2安排目标的轻重缓急，安排优先次序。Step1订好长期目标，以及与之有关的短期目标。1、善用规划的观念三、如何管理时间时间管理2、时间管理的十大关键（1）设立明确的目标（2）列一张清单（3）20：80定律（4）确定不被干扰时间（5）和你的价值观相吻合（6）最有效率的事情（7）充分地授权（8）同一类的事情一次做完（9）做好时间日志（10）时间大于金钱要明确工作目标目标决定方向，而方向则是行动的前提“南辕北辙”的故事明确工作目标需要注意的几点：一要了解自己所处的阶段及位置；二要认清自己所做工作的意义；三要能够认同自己所做的工作，并能够肯定自己；从前有一个人，从魏国到楚国去。他带上很多的盘缠，雇了上好的车，驾上骏马，请了驾车技术精湛的车夫，就上路了。楚国在魏国的南面，可这个人不问青红皂白让驾车人赶着马车一直向北走去。路上有人问他的车是要往哪儿去，他大声回答说：“去楚国！”路人告诉他说：“到楚国去应往南方走，你这是在往北走，方向不对。”那人满不在乎地说：“没关系，我的马快着呢！”路人替他着急，拉住他的马，阻止他说：