有效的时间管理_2

1998有效能的時間管理200420042004•教室規範:–準時上下課–將手機關機或關振動–全心投入–實際參與有效能的時間管理•課程目的：完成本課程所有單元及實際演練之後您應該可以：1時間管理的機本要件2優先順序的管理模式3第四代時間管理及討論有效能的時間管理如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題干擾INTERRUPT行政工作PAPERWORK電話TELEPHONE會議MEETINGS•什麼是你生活中最重要的事？•你的人生意義何在？•你希望成為何種人物或完成什麼目標？–想想看你有什麼長期目標–想想看人生中最重要的人際關係是什麼–想想看你最希望有什麼貢獻–重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和,信心,快樂,或是．．．–列出你認為最重要的三,四件事–假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？–假設你有至少三,四十年的生命，這星期內你又要做些什麼？有效能的時間管理在辦公室內時間損耗的主要原因為何?GroupDiscussion時間損耗原因1.干擾2.等待3.同事間的需求與輔助需求4.溝通不良5.授權不足6.組織／制度的障礙7.他人的錯誤8.優先順序的衝突9.工作情緒與情境10.完美主義11.會議78910111213141516171819時間〔時〕干擾頻率時間〔時〕〔次〕日干擾圖一開始就做最重要的工作543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00工作要求與體力水準生產力高的時間注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00工作要求與體力水準注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間生產力高的時間時間管理是什麼?•時間管理就是自我管理•自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很對地做完,叫做效能•時間管理就是事前的規劃或長期的計劃時間管理不是什麼?•時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多•所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間情境測驗題(限時三分鐘)1.請先閱讀完本文2.在這張紙的右上角寫下你的名字3.將第二句中的大名兩個字圈起來4.在這張指的左上角畫五個正方形5.在剛才畫的正方形中個畫一個十字6.在正方形的四周畫一個圓圈7.在這張紙的右下角簽上你的名字8.在簽名下寫三個好字9.在右上角的簽名下畫一道線10.在這張紙的左下角畫一個十字11.把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形12.在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案13.在第八句的好字畫一個圓圈14.當你做到這裡,請大喊一聲“我最快”15.如果你完全遵守規定,請大聲說“我最好”!16.在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和17.將剛剛的答案減去二十三,再減去十三等於多少?18.在以上所有“雙數“題的題號上畫圈19.假如你做到這裡,請拍一下桌子,並大聲說“遵從指示,我第一!”20.現在你已全部讀完,請只做第一及第二題及可三代時間管理法•第一代:備忘錄型•第二代:規劃與準備•第三代:規劃,訂定優先順序,操之在我三代時間管理法優缺點一覽表優點缺點第一代-重要事情發生時應變能力強，有順應時勢的變通能力-人際反應較好-應力較小會追蹤待辦事情-沒有嚴整的組織架構，會遺漏事情-可能忘記與別人的約會-人際關係可能較差-成就較小-因忽略組織規劃而頻出狀況，疲於應付-最重要的事就是眼前的事第二代-會追蹤約會與答應的事-透過訂定目標與規劃，能完成較多的事-因事先準備充分，會議或行事較能發揮實效-會產生安排人的習慣-達到更多目標，卻不見得滿足真正的需求-利己式的思考或行為，將他人視為達成目標的工具或障礙-最重要的事乃是時間表上的事第三代-對事情有責任感，能以價值觀為根據-能發揮長,中,短期目標的效果-能將價值觀化為目標與行動-透過每天的規劃與安排優先順序，個人生產力得以提高-讓生命更井然有序-對時間與自我更具管理技巧-驕傲地以為一切操之在我，忽略了自然法則勝於一切-價值觀未必符合自然法則-缺乏遠見-每天的規劃總不外乎找出最緊急的事情以及危機處理-可能在不同的角色間造成規劃過度,失衡,愧疚感等情形-可能有安排人的企圖,對人與事一視同仁-較無應變能力或獨創性-單是技巧無法發揮效用與領導力,更需要個性-最重要的事因急迫性與價值觀而定傳統時間管理V.S.第四代時間管理傳統時間管理第四代時間管理NESW事(日程表)控制,管理效率實用人(關係)領導效能(Effectiveness)原則艾森豪規則急迫不急迫　　　重要Ⅰ任務A立刻處理Ⅱ任務B訂下期限或授權　　　　不重要Ⅲ任務C授權Ⅳ???（字紙簍）緊急不緊急20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%Lessthan1%2%~3%重要不重要:戴明博士期望的指數::現有社會的指數*Remark:戴明博士在推TQM時,對一些TQM的公司Benchmark出來的資料.IIIIIIIV緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應vsProaction積極掌握•危機就是轉機•規劃重於做事•最好的控制是預防•預防勝於處理不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th陷阱三:事必親躬•韓非子.八經–下君,盡已之能–中君,盡人之力–上君,盡人之智•諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.•為何事必親躬?–因為怕部屬取代–不放心部屬,不信任部屬–要求標準過高陷阱四:有求必應•會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要•不好意思拒絕請託的原因–接納請託比拒絕請託容易–擔心觸怒請託者–想要做廣受愛戴之好人–不知如何拒絕他人之請託•每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下Conclusions:時間管理架構1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事迫切性指數測驗選出你最可能反應的行為或態度(0＝從不，2＝有時候，4=常常）1.我在壓力之下表現最好。2.我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深入的自我反省。3.我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。4.我休息不工作時會覺得不安。5.我似乎永遠在趕時間。6.我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。7.我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。8.我在做一件事時常會想到另一件事。9.我處理危機時表現最好。10.處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有就感。11.我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。12.當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。14.我常邊工作邊吃飯。15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。16.一天下來辦公桌上「已辦」文件如果推得高高的，我會很有成就感。01234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234迫切性指數檢核清單•0~25:一切在掌握中•26~35:漸受迫切性限制•36~45:已經開始上癮•=46:上癮我現在的年齡是歲月80x365＝29,200yyx365＝(A)MMx30＝(B)29,200-{(A)+(B)}＝從現在起我尚有天的時間(24x＝小時)光陰似箭,歲月如梭??加油!!!如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好1.工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作2.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發信?如何提高Email的處理效率•一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作•養成習慣,一天只有三個時段看Email•除了急件以外,集中時段回信8.80/20法則1/2•theVitalFew&theTrivialMany•柏拉圖法則•花最少的力氣,獲得最多的效益•你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的80/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物事倍功半事半功倍AreYouLonely???ThencallaMEETING!!!GroupDiscussion--進行很差的會議進行很好的會議會議不夠有效率的原因：開會時討論沒有焦點會議資料未事先備妥開會時沒有擬妥會議流程關鍵人物沒有出席延遲開始，一路延誤正確的開會原因：溝通向員工或團隊蒐集資料推銷概念、產品或一項服務解決問題作重要的決策危機的處理TimeManagement•IhearandIforget•IseeandIremember•IdoandIunderstand•ImakemistakesandIlearn!!----UnknownSource----有效率的會議1.會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動2.有效率的會議需要小心的準備與紀律3.每一個會議都意味著高成本3-1參與人員薪資3-2準備所花的成本（人力,時間）3-3心理成本3-4機會成本1.考慮是否非要會議才能解決問題2.決定會議目的3.決定參加人4.準備議程5.決定合宜的設備,場地與時間6.跟催動作如何計劃一個有效率的會議1.考慮是否非要會議才能解決問題有以下狀況時,你不應該召開會議：電話或是書面通知即可解決問題關鍵人物不能參加準備時間不夠外界因素可能會浪費會議時間成本太高如何計劃一個有效率的會議2.決定會議目的通知或解釋（最好準備書面資料）訓練或指示（需要練習）收集資訊（怎麼做？）說服式無論哪一種目的,你必須清楚的知道你想從會議所達到的目標如何計劃一個有效率的會議如何計劃一個