[工程项目]商务部日常工作总结

商务日常工作总结在**工作期间，我仍然往返于项目与公司之间，完成暖通专业投标报价，但是无论项目事情工作多忙，我做到了全力的配合同事的工作，听从上级的安排，加班加点，合理、科学地利用时间，既完成项目部份内事情，又完成了公司的任务。总体来说在各位领导与同事的支持下我在工作中受益匪浅，同时也在工作中总结了一些对合约方面的经验与建议：1、项目所有人员应对“变”字高度重视，每一次变更都会牵动经济，而现场工程师对此相对熟悉，甚至可以说绝大部分变更都是现场工程师创造出来的，所以合约要与现场生产技术相结合，做到项目全员重视，全员发掘。2、深度分析合同，发掘利润规避风险，再严谨的合同文本也会有漏洞，如何把握与利用是项目的利润突破点，同时对分包合同的严谨编制也是对项目成本的控制。3、投标报价要结合中标乃至结算考虑风险因素，投标常采用的不平衡报价要慎重执行，考虑工程发生过程常涉及的变更项目及内容，为结算变更预留空间。另项目中标后应做好报价交底工作，给合约工作起到提前预警的作用。4、合约人员个人技术能力的提高尤为重要，面对经验丰富的业主及审计人员只有拥有扎实的理论知识才能过关，我们一定要先别人了解、先别人熟悉，占有主动权，包括对工程量清单计算规则、定额、国家政策法规等的认识。另外对项目商务工作日常管理流程本人做出如下总结：一、资料管理1、项目商务人员需对收发文做专门的台账登记及归档，工程指示函与工程联系单分类夹装，采用打孔装订的资料夹收齐文件，不宜采用盒装（不好查找文件），且每个资料夹首页均应记录所存文件的台账便于查阅。要求所有台账采用统一格式。且收文本不宜只记文件编号，应将关键字或内容记上。2、收文左上角附上文件流转单，需项目经理签字确认相关职责人后流转，凡收到流转单文件的人员亦需签字确认，复印件用于传阅，原件归档保存，以确保该文件大家都有收到。3、所有收发文原件均需扫描成电子件，且统一命名格式，本工程要求命名含文件编号及关键字。4、所有发文文件在多页的情况要求每页签字盖章，一般不宜采用骑缝章。二、签证管理（1）总包签证管理1、签证事项发生前需找业主方沟通签证办理流程，避免过程中出错，业主以此找理由推迟我方签证办理时间。签证依据来源于工程指示函或联系单或设计变更图纸等，对有些业主只认可指示函不认可联系单或设计图纸的签证单，应及时与现场工程师反映，让现场工程师与业主方现场工程师代表沟通，引导业主工程师及时下发或补发对应的工程指示函。2、签证办理的时效性很重要，因此现场商务人员应保持机警，遇到问题首先考虑是否涉及费用，避免错过时限，产生不必要的麻烦。对于每张单子仔细阅读，并与相关人员一起洽商内容，避免麻痹大意导致现场变更却不知索赔或如何索赔。3、签证单申报时要求将施工工艺复杂和难度很大的内容尽可能描述详细，为我方争取单价或者数量时有理有据。同时与现场办理联系单的工程师事先沟通好，在办理联系单时，尽可能提出工程的难度及复杂性，如涉及管道的拆除安装，过程中需来回搬运材料、破坏性拆除或者需搭架子才能操作等问题描述清楚。这样可以提高报价的说服力。4、签证单资料的完整性决定了签证单办理的顺利性，一张完整的签证单需附上工程指令、图纸、计算书、报价书、照片等。因此希望现场工程师在与业主代表工程师沟通指令下发时需请对方指令尽量附图并签字盖章，且尽可能请对方在多页图纸的每页签证盖章，避免后续在办理签证时找对方补图签字盖章的麻烦，而且一般业主方盖章都很谨慎。另外，商务人员应经常提醒现场工程师及时拍下现场变更前后或返工前后照片以做签证附件。5、关于签证单的整理，所有工程指示函及附件（如图纸）等均需扫描成电子件，而我方在收到业主方确认的签证单后也应立即扫描成电子件。且每份电子档签证单归一个文件夹，每个文件夹统一命名，命名要求含签证单编号、签证单依据及关键字，不同专业按不同编号，如电气-001指示函***配电箱移位。（2）分包签证管理1、严格执行合同文件，对于合同漏洞比较大的地方需与现场工程师进行交底确认可行办法，坚持实事求是的原则。2、每笔签证单最好要求现场工程师发出工程联系单，以作为我方审核的依据。对于不能发出联系单的签证，需提出口头指令工程师及现场主管工程师共同确认事实。所有签证单要求签字完整，不能遗漏任何环节。3、及时给每家分包单位发联系单强调办理签证各项事宜，过程中不断提醒分包单位及时办理签证，要求签证按格式在发生后7天内上报，我方实行“月结日清”的原则不可更改。三、成本管理1、现金流控制制定项目现金流量表，项目现金流量表可以预测项目的直接费间接费等支出情况及最终达到的一个结算目标等，对现金流起到一个指导性作用。拟根据工程量清单提取材料费，且根据清单数量测算人工费，根据材料采购及劳务分包合同约定付款比例得出相应数据，按公司要求取现场开办费，按现场配置管理人员及核定工资取现场管理费，各类数据按工期及进度相应完善，调整资金回收目标，预测资金回收情况。2、成本分析前期已对工程施工图量进行计算，为项目选择工程标段提供数据支持。即将开展的工作是根据要求品牌询出采购材料价，另公司人员配合组价得出安装费，这样可以测算我方开展该项工程的一个成本费用。合同清单需进行分解，得出各专业平米造价、各子目的平米消耗量等，对于其中比重大得子目要增强控制意识。3、阶段对比工程开展后，拟开展按月分析核算成本工作，当月发生当月核算，需项目财务、材料、人事等提供真实可靠的资料做好成本核算工作，分析现金流及预测值与实际值的偏差，及时调整现金流数据，从而发现预超施工费用。4、成本目标分解按月组织一次项目经济活动分析例会，让成本意识落实到每个人的心里，每个人心里都做到有一本账。针对各种费用的盈亏情况，大家共同分析原因，总结经验，制定改进措施，找到降低成本、增加利润的途径。建立以项目经理为组长，技术、生产、合约经理为副组长，其他为组员的成本小组，从投标报价、合同、技术质量、生产进度、材料、安全文明施工、结算管理、资金等方面进行成本目标分解，落实到小组各成员。