目标设定、计划管理与时间管理第三讲时间管理

目标设定、计划管理与时间管理第三讲�版权所有体系与回顾•目标定义和重要性•目标分解与设定目标目标设定•计划重要性•计划的主要内容•如何做计划和做计划的工具计划管理•时间管理——自我管理•时间管理原则•个人时间管理小工具时间管理�版权所有本次讲座目的避免浪费时间合理有效安排时间合理利用时间掌握轻重缓急的分析法目标制定的SMART方法2080原则科学的工作方法和技巧�版权所有第一部分时间管理的概念和误区1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？�版权所有1我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。�版权所有1认识时间•世界几乎天天在进步，但我们一天还是只有24小时。•成功和不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。•学习、工作何尝不是这样？同样的学生，同样的老师，为什么有的学生学习好？有的学习差？•我们的工作不也是这样？有的人很快脱颖而出？有的人原地踏步？为什么？•“一万小时定律”•这就是时间管理•自我管理、成功管理�版权所有1有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其它：3年认识时间�版权所有时间的浪费——某项调查数据结果（１天）睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时�版权所有认识时间供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得时间的四大特征�版权所有认识时间常见的问题这个来电话，那个来请示、投诉比谁都忙，到处救火，工作越做越多计划赶不上变化，或计划从未兑现过对什么都不放心，每天忙于事务性工作工作抓不住重点，也没空去想何为重点总无法说“不”，因此总要打乱时间计划……�版权所有认识时间有形的时间杀手无形的时间杀手接听电话打电话会议打扰官僚作风沟通不足办公室政治资源不足阅读文件及邮件交通堵塞•欠缺周详计划•不懂轻重缓急•过分注重细节•犹豫不决•不懂得说不•拖延•善忘•欠缺组织•欠缺健康�版权所有什么是时间管理•时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。正是由于时间具有以上四个特性,时间管理的对象不是时间，而是面对时间而进行的“自管理者的管理”。•所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。•所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。�版权所有时间管理从未像今天这么重要寻求事业、家庭与社会生活的平衡信息爆炸竞争的压力客户对品质的要求�版权所有时间管理的误区工作缺乏计划1进取意识不强5时间控制不够3整理整顿不足4组织工作不当2�版权所有1、工作计划不当工作计划不当的后果1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则�版权所有2、组织工作不当职责权限不清，工作内容重复“事必躬亲，亲力而为”沟通不良工作时断时续学会如何接受请托学会利用资源�版权所有3、时间控制不够拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意�版权所有6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意�版权所有习惯拖延时间。不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的“会议病”困扰。评分标准：每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。�版权所有4、整理整顿不足杂乱无章的办公室杂乱无章的办公桌杂乱无章的文件夹杂乱无章的抽屉当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。�版权所有5、进去意识不强“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：*个人的消极态度*做事拖拉，找借口不干工作*唏嘘不已，做白日梦*工作中闲聊如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！�版权所有第二部分时间管理六项基本原则明确目标1与别人的时间取得合作5分清轻重缓急3合理分配时间4有计划有组织进行工作2制定规则、遵守纪律6�版权所有1、设定目标具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）SMART原则�版权所有2、有计划有组织进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标合理地、正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住。成功与不成功就差别两步：第一步，选择；第二步，坚持。�版权所有美国的成功学家格林演讲时，时常对观众开玩笑地说，美国最大的快递公司——联邦快递，其实是他发明的。他不说假话，他的确有过这个主意。但是我们相信世界是至少还有一万个和他一样的创业家，也想到同样的主意。60年代格林刚刚起步，在全美为公司做撮合工作，每天都生活在赶截止日期、并在限时内将文件从美国的一端送一另外一端的时间缝隙中。当时格林曾经想到，如果有人能够开办一个能够将重要文件在24小时之内送到任何目的地的服务，该有多好！这想法在他脑海中驻留了好几年……一直到有一个名叫弗列德·史密斯的家伙真的把这主意转换为实际行动。�版权所有时间管理日计划AB表•A表•每天六项工作•每项工作开始和结束时间•每项工作完成情况B表•未完成事项•未完成原因•是否需要移到明天继续做？•明天能否完成？�版权所有3、分清工作的轻重缓急重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫�版权所有3、分清工作的轻重缓急紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动具体做法时间培训\时间管理的四象限办法.doc�版权所有4、合理分配时间帕累托定律20/80原则20/80原则，是20世纪初意大利统计学家、经济学家维尔弗雷多·帕累托提出的，他指出：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的二八法则——即80%的公司利润来自20%的重要客户，其余20%的利润则来自80%的普通客户。�版权所有生活中的20/80原则80%的销售额是源自20%的顾客；80%的电话是来自20%的朋友；80%的总产量来自20%的产品；80%的财富集中在20%的人手中；……�版权所有5.与别人的时间取得合作任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。财务工作；人事工作；销售工作；行政工作；等等不管与谁那个部门、人员合作，一定要注意态度，客气和蔼，并且尽量提前告知。�版权所有6.制定规则、遵守纪律制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。�版权所有个人时间管理小工具时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。有效管理时间四大法则：法则一：明确目标树立时间观念设计职业生涯切实的短期目标合理进行目标管理法则二：分清轻重缓急运筹时间，充分应用只做最重要的事情时间管理矩阵20/80原理的运用法则三：制订计划表六项工作法制订有效计划逐步实现远期目标自我激励法则四：立即行动克服拖延有头有尾重视今日�版权所有《高效能人士的七个习惯》的作者史蒂芬•柯维在《要事第一》一天，某著名教授在上课之前让同学们搬了一些看起来莫名其妙的东西，其中，有一盘大石块，一盘小石块，一盘大沙子，一盘小沙子，一大盆水，一个大大的透明玻璃杯。当同学们把这些东西摆放好之后，教授说道，“同学们，今天我们一起来做一个有趣的实验。实验的要求是把我眼前的这所有的石头、沙子和水都装到这个玻璃杯里。那么，请同学们回答，应该按照什么顺序来装呢？”顿时，同学们的好奇心被调动起来，纷纷发言，有人认为东西那么多，杯子那么小，把所有的东西都装到玻璃杯是不可能的，有人认为应该先装水，有人认为应该先装小沙子，……。看到同学们