人力资源 如何正确实施“背景调查”？

如何正确实施“背景调查”员工背景调查是企业实施C-TPAT审核中所必须的要求，着重点在于强调调查员工有无违法或犯罪记录，以及相关机构的评价，其范围广泛，牵涉到企业和产品供应链安全的所有部门或接触过程的人员，目的是确保企业和产品在供应链中的安全性，尤其对出口欧美企业是必须的审核。当前很多企业在做员工背景调查，多数是对求职者进行工作能力和品行的背景调查，本文只是就如何对求职者进行背景调查做深入的探讨和阐述，让企业能够正确认识背景调查和依据现有法律法规的操作，尤其是对一些关键职位和对企业运作产生重大影响的之职位，在任用之前，企业对其进行必要的背景调查，据我了解，很多企业在做背景调查时，其操作非常不规范，严重侵害求职者的声誉和隐私，给原企业或求职者造成严重损失，同时调查单位也不理解和不知道如何在调查过程中符合相关的法律法规规定，以及所产生的法律责任也不知道什么是正确的，怎样才是合法的调查，以及在调查中如何正确的实施和须要注意哪些问题。我们都知道必要的背景调查对企业的发展和人才识别是非常重要，下面我就对我国当前和国际上背景调查的开展和情况做些具体分析，看看我们在识别人才的过程中如何正确地实施背景调查，以及背景调查中所牵涉到的法律责任和注意事项，以及调查方法等，可供企业正确实施背景调查中参考。随着金融危机向实体经济蔓延，未来会继续扩展到钢铁、运输、消费品等行业。而据国家权威部门调查显示，2009年的就业形式依然不容乐观，中国的失业率可能达到10%，那么这就意味着将继续出现供大于求的局面。这对各企业提出了更大的挑战，如何做好人才的选拔工作将变得更加重要，其中的背景调查是其中选拔人才的主要方法之一,但是在运用背景调查的方法时，必须注意哪些问题，在文中有具体说明，防止错误的调查行为，要以现有的法律法规为前提。背景调查是指通过从外部求职者提供的证明人或以前工作的单位那里搜集材料，来核实求职者的个人资料的行为，是一种能直接证明求职者情况的有效方法。通过背景调查，可以证实求职者的教育和工作经历、个人品质、交往能力、工作能力等信息。背景调查是美国企业在招聘过程中对企业外部申请者进行筛选的最基本、最常用的办法。几乎所有的雇主都会采用不同的手段在决定是否录用求职者之前设法获取一些关于求职者的背景信息。背景调查源于美国近代，起初的原因和美国的独特社会文化背景有很大的关系。美国是一个多元素文化结合的国家，居民来自于世界各地。做为世界上的第一大国，无论在政治领域还是商业领域都有极大的信息系统，因此社会背景情况就相对非常混乱而复杂。而美国的文化理念就是将混乱、复杂的情况细分和整理，从而转换成简单而有效的行为。这种理念促使了一个新的行业的诞生—背景调查。尤其在911事件之后，美国社会普遍对员工的背景调查更加重视，从个人，公司业务，公司环境，社会，到国家安全都起到了一定的规避风险的作用。美国企业的主要背景核查的内容多种多样，多数企业会通过电话向求职者以前的主管和同事询问，了解求职者离职原因、求职动机、技能、以及合作能力等问题。但是美国法律对背景调查有法律法规限制的，不能随意和无原则地进行个人呢背景调查，这种限制主要是为了防止侵犯个人隐私或防止就业时的歧视。为了保护个人隐私，美国联邦和各州都有一些法律对雇主可以调查的项目和方式进行了规定，其中最重要的是1974年通过的《美国隐私法》（ThePrivacyLaw）。《公平信誉报告法案》（FairCreditAct）规定，公司在使用调查机构时应将背景调查一事通知求职者，求职者必须有知情权和自愿被调查的权利。另外，如果在雇主提供的材料不真实或出于恶意传播给无关的人有可能会被控为诽谤，要负相应的民事责任。正是由于有的求职者在被新公司拒绝后会以“诽谤声誉”为由起诉推荐人，美国有些公司为了避免在被其他公司要求提供员工工资时产生不必要的麻烦，在员工辞职或被辞退时会要求员工签订协议，要求员工放弃被推荐的权利或放弃查阅自己背景材料的权利。所以做背景调查不得伤害求职者本身的利益和侵犯个人隐私，以及就业歧视，这是法律所不允许的，在调查之前必须通知求职者，这是在背景调查中必须注意的问题，也应该事先争得求职者本身的同意，如果牵涉到求职者隐私和歧视问题，调查者应该承担相应的法律责任，这也是当今我国企业在做背景调查中必须注意的问题，也是当今企业背景调查中的突出问题，在我国也有相应的法律法规规定。近年来，美国出现了大规模的企业并购浪潮，公司合并时往往伴随着裁员，这时候，背景调查也会成为决定员工去留的手段。在安然事件及众多公司财务丑闻后，雇主们想得到更多的关于雇员的情况，越来越多的公司正在设法降低由于错误雇用不合适的员工而带来的风险和损失，他们开始更加重视员工的背景调查。由于我国以前对劳动力资源实行的是计划方式的配置，从学习到就业一般衔接较紧密，大都是从学校人到单位人，也很少出现职业的变动。改革开放以来，随着社会主义市场经济的发展，我国在逐步实现劳动力资源的市场化配置，各地人才市场基本都已建立起来，出现了全国性的人才合理、有序流动的良好局面。目前，由于难以得到求职者原单位的配合以及准确性等问题，用人单位对求职者的选择基本上还是采取个人材料结合测评的方法，背景调查极少被采用。在目前我国人才流动性大、个人档案、信用体系尚不健全的情况下，背景调查的重要性就显现出来了。进行背景调查应该注意的问题：在调查之前必须通知求职者，也应该事先争得求职者本身的同意后开展，限定要调查问题的范围，主要对于求职者工作情况有关的方面进行调查，而无关的特别是涉及到个人隐私的问题，要坚决避免。另外要做好书面形式的纪录，方可作为是否录用该员工的依据。在进行背景调查前，应先以书面形式征得被调查员工的同意，这项工作可以在求职者填写求职申请表时进行，在申请表中设计这一栏。应该优先选取求职者的前上司或同事进行调查，由于这些人跟求职者有最多的工作接触，对求职者的品行、能力、工作态度有更深刻的了解。通过背景调查可以得到关于求职者的各种情况，这些情况既有客观情况，也会有诸如关于被调查者的性格等主观性较强的内容。由于有些调查结果的主观程度较强，在决定是否录用时，要慎用这些调查结果。要尽可能使用实事来进行决策。背景调查和人员测评结合使用。背景调查并不是万能的，错误和失真有时难以避免。但如果将背景调查同其他甄别手段相结合，就会大大提高选择的正确度。纵观国际职场，雇员背景调查早在多年前就已经成为人力招聘的一道强制环节。在美国，求职者、在职雇员，甚至志愿者都可能要求被进行背景调查。对一些职务，会有地区专项立法要求进行此项调查。“雇用过失”(Negligenthiring)的法律诉讼日益增加。如果雇员的行为伤害了某人，雇主可能要承担责任，这种威胁使雇主提高了警惕，要调查求职者的历史。一项错误的决定可能会对公司的财务造成无可弥补的巨大损失，也可能对公司的声誉造成恶劣影响，同样会危及到相关招聘者的职业生涯。因此雇主已经越来越多地采用第三方的服务来帮助自己“识人雇人”。一方面企业可以降低自身风险，一方面招聘者可以避免承担责任。所以背景调查不得侵害求职者本身的利益和侵犯个人隐私，以及就业歧视，也必须做好调查必要的保密工作，防止被调查者的隐私泄露，否则将承担相应的法律责任，在国外，惩罚是相当严厉的。背景调查的主要方法：用人单位应先对求职者进行初步筛选，只针对那些有望被录用的求职者进行调查。根据我国的实际情况，背景调查可以这样进行：用人单位应该首先根据单位的规模、实力决定背景调查的强度。另外，不同的职位对背景调查的要求是不同的。背景调查的强度取决于招聘岗位本身的职责水平，责任较大的岗位要求进行准确、详细的调查，对于管理人员、重要的职能及关键岗位的聘用时尤为重要。对于外籍和“海归”求职者应该预先调查，因为他们的工作和学习纪录更难得到，花费也较高。通过工作分析确定对某岗位的调查内容。对不同工作岗位要根据其性质确定调查重点。比如招聘财务人员就要重点核查信用情况和品质。在确定了调查的内容后，可采用以下方法进行核实：设法取得证明人的合作，到求职者原工作或学习单位核实。对于调查原单位可能会有不同的反应。有的可能会拒绝提供任何情况，有的则会仅提供基本信息，避而不答。还有的因不想让员工失去新的工作机会或出于个人感情或怕得罪人而对前员工大肆吹捧，这就要求调查者通过感情交流，与证明人建立起融洽的关系，打消他们的戒备和疑虑。在整个调查过程中，必须申明整个调查是保密进行的，不得伤害被调查公司的声誉和侵害其商业秘密，也不得伤害被调查者的个人隐私泄露和就业歧视产生，如果导致其后果，调查者企业需要承担相应的法律责任。据海外数据显示，仅美国本土就有近1000家第三方背景调查公司为全美以及部分海外企业提供全面专业的雇员背景调查服务。可以说，国外的企业、机构的背景调查已经发展得比较成熟。得到整个社会的接纳与承认。在我国，第三方背景调查这种在国内人力资源行业的服务，一直没有受到足够重视。据了解，目前国际第三方机构提供此项服务的费用大概每人几十至几千美元。而国内，每人几百到几千人民币。普通职位国内外差距不大，高端职位差距明显。即使位于低线的价格，相对国内企业来讲仍然是一笔不小的开支。第三方背景调查主要是参考各行业主流企业人均招聘成本来计算的。某跻身世界财富500强的国内IT企业，人均招聘成本3500元左右，这是包含全部职员招聘成本的平均数。一般职员的招聘成本几十到几百元不等，中高端人才可以达到几千甚至几万不等。“毕竟这样一个高级职位即便试用期的工资也是很大一笔数目，相比试用期发现不适岗将其开除，倒不如做好前期的规避风险准备工作。人力资源工作重点就在于提前预防，而不是出现问题以后再花费更大的精力去解决。同样，第三方机构的高收费也是建立在让人信服的专业服务基础之上的。第三方机构确保每份报告不掺杂个人主观判断信息在其中，同时，不提供该候选人是否适合录用等相关建议性信息。只将最客观真实的报告呈现以供用人企业参考。从前一些企业虽然已经认识到了背景核查的重要性，但是仍然没有在招聘工作中完全应用起来，多数是引进一些高层次人员时才会做背景调查，一般人才求职往往只提供一份简历，可信度难衡量。而在我国，“第三方”这个词随着“三鹿奶粉事件”产生的连锁反应而让更多人的民众熟识。我们在电视上看到越来越多的奶制品生产企业发布的危机公关广告，告知天下自己的产品是由第三方权威机构鉴定合格后方才上市销售。我们由此得知“第三方”代表着“信任”。随着中国社会建立诚信机制，企业采用背景调查服务，已成为大势所趋。中国人民银行征信系统内高达6亿人次的信用记录，上海复旦大学MBA考试中的“背景调查评估预审制度”，更多的事实无不说明了在中国上至政府，下至高校，对于个人信用以及背景调查的重视程度越来越高。第三方调查机构，如何做背景调查？获得求职者的同意和企业的授权才可以进行调查：根据《个人信息保护法》规定，禁止任何团体在未经个人同意的前提下，将个人信息泄露给第三方，但犯罪与税收记录以及媒体调查除外。所以在这一阶段调查方必须告知求职者将对其的哪些信息进行调查。招聘单位不得在求职者不同意的情况下进行背景调查，企业可以通过书面通知个人的方式，说明企业将对该职位的应聘者进行调查，要让被调查者知道和同意后才才可进行，在调查过程中不得伤害个人隐私和泄露，否则将是违法行为，在我国也有法律规定，这些是在调查中所必须注意的。所以任何调查是在不伤害被调查者的声誉，自愿和隐私的前提下进行的，否则是属于违法的。收集、准备调查所需资源：此阶段是最为关键的基础准备工作。包含候选人提供的原始基本信息、证明人确立、职位特性分析、分析报告的可执行比率等步骤。在信息获取时，设计专用的信息收集流程和模板，全面收集应聘候选人信息，以保证背景调查的可实施。职位特性的分析有助于更好的设计报告问题，针对不同职位设计不同的问题，从而来考察在面试中无法验证的一些信息。如今在国内不仅仅是实力雄厚的大企业、机构才会有第三方背景调查，中小企业在这方面的意识也逐渐强烈。曾接触过部分企业，他们推崇全员背景调查理念，有的企业采用的方法是专门雇用员工做背景调