第十章-时间管理心理1

第十章时间管理心理第一节时间与管理第二节时间管理原则第三节时间管理的方法第一节时间与管理•一、时间的概念和特征•二、时间观念和时间管理•三、时间管理的重要意义一、时间的概念和特征•从古代的以“自然思辩”为特征的时间学说，到近代以“绝对时间”为特征的时间学说，再到现代以“相对时间”为特征的学说。•马克思、恩格斯在总结前人成果的基础上提出的唯物辩证时间学说，给时间赋予了新的含义，科学地提示了时间的本质及其特征:世界是由运动着的物质组成。时间和空间是运动着的物质存在的两种基本形式。•时间是客观存在的，是无限性和有限性的辩证统一，其具有矢量一维性、不可贮存性、公平均等性的特征。•(一)矢量一维性时间是个矢量，它的流逝和运动总是具有方向性的，而且以其固有的一维矢向进行。即时间只能依照过去、现在、未来这一方向发展，不可逆转，在宏观上具有无限性。•(二)不可贮存性时间是一种客观存在，无论你用还是不用，它都照样流逝。也不论你愿意不愿意，都将被迫按一定的速率消耗时间。•(三)公平均等性人人都是时间的消费者。时间对于每一个人都一视同仁、公平均等。时间的公平均等性，促使人们认识到造成时间有效利用个体差异的原因关键在于自我管理的好坏。二、时间观念和时间管理•对时间本质及其特征的充分认识，深切感受时间的价值，形成视时间为珍贵资源的观念，是时间管理的基础。•不同的时间观念就有着不同的时间管理内容和不同的时间管理效能。（表10-1)见P258如上所述，时间是管理的稀有珍贵且特殊的资源，是一切活动得以进行的前提条件。最大限度地开发和利用时间是管理的重要内容。同时，时间资源的价值体现和利用程度，必须靠有效的自我管理和组织管理。三、时间管理的重要意义•时间管理对每个人的人生价值的实现有重要影响。一个人的人生价值也是在时间之流中得以实现并将在时间之流中得以流传。正如培根所言：时间是衡量事业的标准。•时间管理是管理者工作有效性的前提基础。各行各业的管理者，由于其本身作用的重要性和关键性，其时间管理的好坏不仅影响本人的工作绩效，而且还会直接或间接影响其他更多的人的工作绩效，进而影响整个组织的绩效；其次由于管理者角色特点－－工作任务的多样性、复杂性、易变性、以及受多种因素影响，使得科学地运筹和管理时间就显得特别重要。•在我国，20世纪80年代后随着改革开放的深入，“时间就是金钱，效率就是生命”的口号已被越来越我的管理者认同，但由于我国管理者整体面言科学管理水平不高，时间管理相对落后。按时间管理可划分四种类型管理者：撞钟型、事务型、工作狂型、效益型。其中效益型最少。•市场经济体制更强调管理者及其组织的自主应变性，能在瞬息万变的市场竞争中运筹帷幄，把握时机，果断决策，创造财富，谋求组织的生存和可持续发展。•因此，加强时间管理将对个人、组织和社会的进步起到积极的作用。第二节时间管理的原则•一、积极能动的原则•二、贡献目标的原则•三、计划控制的原则•四、实践发展的原则一、积极能动的原则积极能动的原则指管理者能够主动选择和确立自己的人生价值，并为实现自己的人生价值选择积极的生存发展方式，发扬人性的优点和创见，改善人性的弱点和陋习，善于利用客观环境中的有利条件，能动对待客观环境中的不利因素。即把我们的时间和精力放到自己的影响圈内－－关心通过主观努力能有所作为的事情，而不是关心圈内－－关心但却无能为力的事情。二、贡献目标的原则贡献目标的原则就是要求人们在选择其生命价值或人生价值后，把自己的时间精力集中在自己的优势上，集中在能做什么的影响圈内。•贯彻贡献目标的原则，就是要实现正确地做正确的事，使自己成为自我领导者，在时间管理中不仅仅重视效率，而且重视效果。•杜拉克说，“有效的管理者总是把注意力放在贡献上。他不只是看到自己的工作，而是抬起头来，把目光朝向目标。”三、计划控制的原则计划控制原则的要义就是贯彻把首要的事放在首位，统筹安排自己的工作、学习、生活等各种活动，根据个人或组织的目标和使命，确立优先，合理分配时间，并在实施过程中，排除各种干扰，能动应对各种变化，确保计划的圆满完成。艾维·李的故事。四、实践发展的原则实践发展的原则就是要求人们或管理者根据外在环境、时代和科技的发展，根据自身角色的发展变化，不断学习新的时间管理的方法和技术，并在实际工作中加以运用、创造、完善。实践发展的原则，就是要每天进步一点点。0.2原理（P267）第三节时间管理的方法•一、第二方框的方法•二、自我诊断的方法•三、环境信息法在时间管理领域里，纵观时间管理方法的发展，大致可分为四个时代。每一代都建筑在它的前一代上，每一代都推动我们更成功地管理我们的生活。•第一代可以用备忘录和列清单来表示它的特点。•第二代可以用日程表和行事历来表示它的特点。•第三代可以用ABC分类时间管理法来表示它的特点。（P268）•第四代可以用第二方框的方法来表示其特点。一、第二方框的方法•第二方框的方法集中在维持、增进关系和取得成果上。它处理的是重要但不紧急的事，诸如建立关系、制定计划、锻炼、预防性保养、做好准备、增进能力等。(一)第二方框的方法实施步骤•第二方框的方法实施是以价值、成果、贡献为中心，以原则为指导，以周为单位组织安排个人的整个生活。其有四个关键步骤。•1.认同角色。第一步写下你的主要角色。这种角色目录指明你希望经常投入时间和精力的各个领域。•2.选择目标。下一步是考虑你感到在今后七天期间每项角色中你应取得的二至三个重要的结果，这就是目标。目标最好用结果表达，而非单纯的活动。•3.安排日程。你心中带着目标来看下一周，并为达到这些目标作出时间安排。在确定了角色和目标之后，你可以根据你个人及组织的实际情况，能动地把每个目标放到一周中的一具体日子。并把其中有些体现第二方框活动的目标、列为周优先事项。•4.每日调整。有了第二方框的每周安排后，每日计划就会更多地起到调整每日的活动，安排活动的优先次序和应对未预料到的事项的积极作用。（二）第二方框方法实施策略1.学会委托委托对个人或组织来说都意味着成长。是否有委托他人的能力是管理者和生产者两种角色之间的主要区别。基本上有两种委托：“听差式委托”和“管家式委托”。听差式委托的意思是“去做这个，去做那个，做这，做那，做完后告诉我。”管家式委托将焦点放在结果而不是方法上。被委托人在方法上可以自行选择而只对结果负责。学会委托培养和发挥了你下属的应对能力，从而能够主动帮你应对处理第一、第三、第四方框中活动。特别是第一方框中的活动，缩小了第一方框的范围，进而为第二方框的活动提供了更多的时间，进入一个良性循环。2.选择忽略麦肯齐在《新时间管理法》中提到：“虽然有些问题显得非常紧急，如果置之不理，它们就会自行消失，忽略这样一类问题有利于优先处理那些更重要的事情。选择忽略也意味着一些活动相对合并，集中处理。3.学会说“不”要成为一个有效的管理者，进入第二方框－－首要的事放在首位并且保证得以持久贯彻，就必须学会对一些不重要的事说“不”，以及对自己或他人说“不”。学会说“不”将大大减少第三、四框的时间精力投入，为实施第二方框赢得时间。二、自我诊断的方法•对众多的管理者来说，时间应该用在什么地方和时间实际消耗在什么地方往往不一样。正如麦肯齐指出：“在各种管理者当中，只有1%的管理者感到时间够用。”这就要求众多的管理者在懂得时间应该如何分配使用(第二方框法)的基础上，对自己的实际时间消耗进行记录分析诊断，从定性定量两个角度来改善自己的时间管理。（一）定性的自我诊断法•第一步，选择。整理归纳好日常生活和工作中处理时间的若干方式，然后在你每日实际采用的一种处理方式上打“※”如你有其他处理方式也可以填上。这里列出二十个处理时间项目，每个项目有三种答案。(p272-275)•第二步，对诊断结果进行计算。60分以下为放任型时间管理，60-80分为自发型时间管理，80-100分为自觉型时间管理。•第三步，在诊断出自己的时间管理的类型后，就要针对自己分数低的“案例”进行有意识的改进，运用分数高的方法进行处理，有意识、有目的地改进处理问题的方式，从而最大限度地提高时间的利用率和有效性。（二）定量的自我诊断法•定量的自我诊断法就是采用工作时间记录，根据工作时间记录对自己时间的实际消耗作出分析、评估，诊断出自己浪费时间的因素，进而能够有针对性地学习消除浪费时间因素的方法，改善自己的时间管理。杜拉克大力提倡采用工作时间记录。这里介绍时间管理专家麦肯齐设计的每日工作时间记录范例，供读者参考。•1.列举当天要完成的目标或者最重要的任务。根据第二方框一周的角色目标确定和分配，来列出每日的目标。目标尽可能以达到什么结果，而不是以进行什么活动的形式来表达。•2.每15分钟记录一次所进行的各项活动。•3.确定每项活动的优先顺序。•4.评价各项活动。（三）浪费时间的因素的分析与消除•自我诊断法其目的就在于通过定性、定量的方法来发现时间的实际消耗和时间应该分配之间的差异，分析其差异存在原因，找出自己时间浪费的因素。在找到自己浪费时间因素后，必须花80%的努力对其原因进行分析，并找出解决办法。原因又包括“内部的”和“外部的”，“内部的”是指由管理者自身产生出来的原因；而“外部的”是指由其他人或周围环境产生的原因。麦肯齐在《新时间管理法》中指出：现时的研究表明，一切国家、各类组织、每个层次的管理者的浪费时间因素具有明显的相似之处。管理者5种最常见的浪费时间因素依次为：•1.电话打扰；•2.顺便来访人员；•3.会议；•4.突如其来的危机；•5.缺少目标、优先次序和最后时限。三、环境信息法•环境信息法，要求用形象鲜明的格言和警句，造成一种具有强烈的时间观念的外部环境，使人们处于一个持续的兴奋状态，逐步增强时间观念，从而培养进行有效的时间管理的行为习惯。•创造一个时间观念强的环境的方式是多种多样，关键是采用多种方式使人们能随时接触到有关时间管理的信息，时刻提醒自己，以刺激和增强人们对时间观念的高度注意。这里就管理人员的时间管理环境信息法作一介绍，在众多的格言和警句中，管理者可以根据自己的喜好，挑选使用，布置环境。•（一）可以在卧室里写上如下格言（p279)(二)可以在办公室或办公桌上写如下格言•1.在一上班就看到的地方写：“不埋首往昔的过去，把握现在吧!”;放弃时间的人，时间也会放弃他。“放弃时间的人，时间也会放弃他。”•2.在工作时抬头可见的地方写：“节省时间，也就是使一个人的有限生命，更加有效，而也就等于延长了人的生命。”“任何节约，归根到底是时间的节约。•3.在处理工作的办公桌上写：为节约时间，处理任何工作都问三个能不能！能不能取消做这项工作的时间？能不能与别的工作时间合并？能不能用简单的方法来代替？“人生太短，要干的事太多，我要争分夺秒。”；“时间给勤奋者以荣誉，给懒汉以耻辱。”•（三）在日记本和记事簿上写“时间就像海绵里的水，只要愿挤，总学是有的。”“凡在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。”•（四）在门上墙上可以写“记录你的时间！管理你的时间！集中你的时间！不叫一日闲过。”•（五）在会议室可以写“不守时间就是没有道德。”“时间就是生命。无端的空耗别人的时间，其实是无异于谋财害命。”•（六）在走廊的墙上可以写“光是忙忙碌碌是不够的，问题是忙些什么？”“今日之我与昨日之我挑战，来日之我与今日之我挑战。四、科学运筹法科学运筹法是一种统筹兼顾、科学安排的组织计划或时间计划方法。利用甘特图（P282）。五、猴子管理法（见P283-288）谢谢大家！