管理核心能力专文-时间管理（DOC 7页）

管理核心能力专文-时间管理◎白崇贤壹、时间管理的重要性：人生列车不卖回头票，过往的岁月，任凭拿多少金钱也无力换回，所以珍惜生命，更当要看重时间管理。有人常会不经意地感叹，面对工作我压力好大哦，其实压力的背后绝大部份是因为无法有效掌握时间的因素所造成，因为人生犹如一盘棋，坐在对面跟您下棋的正是「时间」。谈到时间管理就不能不正视「时间」具有的三大特质，第一、时间无法用其它东西「替代」；第二、时间不能「增减」，富翁与穷人每天都是24小时；第三、时间无法「储存」，无法像录像带，先将节目预录，再找时间播放，所以时间更必须进行有效的管理，才能发挥其真正的效率和效益应无疑义。贰、时间管理的精义：其实「时间管理」的精义，如将英文字“TIME”加以拆开定义，则更为清晰。因为第一、时间管理需要「目标（TARGET）」的设定和导引：如年度工作计划目标、月度工作计划目标、本周工作计划目标、本日工作计划目标和本日每小时之工作计划目标的预先规划和细分设定，才能引领时间的主人去做好每一件事情，包括接听电话、访客、出差、会议、恳谈、休闲、运动和公务处理的每一个环节。过去在农业社会时代，我们可以说：「一日之计在于晨」；但处在今天高度追求快速变化的科技时代，我们更应该强调「一日之计在于昨夜」的道理，也就是当我们面对每项工作目标时，我们必须加上周详的计划，才能使各项工作之进行，更具有节奏感、挑战性和绩效性。第二、时间管理必须善用一些节省时间之工具（Tool）：如简报时以投影片（P.P.T.）代替写白板的时间；以E-mail代替人工公文传输；以飞机代替火车或汽车作为交通工具；以快递代替平信邮寄时间等。第三、时间管理需要思考（Thinking）和计划：亦即在处理任何事情之前先须以5W2H构思计划，想一想要做什么（Know-What）；由谁来做（Know-Who）；什么时间做（Know-When）；从什么部门或地方开始做（Know-Where）；然后再用为什么（Know-Why）来进行针对上述What、Who、When、Where等项目之Howmuch（多少预算）和Howtodo（细部执行计划或操作规范），必将大大避免可能因做错而重来的返工时间。第四、时间管理需要改善和创新（IMPROVEMENT&INNOVATION）：通过每天工作记录表，以每30分钟为一节进行记录，然后在每周进行一次当周耗用时间数及用途（如开会、听电话、访客、工作….等）的统计分析，再依耗用工时总计排行表，您当可发现很多工作似乎可以省略或找部属代理或可授权他人处理，或可同步处理才会更具有效率和效益，然而我们却因忙碌疏于规划而盲干！第五、时间管理需要方法（METHODS）:例如将自己的工作依「重要性」和「急迫性」加以分析和排序，学会20：80「抓大放小」的法则，当能找出有些工作是属于：1.重要而急的，应自行优先处理；有些工作是属于重要而不急的，则可列次要顺序或授权处理；有些是急而不重要，则应交办他人处理；有些则是不急不重要，则应予以排除不做。第六、时间管理需要效率及效益（Efficiency&Effect）：例如地面上有100张美金钞票，其中98张是一块钱，而2张是一百块的，那么为了追求效益，我们应该先捡拾那2张100元的美金，而不应拚死拚活地去捡拾散落大地的98张1元的美钞。然而时间管理有时要活用「同步处理原则」，才能出现更好「效率」，例如，谢东闵先生过去在他担任省府主席之时，每周有一次要上台北参加国民党的中常会，他都会利用从老家「二水」搭乘自强号列车，并同时买二张票，预留一个位置给铁路沿线的县市长，并通过秘书事先告知各县长列车班次，等到火车由「二水」进入「彰化站」时，彰化县长依座次号码上车坐在主席对面交谈公务；等火车开入「台中站」时，彰化县长下，台中市长上；到「丰原站时」，台中县长上，台中市长下；到了「苗栗站」时，台中县长下，苗栗县长上；到「新竹站」时，苗栗县长下，新竹市长上，并依序展开公务商谈之旅，等火车进入「台北站」时，台北县长与谢主席同步下车。这样搭火车之旅，一路上谢主席一则听取县市长建言；二则交待省府任务，使铁路沿线各地方首长都有机会与主席面对面交流，而整个时间只用了二个多小时，谢主席真的非常具有时间「效率」。参、时间管理的策略日本策略大师大前研一曾倡言：「策略」比「努力」更重要的道理，当然，时间管理也不能例外。大凡策略（Strategy）的内涵应至少包含「原则」与「方法」两项，亦即1.方向2.时机3.程度（核心能力）等要件的掌控。所以时间管理便需要有明确的目标（Objective）作为依循「方向」；更要具有5W2H1E的可行计划（ProjectorPlan）作为「方法」，并须建立一份「每日」、「每周」、「每月」之工作清单，以20：80抓大放小「原则」设定工作优先级。当然做任何事情必须奉行Plan-Do-See-433主义（即4分的计划再加上3分的彻底执行，并留3分作检讨改善）集中智力、能力、体力全力以赴，并须克服时间管理的大敌－拖延心态和避免不必要的干扰（如不速之客到访或未经过滤的电话和不必要的会议等），以保持生命中的平衡感，才能成为时间管理的主人而非奴隶。肆、善用时间管理的十诀去除「忙」、「盲」、「茫」症候群我们不能只消除「问题」却失去了掌握「机会」的先机，所以一位成功的工作者必须善用下列十诀有效进行时间管理。第一、事先要有安排：每天开始工作时，应先拟定概略「时间表」，特别注意希望完成的二、三件主要工作，并分配恰当的处理时间，这样在计划上花的时间愈多，整个工作所需的总时间便会愈短，因此，千万别忙于工作而疏于拟定计划。第二、临事要集中精神：为处理一件事情花了多少时间并不重要，重要的是花了「不受干扰」的时间，尤其想什么事都要做的人，到最后可能一事无成，不如学会「抓大放小」排定优先级一件一件去做较为实在。第三、工作之中要有休息：长时间马不停蹄的工作，不是善用时间的办法，那会使人精疲力竭，身心俱疲。所以花几分钟做点徒手体操，在办公室里走几圈，那怕只是站立一会儿不仅能提高工作效率，还能消除紧张，有益健康。第四、避免杂乱无章：每当桌上太乱，就该抽出时间加以整理，把最需要优先办理的文件，放在桌子中央，其余都应放在看不见的地方。每天要下班更应该把桌面清理干净，做到「日清日结」，这样明天才有好的开始。第五、不要苛求尽善尽美：一封E-mail有微不足道的错误或看完就会抛进废纸篓的信，何必要求重写，因为十全十美的要求会使人感到挫折和焦虑，也在浪费对方的时间。第六、不要怕婉转说「不」：有技巧而坚定地拒绝无助于目标达成的要求，要记住，整天怕得罪别人，结果都在为人作嫁衣裳。第七、不要拖延：每天把最不喜欢做的事列为日程表上的第一件事，比如早该道歉的事；一件应办未办的麻烦工作，不管是什么，先把它做完会感受全身的舒畅和拥有欢欣的快感，而在处理日常事务时，应奉行「丰田123模式」即「一张纸的简明报告」；「二时内的会议时间」；「三颗章式的裁决」以节省不必要的时间浪费。第八、要能当机立断：把会客名单、业务活动、待看的文件和书籍以及每天常看的电视目检查一下，凡是不能使您得到成就和满足的，都应该立刻停止或取消。第九、要授权给人：将正常性业务工作交给部属去做，不是推责任，而是在训练人才，所以高级主管人员绝对不可事必躬亲，否则必然忙乱不堪。但千万记得，把自己和别人不会做的事，交下属去做，这非但不是授权，而是在害部属，所以授权之前应先为部属「灌能」，而非究责或卸责。第十、不要做工作狂：那些工作狂对于「工作」就像酒徒对酒一样的上瘾。他们拒绝休假，周末也忘不了办公室的工作；公文包鼓囊囊的，把妻儿当陌生人看待。其实，有时我们应该反问自己：家人在您的生活中占有多少地位，有没有把足够的时间放在自己的儿女和配偶身上，千万别找借口尽说您在为他们牺牲，应该仔细想想，我真的没时间陪他们吗?!还是在自欺欺人呢，万一「过劳死」怎么办?!陆、结语：过去的岁月有如逝水一去不回：未来还只是一个概念，何不时刻提醒自己：「要就现在做」、「别拖延」，因为「昨天」是一张已注销的支票；「明天」是一张未到期的支票；只有「今天」才是手边的现钞，当然要善用它，不是吗?!（作者为亚洲企管顾问集团总裁．国内企管名师）