缩短工程任务下达办理时间

缩短工程任务下达办理时间广西电力工业勘察设计研究院安科公司生产管理QC小组1小组概况1.1小组注册情况表1小组注册情况表小组名称生产管理QC小组课题名称缩短工程任务下达办理时间课题类型管理型课题组长黄黎明小组成立日期2011年2月18日本课题注册日期2011年2月18日小组注册编号安科2011-011.2小组成员情况表2小组成员情况表序号姓名性别/年龄文化程度专业组内职务职称/职务组内分工1黄**男大学地质组长高工/副总工/生产技术部主任策划、组织、协调2谢*男大专电子组员高级工程师/高级技术专家编写报告书，QC知识培训3黄**男大专地质组员工程师/生产技术部副主任进度监督4李**女研究生工民建组员助理工程师/管理员活动记录5肖**女大学土木工程组员助理工程师/管理员资料管理、活动记录6舒**男大学软件工程组员软件工程师编写软件1.3小组活动情况小组本课题活动情况见表3。表3本课题小组活动情况表活动时段2011年2月～2011年9月活动次数9次每次活动平均时间2小时平均接受TQC教育48小时/每人出勤率100%2010年公司的生产例会，生产部门多次抱怨工程任务下达办理时间太长，直接影响勘察工程进度、工程成本，同时间接影响了我院的质量信誉，是公司生产管理急需解决的突出问题。缩短工程任务下达办理时间现状公司管理方针以人为本，技术创新；产品合格，顾客满意；环保达标，健康安全；规范管理，持续改进。生产技术部管理目标管理水平要不断改进提高；工程造价要合理；工程工期要保证率95%；质量安全要达率100%。公司要求课题选定部门要求2P阶段（计划阶段）2.1选题理由图1：选题理由流程图制图：谢克校核：黄黎明2011年3月1日第一次小组活动通过2.2活动计划为了使活动有计划地开展，小组成员制定了活动计划。图2活动计划甘特图内容月份3456789P选题、现状调查制定目标原因分析要因确认制定对策D对策实施C效果检查A巩固措施与总结制图：黄光延校核：谢克2011年3月1日第一次小组活动通过2.3现状调查调查1：课题确定后，为掌握工程任务下达办理时间的情况，小组成员对2011年1月1日至1月30日的20个工程项目进行调查(见表4),并绘制了工程任务下达办理时间折线图（图3）。表4：工程任务下达办理时间耗时统计表（单位:工日）工程代号12345678910工程任务下达办理耗时（工日）3.02.51.52.02.52.01.53.53.03.0工程代号11121314151617181920工程任务下达办理时间（工日）2.52.02.53.02.02.82.00.52.02.5加权平均：2.35工日（去掉一个最长工日3.5工日，一个最短工日0.5工日）制表：李佳校核：黄黎明2011年3月11日第二次小组活动整理图3：工程任务下达办理时间耗时统计折线图制图：李佳校核：黄黎明2011年3月11日第二次小组活动通过00.511.522.533.541234567891011121314151617181920系列1耗时工程代号注：工程任务书下达办理时间长短与工程大小无关，需走的程序与办理花费的时间基本相同。定义一个工日为8小时。公司现有地质、测绘、物探测试、钻探、施工、岩土设计、机械修配等7个专业，生产任务书需要下达到专业。如果同一工程项目需涉及多个专业完成，则任务书须在所有相关专业和资料管理部门流转，为生产人员作业提供器材和资料。通过调查发现：这20个工程项目任务下达所花的平均时间是2.35个工日。其中办理最长的达3.5工日，最短是0.5工日。经过了解，最短的0.5工日项目仅为特例，因为这一天公司正开生产例会，所有需办理文件审批签字的人员都在同一个会议室，省却了文件审签流转时间。调查2：小组针对任务下达办理时间长的现状，再按各工作环节内容进行数据调查和数据统计。共对15个工程的任务下达办理时间各环节耗时进行了分层调查统计，详见表5-1和5-2。表5-1工程任务下达办理时间各环节耗时分层调查表（工日）工程代号文件审签过程时间交底策划时间各专业间沟通解释时间人员协调派工时间仪器设备领出检查时间其他11.50.20.20.10.100.0521.60.20.10.10.050.1031.50.20.20.10.120.0541.70.20.10.10.100.0551.10.30.20.10.100.0561.70.30.10.10.120.1071.90.10.20.20.100.0581.50.20.10.10.120.0592.10.20.20.20.100.05101.90.30.10.10.100.05111.30.50.20.10.050.10121.80.20.10.10.100.05131.70.30.20.10.100.05141.80.30.20.10.120.05151.90.20.20.20.120.05加权平均时间1.670.240.160.120.100.06制表、制图：谢克校核：黄黎明2011年3月11日第二次小组活动通过制图：谢克校核：黄黎明2011年3月11日第二次小组活动通过表5-2勘察工程任务下达办理时间各环节耗时调查统计表耗时分类序号各环节耗时分类平均耗时（工日）百分比（%）累计百分比（%）1文件审签过程时间1.6771.0671.062交底策划时间0.2410.2181.273各专业间沟通解释时间0.166.8188.084人员协调派工时间0.125.1193.195仪器设备领出检查时间0.104.2697.456其他0.062.55100.001.50个工日现状目标值2.35个工日通过对各环节耗时分层调查统计得知，任务下达过程有生产任务书、生产、技术及辅助生产管理等文件需要公司领导及相关部门审签，“文件审签过程”的时间占勘察工程任务下达办理时间的71.06%。平均达到1.67个工日。结论：文件审签过程耗时长，是勘察工程任务下达办理时间长的问题症结。2.4设定目标2.4.1设定目标值经过小组充分讨论决定，将本次活动的目标值定为：工程任务下达耗时从现状平均2.35个工日降到平均1.5个工日。详见图4。制图：李佳校核：黄黎明2011年3月30日第三次小组活动通过图4目标柱状图2.4.2目标设定依据依据一：经过调查，工程任务下达办理时间最短记录是0.5工日，虽然那次办理过程是在生产例会中完成，属于非常态办理，但启发了我们。如果能构造一种零距离、无障碍的工作环境，完全可以提高任务下达办理效率。假如能将目前文件审签过程时间1.67工日减少一半，即2.35工日-（1.67/2）工日=1.52工日，就能接近实现目标值。依据二：我院经过多年的计算机系统开发，目前网上办公OA系统为生产与管理协同工作提供了很好的支撑平台，为我们能够实现零距离、无障碍的工作环境提供了依据。结论：我们认为制定的目标值可以实现。2.5原因分析小组成员充分开拓思路，集思广益，利用头脑风暴法对导致“文件审签过程耗时长”的问题症结进行了原因分析，并整理出因果分析图。详见图5。通过原因分析，找出了导致“文件审签过程耗时长”的10条末端因素，即：1、审签领导出差在外；2、工程负责人兼职多；3、未接受岗位培训；4、电脑配置低档；5、打印机配备不足；6、电脑数量少；7、审签环节多；8、缺少网上办理管理系统软件；9传递过程走单一流程；10、各项办理审签地点分散。2.6确定要因小组成员针对因果分析图中的10条末端因素，逐一进行充分的调查分析。原因一：审签领导出差在外确认方法：分析论证确认标准：公司《生产管理办法》确认人：李佳时间：2011-4-15公司《生产管理办法》及领导任命分工的文件，明确了相关领导分管多项工作，需经常出差在外，不可能整日在办公室里等待审签文件。这是小组不能够改变的客观原因。结论：“审签领导出差在外”为非要因。表7确认二：原因二：工程负责人兼职多确认方法：调查分析确认标准：公司《生产管理办法》及《勘测过程控制程序》确认人：肖艳时间：2011-4-15依据公司《生产管理办法》文件，为了节省人力资源和成本，工程负责人兼职多是单位的客观事实，是小组不能够改变的客观原因。结论：“工程负责人兼职多”为非要因。表6确认一：表8确认三：原因三：未接受岗位培训确认方法：调查分析确认标准：公司《人力资源控制程序》确认人：肖艳时间：2011-4-15查阅公司及部门的培训记录得知，2008年～2010年以来，公司与部门通过各种途径有针对性的加大了对员工的培训力度。三年来，负责生产技术及管理工作的员工，每年接受岗位培训与考核不少于5次。如：2010年的地质、物探、测绘三个专业的现场全员培训。以及任务下达各专业办事员培训等。均满足公司《人力资源控制程序》的基本要求。结论：“未接受岗位培训”为非要因。表9确认四：原因四：电脑配置低档确认方法：调查分析确认标准：公司《生产管理办法》、《设备管理办法》确认人：黄光延时间：2011-4-15查阅公司设备管理记录得知：按照公司设备管理办法的原则，并根据工作需要，分别给生产与管理人员合理进行电脑配置，完全能满足生产管理的需要。结论：“电脑配置低档”为非要因。表10确认五：原因五：打印机配置不足确认方法：调查分析确认标准：公司《生产管理办法》、《设备管理办法》确认人：黄光延时间：2011-4-15经查阅设公司设备管理记录得知：电脑按照公司设备管理办法的原则，根据部门工作需要，每个办公室都配备有网络打印机，各部门的办事员与相关人员还独立配置打印机，完全满足日常生产及管理需要。结论：“打印机配置不足”为非要因。表11确认六：原因六：电脑数量少确认方法：调查分析确认标准：公司《生产管理办法》、《设备管理办法》确认人：黄光延时间：2011-4-15经查阅设备管理部的资产管理报表得知，根据公司相关设备管理要求以及生产与管理的不同需求，公司给每个员工都配备有台式电脑，生产部门和一些管理部门还增加配备了笔记本电脑。完全满足日常生产及管理需要。结论：“电脑数量少”为非要因。表12确认七：小组对审签的环节现状进行调查，绘制出流程图。原因七：审签环节多确认方法：调查分析确认标准：公司《生产管理办法》及《生产技术承包管理办法》调查人：小组成员时间：2011-4-15任务审签流程的环节多达13个，每个都是必须走的步骤。因此任务书下达需要来回传递，签字办理的人员比较多，严重影响了各种文件审签的效率。结论：“审签环节多”为要因。表13确认八：原因八：缺少网上办理管理系统软件确认方法：调查分析确认标准：公司《生产管理办法》确认人：黄黎明时间：2011-4-15公司《生产管理办法》早已明确任务下达办理流程，而公司生产与管理部门分别在三栋办公楼办公，由于任务下达参与审签的人员多，又缺少网上办公审批平台，靠办事员拿文件在三栋办公楼间的多个楼层来回找人审签，因而耗费了大量的时间。结论：“缺少网上办理管理系统软件”为要因。表14确认九：原因九：传递过程走单一流程确认方法：分析论证确认标准：公司《生产管理办法》确认人：李佳时间：2011-4-15公司《生产管理办法》自2007年开始，就明确任务下达办理流程。生产部门的办事员按管理制度要求走流程实施，是必须严格遵守。这是小组不能够改变的客观原因。结论：“传递过程走单一流程”为非要因。表15确认十：原因十：各项办理审签地点分散确认方法：分析论证确认标准：公司明确各部门办公地点安排的文件确认人：黄黎明时间：2011-4-15公司生产与管理部门分别在三栋办公楼办公，因而形成了各项办理审签地点分散的客观事实，但这不是小组能够改变的客观原因。结论：“各项办理审签地点分散”为非要因。通过小组成员的调查、分析论证，确定的要因是：1、审签环节多；2、缺少网上办理管理系统软件。2.7制定对策要因确定后，小组成员按5W1H要求，针对要因的现状、要达到的目标、所采取的措施、计划完成时间、负责人和检查人等进行了认真的讨论，并逐一制定了对策表。见表16。表15确认十：表16对策表序号要因对策目标措施地点计划完成时间负责人1审签环节多简化办理环节减少办理环节