职业素养训练系列——时间管理

职业素养训练系列——时间管理主讲人：人事行政部胡德飞时间生命金钱资源财富债务•做学问的人时间时间是什么？时间的特性时间的供给量是固定不变的。时间特性无法开源无法节流不可取代不可再生天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追不论愿不愿意，我们都必须消费时间。任何一项活动都有赖于时间的堆砌。4请问：您如何用这笔钱？银行向你的帐号拨款86400元;只能当天消费，不可以储蓄/投资/送人；可以随便花，随意购买东西；如果有一天小案例01什么是时间管理02为什么要做时间管理03时间管理的理论及方法我们今天需要搞懂四个问题时间管理的工具及技巧04CHAPTER什么是时间管理1时间管理就是管理时间吗？什么是时间管理？时间管理是指通过事先规划并运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。有限的时间有效的事解决有限的时间与有效的事的问题时间管理就是“自我”管理时间管理的本质是“精力”管理那么我们的时间管理的现状如何呢？没有时间做，怎么办？明天上午把报告给我。我们的时间管理现状是否有过因事情太多而手忙脚乱，导致错误频出呢？上级问你时，才发现因自己遗忘，而未完成相关工作（时间间隔较久）是否有过因时间紧迫，而草草了事，使工作效果大打折扣？（本来可以做的更好）时间管理的三大误区1、只有老板才需要做时间管理2、只拿一个小本进行记录的不叫时间管理3、每个人的时间管理的能力是有人格属性的CHAPTER为什么要做时间管理2“人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省时间，有效率地使用时间。”这里的才华，也可以是财富，也可以是智慧，也可以是人生目标，也可以是工作业绩。那么，怎样才能判断自己是否虚度了光阴？李开复的这一段话可给我们以参考。做好时间管理，不再因虚度光阴而悔恨时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。——德鲁克做好时间管理，也是一个人能力的体现测试一你有多少时间可供支配？体验游戏请准备一张长条纸用笔将它划成10份。第一个问题：请问你现在几岁？第二个问题：请问你想活到几岁？第三个问题：请问你想几岁退休？第四个问题：请问一天24小时你会如何分配？第五个问题：比比看、想一想。第六个问题：请问你现在有何感想？下面用最简单的办法测试你是否掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1、你通常工作很长时间吗？2、你通常把工作带回家吗？3、你是否感到很少有时间去做你想做的事吗？4、如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5、即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作压力山大？6、你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗？7、你是否经常不能集中精神来工作，有时在做重要工作时被打断吗？8、你是否经常占用吃饭的时间工作吗？9、你是否很长时间没有和朋友聚一聚，感觉自己生活的圈子越来越小了？10、你是否时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11、你是否感觉自己没有在有限的时间里做自己应该做的事情？12、你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13、你是否很想给自己放个假，但当你长休了一段时间，又会有负罪感？14、你是否知道自己迫切需要提高，但总是无暇阅读与工作有关的书籍？15、你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16、你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没不敢想未来会怎样？测试二你的时间管理能力如何呢？总结你的时间掌控12——16“yes”救命！你在时间管理上需改进8——12“yes”4——8“yes”0——4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法CHAPTER时间管理的理论及方法3时间管理理论一代二代三代四代着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。强调行事日历与日程表，反映出时间管理已注意到计划的重要。目前最流行的，讲求优先顺序的观念。将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。强调每一天的行动，都要与未来的方向一致，与目标接近。时间管理理论时间管理的三大法则1、目标法则S必须是具体的(Specific)M必须是可以衡量的(Measurable)A必须是可以达到的(Attainable)R是要与其他目标具有一定的相关性(Relevant)T必须具有明确的截止期限(Time-bound)时间管理的三大法则2、要事优先法则重将来而不重过去重视机会，不能只看到困难选择自己的方向，而不盲从目标要高，要有新意，不能只求安全和方便时间管理的三大法则2、组织计划法则无组织计划，其实是对自己时间的不负责，就无法有效实现自我目标时间管理的方法论计划管理法时间记录法时间“四象限”法考虑不确定性……计划管理法关于计划，时间管理的重点是：待办单、日计划、周计划、月计划待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项待办单要为应付紧急情况留出时间每年年末做出下一年度工作规划每季度季末做出下一季度工作计划每月月末做出下一月的工作计划每周五做出下周工作计划时间记录法美国管理学者认为：有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。我的时间记录对账单XX年XX月XX日星期X序号事项工作事务个人事务用时（分）1召开月度部门会议√602计划晚饭做什么√103沟通项目进展情况√304查阅部门员工周报√105学习型组织活动报告√806上网收集资料√157与同事聊天√58临时工作√209上网浏览新闻√1010午休√120汇总360紧急不紧急重要Ⅰ*危机（看病、救火）*燃眉之急的问题*有期限压力的任务*突发事件、设备故障Ⅱ*防患未然（锻炼、防火）*建立人际关系*发掘新机会*规划、目标管理*技能提升、创新不重要Ⅲ*请示、汇报*不速之客*某些电话*某些信件与报告*临时会议Ⅳ*并不重要的电话或信件*无谓的交际应酬*个人嗜好的沉迷*浪费时间之事*发呆、拖延时间管理矩阵图时间“四象限”法立即去做非常重视，，并立即去做，直到问题解决或任务完成为止定出做的时间这类事务看起来一点都不急迫，可以从容去做，但是要下苦功夫，是第一要务授权他人去做这类事务也需要赶快处理，但不宜花去过多的时间，最好是授权让人或另约时间别去做了先想一想：这件事如果根本不去理会。会出现什么情况呢？如果答案是“什么事都没发生”那就立即停止做这些事考虑不确定性“计划赶不上变化，变化赶不上老板一句话”为预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都预留多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。第三是另准备一套应变计划。CHAPTER时间管理的工具及技巧4时间管理工具时间管理的技巧1.避免无意义过多且无意义的电话不必要的聊天无意义的邮件时间管理的技巧2.区分可与不可二分法：区分可控和不可控可控（自律意识）不可控起居、饮食、睡眠对别人态度的反应交通、开会上司召见时间管理的技巧3.做好计划（设定目标）一日之计在于昨夜必须要做的事情，写下来相关工作一并完成时间管理的技巧4.日事日毕大事表■正在进行的计划，尚未完成的事情今日不做，明天就后悔■拖容易变困难■最后一分钟时间管理的技巧5.善用最佳时辰注意力时间16点10点12点13点15点9点18点时间管理的技巧5.善用最佳时辰最有效率的时段早上8点至10点：精力巅峰，适合规划早上10点至12点：注意力及短暂记忆力最强，适合脑力激荡会议、训练下午1点至2点：昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作下午2点至4点：开始清醒，长期记忆力最强，适合阅读思考下午4点至5点：适合技术性工作、处理冲突问题。时间管理的技巧6.设定期限自我设定期限/双方共同协商期限交办事项、定下期限，按时追踪■指使、要求、命令——书面化■按时追踪承办事项、自定期限、限期前提报■主动提出进度报告■预计一时无法做到时，马上说出来■没定期限就不叫工作时间管理的技巧7.利用好习惯节约时间适当运动培养快速入睡、充分睡眠的能力，一样拥有效率和时间养成早上一睁开眼睛就起床的习惯错过闹钟、公交车、找不到门禁卡等都会偷去时间，而且影响一天情绪感到有压力时，休息一下，能有效提高精神，增进工作效率时间管理案例小李的一天9:00一上班，上司打电话让小李去谈话，谈了一会儿近期人员招聘的问题，中间经理接听电话、其他部门人员来访等，谈话延续到10:00。10:00打开电脑，上招聘网站，搜索简历，这时又有电话打过来询问有关公司地址及招聘岗位的问题。11:00根据筛选的简历，打邀约面试的电话，中间又看来一会儿手机推送的新闻，一直到12点。12:00匆匆吃过饭，看了会儿手机、与同事聊了一会儿天，猛然想起经理交代的招聘数据报告还没完成，于是赶紧回到座位上。13:00销售部刘经理过来催促业务员招聘事宜，寻问业务员什么时间能够到岗，现在人员不符合他们用人的条件等。14:30昨天邀约的人员陆续过来参加面试，小李又去进行人员的面试，占去小李2个小时的时间。16:00刚要写人员招聘数据报告，经理就通知半个小时后开会，同时聊了一会儿个人私事和公司最近的传闻。16:30参加部门会议，因其他部门领导反映招聘人员不到岗影响到了他们的工作。会议不仅没有解决方案，还拖延了时间，一直持续到17:00。17:00已过了下班时间，没有时间完成报告了，在会议上经理还催促小李明天上班前要报告，小李只好带着未写完的报告回到家中，看样子今晚上又得加班了。试分析小李在时间管理上存在那些问题?小李的时间都去哪里了？参考答案1.没有时间的目标计划；2.没有轻重缓急之分；3.不懂得拒绝不必要的时间浪费；4.未能寻求同事的配合完成任务；5.拖延时间；6.外来干扰多；7.没有合理的安排时间计划；…你就是时间的管家！时间管理这件事，越早想明白越好；但想明白还不够，只有越早做到越好；但光做还不够，只有每天坚持才重要。ThankYouForYourTime！请各位拿出手机点开“微信”，扫一扫请对本次培训进行打分。谢谢。