要事第一的时间管理

要事第一的时间管理刘会兵2010年12月通用职业技能系列培训之小张在一家银行工作，参加工作2年了，一个月前，领导让小张准备一个大客户的金融服务方案并要进行商务展示。这自然是个很好的展示机会，小张也非常高兴。由于平时忙于日常工作，正好又赶上了奥运会，小张白天和晚上都很忙碌。等到离宣讲时间还有2天的时候，他才真正着急起来。准备从明天开始全力以赴准备这次演说。由于晚上是奥运会足球决赛，第二天早上小张很晚才起来，只好打车去上班，很糟糕的是路上遇到了塞车，一下子堵了1个半钟头，等到了银行已经9点多了。坐下来之后刚想开始准备，领导很着急的找他，说有一个客户投诉的问题让小张处理一下，等小张处理完投诉已经中午了。正这个时候一个多年不见的朋友来找小张，小张中午时间陪这个朋友吃饭。下午回来开始准备，刚开始了半个钟头，一个其他部门领导的电脑坏了，让小张帮忙弄一下，小张做完后又和这位领导寒暄好久，回去后自己领导又吩咐交年度工作总结，做完又快下班了。小张回到家中准备直到深夜，但到了那个时候已经头晕眼花，没有一点思路。明天的展示也就可想而知了。小张犯了哪些错误？常见的问题时间总是不够用，经常加班比谁都忙，到处救火，工作越做越多计划赶不上变化，或计划从未兑现过对什么都不放心，每天忙于事务性工作工作抓不住重点，也没空去想何为重点总无法说“不”，因此总要打乱时间计划……时间的特质供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少。无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，时间是无法取代的。无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。•一年有365天；•其中双休日共104天；法定假日11天；公司带薪休假10天；带薪病假0天；•实际工作约天，共小时;•假定有效工作时间为20-30%；•全年有效工作时间为小时。算算我们的时间：2401920384-576效果：效率：效能：时间管理的必要性时间管理的目的在于同时获得三“效”——用更高的速度做更多的事，代替不了正确的做事；正确的做事得到效率，做正确的事得到效果。确定的期待结果；以最小的代价或浪费获得结果；以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果。“绩效＝工作成果＋工作品质＋时效＋成本控管”成功=价值速度2（S=VC2）可知时间管理的能力，至少占工作绩效1/4比重;做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率和速度）。时间是资源，不是成本时间管理的必要性时间管理的关键步骤：确定角色、职责和目标列出事件清单，排定顺序制定时间计划表坚持执行并过程中调整要事第一的时间管理第一步：确定角色、职责和目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并过程中调整要事第一的时间管理第一步：确定角色、职责和目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并过程中调整他们几乎都成了社会各界顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英。大都生活在社会的中上层。他们的那些短期目标不断地被达到，生活质量稳步上升。他们成为各行各业不可缺少的专业人士，如医生、律师、工程师、高级主管等等。几乎都生活在社会的中下层面。他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩。他们几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业，被社会救济，并且常常在抱怨他人，抱怨社会。为什么要设定目标？27%没有目标60%目标模糊10%比较清晰的短期目标3%十分清晰的长期目标目标平衡的四个方面健康事业与成就家庭与社会交际人生的意义与价值饮食营养、充沛的体力、放松解压、精神状态、对生活的期望金钱、成功升职、富裕朋友、家庭外界关注、社会认同夫妻关系信仰自我实现心理满足哲学思考关于未来的设想平衡清晰目标的标准具体的（Specific）：目标必须尽可能具体；可衡量的（Measurable）：达到与否有可衡量的标准和尺度；可达到的（Achievable）：目标设定必须是通过努力可达到的；相关的（Relevant）：所有目标必须是有联系的、一致的；以时间为基础的（Time-based）：计划目标的完成程度必须与时间相关联。公私兼顾：工作+家庭目标为先：结果导向——符合SMART原则目标：在价值的指引下通向成功！要事第一的时间管理第一步：确定角色、职责和目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并过程中调整1、列出事件清单仅仅经过大脑思考的内容很容易被忘记书写的过程让我们更清楚看到重要的事情书写的东西具有更强的约束力2、排定次序根据：工作的程度工作的程度重要紧急练习：时间矩阵快速测评这个工具是用来帮你快速评估自己花费在时间矩阵的每个象限中的时间和精力各有多少。对于下面的八个问题圈出你的反应，从1到6。问题很不同意不同意略不同意稍微同意同意很同意1、我花了很多时间在重要而且需要立刻关注的活动上，例如危机、紧迫问题、截止日期将到期的项目。1234562、我觉得总是“到处救活”，不断处理危机。1234563、我觉得自己浪费了很多时间。1234564、我花了很多时间在虽然紧迫但与我的最高优先毫无关系的事情上（诸如无端的干扰、不重要的会议、非紧急的电话和电子邮件。）1234565、我花了很多时间在重要但不紧迫的事务上，例如做计划、准备、防范、改善人际关系、回复和休整。1234566、我花了很多时间在繁忙的工作、强制性习惯、垃圾邮件、过多的电视节目、琐事和玩游戏上。1234567、我觉得由于防范得当、精心准备和周密计划，一切有我掌控。1234568、我觉得自己总是在处理对他人重要，但却对我并不重要的事情。123456问题1+问题2=问题5+问题7=121110987654321123456789101112问题4+问题8=问题3+问题6=测试结果：危机客户随时的联络急迫的问题有限期的任务、会议、准备事项Ⅰ准备工作预防工作计划关系的建立不断更新授权自主管理Ⅱ干扰，一些电话一些信件、报告一些会议许多紧迫的事件许多凑热闹的活动Ⅲ细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动不关紧要的信件看太多的电视Ⅳ时间管理矩阵图要事—来自自己的目标急事—来自他人和形势扁鹊的医术有一天，魏文王询问扁鹊说：“你们家兄弟三个都从医，都精于医道，但是到底谁的医术最好呢？”扁鹊回答说：“长兄最好，中兄次之，只有我是兄弟三个中最差的一个。”Ⅰ给它许多时间，立即就做！Ⅱ给它很多时间，计划好你将何时做Ⅲ现在就做，给少量的时间Ⅳ控制花在这些任务上的时间时间管理基本策略20-25%65-80%15%1%花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动为第二象限预留时间把更多的精力留给重要的事要事第一的时间管理第一步：确定角色、职责和目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并过程中调整1、果断做出取舍80/20原则“要事第一”法则只有真正重要的事才值得你为之付出宝贵的时间和精力！2、估算所需时间根据自己的客观能力估算用“帕金森定律”来调整拒绝拖延3、预留弹性空间避免“多米诺效应”“50—50原则”预留的时间（缓冲）计划中的时间用于已知的活动安排•解决不可预见的问题•排除外界的干扰•顾及自发性、创造性的东西•人际交往工作时间大约50%大约50%4、列出事件计划表工具：周工作计划表日期：5月17日至21日工作计划完成时间责任人实际完成情况未完成原因A.MP.M7:0013:007:3013:308:0014:008:3014:309:0015:0015:3010:0016:0010:3016:3011:0017:0011:3017:3012:0018:0012:3018:3013:0019:00工作要事生活要事19:30A•健康:20:00B•人际:20:30C•学习:21:00•心灵:21:30•家庭22:0022:3023:00工具：每日时间安排表工具：Outlook日历如果你不主动做出计划，你就要被动的服从他人的计划！要事第一的时间管理第一步：确定角色、职责和目标第二步：列出事件清单，排定顺序第三步：制定时间计划表第四步：坚决执行并过程中调整•突发事件影响了我•琐碎事情太多•可以“明天”再做计划很好，为什么完不成？客户投诉审核报销单一位善聊客户的电话内部人员的咨询电话打印机坏了你都会遇到哪些突发情况？判断：是否该自己处理？确认：紧要程度、时间要求处理：（1）常规问题——按流程处理（2）非常规问题——做出判断，努力寻找资源。注意：不要让“不速之客”打乱你正在进行的工作（1）非紧急——排入后续的工作计划中（2）紧急——将正在进行中工作的节点做记录对付打扰者的处理流程1.建立有效的办公环境•尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情•工作中经常要用到的用品应容易取得•每一件物品应摆放在固定的位置•每天下班前将办公桌整理就绪•把不再需要的东西坚决扔掉处理琐碎事情的技巧2.文件处理的原则•每次只处理一份文件，一份文件只处理一次•每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件•一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案•坚决扔掉不必要的文件3.韵律原则•保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；•要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。•掌握生理节奏，精力最充沛、注意力集中的时间长短1、拖延的代价•浪费了今天•一时工作拖延，三倍时间偿还•逃避积极的人生•健康不良•待处理问题的不断增多•长期在压力下工作的忧虑客服拖延的习惯•动手去做你能做或梦想要做的事，•勇气包含了天分、能力与奇迹，•只有动手，心灵才会启动；•开始做，工作才会完成。2、解决拖延的秘诀—唯一的办法就是去做它过程中调整未完成任务分析•是否因为你为自己安排了太多的任务？•是否因为你把时间浪费在了一些并不重要的事情上？•是否因为你在某件事情上所需要的时间比想象中要多？•是否因为你受到了外界的干扰，才无法顺利实施今天的计划？过去一天的价值和意义•思维上的成就•整体目标的实现进度•自己的心理状态•他人对我们的建议和指导•为自己的身体健康做了什么每天/每项任务结束简单回顾一下未完成工作顺延至下一天每天自省一下自律：命运掌握在自己手中练习：一周的时间安排假设现在是星期日的晚上，你要计划未来一周的日程，面前是这一周要做的事情：1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡。3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话。4．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。5．明晚有一场演唱会。6．你在图书馆借的书明天到期。7．一个朋友邀请你周末去郊外露营，你需要整理行李。8．你要在星期五交下周工作计划。9．明天下午2点到4点有一个会议。10．你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议。11．你明天早上从9点到11点要听一场培训。12．你的上级留下一张便条，要你尽快与他联系。13．你有一大堆脏衣服没有洗。14．你想好好洗个澡。15．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时。16．你身上只有5块钱，需要取钱。17．大家明天晚上聚餐。18．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。19．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时。20．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他。21．下下周一早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间。22．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。23．下个星期二，你要参加一次业务考试。请将