课件--“时间管理与工作效率提升”

时间管理与工作效率提升莫勇波博士讲课提纲导入：时间管理概述一、制定目标，确立工作重点二、四象限时间管理法则三、二八时间管理法则四、工作计划的制定五、为重要任务做万成准备六、碎片化时间管理后记：合理安排工作与休闲时间的经济价值年薪(万)每天价值(元)每小时价值(元)每分钟价值(元)2510331292.21562077.51.31041351.70.86833041.30.68520625.80.433123.915.50.25每天工作8小时，每年242个工作日时间是不可移动的没有办法储存时间无法增加时间,借不到、买不到、租不到时间的本质特性没有目标,命中是偶然的，打不中是必然的！1、明确你的工作目标一、制定目标，确立工作重点从单位目标与部门目标出发，设立个人目标2、目标的设定目标制定的Smart原则3、衡量当前的工作重点与目标之间的关系您现在工作中在哪些方面花费时间最多？这些工作是否服务于你现阶段的中心目标?1、时间的四象限法则二、四象限时间管理法则（1）四象限时间管理法则第1象限:重要且紧急第2象限:重要但不紧急第3象限:不重要但紧急第4象限:不重要不紧急紧急性I.第一象限紧急问题迫切状况限期完成工作II.第二象限准备工作,万全准备预防措施,防患于未然制定计划,周密安排人际关系建立能力培养III.第三象限干扰事件、电话信件、报告会议许多迫在眉睫的琐事IV.第四象限忙碌琐碎的事情广告函件浪费时间事情逃避行为重要紧急马上就做!制定工作计划!交由下属做!敢说不!删掉2、确立重点,确立轻重缓急次序没有工作重点的后果我们要:做最重要的事项;做最优先的事项;做最紧急的事项3、成功人士的时间安排(1)要事第一，合理安排紧急与要事的关系；(2)计划周密，而且总能按计划执行；(3)多投资与目标相关的重要事项；拿出大量的时间做重要工作的准备工作；(4)尽量避免紧急事项；防患于未然；(5)不做那些非生产性的工作。三、二八时间管理法则1、帕累托原理---避免将时间花在琐碎的多数问题上•避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效：你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20%的时间，即可取得80%的成效。2．艾维李效率法美国管理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法1、列出明天（下周、下月）要做的6件重要事情；2、把这6件事情按重要程序排序，分成功之路号、2号、3号等；3、上班开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推，直至下班结束。3、确定重要任务(解决问题)的关键措施要懂得抓重点,抓关键,而不是婆婆妈妈啥事都做啥都没做好!要找到重要任务的关键措施关键措施即是能够发挥牵一发而动全身的作用;关键措施之外的其他措施只作为辅助性措施,若有时间则操作,没有时间就省略!做事抓不着重点,鸡毛蒜皮,婆婆妈妈做了一大堆,最终累人累已,浪费时间,木有用!1、将工作区分为重要工作与常规工作--重点工作（最有效益的工作）要采取万全策略，做到完美极致---常规工作（例行性工作）要流程化，简单化，快速做完,压缩时间四、为重要任务做万全准备2、提前准备，磨刀不误砍柴工•计划安排周密合理么？•物料（工具、资源、资金）准备准备充足了么？•技能（能力）是否具备？准备好了没有？•人员是否足够？是否合用？•心态是否调整好？是否准备好了做事？积极？消极？•………………..持续改进,持续进步!PDCAPDCAPDCA特点：——周而复始——大环带小环——阶梯式上升进步再进步正式实施1、制定计划的剥洋葱法从目标出发,制定计划必须确定主要目标与主要计划.实现目标的过程是由现在到将来，由小目标到大目标，一步步前进的；但是运用“剥洋葱法”，则是由将来到现在，由大目标到小目标层层分解。大目标小目标更小目标即时目标设定目标实现计划五、工作计划的制定剥洋葱图即时目标大目标中期目标长期目标2、月计划制定的方法与步骤1、以年度目标为指针，以剥洋葱的办法确定本月目标；2、以本月目标为指针，提出确保本月目标落实的具体任务；3、从本月任务中确定工作重点并将之具体落实到每周的安排中，将之标注在每周重点任务栏上；4、填写常规工作（例行性）和其他需处理的事项。今年目标：高质量完成XX研发任务本月目标：形成XX研发的初步思路确保本月目标落实的具体任务1．收集到所有的XX的借鉴资料、图片，技术参数；2．集思广益，收集到所有有关该项目研发的意见；3．撰写关于研发思路的项目报告本月各周的具体要求任务及安排具体周次各周重点任务各周常规性工作及其其他需处理工作第一周时间：8月1—2日图书馆查找国内外有关XX研发的所有资料、图片及技术参数周例会，整阅读行业新闻及资料，接待来访客户，部门技术研讨第二周时间：8月4—8日解析并研究同行产品，对比研究其性能，学习其优势周例会，部门技术研讨，整阅读行业新闻及资料，例行性培训第三周时间：8月11-15日召开头脑风暴会议，集思广益，形成初步思路周例会，部门技术研讨，整阅读行业新闻及资料第四周时间：8月18-22日撰写有关项目思路的报告报告，分析研发路径周例会，部门技术研讨，整阅读行业新闻及资料第五周时间：8月25-29日形成XX研发的初步思路周例会，部门技术研讨，整阅读行业新闻及资料总结检讨：同行产品的解剖析方面欠缺调整措施：通过参观学习,进一步获得同行的产品信息3．月计划制定的范例及练习1、确定本周的工作目标2、列出所有一周要做的事情并按照重要性进行排列；3、确定截止时间（最后完成时间）；4、具体安排到每天的工作日程中。4、周计划的制定5．周计划制定的范例及练习时间安排上要不可安排得太满,要留有余地1、确定目标，写下任务2、确定优先顺序，简化及授权3、列出待办清单，估计各项事务的时间长短4、留些缓冲时间给未预见的事情；5、排出日程表6、日计划的制定本周目标重点:完成十万销售任务完成时间:8月17日今日重点目标:产品推介具体工作安排:AM8:00-9:00:准备工作9:00-10:00:客户王经理上午来访11:00-12:00:打15个陌生电话PM13:00-14:00:产品推介会14:00-15:00:产品推介会后活动15:00-16:00:与李生订合同16:00-17:00:拜访2-3个VIP客户今日事项今日重点工作:1.产品推介会2.拜访2-3个VIP客户今日紧急工作:1.客户王经理上午来访2.与李生订合同今日例行性工作：1．(如有)接待来访,客户商谈订单细节2．打陌生电话今日后备性工作(高质量完成今日工作后还有时间做的工作):1.撰写营销报告2.客户资料汇总……………追踪与检查:全部高效完成明日工作待今天完成后再制定7、日计划制定的范例及练习时间安排上要不可安排得太满,要留有余地华罗庚：“时间由分秒积成，善于利用零星时间的人，才会做出更好的成绩来!”钻时间的空子六、碎片化时间管理•整理办公桌•草拟信函•回复电话/邮件•批复•阅读文件•闭目养神•……….1、填补法：琐碎事琐碎时间完成工具:瑞士奶酷法（1）工作中、生活中并不是一件事完成了才开始另一件事的；某项事需要花30个小时，但并不是需要我们找一个30小时的完整时段，而是几分钟、几小时的积蓄下来的；（2）因此，需要做一个事项进度表，将这一事项分解成为若干小事，并把其安排在碎片化时间内完成；（3）有些事项，非常棘手，若你一连几小时花在上面的话，会非常折磨人，不如将其分解成若干小事，利用碎片化时间一点一点点的往前推进，最后就可以发动总攻，攻克难关！1.合并同类事项(同类会议合并,同类文件相继性完成,同类事项一次性完成,相似业务相继一起做完)2.创造时间区间（早到或晚走）;3.逆势操作（避开上下班交通堵塞时，避开午餐人多时）。2、合并法：化零为整提高效率3、并行法：与碎片化时间并行回家与运动并行（走路回家）；回家与学习/打电话并行（路上打电话，车上观察思考/看书）；等待与学习并行（把等待的时间利用起来,等待开会时看看文章，行业新闻,看别人的广告创意，看英文单词，听英文广播）；出差与工作并行(出差时顺便收集客户信息/情报,计划构想)开会与工作并行（开无聊会议时签批文件）；闲散时间打电话（打电话给家人，电话关心下属，电话同事维护同事关系，电话问候领导）闲散时间聊聊天（找喜欢跟你聊天的人聊聊天，保持感情）闲散时间参加聚会（参加一些必要的聚会,维护关系圈子）………………….统筹并行法—项目管理统筹法劳逸结合,和谐管理身体健康精神与家庭饮食均衡适量运动定时作息休闲娱乐兴趣爱好积极向上社交圈子家庭生活个人空间孝敬父母养育孩子注意劳逸結合工作与生活两不误码后记：合理安排工作与休闲拒绝做“穷忙族”明确人生价值，做好人生规划•该拒绝的事情要拒绝；•该删掉的工作要删掉；•该睡觉时要睡觉；•该锻炼时要锻炼；•该休闲时要休闲；…………………….每天留给自己一定的休闲时间，做一些自己感兴趣的事情谢谢分享莫勇波@