高效冠军_时间管理新思维

高效冠军——时间管理新思维FrankChen2012年5月2问题线：如何成为高效能人士？(追求)四之一高效的基础原则四之二高效的时间管理系统四之三高效的能量管理系统四之四高效的学习管理系统建立简单高效系统，让高效成为一种习惯关联线：分享中请注意1.求同存异，各取所需2.将所有的想法、计划都记录下来•减轻你头脑的负担，帮助你释放出创意的能量•让你免除遗忘的忧虑，可以全心专注于关键的要事上•写出来一目了然，定出的计划更全面、更有效头脑风暴•在你的工作或生活中，您觉得什么对高效特别重要？•您都使用了哪些提高效能的技巧？内容•四之一：高效的基础原则•四之二：高效的时间管理系统•四之三：高效的能量管理系统•四之四：高效的学习管理系统四之一：高效的基础原则•1－1要事第一：轻重缓急“优先序”•1－2偏爱专一：一次只做一件事•1－3勇敢面对：承担责任与解决问题四之一：高效的基础原则•1－1要事第一：轻重缓急“优先序”•轻重缓急矩阵•帕累托定律（80/20法则）轻重缓急矩阵URGENCY紧急不紧急重要不重要重要紧急重要不紧急不重要不紧急不重要紧急IMPORTANCE轻重缓急矩阵举例说明URGENCY紧急不紧急重要不重要•紧急状况•迫切的问题•限期完成的工作•计划好的会议•预防措施•长远规划•人际关系的建立•能力提升•忙碌琐碎的事•广告函件，邮件•某些电话•闲聊天•找东西•等人•干扰、电话•某些会议•某些信件、报告•迫在眉睫的事•符合别人期望的事IMPORTANCE轻重缓急举例•背景：周末，临近中午，起床后洗澡一只蟑螂在浴室的窗台边散步经过送外卖的肯德基小弟按响了门铃燃气的声音有点奇怪，“刺刺”直响洗澡到一半，突然没水了不重要不紧急紧急且重要重要不紧急紧急不重要紧急且重要FrankVivian紧急且重要重要不紧急紧急且重要轻重缓急的优先序因人而异，取决于每人的价值观。如范例：价值观共同点：关注安全价值观差异点：Vivian，关注舒适；Frank，任务导向思考•如何安排四个象限的“优先序”?史蒂芬·柯维建议的“优先序”资料来源：《高效能人士的七个习惯》，史蒂芬·柯维，2004年重要不重要不紧急紧急史蒂芬·柯维建议的“优先序”2143重要不重要不紧急紧急资料来源：《高效能人士的七个习惯》，史蒂芬·柯维，2004年心得•能合理区分优先序，是高效能的基础，因此列为首要原则，在后续的处理和安排中，每时每刻都会使用到；•因人而异，需要厘清价值观，以做出符合潜在内心的决策。四之一：高效的基础原则•1－2偏爱专一：一次只做一件事•你是否会出现以下情况：一边工作，一边聊QQ/MSN一边开会，一边回电子邮件一边吃午饭，一边用电脑一边回邮件，一边通电话四之一：高效的基础原则•1－2偏爱专一：一次只做一件事－绝大部份的“多工”（同时执行多项工作）是会降低效率的，同时增加工作的复杂度；－要高效，必须专一，也就是快速专注地处理“单一工作”，每项工作告一段落才接着做下一项。“多工”降低效率的科学证明“人脑有几千亿个神经丛与几百万兆个神经突点，是一台强大的的思考机器。但它最主要的能力限制，是难以一次同时专注在两件事上面。”美国田纳西州范德标大学的脑神经学家芮那马若士，使用断层扫描仪来检测人脑在同时处理两项工作的时候效率的损失。研究结论是：少数的“多工”可以省时间•例行的运动、慢跑，同时听音乐、励志的录音，或是想事情；•不费神地洗碗、洗衣服同时通电话；•等车、乘车的时候，学习外文，订计划或是做其他的事情；•在跑步机上看新闻；•……原则：在做需要用脑的事情，同时做另外一个不需要用脑的互动四之一：高效的基础原则•1－3勇敢面对：承担责任与解决问题－时间管理的大敌：惰性拖延－惰性拖延的原因恐惧，想逃避；（量大/复杂期限短/的项目、难缠谈判与沟通、需要深入思考的文案等）完美主义；好逸恶劳。惰性拖延的损失•拖延影响事情处理的连贯性。BasexInc2005年的调研指出，工作被打断后，起码需要5—15分钟恢复专注。惰性拖延后果增加思考成本积累压力•无论是因恐惧或因完美主义导致拖延，都极容易产生惦记，进而增加心理负担，积累压力。克服惰性拖延的建议1.快速行动－2分钟原则2.一气呵成（集中精力解决问题）集中精力与整块时间•“管理者的绝大部分任务需要相当多的整块时间。”•“时间分割成许多段，等于没有时间。”举例来说，写一份报告得花6—8小时才能完成初稿。如果说每次花15分钟，每天两次，一共花上2星期，虽然总时间也达到7小时，恐怕结果还是一张白卷。但是如果能够关起门来，切断电话，连续做上五六个小时，一份相当不错得初稿就应该差不多了。有了这份初稿，他才能够做零星的补充，才能逐句逐段润色、修改和整理。资料来源：德鲁克，《卓有成效的管理者》，2007年1月小结1.要事第一：时间管理的首要原则，失去了对它的遵循，时间管理将毫无价值；2.偏爱专一：“多工”违背人脑的思考原则，摒弃“多工”的恶习，效率的改善是明显的；3.勇敢面对：惰性拖延的成本巨大，恐惧、完美主义、好逸恶劳都会导致拖延，勇敢面对，克服惰性拖延，享受解决问题的乐趣。思考•在遵循了高效的基础原则之后，什么样的时间管理系统可以使工作与生活真正高效呢？内容•四之一：高效的基础原则•四之二：高效的时间管理系统•四之三：高效的能量管理系统•四之四：高效的学习管理系统我们希望的“成功画面”•工作：每天可以在下班之前，完成当天所有的工作事项与任务，产出超指标；•生活：下班后还有充分的时间和精力，可以好好地享受生活；•简而言之，工作与生活都在掌握之中！准备工作•工作区（1）公司的工作区（不再说明）（2）家里的工作区家里最好有舒适、甚至与公司类似的工作区，以处理相关事宜（想象下，每天对着杂乱、狭小的书桌，你是否能静下心来读书或工作？）你和你爱人拥有独立的工作区（想象下，没有独立工作区的后果？）（3）移动的工作区（对于经常出差的商务人士最有效，旅途中也可工作）•时间：专门的时间，维护更新时间管理系统•工具：有效、专一的时间管理工具四之二：高效的时间管理系统•2－1收集阶段（Collect）•2－2处理阶段(Process)•2－3组织整理阶段(Organize)•2－4执行阶段(Do)•2－5回顾阶段(Review)你是否有以下困扰？•常常忘记重要的事情：忘了去完成一项重要的任务；忘了要回复一个重要的电话、电子邮件；忘了之前有过的一个很好的想法；忘了东西收在哪里了……•总觉得还有好多工作要去做，但又不能确定到底还有多少工作要做；•要办的事项记在不同的笔记本、便条纸、电子邮箱收件箱、某份文件的背面……实在搞不清楚记在哪里了。•……四之二：高效的时间管理系统•2－1收集－时间管理的第一步（释放、清空大脑）；－“收集”指将所有让你关注的未尽事宜收集，或是当一件“事项”发生时，使用“个人信息管理工具”，先将它“收集”存放起来。收集的内容全方位收集内在收集外在收集•实物、邮件、电话等•现在阶段主要收集的对象;•工作中，每天接收的邮件、电话（工作任务、需处理项目进展）、各种需收纳的实体材料都属于此类•指收集停留在你大脑中任何引起你注意的想法或感受•（1）有些灵光一闪的想法；•（2）一些内心想做的事情；•……简而言之：凡是吸引你注意力的未尽事宜，都应100%收集。常见的收集工具个人信息管理工具纸张手写类科技电子类主要的“信息管理中心”万用手册工商日志个人记事本或笔记本微软Outlook软件Google桌面工具IBMLotusNotes软件思维导图次要的“随身搭配工具”随身小册子便签本记事贴智能手机PDA个人数字助理录音笔“收集”的成功关键•凡是吸引你注意力的与未完成的事项，都必须100%收集到你的“收集中心”中；•当你在做“收集”的时候，最好先专注于收集事项，将其记录在你的“收集中心”，而不要一边收集一边忙着处理；•收集工具尽量少而专；•收集工具需全天候命；•临时记录在次要“随身搭配工具”里的事项，要尽快搬到“收集中心”。思考•你的主要的“信息管理中心”/次要的“随身搭配工具”是什么？Frank的“收集中心”1.催收客服集中项目2.区域/分中心架构岗位对应3.月度经营报告撰写4.年会报告-HR部分5.问责会议材料准备6.福利费用报销（招待费+福利费）7.建立分中心沟通机制8.组织悦读俱乐部第三期活动安排9.招聘跟进（新分中心）：昆明、海口、无锡10.学车11.房子装修12.阅读《美国种族简史》13.完善《高效冠军：时间管理的新思维》，案例整理14.办理港澳通行证15.学习英语：新概念英语3背诵、VOA英语学习16.前往欧洲旅行17.购买一部单反相机18.学习游泳19.将泰国旅行的记录进行整理（游记撰写，照片整理成册）20.……练习•请梳理你的“收集中心”－“收集”自己到目前为止，没做完的，想做的事项（包括工作与生活）－提问：你是否完成了全部的收集呢？四之二：高效的时间管理系统•2－2处理－“处理”，就是清空“收集中心”的所有事项，并确定下一步行动。处理流程“材料”工作篮这是什么？需采取行动吗？YESNO垃圾/放弃将来/也许参考资料下一步行动是什么立即执行指派别人延迟两分钟原则YESNO处理的成果•丢弃你不再需要的一切；•完成所有2分钟内可以处理的事宜；•把所有可以委托他人处理的事情委派出去；（管理时间的猴子）•为所有2分钟以上时间的行动注明提示信息，以提醒你日后执行；•根据获取的信息，明确你目前较为重要的工作和任务。“处理”的成功关键1.一次一事2.“后进先出”3.紧急搜索警惕：完成时间超过2分钟内，绝对不可以当时就跳进去执行，要等到安排好了最恰当的优先序和时间，再执行。处理流程2-1：不需采取行动的事项“材料”工作篮这是什么？需采取行动吗？YESNO垃圾/放弃将来/也许参考资料下一步行动是什么立即执行指派别人延迟两分钟原则YESNO参考资料：归档系统•两种形式的材料(第一种分类)：纸质VS电子纸质范例•纸质材料大量减少，仅少量：•各种证件的原件和复印件；•面试评估的各种材料；•各种培训/学习分发的材料；•哈佛商业评论复印件；•名片•……电子•主要是电子：•电子邮件•各类方案和数据（ppt、excel）•……VS好的归档系统•合理分类、便捷好用、完整、有趣电子系统更能满足要求（方便分类、调整、查找）纸质•纸质材料大量减少，仅少量：•各种证件的原件和复印件；•面试评估的各种材料；•各种培训/学习分发的材料；•哈佛商业评论复印件；•名片•……1、将纸质材料尽可能转化为电子，能以电子呈现的，不再使用纸质；2、设立缓冲区，以加快储存的速度；3、归档系统的区分(家里与公司电脑)；4、建立完善的项目文件包；5、建立快速索引（桌面）TIPS归档系统的第二种分类•专用的归档系统指工作中常见的各类项目（如HR,招聘/培训/绩效；如培训，各类课程/课程体系/讲师体系等）归档系统一般的归档系统专用的归档系统•一般的归档系统指零散的有用信息：外卖信息、某网站的用户名和密码、订车票的电话号码、汽车时刻表、电子产品的使用说明书、名片等等问题：一般的归档系统应如何处理呢？举例：名片处理流程2-1：需采取行动的事项“材料”工作篮这是什么？需采取行动吗？下一步行动是什么YESNO垃圾/放弃将来/也许参考资料立即执行指派别人延迟两分钟原则YESNO处理的关键问题：下一步的行动是什么？•明确下一步行动是处理阶段的重中之重；•下一步行动必须是可执行的具体行动；范例不是“下一步行动”是“下一步行动”•开会处理此问题•与小王电话沟通，听听他对会议的看法•确定会议时间、地点、主题等，发出群邮件召集会议或确定下一步行动，实际是分解工作、厘清工作思路的重要步骤•与面试官预约时间？•确定会议室、视频是否有空？•确认候选人时间？电话行政部，预约空闲的会议室和视频时间下一步行动范例收集：需要安排昆明的面试一旦你确定了下一步行动•面临三种选择：•立刻执行（两分钟原则）；•委派他人（并非总是上级对下级，可以委派给领导、同事、助理、其他部门等），委派动作可以立即做出，进