高效安排时间

《职员素质提升训练》之四安排高效时间员工素质提升训练课程大纲课程内容一、你的时间价值二、时间管理矩阵图三、有效利用时间的技巧四、充分利用时间五、时间管理的方法六、实践计划员工素质提升训练一、你的时间价值人一般都是60岁退休，请计算出您剩下可以工作的时间：我的生命已经用去天；我还剩下可工作的天数：天。签名：年月日请闭上眼睛，……员工素质提升训练我的时间值多少钱？年收入每省1小时的价值1年中,每天省1小时的价值3000015.36元3750元4000020.49元5000元5000025.61元6250元6000030.73元8125元7500038.42元9375元10000051.23元12250元员工素质提升训练讨论-时间流逝时间不够用的原因员工素质提升训练你真的很忙吗?员工素质提升训练危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立真正的休闲充电授能自主管理干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视紧急不紧急重要不重要二、时间管理矩阵图重要&紧急不重要&紧急重要&不紧急不重要&不紧急员工素质提升训练213紧急4重要不紧急不重要45%35%5%15%时间管理矩阵图不良的时间分配员工素质提升训练12重要&不紧急重要&紧急时间管理矩阵图最佳的时间分配员工素质提升训练事情分类表重要不重要紧急不紧急ABCD员工素质提升训练三、有效利用时间的技巧1.要事第一2.以最终的结果来开始行动3.学会说“NO！”4.学会对付不速之客5.减少冗长的会议6.办公桌上的“5S”运动员工素质提升训练确定优先顺序80/20法则（帕累托法则）20%的活动具有80%的重要性ABCD方法集中精力在重要的事情上A：重要而且紧急（比如救火、抢险等）B：重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）C：不重要但紧急（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）D：既不重要也不紧急（比如娱乐、消遣等事情）从来没有足够的时间做完一切事情，但是总有足够的时间完成最重要的工作！员工素质提升训练时间段事务所用时间优先度时间记录表员工素质提升训练时间计划表工作起止时间使用时间优先顺序备注员工素质提升训练待完成事务优先度计划时间每日事务清单员工素质提升训练有效利用时间的技巧1.月历2.行事历与甘特表3.效率手册4.商务通与订房卡5.闹钟6.其它工具时间管理的工具员工素质提升训练1、列清单2、处理文书工作（归档、执行、传阅、废弃）3、个人记事本。4、有序排列、摆放物品及文件。5、采用便捷方法。有效利用时间的技巧员工素质提升训练四、充分利用时间的6招1.找出原因2.避免拖延3.合理授权4.投资时间5.未雨绸缪6.平衡时间员工素质提升训练1、时间不够用的原因1.欠缺计划2.行事优先级错误3.事必躬亲4.沟通不良5.会议太多6.拖延7、不好意思拒绝8、电话干扰9、文件满桌，找不到10、出差太多11、午餐吃太饱或吃太久12、上司找麻烦员工素质提升训练2、避免拖延—谢绝借口1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很难!」4.「目前我很忙，匀不出时间做那件事！」5.「这件事太重大，我怎么能贸然采取行动？」6.「我现在没心情做这件事!」7.「我在压力下工作绩效较佳!」8.「在行动前，我要先休息一下!」员工素质提升训练3、合理授权挑选能够承担责任的人根据能力与兴趣委派工作告知为什么而不只是做什么赋予重要性信任部属并与之保持良好的沟通了解学习曲线员工素质提升训练4、投资时间个人素质和专业本领的提高是节省时间的重要途径之一。不断地学习是在任何领域成功的最低要求。参加有益于获得关键技能的课程。如果给我8个小时的时间砍一棵树，我会花6小时来磨斧头。（林肯）员工素质提升训练培养良好的利用时间的习惯短小的笔杆胜过良好的记忆利用清单记录经常性的活动下班之前记下第二天需要做的工作清单（节省时间、潜意识工作）每天给自己60分钟的读书时间认识自己的生物钟，精力最旺盛时做最困难的工作员工素质提升训练5、未雨绸缪有人告诉你该怎么做一件事情时，他们很可能至少会遗漏一个重要步骤。做一件事情之前，预估需要多少资源及何时需要这些资源以最大的希望，做最坏的打算做额外的准备（备份、双保险）墨菲定律：会出差错的终究会出差错。员工素质提升训练6、平衡时间在工作、家庭和社会间找到平衡暂时的停止努力是成功的动力——适度休假注意自己的身体，经常锻炼学会调整自己的节奏和控制情绪心灵就象是田地，有一定的极限；经过一段时间，它会枯竭，耗尽所有生产农作物的能量帕金森定律：事情增加是为了填满完成工作所需要的多余时间员工素质提升训练6点优先工作制麦肯锡30秒电梯理论办公室美学莫法特休息法五、时间管理的方法员工素质提升训练6点优先工作制：该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。这一方法要示把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依些类推……艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。员工素质提升训练麦肯锡30秒电梯理论：凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。第一次接触30秒原则——麦肯锡电梯理论1.介绍自己，介绍公司——8秒2.说明好处——7秒3.探寻客户的需求——15秒员工素质提升训练办公室美学：秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。我们应当养成如下良好习惯：物以类聚，东西用毕物归原处；不乱放东西；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；好记性不如烂笔头，要勤于记录；处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。员工素质提升训练回顾：完全时间管理1、事先周详的计划2、排定工作的优先顺序3、设定长短程目标4、订定每日工作计划5、挑战效率最高点6、学习分配工作7、今日事今日毕8、避免分散注意力9、将阻碍减到最低10、培养说“不”的能力11、应付突发状况12、随时检视员工素质提升训练六、课堂作业做出一张属于你自己的每一天的常规工作时间表。员工素质提升训练今天必须做的事今日三件事员工素质提升训练Q&A要点整理三人学习员工素质提升训练实践计划实践计划本课程我感触最深的地方是：我将在自己的工作（生活）中改变如下：预计期限