高效时间管理中层主管培训讲义

12008/08/15时间管理2课程目标帮助学员对时间管理的概念、误区和原则有一些基本而清楚的认识，同时还能够在工作和生活中灵活地运用时间管理的方法和技巧。3课程大纲什么是时间？时间的独特性什么是时间管理？时间管理的误区时间管理的基本原则4时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。什么是时间？5时间的独特性供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得6小案例：如果银行每天早晨向你的帐户拨款8.64万元，你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何规定。条件是：用剩的钱不能留到第二天用，也不能节余归自己，前一天的钱用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问你如何用这笔钱？7美国人统计平均一个人活到60岁，时间上的分配为：睡觉20年；吃饭6年；娱乐8年穿衣打扮5年；旅行、堵车5年；生病3年；打电话1年；其它2年其它1年最后剩余的工作学习时间仅10年看了上面的数据，你有何感受？？8时间管理的对象是什么？什么是时间管理？时间管理是面对时间进行的“管理者的管理”，即“自我管理”9自我检查1、我是否难以说清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？3、我是否做了实际上不需要做的事？4、我是否常常越权处理？5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？6、我是否难以按时赴约？7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？10时间管理的误区一．工作缺乏计划二．组织工作不当三．时间控制不够四．整理整顿不足五．进取意识不强11误区一、工作缺乏计划过分强调“知难行易”，认为没必要在行动前多做思考认为不作计划也能获得成效不了解做计划的好处认为计划赶不上变化不知如何做计划不愿意做计划原因：12误区一、工作缺乏计划工作目标不明确没有工作归类的习惯做事缺乏轻重缓急的顺序没时间分配的原则工作缺乏计划的后果：13误区二、工作组织不当职责权限不清，工作内容重复事必躬亲，亲力而为沟通不良工作时断时续主要表现：14误区三、时间控制不够习惯拖延时间不善处理不速之客的造访不善处理无端电话的打扰泛滥的“会议病”困扰主要表现：15快改变拖延的习惯，实时行动吧16问自己：现在最重要的是做什么？而非问：我现在最想做什么？先把最令你讨厌、最困难的事解决掉，不要让它一直困扰你。将工作分解成几个较小的部份，让工作容易进行。不要等所有资料都到手才开始工作，有什么就做什么。找出自己拖延时间的事项，例如聊天、喝咖啡等，规定自己某段时间内禁止做这些事。设定诱因激励自己准时不拖延。终结拖延的六个方法：17误区四、整理整顿不足18挪出一段时间专门来整理你的办公桌。可以将这个时间再分成几个小段，每小段专心清理一个抽屉或桌面。与工作毫无关连的书籍杂物等，都应该立即清掉。一年半年内不会再用到的东西，考虑把它扔掉。想一想，扔掉这个东西最坏的结果是什么？如果没什么大不了，就别犹豫了。运用5S技巧——整理、整顿、清扫、清洁、养成习惯。你可以这样清理你的办公桌：19学了容易忘20人最大的敌人就是自己。误区五、进取意识不强有些人之所以能够让时间白白流逝，而无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。具体表现为：个人的消极态度做事拖拉，找借口做梦指望“天上会掉馅饼”21记住过去把握现在放眼未来22昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票今天是随时可运用的现金-----请善用它！23时间管理的六项基本原则一．明确目标二．有计划、有组织地进行工作三．分清工作的轻重缓急四．合理地分配时间五．与别人的时间取得协作六．制定规则，遵守纪律24如何制定目标？一个完整目标的特征：具体的可衡量的可达成的与工作相关的有时间要求的原则一、明确目标目标能唤起你最高尚的才能25所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效成果。通常会体现在以下几个方面：1.将有联系的工作进行分类处理。2.将整理好的各类事务按流程和轻重缓急进行排列。3.按排列顺序进行处理。4.为制定上续方案需要安排一个考虑的时间。5.由于工作能够有计划的进行，自然就能看到这些工作应该按什么次序进行，哪些工作可以同时进行。原则二、有计划、有组织地进行工作26制定计划的大致步骤：1.确定目标2.探求完成目标的各种方式3.选择最佳完成方式4.将最佳方式转化为月/周/日工作事项5.编排月/周/日工作次序，并加以执行6.定期检查目标的现实性以及完成目标最佳方式的可行性原则二、有计划、有组织地进行工作27喜欢做的事情熟悉的事情容易做的事情花费时间少的事情已排定时间的事情资料齐全的事情经过筹划的事情别人的事情有趣的事情紧急的事情不喜欢做的事情不熟悉的事情难做的是事情花费时间多的事情未排定时间的事情资料不齐全的事情未经筹划的事情自己的事情枯燥的事情不紧急的事情原则三、分清工作的轻重缓急28优先矩阵M1M4M3M2重要紧急非重要紧急非重要非紧急重要非紧急重要紧急29紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限压力的计划Ⅱ防患于未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲不重要Ⅲ不速之客某些电话某些信件和报告某些会议必要而不是重要的问题受欢迎的活动Ⅳ繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动优先矩阵分类表：30紧急不紧急重要Ⅰ压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局Ⅱ有远见平衡纪律自制少有危机不重要Ⅲ短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂Ⅳ全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生偏重各类事务的结果：31优先矩阵M1M4M3M2重要紧急非重要紧急非重要非紧急重要非紧急重要紧急尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情尽量避免扩大M13265-80%1%20-25%15%非紧急紧急重要非重要M1M3M4M2高效能组织33采用80/20原则来设定优先级：原则四、合理地安排时间完成20％的目标可能获得80％的效果，如果你每天的行事历上有十个事项要做，你只要能圆满达成其中最重要的两个项目，就可以得到八成的效果。34找出自己最有效率的时段以安排工作内容35一份专家建议的时间安排表生理专家研究，人的效率会随着时间不同而不同，顺其自然安排工作内容，工作效率才会高。8：00～10：00精力颠峰，适合做规划。10：00～12：00注意力及短暂记忆力最强，适合脑力激荡会议、训练。13；00～14：00昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作。14：00～16：00开始清醒，长期记忆力最强，适合阅读、思考。16：00～17：00适合技术性工作、处理冲突问题。36在效率最高的时段，你可以集中精力于：棘手或困难的问题、创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作计划。在效率中等的时段，你可以专心做：与他人交换意见、处理回信、规划行程表。在效率最差的时段，你可以处理：例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行政工作。了解自己的生理时钟37我们无法管理时间，只能管理自己与时钟的关系38原则五、与别人的时间取得协作任何人类的组织，不论大小，都有着周而复始的节奏性和周期性，而我们作为社会或团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边的组织或个人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。39原则六、制定规则，遵守纪律此原则的核心主要体现在如下几个方面：在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。即使外部没有规定何时截止，自己也要树立一个何时完成目标。由于不得已的原因而不能按期完成的，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。40时间管理三步曲1、记录自己的时间，追踪流向，诊断并分析时间运用的状况。2、订定目标并拟订计划，使时间的应用更具效率。3、切实执行计划，研究造成时间浪费的因素，并即时改掉浪费时间的习惯，成为掌握时间的人。41让我们大家一起成为时间的主人吧！！42测试题：1、一个完整的目标是什么样的？请你结合自己的工作制作一个短期目标（要求包含目标的五个特征）。