浅谈对做好档案管理工作的认识

浅谈对做好档案管理工作的认识张翠翠哈尔滨市卫生统计信息中心150001黑龙江哈尔滨【摘要】档案管理是一项复杂而艰巨的工程，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。结合当前档案管理工作的现状，探讨如何做好档案管理工作，如何使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化道路的措施。【关键词】档案管理；科学规范；依法治档档案管理是国家档案事业最基本的组成部分，是社会信息系统的基石。不仅对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用，而且对整个社会的发展有着重要的意义。档案管理是一项复杂而艰巨的工程，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢？如何使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路呢？本人结合多年档案管理工作实践，谈一下自己的认识，与同行共勉。一、当前档案管理工作的现状计算机技术的发展，为档案电子信息化提供保障的同时，也促使档案管理工作的重要性进一步淡化，认为当前档案管理工作可有可无。再加上一些部门的领导和档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏责任感和细心的工作态度以及乐于奉献的工作精神，加之缺乏现代化的信息管理知识，造成档案管理工作发展缓慢，甚至造成管理的混乱局面。另外档案管理工作中存在的这种失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够等现象，使档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个社会信息管理系统。不利于形成社会信息管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个社会信息管理系统的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在发展进程中有边缘化危险。二、对做好档案管理工作的几点认识（一）加强领导，对档案实行集中管理、归类存放的管理模式档案管理工作涉及一定的政治和经济利益，是党政领导了解本单位的优秀成果、掌握演变过程、为本部门科学发展作出决策的一个重要途径。因此，必须切实加强对档案管理工作的领导，努力使档案管理实现科学化、规范化。要成立档案管理领导小组，建立档案管理监管机制，由党、政主要领导任组长，经常对各类档案的收集、整理、归档及保管情况进行深入细致的了解，对档案管理过程中出现的问题及时予以解决；配备专职档案管理人员，具体负责档案的管理工作，制定规章制度，做到职责明确；在资金上提供保障，配备所需物品，提高档案管理工作的整体水平。针对档案管理的复杂性和机密性，要形成档案管理“一条线”的管理体系及“统抓统管”的工作格局，对各类档案必须实行集中管理、统一存放，并结合现代化的信息技术，做好档案的网络建设组织管理。只有这样，才能切实有效地保证档案管理工作的正常开展。（二）建立健全各种规章制度，使各类档案的收集、整理、归档、保存工作有章可循严格遵守《中华人民共和国档案法》、《不归档文件销毁办法》，并结合本单位、本部门实际建立健全各种规章制度，有效地规范各类档案的管理工作，使档案的收集、整理、归档、保存工作有章可循，同时也使档案管理人员明确自身的职责，切实增强工作责任感。向制度要管理，向制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。（三）注重培养学习，努力提高档案管理人员的整体素质新的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案工作人员既要熟悉文件档案管理业务，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。也就是档案工作人员除了忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好档案保管工作之外，还应该采取多种形式，加强对档案管理人员的培训，鼓励其钻研业务，学习新知识，掌握新本领，使其具有较高的知识层次和先进技术水平。（四）加强档案的基础管理，做好收集、归档、保管和利用工作档案工作的起点和基础是收集、归档，档案工作的归宿和目的是提供利用，而保管则是巩固收集、归档成果，便于提供利用的重要保证。档案的管理涉及人员多、对象庞杂、整理困难，为了做好此项工作，必须本着实事求是的原则，认真组织档案管理人员收集档案资料，把平时收集到的应该归档的材料及时归档编号，做好分类归纳、装订，做到清晰明了，按照要求进行规范操作，严格执行规章制度。档案是长期积累形成的珍贵财富，妥善地保管好档案尤为重要，但最终的目的是供档案信息为社会实践服务。首先，要在保密性的原则下保管好档案，加大投入，改善基础设施，实现库房、阅文、办公三分开，加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害；同时，严格执行《档案法》的有关保管规定，严格借阅手续，不得私自对外借阅或涂改档案资料，使用完要及时归档。其次，针对目前档案管理工作中存在的重保管、轻利用的弊端，档案管理人员要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，为用户利用信息提供咨询，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案用“活”用好，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。总之，科学规范的档案管理需要适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。在经济大发展，科技进步日新月异的今天，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定使档案管理工作走上规范化、科学化、法制化的道路。参考文献：[1]王卓;新形势下如何做好档案管理工作[J];才智;2010(22)[2]林华;信息时代如何做好档案管理工作[J];科技信息;2010(21)