档案管理复习

档案管理总复习1.国家未列入归档范围的文件及材料，各机关单位应采取的正确做法是()A.可根据需要有选择地归档B.不得擅自归档C.可以暂时归档D.经领导同意后归档2.由在全宗管理过程中形成的管理记录性材料构成的案卷是()A.全宗单B.全宗群C.全宗卷D.全宗指南3.以下检索工具中属于馆藏性的档案检索工具是()A.分类目录B.主题目录C.档案馆指南D.全引目录一、单项选择题4.机关文书工作的最后一个环节是()A.收发B.承办C.归档D.审核5.属于人事档案收集范围的文件材料是()A.学历证书原件B.学位证书原件C.大学毕业登记表D.小学学习成绩表6.会计档案收集工作最基本的要求是()A.及时收集归卷B.保证会计档案齐全C.妥善保管会计档案D.集中统一管理会计档案7.目前我国电子文件的管理制度是()A.单套制(只保存电子文件)B.双套制(纸质和电子文件各一套)C.双套制(纸质和缩微文件各一套)D.三套制(纸质、电子和缩微文件各一套)8.档案是保存备查的（）A.材料B.历史文件C.半现行文件D.资料9.档案的第一价值又称（）A.情报价值B.凭证价值C.信息价值D.资料价值10.人事档案的提供利用（）A.不允许外借B.可以随便外借C.严格办理手续方可外借D.领导人可以不经批准外借11.磁带、录音、录像档案正确的放置方式是（）A.横放B.竖放C.斜放D.悬放12.保持档案的历史联系，首先应保持档案在()。A.时间上的联系B.内容上的联系C.来源上的联系D.形式上的联系13.会计档案案卷目录的登记对象是()A.单份记录B.单张报表C.保管单位D.保管区域14.兼具案卷目录和卷内文件目录之功能的目录是()A.全引目录B.全宗目录C.分类目录D.专题目录15.无头档案的主要特征是()A.档案人的材料不全B.查不到档案人下落C.形成单位不明确D.接收单位不清楚16.全宗内档案实体分类的基本要求有()A.主观性B.抽象性C.多样性D.实用性17.反映本机关主要职能活动和基本面貌，并对社会和国家具有长远利用价值的档案列为()A.永久保管B.长期保管C.近期保管D.短期保管18.档案文献汇编的主要特点之一是()A.研究性B.基础性C.灵活性D.原始性19.档案的重要特点之一，就是这种历史文件的产生和积累，始终根源于特定的机构和它所执行的职责活动以及由此而形成的文件之间的()A.时间联系B.有机联系C.实体联系D.作者联系20.组织全宗构成的最基本条件是()A.可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文B.设有会计单位或经济核算单位C.设有管理人事的机构或人员D.可以编造预算或财务计划21.以下文件可作为永久档案保存的是()A.普发的政府工作报告B.本单位的长期规划C.上级单位下发的文件D.下级单位报送的重要文件22.()是文件材料管理工作的最后一个环节。A.收集B.归档C.积累D.整理23.档案分类方法及其分类结果应具有（）A.普适性B.主观性C.人为性D.逻辑性24.馆藏性档案检索工具不包括（）A.全引目录B.案卷目录C.主题目录D.全宗目录25.档案检索工具的基本职能是（）A.交流作用B.桥梁作用C.存储和查检D.管理作用26.介绍性的档案检索工具包括（）A.全宗单B.全宗指南C.全宗目录D.全宗卡片27.组织沿革的编写体例中不包括（）A.编年法B.评述法C.系列法D.阶段法28.查不到档案人下落的人事档案是（）A.人事档案副本B.人事档案正本C.无头档案D.无名氏档案29.()不仅是档案的基本保管单位，也是档案统计和检索的基本单位之一。A.全宗B.系列C.案卷D.文件30.()是概要介绍某一全宗的立档单位历史，全宗内档案的历史、内容和成份及其利用价值的一种科学查考工具。A.全宗卷B.全宗目录C.全宗指南D.全宗名册31.在档案馆指南中，在()部分可将档案利用的规章制度等加以编排，供利用者参考。A.序言B.附录C.档案馆概况D.目录32.会计档案的保管期限从（）算起。A.会计年度终了后第一天B.审计报告之日C.移交档案管理机构之日D.会计资料的整理装订之日33.档案馆给立档单位编制的代号叫做（）。A.全宗号B.文件号C.件号D.文号34.《某市历史工业发展基本情况》属于（）。A.组织沿革B.年鉴C.专题概要D.科技档案文摘35.档案的凭证作用是由档案的()及其本身的特点所决定的。A.收集过程B.积累C.整理D.形成规律36.会计档案主要由()管理。A.人事部门B.会计人员C.出纳D.会计部门和档案部门37.会计文件材料在会计年度终了后由()整理归档，保管一年后向档案部门移交。A.档案部门B.会计部门C.文书部门D.施工部门38.会计档案中可以作为永久保存的会计文件是()。A.总帐B.会计移交清册C.会计档案保管清册D.年度会计决算报表39.全宗群的理论意义在于()。A.规划馆藏B.固定管理C.实体保管D.实体编号40.属于档案价值鉴定的内容标准是()。A.名称的独特性B.事实的独特性C.形成的独特性D.文本的独特性41.()不属于照片档案包括的部分。A.底片B.照片C.日期D.照片说明42.档案著录工作的最主要作用是()。A.登记B.检索C.介绍D.交流43.档案库房较为适宜的相对湿度是()。A.30﹪-40﹪B.45﹪-60﹪C.40﹪-50﹪D.65﹪以上44.()是一种记录、引导性的管理工具。A.全宗卷B.代卷卡C.档案代理卡D.档案存放位置索引45.()主要是防止纸张老化和字迹色泽的褪变速度加快。A.防潮B.防霉C.防高温D.防光46.()是应用最普遍的档案信息服务方式。A.咨询服务B.借阅服务C.出具档案证明D.编研服务47专题概要提供给利用者的是()。A.档案原件B.档案文摘C.档案参考资料D.档案汇编48.衡量和表示档案检索效率，通常采用的两个指标是()。A.数据覆盖率和查全率B.响应时间和查准率C.查全率和漏检率D.查全率和查准率49.立档单位是()。A.形成档案全宗的机关B.机关内的立卷环节C.一个机关的全部档案D.机关内部组织机构50.档案是在社会活动中（）。A.经过艺术加工而形成的B.直接形成的C.根据需要收集编写而成的D.前人遗弃或遗留下来的51.下面属于介绍性的档案检索工具是()。A.主题目录B.人名目录C.全宗单D.全宗指南二、检索计算题三．分析说明题1.小张在进行财务部门会计档案立卷时，将会计报表的年报、季报、月报放在一起立卷。你认为小刘的做法是否合适，并说明理由。参考答案：不合适。会计报表的年报、季报、月报的保管期限不同，应分开立卷。一般来说，年度会计报表价值大，应永久保存。季报和月报一般应定期保存。2．××大学在对归档文件进行鉴定并划分保管期限时，对一些文件是否应归档“举棋不定”；有些文件的保管期限也一时确定不了；同时发现，在具有密切联系的一组文件中，只有一两件文件的保存价值较短，而其他文件均具有较长的保存价值。根据上述情况，请分析说明下列问题：（1）对于这些一时难以作出最终结论的文件，应采取什么办法处理？（2）如何解决具有密切联系的一组文件中包含保存价值不同文件的问题？3.某电子工业局开展档案鉴定时，分管领导张局长认为，文种为“决定”的都要永久保存，文种为“通知”的均定期保存。请分析张局长的观点是否合理，并说明理由。参考答案：张局长的观点不合理。判定档案价值不能简单的从文件名称角度出发，应综合考虑影响档案价值的来源、内容、形成时间等方面的因素，并根据该机关档案保管期限表来确定文件的保管期限。4.各现行机关(企业)档案室对上级来文，应一律作资料保存。请分析这种观点是否正确，并说明理由。5.分析说明为保证归卷的质量应做好哪些工作。参考答案：为保证归卷的质量，要做好以下工作：（1）做好平时的搜集工作，特别注意帐外文件、业务文件、非载体文件的积累。注意每份文件的正件与附件，转发件与被转发件、正本与定稿、文字与图标的完整，注意每份文件的签发、用印、图物相符等的准确性。（2）不定期地检查、纠正归错卷夹的现象。（3）当某些条款文件数量太多或没有对应条款时，要及时修改、调整条款。6.××服装总公司档案室需要对一批保管期限已满的档案进行价值复审，通过复审将剔出无保存价值的档案予以销毁。根据上述情况，请思考下列问题：（1）对于经过复审需要剔出销毁的文件应经过哪些程序才能执行销毁？（2）销毁档案时可以采取的方式及应执行的制度是什么？7.文件材料归档有哪些要求？分析说明。参考答案：要求做到：（1）归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数必须齐全、完整，保证内容的准确性、完整性、原始性、真实性，能正确反映本单位各项活动的基本面貌和历史过程。（2）归档文件材料要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料间的历史联系，区分不同价值，经过系统分类，整理编目，立成案卷或件，质量符合规范要求。（3）归档的文件材料应符合形成过程中的质量要求，以利长久保存。8.××医药公司在进行文件归档鉴定时发现：年度综合统计报表、季度报表、月份报表都很齐全；而在总结类文件中缺少年度总结，只有季度总结和一些单项工作总结；有一份本单位职工代表大会的工作报告定稿遗失，现存的只有草稿。根据上述情况，请分析说明下列问题：（1）该单位统计类文件的价值如何判定？为什么？（2）该单位总结类文件的价值如何判定？为什么？（3）该单位职工代表大会工作报告的草稿需要留存吗？为什么？9.下列有两件已确定保管期限的某集团公司档案处归档的文件材料，分析判断其确定的保管期限是否正确，并说明为什么。（1）某集团公司关于某人任职的决定。定期保管（2）某省档案局关于转发《国家档案局、国家发展改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知》的通知永久保管四、论述题1．联系实际分析档案用户需求的构成。（1）学术利用需求。学术利用是指在档案中查找有关学术研究所需的档案信息材料，在实践中具体表现为：为编著历史书籍或进行某类专题史研究而产生的利用需求；为从事某项自然科学研究而产生的档案利用需求。（2）实际利用需求。实际利用是在档案中查找可以直接用于作出工作、生产或科学等方面决定的相关信息材料，这种利用需求主要同行政管理、生产管理、科研管理等有关。（3）普遍利用需求。普遍利用指普通公民为解决自身的社会或生活问题而利用档案馆（室）藏的档案，如为解决学历、身份、房产等方面的问题而产生的档案利用需求。2．试述组织沿革的体例和正文编写要求。组织沿革的体例主要包括:（1）编年法：即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织情况；（2）系列法：以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末情况；（3）阶段法：即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段，在每个阶段中再分别记述各方面的情况。组织沿革正文的编写要求是：内容全面，材料翔实；结构合理，脉络清晰；表现形式多样。组织沿革可以采用文字叙述和图表的形式，也可以图文并茂。3.试论述全宗内案卷的系统排列。参考答案：案卷的系统排列，就是根据全宗内档案分类的方案，把各类案卷按照一定的方法加以排列，构成具有内在联系的案卷序列，以便于档案的保管和利用。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等文书档案各类案卷的排列方法，有如下几种：（1）按案卷所反映的工作上的联系来排列：如政策性的规定文件卷排前，执行情况卷排后。（2）按问题排列：按照案卷内文件记述和反映的问题进行排列。（3）按重要程度排列：案卷类目单一、数量不多，最常用的方法是直接按重要程度排列。（4）按时间排列：按照起止时间的先后排列案卷。（5）按作者排列：把同一作者的案卷集中排放在一起，以便从作者的角度来查找利用档案。（6）按地区排列：按照案卷内文件来源和内容涉及的地区进行排列。（7）按名称排列：一个类目内含有由不同名称的文件分别组成的案卷，可把同一名称的文件组成的案卷集中在一起，以便人们从文件名称的角度查找利用档案。（8）按姓氏笔画或拼音字母排列：监察、信访、人事案卷，可按人名的姓氏笔画或拼音字母排列。会计档案各类目案卷，按时间顺序排列；科技档案各类目案卷，按课题或项目排列。把同