1-管理者如何提高工作效率

管理者如何提升工作效率☞一、引言二、管理者常见的时间陷阱三、时间管理工具四、时间管理六步2目录一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上忙，早该给他们培训了，可一直找不到时间……3该如何提高工作效率？“不能管理时间，便什么都不能管理”——（美）杜拉克“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理时间管理的概念时间管理就是管理时间？项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年一日三餐2.5小时4.2年交通1.5小时2.5年电话1小时1.7年看电视、上网3小时5年看报、聊天3小时5年刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7一日三餐2.5小时4.2年22.5交通1.5小时2.5年20电话1小时1.7年18.3看电视、上网3小时5年13.3看报、聊天3小时5年8.3刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年3.31-20、60-80——忽略不计，余40一、引言☞二、管理者常见的时间陷阱三、时间管理工具四、时间管理六步8目录管理者常见的时间陷阱91.由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。2.文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。3.交办工作时，没有明确最后期限。4.不速之客的干扰；常被电话打断工作。5.花较多时间替下属拿主意。6.长时间面谈。7.繁多、冗长、低效的会议。8.缺乏细致的实施计划。9.过多文书记录。10.过于注重细节；追求完美。下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理总结你的时间掌控12——16“yes”救命！你在时间管理上需改进8——12“yes”4——8“yes”0——4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法一、引言二、管理者常见的时间陷阱☞三、时间管理工具四、时间管理六步12目录•记事便条、工作笔记•每天计划和规划•分出事情优先顺序•挖掘人的资源、重视人时间管理的工具一、引言二、管理者常见的时间陷阱三、时间管理工具☞四、时间管理六步14目录一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步15你必须要有一张“个人清单”；详细地计划明天的工作。“一日之计不在于晨，而在于昨夜”！工作计划-----------------制订每日工作计划前一天晚上或每天早上，用5分钟的时间将你当天的工作任务逐一写下来，然后排序，做完一项勾选一项！学会使用工作笔记一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步18高效能人士的七个习惯19因为我们不知道究竟什么对我们最重要,所以每件事好像都很重要；因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做；有些人看到我们每件事都做,所以，他们期望我们什么都做；每件事都做让我们非常忙碌,所以我们没有时间去考虑：究竟什么对我们最重要？忙人的告白时间管理二八定律20用80%的时间做20%重要的事情！每天至少要有半个小时到1个小时的“不被干扰的时间”时间管理四象限21紧急不紧急重要不重要ABCD重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。限时完成的重要会面或工作影响深远的事情……做计划、中长期规划工作沟通与协调思考工作方法和流程的改进向上司或公司提建议……有些电话有些信函、报告有些无谓之请托、邀约大部分会议许多迫在眉睫的小事符合别人期望的事忙碌琐碎的小事有些文件资料之处理有些交际应酬……紧急重要不重要•防患未然•改进产能•建立人际关系•发掘新机会•做规划•繁琐的工作•某些信件•某些电话•浪费时间之事•有趣的活动‘重要’与‘紧要’之区别从容人无用人•危机•急迫的问题•有期限压力的计划压力人•不速之客•某些电话•某些信件与报告•某些会议•必要而不重要的事•受欢迎的活动无聊人不紧急ABCD紧急重要不重要偏重第一类事务，结果•压力•精疲力竭•危机处理•忙于收拾残局不紧急紧急重要不重要不紧急偏重第二类事务，结果•有远见，有理想•平衡•纪律•自制•少有危机偏重第三类事务，结果•短视近利•危机处理•被视为巧言令色•轻视目标与计划•缺乏自制力，怪罪他人•人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果•全无责任感•工作不保•依赖他人维生Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（呆会做）4D原则Doitnow！（马上就做）Don`tdoit。（别去做了）重要紧迫Delegate授权别人去做ABCD为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？28要追求“利益最大化”，但是对于不重要的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？29一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步30在工作中，有哪些东西应该化繁为简？31比如：简化会议主题、简化工作流程、人员职责明确等等把下一个工作流程的对象当作自己的客户对待！简化工作是所有优秀管理者的共同特质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题。所以要善于将复杂的问题简单化。32一个人可以完成的事情不要分配给两个人做；一个人可以承担的责任不要让两个人承担；要懂得适当地使用流水线式的管理与岗位责任制的管理方式！一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步33如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。培养说“不”的能力1、学会对付不速之客35问题1：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过来安排一件C类工作，王经理该怎么说？问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度，忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这些打扰？（授权别人去做）（定期汇报）（学会说“NO”）2、甩掉背上的猴子你在走道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉，一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我考虑一下，回头再找你谈。”猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭在两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。你接下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来问你：“那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去做这件原本他该做的事。这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。36——摘自《别让猴子跳回背上》规则１．猴子要么被喂养，要么被处决。否则，他们会饿死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15分钟。规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找饥饿的猴子，抓到一只喂一只。规则４．应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要模糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者的背上。猴子的照料与喂养规则：37一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步381、给自己的目标、计划设定清晰的期限39例如：减肥402、与别人约定期限，让别人监督提醒帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。413、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步42这几个故事可以给我们什么启发？43一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多的叶子。董事长停下来问：“先生，你的工具太不好用了吧，为什么不换一把？”“我只有这一把了。”保洁员头也不抬地忙乎着他的活。“你为什么不去仓库领一把呢？”“仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要扫。”保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事长，不禁有些不知所措。“噢，董事长，我不知道是您，我这就去仓库领一把。”看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：“这是在工作吗？真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我现在就开除他。”勤劳的保洁员44犹太人汉弗特在加拿大渥大华开设了一家豪华宾馆。年终时，他让宾馆分别评选出10名最勤快和10名最“懒惰”的员工。汉弗特叫人把10名“懒惰”的员工叫到他的办公室。这些员工心里七上八下，心想老板肯定会要我们滚蛋。可是他们万万没想到，一进门，汉弗特就说道：“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。”看着他们一个个目瞪口呆的表情，汉弗特接着解释道：“据我观察，你们的‘懒’表现在总是一次就把餐具送到餐桌上，习惯于一次就把客人的房间收拾干净，一次就把工作干完，讨厌多走半步路，讨厌做第二次（返工）。因而在别人眼里你们整天闲着，在偷懒。但依我看，最优秀的员工全无例外的都是‘懒汉’，因为你们‘懒’得连一个多余的动作都懒得去做。而勤快员工的‘勤’，大多表现在他们整天忙忙碌碌，不在乎把力气花在多余的动作上，做一件事不在乎往来多少趟，花多少时间，而从来不停下来思考一下最便捷的方法，这样能有效率吗？”懒惰的员工45甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？”乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。”老板问：“多少钱一斤？”乙又赶去市场，回来回答老板：“8毛钱一斤。”老板又问：“总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少钱？”乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？”不一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，8毛钱一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。”老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！”乙羞愧地回到厨房干杂活去了。买土豆的两个人46“你想把球从洞里挖出来，却把洞愈挖愈大。”——西方谚语47一些好习惯48第一次就把资料或物品放在正确位置。将各类资料物品归类摆放，清晰标示。这样做可避免费时间去找东西，更不会再有在别人面前翻箱倒柜的尴尬。下班前