科技档案管理制度

天津国投津能发电有限公司科技档案管理制度1总则为了加强和规范国投北疆发电厂科技档案管理，更好的为企业各项工作服务，特制定本制度。2管理职责2.1基本建设阶段2.1.1建设单位（业主单位）2.1.1.1建设单位应负责组织、建立由建设单位领导的监理单位、设计单位、施工单位、调试单位等分包单位共同参加的档案管理领导小组和相关的档案管理网络体系。对建设项目文件的形成与积累、整理与编制、验收与移交的全程进行监督、协调、指导和检查。2.1.1.2建设单位应按《国家重点建设项目档案管理登记办法》的规定，做好建设项目档案管理的登记工作，定期将建设项目各阶段档案管理的情况报送国投北疆发电厂。2.1.1.3建设单位应负责收集与积累在工程前期、施工管理、竣工验收、生产准备、试生产期间形成的文件材料，按照本《细则》引用的相关规定和要求负责整理和归档，并对各承包单位移交的竣工档案负责检查验收和汇总，并统一编目，编制档案总目录。2.1.1.4建设单位应负责竣工档案验收的组织工作，按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的规定，确认经施工单位、监理单位、质监部门审查的竣工档案，并办理交接手续。2.1.2设计单位2.1.2.1设计单位在勘察与设计基础阶段，应按照合同、协议以及本制度所列文件的有关规定和要求，负责该阶段形成文件材料的收集与-1-积累，并按项目的设计阶段和专业对文件进行整理和组卷，移交给建设单位。2.1.2.2设计单位在工程竣工后，应按照合同、协议以及本制度所列文件的有关规定和要求，负责编制与建设项目实际情况相符的竣工图和竣工文件，并负责向建设单位移交经系统整理确认的全部竣工图、竣工文件和设计修改通知单。2.1.3监理单位2.1.3.1监理单位应按照国投北疆发电厂小业主、大监理、大咨询的基建管理模式，根据合同或委托要求，对各分包单位在项目建设文件材料的形成与积累、整理与编制负责进行监督与检查；并配合建设单位，负责对各参建施工单位编制移交的竣工档案的完整、准确、系统进行检查、审核与验收。2.1.3.2监理单位应按照合同、协议以及本制度所列文件的有关规定和要求，负责对在监理工作形成的文件材料进行收集、整理和移交，并对移交归档的文件质量负责。2.1.3.3在两个以上施工单位承建一个单位工程时，建设单位可以委托主体施工单位或监理单位对该单位工程的档案进行整合。其包括档案编制说明。2.1.4施工单位各分包施工单位应按照合同、协议以及本制度所列文件的有关规定和要求，负责各自分包标段范围内，在施工形成的文件材料的收集与积累、整理与编制、审核与移交，并对归档的文件质量负责。2.1.5调试单位调试单位应按照合同以及本制度所列文件的有关规定和要求，负责在系统调试、设备调试、整套启动调试形成的文件材料的收集、保管、整理和移交，并对移交归档的文件质量负责。-2-2.1.6工程质监站工程质监站应按照合同以及本制度所列文件的有关规定和要求，负责收集、保管、整理和移交在工程各阶段质量监督检查方面形成的文件材料，并对移交归档的文件的完整性、准确性、系统性和案卷质量进行审查。2.1.7设备供应单位设备供应单位应按照双方签定的合同和协议要求，负责提供所供应设备的全套文件材料（包括安装、调试和使用说明书、成套图纸、产品合格证等）。对合同和协议规定提供电子文件的材料部分要同时移交。并对全部移交档案齐全、完整、准确、系统质量负责。2.2生产运营阶段2.2.1业主2.2.1.1业主档案室，对公司日常生产经营期间（含生产期间的非大型基建项目、机组检修及有关项目维护工作）所形成的全部档案文件材料的收集、整理等六大环节负全面责任。尤其对外委单位形成材料的收集、整理工作要加强检查、督促、指导和协调，以确保档案三率达到当年归档的指标和案卷质量的高标准。2.2.1.2对档案管理工作存在的全局性问题，档案室不便解决时，要及时向总经理工作部经理反映，以求得问题的解决。在这方面，档案部门要多提有价值的指导性意见，充分发挥部门经理参谋部的作用。2.2.1.3在日常生产管理阶段，如有大型基本建设项目，其大型基本建设项目的档案管理，按基本建设程序实施。2.2.1.4对公司日常生产经营期间，对日常维护形成的档案文件材料，公司安生部负责把关验收，予以签字确认。确保材料齐全、完整和准确。-3-2.2.1.5对公司日常生产经营期间，对临时外委维护和机组检修等形成的档案文件材料，公司安生部和监理部门共同负责严格把关验收，予以签字确认，确保材料齐全、完整和准确。其生产技术部为一责任者。2.2.2监理单位2.2.2.1根据合同或委托要求，对各分包单位在项目建设文件材料的形成与积累、整理与编制，负责进行监督与检查；并配合公司，负责对各参建施工（检修）单位编制移交的竣工档案的完整、准确、系统进行检查、审核与验收，并对移交档案质量负责。2.2.2.2生产管理阶段的机组检修、临时外委的各项工程维护工作，如果公司没有外聘监理单位，公司安生部同时又履行监理职责。2.2.3日常外委维护单位日常外委各维护单位档案负责人，按照双方签定的合同和协议要求，负责收集各自标段在日常维护工作形成的全部文件材料，并按照整理标准，完成相关手续后，将文件材料交公司生产技术部予以确认（包含自己可以完成的竣工图）。经公司生产技术部确认的文件材料，由日常维护单位档案负责人移交给公司档案室。2.2.4机组检修单位机组外委检修单位档案负责人，按照双方签定的合同和协议要求，负责将各自检修、维护工作形成的全部文件材料，按照整理标准，完成相关手续后，将文件材料交监理单位和公司生产技术部共同予以确认（包含自己可以完成的竣工图）。经监理单位和公司生产技术部共同确认的文件材料，由机组外委检修单位档案负责人，移交给公司档案室。2.2.4临时外委维护单位临时外委维护单位档案负责人，按照双方签定的合同和协议要-4-求，负责收集在临时外委维护工程形成的全部文件材料，并按照整理标准，完成相关手续后，将文件材料交公司生产技术部和监理单位共同确认（包含自己可以完成的竣工图）。经监理单位和公司生产技术部共同确认的文件材料，由临时外委维护单位档案负责人，移交给公司档案室。3管理内容与要求3.1收集基本建设文件产生于基建的全程，各有关单位按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》5项分工与要求，做好各个阶段的收集工作。3.1.1内部收集与公司收集3.1.1.13.1.1.1.1基建工程建设单位（公司）文件3.1.1.1.1.1经文书岗位运转、属于科技档案范围的纸质载体文件，由文书负责按归档要求整理好，并编制移交清册，向公司档案室移交。其电子文件暂移入文书档案整编库。3.1.1.1.1.2非文书岗位运转的科技档案（包括电子版文件），由各部门兼职档案员负责收集和简单的整理，并编制移交清册，向公司档案室移交。3.1.1.1.2参建单位文件参与基建工程建设的设计单位、监理单位、施工单位、调试单位、工程质监站等单位的档案部门负责人，负责把本单位各个阶段形成的工程档案（含电子版文件），按照相关文件要求、规定、程序先进行内部收集，为内部整理乃至最后向建设单位的档案部门移交做准备。3.1.1.1.33.1.1.1.3.1设备文件成套设备供应单位的档案部门负责人，按照双方签定-5-的合同和协议要求，负责把所供应设备的全套文件材料（含电子版文件），向建设单位的档案部门移交。3.1.1.1.3.2托管理。3.1.1.23.1.1.2.1开箱设备文件可根据实际情况，通签定合同进行委日常生产管理公司各部门形成的文件（含电子版文件），由各部门兼职档案员负责收集和简单的整理，并编制移交清册，向公司档案室移交。3.1.1.2.2日常生产维护单位的档案负责人，负责把本单位在各项检修维护工作形成的档案（含电子版文件），按照相关文件要求、规定、程序先进行内部收集，为内部整理乃至最后向建设单位的档案部门移交做准备。3.1.1.2.3临时外委维护单位的档案负责人，负责把本单位在工程维护工作形成的档案（含电子版文件），按照相关文件要求、规定、程序先进行内部收集，为内部整理乃至最后向建设单位的档案部门移交做准备。3.1.1.2.4机组检修单位的档案负责人，负责把本单位在机组检修工作形成的档案（含电子版文件），按照相关文件要求、规定、程序先进行内部收集，为内部整理乃至最后向建设单位的档案部门移交做准备。3.1.23.1.2.1收集时间基建工程阶段文件3.1.2.1.1八大类文件材料，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《、火电机组达标投产考核标准（2006年版）》所规定的时间要求执行。3.1.2.1.2间执行。设备供应单位的文件材料，按照双方签定的合同移交时-6-3.1.2.23.1.2.2.16.1.2.2.2生产管理阶段文件六、七大类文件：在文件形成的二年三月份移交。八大类文件：按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《火电机组达标投产考核标准（2006年版）》所规定的时间要求执行。3.1.2.2.3九大类文件3.1.2.2.3.1文字材料部分：项目验收一个半月内移交。3.1.2.2.3.2竣工图3.1.2.2.3.2.13.1.2.2.3.2.23.1.3归档范围本公司完成部分，项目验收一个半月内移交。设计院完成部分，按照与设计院签定合同执行。按照《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》执行。3.1.4归档文件的质量要求3.1.4.1归档文件的质量总的要求：按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《火电机组达标投产考核标准》执行。3.1.4.2归档的文件，必须齐全、完整、准确。对有破损的文件应进行修补；对字迹模糊或易褪变的文件应予以复印，并附在原件后面一并归档；对于无批复和复函的文件，应进行闭环后归档。即由经办人在文件一页的空白处注明该文件最终处理结果的意见。3.1.4.3归档文件的书写字体和载体用的材料，符合长期和永久保管的需要。3.1.4.4归档文件必须是原件或经有关单位证明具有法律地位的文件。3.1.4.5归档的文件，应按双方签定的合同，提供同纸质载体内容一致的一套电子版材料。3.1.4.6非纸质载体材料（如照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等）-7-应附文字说明，并一并归档。文字、图表类具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件，并一并归档。禁止用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。3.1.4.7重要的合同、协议等文件，页页要有双方签字与骑缝章。3.1.4.8文件材料所有需要签名的，一律不准用键盘入姓名、不用名章代替签字。6.1.4.9施工文件的表式，应符合《火电施工质量检验及评定标准》以及建设部相关标准的规定。3.1.4.10关要求。3.1.5各具体归档文件的检查，应符合引用标准所列文件的有归档份数6.1.5.1施工各有关单位形成的各类文字材料向建设单位移交时确保一式二份。3.1.5.2设计单位向建设单位移交施工图的份数，按双方签定的合同（协议）执行。3.1.5.3设备供应单位向建设单位移交设备的文件材料的份数，按双方签定的合同（协议）执行。3.1.5.4设计单位向建设单位移交竣工图的份数，按双方签定的合同（协议）执行。3.2整理3.2.1案卷整理的总原则3.2.1.1科学技术档案的整理，遵循《科技技术档案案卷格式的一般要求》标准执行；3.2.1.2科学技术档案整理涉及工程专业材料细节的，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行。3.2.2基建工程纸质载体竣工档案的整理、验收与移交-8-3.2.2.1基建工程纸质载体竣工档案的整理3.2.2.1.1组卷原则与分类规则3.2.2.1.1.1竣工文件的组卷原则：遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；依据性文件手续齐备，符合档案管理要求。3.2.2.1.1.2竣工文件的分类规则：遵循《火电企业档案分类表（6—9大类）》（修订本）分类规则进行分类。3.2.2.1.2编制整理要求3.2.2.1.2.1前期文件、施工管理性文件、竣工验收方面的文件，按问题、时间顺序，组