中文版Access-2016宝典(第8版)

办公大师经典丛书(第8版)[美]MichaelAlexanderDickKusleika著张洪波译北京MichaelAlexander,DickKusleikaAccess2016BibleEISBN：978-1-119-08654-3Copyright©2016byWiley&Sons,Inc.,Indianapolis,IndianaAllRightsReserved.Thistranslationpublishedunderlicense.Trademarks:WileyandtheWileylogoaretrademarksorregisteredtrademarksofJohnWiley&Sons,Inc.and/oritsaffiliates,intheUnitedStatesandothercountries,andmaynotbeusedwithoutwrittenpermission.MicrosoftandAccessareregisteredtrademarksofMicrosoftCorporation.Allothertrademarksarethepropertyoftheirrespectiveowners.JohnWiley&Sons,Inc.isnotassociatedwithanyproductorvendormentionedinthisbook.本书中文简体字版由WileyPublishing,Inc.授权清华大学出版社出版。未经出版者书面许可，不得以任何方式复制或抄袭本书内容。北京市版权局著作权合同登记号图字：01-2016-5203CopiesofthisbooksoldwithoutaWileystickeronthecoverareunauthorizedandillegal.本书封面贴有Wiley公司防伪标签，无标签者不得销售。版权所有，侵权必究。侵权举报电话：010-6278298913701121933图书在版编目(CIP)数据中文版Access2016宝典(第8版)/(美)迈克尔•亚历山大(MichaelAlexander)，(美)迪克•库斯莱卡(DickKusleika)著；张洪波译.—北京：清华大学出版社，2016(办公大师经典丛书)书名原文：Access2016BibleISBN978-7-302-45049-8Ⅰ.①中…Ⅱ.①迈…②迪…③张…Ⅲ.①关系数据库系统Ⅳ.①TP311.138中国版本图书馆CIP数据核字(2016)第218538号责任编辑：王军韩宏志装帧设计：孔祥峰责任校对：成凤进责任印制：出版发行：清华大学出版社网址：，地址：北京清华大学学研大厦A座邮编：100084社总机：010-62770175邮购：010-62786544投稿与读者服务：010-62776969，[e-mail]质量反馈：010-62772015，[e-mail]印刷者：装订者：经销：全国新华书店开本：185mm×260mm印张：52.25字数：1438千字版次：2016年10月第1版印次：2016年10月第1次印刷印数：1～3000定价：128.00元——————————————————————————————————————————————产品编号：本章内容●介绍数据库、表、记录、字段和值之间的差异●探索在一个数据库中使用多个表的原因●探索Access数据库对象●设计数据库系统数据库开发与其他绝大多数计算机使用方法都有所不同。在MicrosoftWord或Excel中，处理应用程序的方法相对直观明了，与此不同的是，良好的数据库开发要求掌握一定的准备知识。你必须了解一些基本知识，其中包括数据库术语、基本数据库概念以及数据库最佳实践。本章将介绍数据库开发的基本知识。交叉参考：如果你想立即了解Access的相关内容，可以跳转到第2章。1.1Access的数据库术语Access沿用绝大多数(但不是全部)传统的数据库术语。术语“数据库”、“表”、“记录”、“字段”和“值”表示从最大到最小的层次结构。几乎在所有数据库系统中都使用这些术语。1.1.1数据库通常情况下，数据库一词是一个计算机术语，表示有关某个特定主题或商业应用程序的信息的集合。数据库可帮助你通过一种逻辑方式组织相关信息，以便于访问和检索。注意：某些旧版的数据库系统使用术语数据库描述各表；而现在，术语数据库适用于数据库系统的所有元素。数据库不仅仅适用于计算机。还包括手动数据库，有时，将这些数据库称为手动档案系统或手动数据库系统。通常情况下，这些档案系统由人员、纸张、文件夹和档案柜组成，其中纸张是手动数据库系统的关键要素。在手动数据库系统中，通常具有收文篮和输出篮，以及特定类型的正式存档方法。可以通过打开文件柜、取出文件夹并找到正确的纸张来手动访问相应的信息。用户可以填第1章第I部分Access构建块4写纸张表单作为输入，可能使用键盘来输入将在表单上显示的信息。可通过以下方式查找信息：手动对纸张进行排序，或将多页纸张上的信息复制到另一张纸上(甚至可以复制到Excel电子表格中)。可以使用电子表格或计算器对数据进行分析，或者通过新的妙趣横生的方式来显示数据。Access数据库只不过是纸张档案系统的存档和检索功能的自动化版本。Access数据库在精心定义的结构中存储信息。Access表可存储各种不同类型的数据，从简单的几行文本(例如姓名和地址)到诸如图片、音频或视频图像等复杂数据。通过以精确格式存储数据，使得诸如Access等数据库管理系统(DatabaseManagementSystem，DBMS)可将数据转换为有用信息。在Access数据库中，表是主要的数据存储库。查询、窗体和报表提供对数据的访问，允许用户添加或提取数据，以及通过有用的方式呈现数据。绝大多数开发人员会向窗体和报表中添加宏或VBA(VisualBasicforApplications)代码，以使其Access应用程序更易于使用。诸如Access等关系数据库管理系统(RDBMS)会在相关表中存储数据。例如，一个包含员工数据(姓名和地址)的表可能与一个包含工资信息(发放日期、工资金额和支票编号)的表相关。通过查询，用户可以基于这些相关表提出一些复杂问题(例如“2012年为JaneDoe支付的所有薪水的总额是多少？”)，并以屏幕上的窗体和打印出的报表形式显示答案。实际上，关系数据库和手动档案系统之间的一个根本差别在于，在关系数据库系统中，单个人员或条目的数据可以存储在单独的表中。例如，在患者管理系统中，患者的姓名、地址以及其他联系信息可能存储在一个单独的表中，而与保存患者治疗信息的表区分开来。实际上，治疗信息表保存所有患者的所有治疗信息，并使用患者标识符(通常是一个编号)在治疗信息表中查找各个患者的治疗信息。在Access中，数据库是数据以及相关对象的整体容器。它不仅是表的集合，而且包含很多类型的对象，例如查询、窗体、报表、宏以及代码模块。当打开Access数据库时，数据库中的对象(表、查询等)会呈现出来，供你处理使用。可以根据需要同时打开多个Access副本，也可以同时处理多个数据库。许多Access数据库包含几百甚至几千个表、窗体、查询、报表、宏和模块。除了少数几种例外情况外，Access2016数据库中的所有对象都驻留在单个文件中，该文件的扩展名为ACCDB或ACCDE。Access数据库的扩展名也可能是MDB或MDE，使用这两个扩展名是为了与Access2003及更早版本向后兼容。1.1.2表表仅是原始信息(称为数据)的容器，类似于手动档案系统中的文件夹。Access数据库中的每个表都包含有关单个实体(例如人员或产品)的信息，并以行列的形式组织表中的数据。交叉参考：第3章和第4章将介绍一些非常重要的规则，用于管理关系表设计以及如何将这些规则纳入你的Access数据库。这些规则和指南可以确保你的应用程序正常执行，同时保护表中所包含数据的完整性。在Access中，表就是一个实体。当你设计和构建Access数据库，甚至是在处理现有的Accessing应用程序时，必须考虑表和其他数据库对象如何表示数据库管理的物理实体，以及实体如何与其他实体相关。第1章数据库开发简介5创建表后，可采用类似电子表格的形式(称为数据表)查看该表，数据表由行和列(分别称为记录和字段，请参阅1.1.3节)组成。尽管数据表和电子表格表面上非常相似，但实际上数据表是完全不同的一种对象类型。交叉参考：第5章将讨论Access数据表的内容以及数据表与电子表格之间的差别。可在第3章中找到有关字段和字段属性的更多信息。1.1.3记录和字段数据表划分为多个行(称为记录)和列(称为字段)，其中，第一行(每一列顶部的标题)包含数据库中各个字段的名称。每一行都是一条单独的记录，其中包含与该记录相关的字段。在手动系统中，行是单独的表单(纸张)，字段相当于输出表单中供你填充的空白区域。每一列都是一个字段，其中包含很多属性，用于指定字段中包含的数据的类型，以及Access应如何处理字段的数据。这些属性包括字段的名称(Company)以及字段中数据的类型(Text)。字段也可能包含其他属性。例如，Address字段的Size属性向Access指出允许在地址中包含的最大字符数。注意：使用Access时，术语字段用于指代存储在记录中的特性。在包括MicrosoftSQLServer在内的其他许多数据库系统中，更常用的表达形式是列，而不是字段。字段和列具有相同的含义。具体使用哪种术语表示形式取决于包含记录的表背后的数据库系统。1.1.4值记录和字段的交叉点是值，也就是实际数据元素。例如，如果你有一个称为Company的字段，那么输入到该字段中的公司名称将表示一个数据值。一些特定的规则控制如何在Access表中包含数据。交叉参考：有关这些规则的更多信息，请参阅第3章和第4章。1.2关系数据库Access是一种关系数据库管理系统。Access数据存储在相关表中，一个表中的数据(如客户)与另一个表中的数据(如订单)相关。Access维护相关表之间的关系，以便于提取一个客户以及该客户的所有订单，而不会丢失任何数据或者提取出不是该客户所有的订单记录。当使用多个表时，可通过减少冗余数据的输入来简化数据输入和报告。例如，通过为一个使用客户信息的应用程序定义两个表，就不需要在客户每次购买商品时都存储该客户的姓名和地址。创建表后，需要将它们彼此关联。例如，如果你有一个Customers表和一个Sales表，你可以使用二者共有的一个字段关联这两个表。在这种情况下，CustomerNumber是两个表中都包含的一个第I部分Access构建块6备选字段。通过这种关联，可以在Sales表中看到CustomerNumber与Customers表匹配的客户的销售额。这种模型的优势在于，你不必在每次向Sales表中添加新记录时都重复有关客户的键特性(如客户姓名、地址、城市、省/自治区、邮政编码)。你只需要客户编号。例如，当某个客户更改地址时，地址仅在Customers表的一条记录中更改。为什么要创建多个表创建多个表的可能性几乎总会吓退初级数据库用户。绝大多数情况下，初学者希望创建一个庞大的表，其中包含自己所需的全部信息，例如，一个Customer表，其中包含客户完成的所有销售信息、客户的姓名、地址以及其他信息。毕竟，如果你之前曾使用过Excel来存储数据，在Access中构建表时采用同样的方法看起来可能是非常合理的。如果在一个大表中包含所有客户信息，那么它很快就会变得难以维护。你必须针对客户进行的每次销售来输入客户信息(在每一行重复姓名和地址信息)。如果客户在一次购买活动中购买了多种商品，那么对于每次销售中购买的商品也存在重复输入问题。这会导致系统效率大大降低，并且会增加出现数