行政前台工作流程

行政前台工作流程一、行政办公管理模块：（一）环境卫生的保持和检查，植物的维养工作工作流程：1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；2、随时保持办公区整洁，定期在每周六中午组织公司员工彻底清洁；3、根据办公室《植物维养指南》对办公区域的所有植物进行定期维养，浇水、施肥等，并在《植物维养明细表》上做好详细登记。注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；2、及时补充抽纸和垃圾袋等，保障公司后勤配备。相关记录：《植物维养指南》——前台《植物维养明细表》——前台（二）报刊杂志的收发工作流程：1、每天早上9：10整理当日的报纸《成都商报》、《每日经济新闻》送至董事长办公室；2、每天早上10:20整理当日的报纸《四川日报》、《金融投资报》送至董事长办公室（具体要求见《报刊杂志收发明细表》）。注意事项：熟悉所有报刊、杂志的送达时间，如果未及时送达应立即打电话给物业询问情况，如物业不能及时送达，前台应及时到大厅取回。相关记录：《报刊杂志收发明细表》——前台（三）对办公区域的管理工作流程：1、上、下班时检查所有的电源开关；2、检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。注意事项：1、人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开，未处理应及时帮助处理，并在第二天上班后提醒同事注意；2、人员下班后，图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡，如有此类情况，应及时提醒注意。相关记录：《员工日常行为规范违规（纪）记录表》——行政主管。（四）接待——面试、客户来访工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；3、如有必要，安排来访者前往前台前面的会议桌稍坐片刻；4、准备招待茶水饮料；5、通知相关工作人员有人来访；6、如有需要，每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别；7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；10、及时将用完的《客户来访登记薄》归档保存。注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；2、《客户来访登记薄》的详细记录，并及时将使用完的记录归档保管；3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。5、中午下班时间段12:00—13:30可以暂时以关闭公司大门，如果有客户来访，可以直接按下正对大门的前台座位下的开关，即可打开大门；6、中午办公室必须留一位前台接待人员值班。相关记录：《客户来访登记薄》——前台（五）电话的接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语：接听外线电话首先以“您好，安盛”来问候，接听内线电话以“您好，某某部门”来问候。电话结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒，电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；2、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；3、电话铃响时前台人员须及时转接，接转电话时，看清对方要找的人所在位置，再帮他转到就近分机，不需要再大声提示。其他人员不要在总机处接听电话。4、对不知名的电话，自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转接前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。5、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；6、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；7、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。8、将需要转达的内容及时记录在《来电记录表》上；9、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。10、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）；相关记录：《来电记录表》——前台（六）日常的打印、复印以及相关设备的使用管理工作流程：1、每天早上到工位后开启并且检查打印机、一体机、传真机，并及时补充所需的纸张；2、负责公司日常的打印、复印：打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时填写《设备报修单》并联络办公设施维护人员进行检查维修（详见“固定资产的报修与报废流程”）；4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。注意事项：1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修；4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管同意付费再使用；5、节约资源，爱惜纸张；6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。相关记录：《设备报修单》——前台二、行政人事模块：（一）考勤统计工作流程：1、8:30采集数据制作当日考勤表，未到的同事致电问明情况（可询问郭主管），如有员工请假，需提前或在请假后24小时之内到前台填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数、职务代理人；2、熟练操作门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；3、如有员工未打卡，请24小时内到前台填写《未打卡说明单》；4、每月1日—5日内前台制作完成上月考勤报表，将门禁考勤统计数据备份并综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交行政主管审核签字，再交给人力资源部统计上月考勤情况。注意事项：1、考勤统计数据备份，综合外出登记统计考勤，签字后交行政主管审核签字；2、考勤统计作为核工资的依据，应做到实事求是，一视同仁。相关记录：《临时签到表》——前台《请假单》——前台《未打卡说明》——前台（二）人员外出登记（前台提醒督促）工作流程：1、所以外出人员应提前在留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程时间；2、回到公司应立即擦除留言板山的外出留言记录；3、特殊情况，外出前未登记，应提前电话告知相关负责人及前台。4、如果下班前不能回公司的人员，应提前电话告知前台做好登记，并在24小时内到前台填写《未打卡说明表》；5、考勤人员及时将未打卡详情录入电子文档，便于月底考勤数据汇总。注意事项：1、外出前的准备并与对方联系；2、在留言板上及时提前做好详细记录外出办事情况；3、前台人员负责提醒并督促完成，并做出统计。相关记录：留言板——办公区三、文档资料管理：文件的收发A、纸质文件的收发工作流程：1、前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等，还需要求收/发件人签字；2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字；3、对于需要行政部存档的，前台应复印1份存档，原件交给相应收件人；4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认；5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到；7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。注意事项：1、详细填写《收文明细》/《发文明细》或《文件外送单》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容；2、及时转交给相关人员；3、按项目分类交档案管理员归档。相关记录：《收文明细》——前台《发文明细》——前台《文件外送单》——前台B、电子文件的收发工作流程：1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等；2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹；3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》/《发文明细》中记录，收/发方式在备注中注明；4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到；5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。注意事项：1、了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；2、及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到；3、按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。相关记录：收/发电子文件夹——前台《收文明细》/《发文明细》——前台四：后勤服务管库模块：（一）预定用餐、酒店工作流程：1、熟悉与公司常有业务来往的餐饮商家、酒店；2、每天上午11：00左右开始统计需要预订用餐的名单，如有需要应清楚了解其需求，及时订餐；3、如果下午或周末有加班的同事，应适时统计需要预订用餐名单，并及时订餐，做好后勤服务；4、对于董事长安排的预订酒店的事宜，应及时查阅酒店信息，预订房间或用餐，需要提前预交押金或者房费的，应提前做好用款请示并交款，避免影响客人的入住或者用餐。注意事项：1、对于董事长和陈总的工作餐费，行政部有备用金使用，备用金不足时应及时请示董事长或陈总；2、对于预订送餐用餐时间比较紧的情况，可直接到商家购买，或者请同事协助完成。