提高工作效率的途径（PPT78页)

高效能工作方法目录第一篇•高效能的时间管理技巧第二篇•科学的工作方法时间管理“四象限原理”80/20法则“ABC控制法”时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间Ⅰ紧急又重要事项Ⅱ重要但不紧急事项Ⅳ不紧急也不重要事项Ⅲ紧急但不重要事项重要不重要不紧急紧急关注第二象限——成功的人往往都把焦点放在重要但不紧急的事项上！时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间Ⅰ紧急状况迫切问题限期完成准备事项Ⅱ准备工作，预防措施计划建立、维持人际关系，休闲充电提高学习能力Ⅳ忙碌而琐碎的事处理一般文件等函件打电话，看太多电视消磨时光Ⅲ造成干扰的访问、电话、信件、报告、会议许多紧急事件许多凑热闹的活动重要不重要不紧急紧急时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间Ⅰ25%~30%Ⅱ15%Ⅳ2%~3%Ⅲ50%~60%重要不重要不紧急紧急普通人士的时间安排时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间Ⅰ20%~25%Ⅱ65%~80%Ⅳ＜1%Ⅲ15%重要不重要不紧急紧急成功人士的时间安排时间管理—要事第一工具1：用“四象限原理”规划时间工具2：用“80/20法则”分配时间20%80%20%80%重点做20%重要性是80%的工作时间管理—要事第一工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例）第一步，安排事项•例会•与人事经理淡奖金问题•审阅文件•接听电话•准备招聘计划•会见客户•辅导下属•老总召见•准备工作总结•处理应急事项（3件）•与财务经理讨论费用预算问题时间管理—要事第一工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例）价值80%的工作价值20%的工作事项一：审阅文件事项二：准备工作总结事项三：与财务经理讨论费用预算问题事项四：与人事经理淡奖金问题事项五：例会事项六：准备招聘计划事项七：会见客户事项八：接听电话第二步，工作价值分类时间管理—要事第一价值80%的工作价值20%的工作事项一：审阅文件（例会后8：10-8：30事项二：准备工作总结（8：30-9：30）事项三：与财务经理讨论费用预算问题（30分钟）事项四：1个小时临时紧急事件处理……事项五：例会事项六：招聘计划与奖金问题让人力资源部先提供资料事项七：把会见客户的任务授权给业务经理事项八：让秘书过滤电话，只处理重要电话事项九：其他事件处理……第三步，时间和精力分配时间管理—要事第一工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例）工具3：用“ABC控制法”使用时间ABC控制法是根据事务在工作中的重要和紧迫程序，按照最重要、重要和不重要三种情况，分成A、B、C三类，有区别地管理时间的一种分析方法。一个工作日A——最重要的B——较重要的C——次重要的时间管理—要事第一工具3：用“ABC控制法”使用时间成功人士对每天工作的划分：类型简述具体描述A类规划与发展A类工作重要且紧迫每天1~3件占总工作量15~20%；所费时间占总工作时间60~80%。分类时，可根据时间分列为A-1、A-2等B类持续性项目B类较重要，每天5件，占总工作量30~40%，所费时间占总工作时间20~40%C类日常性事务C类为日常性一些事务占总工作量的40~50%，所费时间占总工作时间的15%时间管理—要事第一目录第一篇•高效能的时间管理技巧第二篇•科学的工作方法目标管理“SMART”原则目标多杈树法“6W3H”法一、目标管理工具目标管理—确定一个清晰而明确的目标工具4:用“SMART”法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究）3%10%60%27%有明确的长期目标有清楚但短期目标有较模糊目标无目标社会顶尖成功人士社会中上层社会中下层社会最底层工具4:用“SMART”法确定目标“SMART”原则可确定的(Specific)可衡量的（Measurable)可接受的（Acceptable)现实可行的（Realistic)有时间限制的（TimeIndication)善于将时间和精力用在一个目标上的人,更可能也更容易成功。目标管理—确定一个清晰而明确的目标工具5:用“目标多杈树法”分解目标（计划多杈树）目标多杈树法是专业的目标分解工具大目标子目标子目标子目标即时目标…………………………——具体行动项目目标管理—确定一个清晰而明确的目标工具5:用“目标多杈树法”分解目标（分解步骤）1.写出大目标2.写出大目标所有必要及充分条件（子目标）3.写出子目标所有必要及充分条件（即时目标）4.检查多杈树分解是否充分5.评估目标6.判断目标能否达成目标管理—确定一个清晰而明确的目标工具6:用“6W3H”法分析细化目标3HHowto（明确各项行动如何进行及进行的顺序步骤）Howmany（工作数量是多少）Howmuch（预算费用是多少）6WWhy(明确了解工作进行的目的及理由）What（确定要做哪些事项）Who（明确责任者及协助者，诠来做）When（什么时候完成）Where（在什么地方完成）Which（确定工作的优秀顺序，找出解决问题的重点对策）目标管理—确定一个清晰而明确的目标计划管理“PDCA工作循环”标准化管理有效计划法二、计划管理工具计划管理—凡事都善始善终工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）PPlan(计划）DCADo(执行）Check(检查）Action(处理）PDCA循环的4个阶段检查执行总结经验提出新问题PDCA循环的8个步骤计划管理—凡事都善始善终工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）科学的工作循环周期目前水准PDCAPDCAPDCA改善后水准计划管理—凡事都善始善终工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）工具8:标准化管理重复频率高的经常性业务要标准化！标准设定教育实施管理例外处理定期评估标准化管理步骤计划管理—凡事都善始善终麦当劳的标准化管理拉斯迪宾馆的服务标准计划管理—凡事都善始善终工具8:标准化管理工具9:有效计划法凡事都要统一和决断，因此成功不站在自信的一方，而站在有计划的一方。—拿破仑计划管理—凡事都善始善终月计划季度计划日计划周计划……计划年度计划专项计划计划管理—凡事都善始善终工具9:有效计划法日计划包含的内容：当天目标——即你必须当日完成的重要的、优先的工作预留事项——预定的约会、开会等保留给特别工作的时间待做事项——希望完成的不太重要、优先次序低的工作日计划计划管理—凡事都善始善终工具9:有效计划法压力管理正确评估自己的压力水平压力管理曲线三、压力管理工具压力管理—适度最好工具10:正确评估自己的压力水平我们总感觉压力来自于外部环境，但并不是每个人在同一环境下都会感到有压力，实际上压力源于我们自身，承认这点是很重要的。测试工具：霍尔姆斯和拉赫的《社会再适应评定量表》也称（应激评定量表）评分方法：将各项目的分值相加如果：≥300分近期患病率约为80%≤299分且＞150分近期患病率约为50%≤149分近期患病率约为30%压力管理—适度最好工具10:正确评估自己的压力水平工具11：压力管理曲线应对压力常用的几种方法逃避对抗转移宣泄压力管理—适度最好应对压力最有效方法计划阅读运动艺术交流深思压力管理—适度最好工具11：压力管理曲线压力管理曲线示意图乏力区舒适区发展区潜能区破坏区焦虑曲线压力行动力工具11：压力管理曲线压力管理—适度最好减压的两个方法凯利魔术方程式：1.问你自己可能发生的最坏状况是什么2.准备接受最坏的状况3.设法改善最坏的状况“3R”减压原则：放松、退缩、重整压力管理—适度最好工具11：压力管理曲线思维创新SWOT分析法“六顶帽子”思维法因果图“五个为什么”橄榄球定律四、思维创新工具思维创新—是可以训练出来的工具12：鱼刺因果图主要原因问题主要原因主要原因主要原因运用鱼刺因果图分析问题时一般从6个方面考虑：材料技术设备人力工作环境方法头脑风暴思维创新—是可以训练出来的工具12：鱼刺因果图工具13：SWOT分析法SWOT：S——自身强项、优势W——自身弱项、劣势O——外部环境存在的机会、机遇T——外部环境存在的威胁、对手思维创新—是可以训练出来的优势S劣势W威胁T机遇O内部外部思维创新—是可以训练出来的工具13：SWOT分析法工具13:SWOT分析法（以下问题能帮助您找到存在于内外部的相关因素）关键优势S▲擅长什么？▲拥有什么新技能？▲能做什么别人不能做的事？▲如何能够重复最近的一次成功？▲什么使你与众不同？▲你的顾客为什么要来你这里？关键劣势W▲你不擅长什么？▲缺乏什么新技能？▲别人在什么事情上比你做得好？▲你最近的一次失败是什么？为什么？▲你尚未完全满足哪一个顾客群体？▲你最近失去了哪些顾客？为什么？威胁T▲是否发生了不利于你的变化？▲你的竞争对手正在做什么？▲是否发生了任何会伤害你的变化？▲是否存在威胁你所在组织的情况？机遇O▲是否发生了你希望的变化？▲你学会了什么技能？▲你能够提供什么新产品或服务？▲你能够接触到哪一个新的顾客群体？▲你如何能够使你与众不同？▲你的组织在未来5~10年中的情况怎样？思维创新—是可以训练出来的关键优势S关键劣势W关键机遇OSO对策：利用WO对策：改进关键威胁TST对策：监视WT对策：消除内部外部思维创新—是可以训练出来的工具13：SWOT分析法工具14:“五个为什么”分析法（也称“什么——为什么”分析法）为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？五级为什么？12345思维创新—是可以训练出来的工具15:橄榄球定律20%60%20%具有关键影响力的内容占20%左右对事情有相当影响力的内容占60%左右对事情有一些影响力，但作用比较有限，甚至小到可以忽略不计思维创新—是可以训练出来的工具16：“六顶帽子”思维法（简单有效的平行思考程序）思考帽思维属性导入方式好处应用不当问题白色事实、图形、信息、目标、中性事实是什么样的？逻辑性强，易于向他人解释可能抑制创造力，缺乏热情红色情绪化、直觉、凭兴趣、预感它像什么，就说什么。你支持哪方面？不需调动情绪，有动力热情有余，理智不足，不稳定黄色创造性、建设情、有梦想、有希望，追求利益让我们开始吧乐观，积极，有动力，团队精神遇阻时会持怀疑态度黑色考察错误它失败了，因为…反思自己带否定性、批判性，呈悲观主义绿色创造力、推动力、有新观点、新方法一定有更好的办法找到更好的做事方式，保证最佳程序想得多，做得少蓝色注重思考，有控制、有条理，鼓励各种方法让我们回过头来想想应该怎么做有效利用时间，减少决策时间无为，花太多时间在想怎么做，而不是做事思维创新—是可以训练出来的员工管理马斯洛的需求激励模式根据意愿与能力对员工分类权衡效率与效果情境领导模型五、员工管理工具员工管理—效果最重要工具17:根据意愿与能力对员工分类关于成功的公式：100%成功=100%意愿×100%方法×100%行动Ⅰ有意愿有能力Ⅱ无意愿无能力Ⅳ无意愿无能力Ⅲ无意愿有能力有意愿无意愿无能力有能力授权培养训练激励放弃四类员工及管理办法员工管理—效果最重要工具17:根据意愿与能力对员工分类工具18:马斯洛的需求激励模式马斯洛需求理论图自我实现需求尊重需求社交需求安全需求生理需求员工管理—效果最重要—对个人的应用需求层次个人自我实现需求责任感，与上下级充分沟通，有挑战性的工作，参与高度决策尊重需求成就感，承认，公平待遇，他人崇拜社交需求聚会，生日礼物，旅游，与同事相处融洽，公司内气氛和谐安全需求医疗保险，定期体检，安全的工作环境，高津贴，稳定的工作，产假生理需求高薪，独立的工作空间，浴室，空调，公家车，班车，不加班，便宜的住房员工管理—效果最重要工具18:马斯洛的需求激励模式—对组织的应用需求层次组织自我实现需求给予事业成长机会；鼓励创造力；鼓励成就尊重需求公布个人成就；赞扬良好表现；经常给予回馈；给予更大工作责任社交需求举办社交活动；组织团队安全需求营造工作安全感；提供福利；提供安全的工作环境生理需求提供公平薪金；提供足够的休息时间；提供舒适的工作环境工具18:马斯洛的需求激励模式员工管理—效果最重要工具19:权衡效率与效果Ⅰ有效果有效率Ⅱ无效果无效率Ⅳ无效果无效率Ⅲ有效果无效率有效率无效率无效果有效