采购管理概述

第一章采购概述采购的含义采购的地位和作用采购的基本程序和原则采购管理研究的必要性采购管理的发展趋势1.采购的含义采购的基本概念：分为狭义和广义，狭义的采购是买东西，广义的采购是指除了以购买的方式占有物品以外，还可以通过其他途径取得物品的使用权。可以从以下几个方面来理解：（1）采购是从资源市场获取资源的过程（2）采购是商流过程和物流过程的统一（3）采购是一种经济活动采购的相关概念：（1）订购、购置和购买与采购的区别订购是采购过程的一部分，购置一般用于固定资产和设备的采购，购买主要是采购中的商流活动。（2）供应：包括采购、存储和接收在内的更广泛的含义（3）开发原料来源：包括寻找供应源、保证供应的连续性、确保供应的替代源等（4）采购管理：对采购过程的计划、组织、协调和控制2.采购的范围采购的范围是指采购的对象或标的，按其对象的不同可以分为有形采购和无形采购。采购的对象还可以分为直接物料和间接物料。直接物料是与最终产品生产直接相关的物料。间接物料是与最终产品不直接相关的商品或服务。3.采购的地位采购已经成为企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源，已由战术地位提高到了战略地位。（1）采购的价值地位采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分（2）采购的供应地位采购是整体供应链管理中的“上游控制”的主导力量（3）采购的质量地位采购物料不只是价格问题，更多的是质量水平、质量保证能力等。产品的质量很大程度上受采购品质量控制的影响。4.采购管理的作用分为直接和间接两种作用（1）直接作用从实际成本的节约提高企业利润提高资本周转率促进企业业务流程重组及组织结构的改革提供信息源（2）间接作用间接贡献通常比直接节省的资金更加重要产品标准化减少库存增强柔性对产品设计和革新的贡献提高企业部门间的协作水平5.采购的程序采购的程序基本如下：（1）提出需求各个部门向采购部门发出物料需求单（2）描述需求准确的描述所需的商品，采购的成功始于采购要求的确定。（3）选择可能的供应来源，评价供应商根据需求说明再选择成绩良好的厂商（4）确定适宜的价格与供应商进行价格谈判，确定适宜的价格（5）发出采购订单向供应商发出订单（6）订单跟踪与催货跟踪是对订单所做的例行追踪，以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。催货是对供应商施加压力。（7）产品检验采购合同上应明确产品检验体系（8）不符与退货处理如果厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格，应依据合约规定退货，并立即办理重购（9）结案（10）记录与档案维护6.采购的原则采购决策应该以正确的商业导向为基础，兼顾对其他部门的影响，并且以适宜公司内部用户要求为目的（1）商业原则：对公司的经营方针有一个全面的理解（2）整体效应原则：不能孤立的制定，要考虑这些决策对其他主要活动的影响（3）适用性原则：主动地适应内部客户的要求采购管理研究的必要性7.中国加入WTO以后，采购活动由国内选择、企业自主决策变成全球选择。（1）为适应不断变化的国际市场的要求与国际接轨，研究采购过程中的市场策略、管理效率、竞争规范、专业系统、人才素质等方面的问题成为了时代的要求。采购理论研究的不足使得采购对当前问题所作的反应远远不够。企业采购应该重视采购的战略性问题的研究。（2）企业发展对采购管理的要求随着市场竞争的加剧，影响企业的竞争力的因素也越来越多。☆保证产品质量的要求☆缩短交货期的要求☆提高企业的敏捷性的要求☆提高企业国际竞争力的要求采购管理的发展趋势8.传统采购管理与现代采购管理的区别传统采购模式的主要特点如下：（1）传统采购过程是典型的非信息对称博弈过程（2）验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作，质量控制难度大（3）供需关系是临时的或短时期的合作关系，竞争多于合作（4）对用户需求的反应迟钝采购管理的发展趋势传统采购管理供需双方相互对立合作关系是可变的合同期限短采购数量大批量质量检验工作量大与供应商使用传统媒介沟通库存多，仓库大先产品设计再询价供应商数量多，分布区域广现代采购管理供需双方是合作伙伴合作关系是长期的合同期限长采购数量小批量无需入库检验与供应商使用网络沟通库存少，仓库小供应商参与产品设计供应商数量少，很固定9.现代采购和供应战略出现了新的发展趋势：（1）协同采购：规模效应（2）物流中采购的整合：纳入供应链管理（3）采购与生产计划的整合：按照生产计划的需要制定规范（4）采购管理集中化：增强企业的核心竞争力（5）采购管理职能化：形成专门的采购部门（6）采购管理专业化：专业的采购员（7）制造／购买决策（8）全面质量管理和即时生产（9）环境问题（10）电子采购：B2B在线拍卖是实现网络采购的一种技术第二章采购模式•集中采购与分散采购•联合采购•询价采购•即时制采购1.集中采购集中采购是相对于分散采购而言的，它是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。随着连锁经营、特许经营和外包制造模式的增加，集中采购更是体现了经营主体的权力、利益、一直、品质和制度。实施集中采购有以下优势：（1）有利于获得采购规模效益，降低进货成本和物流成本，争取主动权。（2）易于稳定本企业与供应商之间的关系，得到供应商在技术开发、货款结算、售后服务支持等诸多方面的支持与合作。（3）可以有效的制止徇私舞弊（4）有利于采购中专业化分工和专业技能的发展，也有利于提高工作效率。（5）所购物料比较容易标准化（6）减少了管理上的重复劳动（7）可以节省运费和获得供应商折扣（8）对于供应商而言，可以推动有效管理。**集中采购适用的采购主体和采购客体﹡所适用的采购主体：集团范围实施的采购活动；跨国公司的采购；连锁经营、OEM厂商、特许经营企业的采购﹡所适用的采购客体：大宗或批量物品；容易出问题的物品；关键作用的物品2.分散采购与集中采购相对应，分散采购是由企业下属各单位，如子公司实施的满足自身生产经营需要的采购，是集团将权力分散的采购活动。特点如下：批量小或单位物件，且价值低、开支小；过程短、手续简、决策层次低；问题反馈快，针对性强，方便灵活；占用资金少*分散采购适用的采购主体和客体﹡所适用的采购主体：二级法人单位；离主厂区或集团供应基地较远；异国、异地供应的情况﹡所适用的采购客体：小批量、价值低的物品；分散采购优于集中采购的物品；市场资源有保障的物品*分散采购的优劣势优势：对利润中心直接负责，对于内部用户有更强的顾客导向，较少的官僚采购程序，较少需要内部协调，与供应商直接沟通劣势：缺乏规模经济，缺乏对供应商的统一态度，分散的市场调查3．集中采购与分散采购选择标准（1）采购需求的通用性（2）地理位置（3）供应市场结构（4）潜在的节约（5）所需的专门技术（6）价格波动（7）客户需求4．联合采购联合采购是指多个企业之间的采购联盟行为实施联合采购的必要性（1）各企业设有的采购及相关业务的执行和管理部门，重复建设，造成管理成本和固定资产投入大幅度增加（2）多头对外，分散采购（3）各企业自备库存，缺乏交流和协调（4）采购环节的质量控制和技术管理重复进行（5）采购应变能力差•联合采购的优点（1）采购环节：采购的数量越大，采购的价格越低（2）管理环节：管理上实施联合，费用可以由各个企业分担（3）仓储环节：实施统一调拨（4）运输环节：单位运次加大，可以取得较低的运费率•联合采购的方式（1）采购战略联盟是指两个或两个以上的企业出于对整个世界市场的预期目标和企业自身总体经营目标的考虑，采取一种长期联合与合作的采购方式。这种联合是自发的，非强制性的。（2）通用材料的合并采购这种方式主要运用于有相互竞争关系的企业之间，通过合并通用材料的采购数量和统一归口采购来获得大规模采购带来的低价优惠。每一项采购业务都交给采购成本最低的一方去完成。询价采购5．.询价采购询价采购就是采购者向选定的若干个供应商发出询价函，让供应商报价，然后根据各个供应商的报价而选定供应商。特点如下：（1）不是面向整个社会所有的供应商（2）采购过程比较简单、工作量小（3）是一种邀请性采购•询价采购实施步骤（1）供应商的调查和选择（2）编制并发出询价函询价函包括以下内容：项目名称、数量、技术参数要求；履约期限及交货地点；供应商应携带的资质证明材料；递交报价单地点、截止时间；报价单位法人代表或委托人签字盖章（3）报价单的递交及审评递交：供应商在报价截止日期前，将报价单密封并在封口处加盖公章，递交到采购机关审评：组成评审小组，进行详细分析（4）合同的签订及验收、付款程序（5）履约保证金6．即时制采购•即时制（JIT）采购是在20世纪90年代出现的即时制采购的原理它的基本思想是：在卡党的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。其核心内容是供应商的选择和质量控制。由于实行“零库存”的要求，其核心要素包括减少批量、频繁而可靠的交货、提前期压缩并且高度可靠、保持一贯的高质量•即时制采购的不同之处（1）供应商的数量不同传统采购一般是多头采购，供应商的数目较多，即时制采购是较少的供应商。（2）对交货时间的要求不同即时制采购要求的是即时交货，因此能否即使交货是用户评价供应商的一个重要条件，能否即时交货取决于供应商的生产与运输条件。（3）选择供应商的标准不同传统采购模式一般通过价格竞争选择供应商，供应商与用户也是短期合作关系，而在即时制采购中，对供应商进行的是综合评价。（4）制定采购批量的策略不同即时制生产需要减少生产量，因此即时制采购也是小批量采购。（5）对送货和包装的要求不同由于即时制采购消除了原材料的缓冲库存，因此供应商的交货失误或者送货的延迟都会导致企业生产线停止，因此要求可靠的送货。（6）对信息交流的需求不同即时制采购要求供应与需求双方信息高度共享，保证供应与需求信息的准确性和实时性。•即时制采购的优点（1）大幅度减少原材料和外购件的库存根据国外的测算，即时制采购可以使原材料和外购件的库存降低40～85％。（2）提高采购物资的质量由于原材料和外购件的库存几乎为零，因为为了保障生产经营的顺利进行采购物资的质量必须从根源抓起。（3）降低原材料和外购件的采购价格由于供应商和制造商的密切合作及内部规模效益与长期订货，再加上消除了采购过程中的一些浪费，就使得价格降低。•即时制采购带来的问题及其解决办法（1）小批量采购带来的问题及其解决小批量采购必然增加运输次数和运输成本，有效的解决办法一是使供应商在地理位置上接近制造商，二是由一个专门的运输承包商或第三方物流企业负责送货，三是让一个供应商供应多种原材料和外购件（2）采用单源供应带来的风险采用单源供应有很大的风险，比如由于意外原因中断交货，还有就是企业得不到竞争性的采购价格，对供应商的依赖性较大，因此一些企业采用同一原材料和外购件由两个供应商供货的方式，其中一个供应商为主，另一个供应商为辅。（3）库存管理压力实施即时制采购时。其中一个重要环节就是要减少库存与生产周期，这样一来采购和供应商的管理至关重要。而实际上，控制、减少原材料的库存、缩短原材料的交货周期等其他措施实施起来比即时制采购更见效。•即时制采购的实施（1）实施条件即时制采购的成功实施需要具备一定的前提条件：供应商与企业的距离越近越好；制造商与供应商建立互利合作的战略伙伴关系；注重基础设施的建设；强调供应商的参与；建立实施即时制采购策略的组织；制造商要向供应商提高综合稳定的生产计划和作业数据；注重沟通；加强信息技术的运用第三章电子采购电子采购概述电子采购的模式电子采购方案的实施电子采购的未来1．电子采购概述电子采购的含义所谓电子采购就是用计算机系统代替传统的文书系统，通过网络支持完成采购工作的一种业务处理方式，也称为网上采购。基本特点：在网上寻找供应商和商品、网上洽谈贸易、网上订货甚至在网上支付货款传统采购模式的问题大部分企业虽然实现了办公自动化，但是采购领域仍然实行手工操作（1）低效率的商品选择过程（2）费时的手工订货操作（3）不规则采购，容易产生腐败现象（4）昂贵的存货成本和采购成本（5）冗长的采购周期（6）复杂的采购管理一套复杂的分级采购审批