无效会议及提高会议质量效率的方法（PPT39页)

案例：开会达人周一上午9点，部门例会。周一下午3点，上海客户公司，项目例会。周二上午10点，北京总公司，项目通气会。周三下午3点，上海分公司，与供应商进行会议。周四上午11点，上海分公司，项目小组项目进展会。周五上午10点，南京，客户大会。看到这张下周日程安排表，我真是欲哭无泪。雨果说“我不是在喝咖啡，就是在去喝咖啡的路上。”大文豪这话充满了潇洒，而对于我来说，则是“我不是在开会中，就是在去开会的路上。”开会达人除了已经规划好的会议，我还得随时面对突如其来的会议，会议召集、会议准备都让我头疼不已，现在我已经可以自诩为“开会达人”了。其实我想明白了，身在企业就免不了要开会。从讲究例行性的周会、月会、例会、年会，讲究功能性的业务会议、营销会议、提案会议、战略会议、动脑会议、决策会议、检讨会议、部门会议或跨部会议，讲究现场主义的站着开的朝会，到一边吃一边开会的早餐会、便当会、茶会，我们不知不觉进入了无时不会、无地不会、无所不会、无人不会、无事不会的时代，想不成为“开会达人”估计也是件很难的事。开会达人在使用WebEx后，我这个开会达人终于摆脱了会议的烦恼，只需要普通电脑、普通的浏览器，我就能上网参加会议。即使我身在外地，也不必回到会议室才能够参加会议。不过，目前我的会议中使用WebEx的频率还不多，但随着公司逐步推广WebEx，我今后参加会议将不再这么疲于奔命了。开会达人问题：1.你认为开会的目的是什么？2.会议开得成功的秘诀在哪里？一、明确会议的目的召开会议可以有许多不同的原因，会议主办者必须预先明确会议的目的，才能使会议取得成功。目的尚未明确，就无法确定需要举行哪种会议。因此，首先需要确定会议的目的及所需的时间，然后邀请与会者。从一开始就要明确会议目的。如果不开会也能解决问题，就取消会议。二、考虑开会的细节如果已确定一个会议的目的和主题，就可以开始考虑其他细节。1.想一下这个会议要开多久，哪几个问题需要讨论以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于分派任务，也留点时间给予会间休息及会议总结。2.一定要安排好会议，以确保恰当的、有必要的、权威性的与会者能够出席。如果他们不能来，那就重新安排一个更合适的时间。3.对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是在浪费时间。每个人都明确开会的目的吗？是否需要每个人都出席整个会议？是否有比开会更好的方法？是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会议上提出有益的意见？使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？案例：开个有效的会议蓝天实业公司生产部经理经常通过召开会议来解决问题和处理工作，同时他自己又必须参加很多上司主持召开的会议。他感觉整天忙于各种会议，无暇处理业务，造成工作上的被动，为此下决心改进会议。过去，他每召集一次会议，不管会议内容是什么，总是要求下属所有的负责人来开会。结果，会议规模很大。每位参加者为了表示对会议的重视，大都至少提出一个问题，而多数问题都与会议议题无关，这就难免使会议时间拖得很长。究竟怎样确定与会人员的范围才合理呢？案例：开个有效的会议经过认真分析研究，他找到了一个两全其美的办法。这就是：会前，先分发一份会议须知单，内容大都为#某月某日某点，在某会议室讨论某问题，已邀请有关领导同志参加讨论，如果你认为需要了解有关情况或愿意参加讨论，届时出席。未到会者，我们将于会后送上会议讨论纪要，供你参考并提出意见。过去每次会议都要有十多人参加，并且时间很长。而现在只有少数几个人参加，再加一个记录的秘书，用一个小时左右就把会开完了，而且也没有人敢怠慢。问题：1.开会时间越短越好吗？2.你认为应该如何提高会议的效率？一、有效会议的界定有效而成功的会议，一般来说需要具备以下三个条件。1.会议目标能被实现2.会议目标能在最短时间内被实现3.与会者对会议感到满意1.1有效会议的条件(一）会议目标能被实现会议是为达成特定目标所使用的一种工具、方法，一次成功的会议应是一个建设性的获得预期成果的过程。因此，衡量会议效果的时候，最先评估的就是会议是否完成了预期目标。当然，预先存在的假设是这个目标有被努力达到的价值。1.1有效会议的条件(二）会议目标能在最短时间内被实现1.这里强调的是必须保证会议在沟通与信任的前提下，争取在最短时间内取得成果、达到目标。2.这是根据效率原则而提出的要求，也是充满挑战性的要求。但在实际工作中这一点却很难达到，很多会议在沟通讨论环节花费掉大量时间，也达不到组织者需要的目的，造成低效、拖沓的结果。从事咨询和培训工作的弗朗西斯•米凯尔（FrancesMicale)说道：“我所听到的最大的抱怨是会议没成效，耗时过长，没必要。”咨询师佩吉•克劳斯（PeggyKlaus)说：“经理人有时候感到自己必须听取每个人的意见，才能做出决定。但这样做太费时间，着实荒谬。”1.1有效会议的条件会议成本=每小时平均工资的3倍＊2＊开会人数＊会议时间1.乘以3,是因为开会人员多是组织中的中、高层管理者，他们的收人高于平均工资。2.乘以2是因为参加会议要中断经常性工作，损失以2倍计算。以人均5万元年薪的企业为例，10个人参加3个小时的会议成本约为4100多元，这还不考虑租用会议设施的费用。因此，只有真正明白了会议首先是在消耗企业利润时，我们才会认真地对待每一个会议，尽量减少不必要的会议。1.1有效会议的条件(三）与会者对会议感到满意让与会者对会议感到满意，是指与会者对会议本身进展及结果的感受，绝不是会议的最终成果或决议使每个与会者都从中受益。从实际存在的情况来看，让与会者参与会议的情况一般都是与其直接相关或间接相关的事情，因此尽量让与会者感到自己充分参与了决议的产生，自己的意见表达出来并得到了倾听和理解，会议就能使他们感到满意。让与会者感到满意的会议会使他们增加成功的感觉，并对会后决策的实施产生积极的推动作用，这也成为衡量有效会议非常重要的因素。一、有效会议的界定有效而成功的会议，一般来说需要具备以下三个特征。1.鲜明而清晰的目标2.不搞一言堂3.有相应的议事规则1.2有效会议的基本特征(一）鲜明而清晰的目标鲜明的目标和会议主题能推动会议工作的有序和有效开展，会议组织者应当非常明白召开这次会议想要达到什么目标。一次会议的目标可能有多个，抓住最主要的目标才是最关键的问题。一般来说，要在会前充分准备，这一点很重要。会前准备不仅是一个物质准备，还是一个思绪整理的过程。在这个过程中还会有新的发现，甚至可以上升到理论的高度，有的还要写成文稿。当然，这个鲜明、清晰的目标还必须是切合实际的。也就是说，目标要有被完成的可能性，不可能完成的目标是完全没有意义的，实际上也说明这个会议是无效的。1.2有效会议的基本特征(二）不搞“一言堂”“一个人说、很多人听”的会议是典型的一言堂。领导在主席台上夸夸其谈，台下坐着沉默的听众——这样的场景你一定不陌生。这样的会议更像作报告，完全没有团队成员之间的交流。“一言堂”式的会议让组织内充满了官僚气息，无法充分发挥每一位团队成员的智慧，无法充分调动大家的积极性、主动性和创造性。因为一言堂意味着“一人指挥、众人听令”的组织行为方式，它封闭了员工与管理者的沟通渠道，这样的机制更不可能孕育出自动自发的员工。有的会议是需要“一言堂”的，但更多的会议则需要更多的人从不同角度发言，这样才能形成“头脑风暴”，创造性的火花才会迸出。1.3有效会议的基本特征(三）相应的“议事规则”议事规则包罗万象，内容非常详细。有的规则专门针对主持会议的主席，有的规则针对会议秘书，还有大量有关普通与会者的规则，包括不同意见应该如何提出与表达、会议辩论应该如何进行、会议分歧时如何表决等。一个有效的会议应该具备这些相应的议事规则。二、杜绝无效会议在任何管理中，会议是沟通、协调和决策的重要手段，它的灵活性与制度的强制性、约束性构成了组织正常运作的轨道。然而在现代企业中，越来越多的管理者共同抱怨“会议太多”，他们大部分的工作时间都花费在冗长的文山会海之中，时间的不受控制令他们感到无比沮丧，可以说“无效会议”比比皆是。会议常常频繁、冗长、空洞、平淡，毫无效果。在绝大多数情况下，总结会议失败的教训要比了解成功的经验更加重要，因此我们来讨论一下无效会议产生的主要原因及危害性。会议缺乏意义会议组织混乱会议参会者选择错误会议议而不决发言者滔滔不绝无效会议的特征大家说说会议的不良现象有什么？2.1产生无效会议的主要原因(一）主题不明确很多时候，会议的发起者并没有想清楚“为什么要开会”，他只是模糊地认为，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而对于会议的主题、目的则缺少认真的思考。这是会议主题不明确的第一种表现。会议主题不明确的第二种表现是会议总是游离主题，无法紧密围绕既定的主题展开。这种现象就是我们常说的“跑题”。。2.1产生无效会议的主要原因（二）.缺乏具体议程议程是会议进行的程序。议程在会议开始之前就规定了会议依照什么程序进行，先讨论什么，后讨论什么。在议程的提示下，会议就可以按部就班、有条不紊地进行，不会出现顺序颠倒、内容重复、随意插接等不良现象。而缺乏具体的议程或者议程不合适，就有可能出现混乱的情况——参会者觉得会开得没头没脑，会议组织者也可能会遭遇不知所措的尴尬，想不起下一步该做什么。2.1产生无效会议的主要原因（三）规则不清晰所谓会议规则，就是会议展开过程中遵循的约定或规定。例如，参会者发言的顺序是随机的，还是按照座次轮流，或是遵循事先商定的顺序？参会者需不需要分组？陈述意见的方式是口头的还是书面的，是公开的还是匿名的？这些规则构成了团队的交流机制，如果它们不存在，那么会议将变得一团糟。就像不存在足球规则就不可能踢好足球比赛一样。当会议主持人宣布“讨论”的时候，大家面面相觑，谁也不愿意先说话，会场一片沉默——这就是缺乏会议规则的结果。2.1产生无效会议的主要原因（四）引导不得当抱怨、牢骚、争吵、人身攻击……这些都是我们极不愿意在会议上发生的事情，可现实却不尽如人意，总是有为数不少的会议变成了组织内部矛盾的源头。导致这种情况的重要原因是会议主持人缺乏正确的会议引导能力，更糟糕的是，他们普遍缺乏正确引导会议的意识。会议主持人必须设法带领大家奔向最终的会议目的，而不是踟蹰于半路（或者在无关紧要的事情上耿耿于怀（或者在某一矛盾上过分计较，导致矛盾扩大化等。2.1产生无效会议的主要原因（五）选择错误的参会者正确而聪明地选择参会者是高效率会议的必备因素之一。很多会议邀请了无关紧要的人，却忽略了重要人物，尤其是决策者。如果决策者不在会议现场，会议就有必要取消，因为即使召开了，也无法取得成效。如果同时邀请两个对立部门参加会议，很可能会激化两者之间的矛盾。如果邀请两个观点迥异却又不轻易妥协的人参加会议，就有可能令会议无果而终。另外，参会人数的多与少也直接影响着会议的成效。2.1产生无效会议的主要原因（六）短话长说有些人在表述观点时习惯性地做很长的铺垫，说很多客套话（有些人并没有自己的主张，只是换一种说法重复别人的观点（有些人用很多的时间论述一个简单的观点，而这个观点却毫无新意，甚至与会议主题并没有十分紧密的关联性（有些人夸夸其谈却不知所云（有些人拐弯抹角地表达自己的看法，含糊其辞、令人费解……这些情况都大大降低了会议的效率。2.1产生无效会议的主要原因（七）议而不决会议的成果是形成决定、决策。决策需要拥有决策权的人做出。如果一场会议的过程无懈可击，也获得了普遍认同的意见、做法和行为，却因为决策者不在场而无法做出决策，这样的会议结果很令人惋惜。2.1产生无效会议的主要原因（八）会后缺乏跟进会议形成的决策未有效落实，这恐怕是所有参会者最为失望的问题。事实上，会议成果能够得到百分之十的贯彻执行并且富有成效，就已经令人庆幸。从思想到行动的距离，总是那么漫长。人们走出会议室，就已经将会议内容忘记了大半，执行一小部分，取得成果的又是一小部分，最后我们无奈地发现，召开会议对实际工作并没有什么意义。这主要是会后缺乏跟进导致的。会议的不良现象及解决对策实训有一次，余世维先生主持公司的会议，他把闹钟带到会