胜意TMC系统OA对接标准方案

OA对接方案修订记录日期修订版本修改章节修改描述作者2016-04-18V1.0新增易言一、业务背景当企业的出差费用达到一定规模时，一般都需要与差旅服务商合作实行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服务商能够解决行程预订及服务方面的问题，但企业本身对于员工出差和报销都有内部流程管控，并且都有一套标准的OA系统来实现出差申请和审批，由于企业内部的OA系统与差旅服务商的预订系统分别独立，员工出差的信息无法实时在线地通知服务商，在实施差旅服务的过程中，还需要进行线下沟通，导致双方的工作成本增加；另一方面，由于出差计划没有进入到服务商的系统，实际的行程预订是否按照出差申请的计划来执行，也无法管控；再者由于出差计划与实际行程没有关联，员工在报销时，财务无法判断员工的此次报销是否合理。如果能够将出差的计划（OA）与实际的行程预订(差旅服务商)进行无缝对接，将极大的减少双方人工成本，并彻底解决出差计划与实际行程脱节所带来的各种问题。二、对接的好处1、减少双方线下沟通和人力成本；1.1原来员工出差申请审批通过之后，还需要把出差申请通过邮件或附件的方式传递给服务商，再电话通知服务商预订。对接之后，出差审批信息直接对接到服务商的系统，员工也可以直接单点登录到服务商的系统进行预订。1.2企业差旅相关信息的异动，如组织架构、人员、成本中心、项目等。如果不进行系统对接，这些信息如果有变化，都需要线下通知服务商来进行维护，一是不及时，二是维护成本太大。2、出差行为得到管控；实现OA对接之后，员工的预订行为受出差计划的控制，不会出现行程与计划不符的情况。3、财务报销清楚，有凭有据；对接之后，员工每一次的预订和出票信息都能够返回到OA系统中，这样可以实现实际的行程费用与出差计划进行绑定，财务核销时，可以结合计划与实际行程来判断员工报销的真实性。4、信息实时同步，确保服务顺畅。包括部门人员信息、成本中心、项目等信息的实时同步；4.1员工的入离职是频繁发生的行为，这些信息需要及时地通知到服务商，否则及容易产生损失，比如员工已经离职，但服务商不知道，可能还会按公司欠款进行出票；或者是新入职的员工，服务商这边不知道的情况下不给出票，影响到员工的出行。4.2成本中心、项目等其他信息也需要及时地同步，员工每笔出差费用都能明确的归属，确认财务能够清楚地核销。三、技术对接方案1、业务流程图：出差预订流程出差申请申请单审批验证审批信息预订TMC系统OA系统填写出差申请开始提交送审领导审批通过行程预订航班查询单点登录选择航班舱位是否违背标准填写乘机人是填写RC否提交订单是否违背标准送审是领导审批出票否END接收订单信息订单通知接收出票信息出票信息通知写入出差审批信息调用tmc系统接口验证通过验证审批信息跳转失败验证失败END2、组织架构及员工信息同步方案组织架构和员工信息需要维护到TMC系统中。可以按以下方案进行实施：2.1系统初始化时可以将组织架构和员工信息整理成标准的excel文档格式，在TMC系统中执行导入2.2上线运行过程中员工信息可以随时发生变动，需要通过员工信息修改接口来实现员工信息的同步（需对接）3、出差标准方案行政需要确定公司的出差标准，一般公司都有出差管理制度，服务商需要根据公司的差旅制度提炼出适用于机票和酒店的出差标准，然后维护到系统中。这里面涉及到两部分信息的提炼和维护，一是员工的职级，二是每一个职级对应的出差标准。如果对出差标准提炼之后，发现所有员工走的都是同一标准，那么就可以不用区分员工职级，直接走公司统一标准。还可能碰到的问题是，各分子公司差旅标准不统一，有可能总部的三级员工与子公司的三级员工的出差标准不一致，这种情况在系统中维护的时候，总部的三级与子公司的三级，就需要分别建立两个职级。4、审批流程的确定及建立先要确定哪些环节需要走审批，如果在OA系统已经做过审批，在预订环节是否还需要走审批，需要与客户确认。建议的流程是，如果违背了差旅标准，需要走审批，如果未违背，不需要走审批。行政人员必须事先确定各部门人员的审批关系，然后提前在TMC系统中做设置。目前系统中支持以下两种审批方式：a邮件回复审批给领导（审批人）邮箱发送一封员工预订待审的邮件，例：（截图）b短信回复审批给领导的手机上发送一条员工预订待审的短信，可以直接回复短信进行审批，例：（截图）c第三种审批方案，在OA系统中进行审批。（需对接），订单信息通知回OA系统中后，如果是需要审批的订单，订单的状态是“待审核”的状态，调用接口文档中提供的订单审批接口进行审批。5、成本中心同步方案需要与财务讨论并确定结算单位与组织架构（分子公司部门）的对应关系，然后在TMC系统中做好设置，确保员工预订之后的每一笔订单都能归属到正常的成本中心，便于后期财务结算。由于成本中心确定好之后，不会频繁变动，可以不用做对接。如有变动，可以登录TMC系统维护，或者通知服务商进行维护。另外，也可以进行接口对接，通过接口来更新成本中心的数据。6、项目同步方案有的企业需要关注项目的信息，有的企业不关注。如果需要订单数据中需要关注项目，那么就需要跟企业收集项目的相关信息。项目的对接方案如下：一、将企业正在进行的项目，手工维护到TMC系统。二、接口对接，项目如有变更或新增，通过接口实时更新到TMC系统。7、订单数据同步员工预订产生的订单数据，需要同步到OA系统中，这样可以实现OA系统中的出差申请单与实际的订单数据进行关联，出差申请中的计划行程与实际的预订记录进行对应。实现订单数据同步有两种方案：一、调用“获取订单数据接口”进行拉取。根据申请单号拉取到跟此申请单相关的订单记录。二、接收“预订通知/出票通知”，TMC系统中产生订单后，会主动通知回OA,OA系统需要对接收到的订单信息做处理，将实现订单与出差申请单的绑定。8、财务数据对接方案财务核销一般都需要按成本中心、部门、预订人、项目等来筛选数据，查看数据的方案有以下三种：1、给财务开一账号，登录TMC系统查看账单，并导出。数据中有财务所需要的成本中心、部门、项目、预订人等信息。2、实现单点登录，在OA系统中增加一操作“查看账单”，点击之后，可以直接跳转到TMC系统的账单查看模板进行操作。（需对接）3、在OA系统中查看账务数据，实现方案，通过接口每天定时获取当天产生的交易记录，保存到OA系统中，OA系统中需要开发财务数据查看及导出的功能。（需对接）四、开发任务清单黄色部分为技术开发部分。OA对接事项清单序号任务说明责任部门备注1组织架构（部门）同步按标准EXCEL格式准备组织架构(部门)，并导入TMC系统人事部人工处理对接部门维护接口，实际部门信息的实时同步技术部技术对接实现2员工信息同步按标准EXCEL格式准备员工信息，并导入TMC系统人事部人工处理对接员工信息维护接口，实际员工信息的实时同步技术部技术对接实现3差旅标准的建立确定员工职级，并维护到TMC系统行政部人工处理确定差旅政策事项，并维护到TMC系统行政部人工处理4审批流程的建立基于已导入的员工信息，设定审批人。行政部人工处理确定审批流程，并维护到TMC系统中行政部人工处理5成本中心的建立确定财务核算的成本中心，并维护在TMC系统中财务部人工处理对接成本中心维护接口，实现成本中心的实时同步技术部技术对接实现6项目的建立确定公司目前进行的项目，并维护到TMC系统中行政部人工处理对接项目维护接口，实现项目的实时同步技术部技术对接实现7财务数据对接确定财务对帐的报表具体需要哪些信息。财务部人工处理财务人员单点登录，直接从OA中跳转到指定的财务模块技术部技术对接实现对接财务数据接口（一天获取一次即可）技术部技术对接实现8出差申请审批信息同步需要将员工出差申请单审批通过的信息传递到TMC，TMC根据出差申请来约束员工的预订技术部技术对接实现9单点登录出差申请审批通过之后，从OA系统中单点登录到TMC系统中进行预订技术部技术对接实现10机票订单数据对接TMC系统中生成订单之后，将订单信息通知回OA技术部技术对接实现11出票数据对接订单出票成功后，将出票信息通知回OA技术部技术对接实现12退票数据对接员工办理退票的数据通知回OA技术部技术对接实现13改签数据对接员工办理改签的数据通知回OA技术部技术对接实现14实际订单与出差申请单关联展示将实际的订单数据与出差申请单绑定，并做页面上的展示，打开出差申请单详情时，可以看到实际预订的订单记录。技术部自行开发实现15联调测试联调测试技术部技术对接实现