XX公司视频会议系统运行维护管理办法

1XX公司视频会议系统运行维护管理办法为发挥视频会议系统在XX公司管理工作中的作用，规范视频会议系统的运行、维护程序，解决使用过程中出现的问题，确保视频会议的正常稳定运行，发挥视频会议系统的作用，现制定XX公司视频会议管理办法，内容如下：一、技术管理要求：1、网络管理云南分公司视频会议系统与集团公司之间所使用的是广域网作为传输链路，通过日常维护确保计算机网络线路及交换设备的完好正常。2、IP管理视频会议系统终端的ip是由集团公司的进行统一规划的，该IP不能随意更改。该IP地址在局域网内要唯一，不能与其他局域网内计算机IP冲突。3、设备管理视频会议系统及相关配套的网络、音响、视频等设施要纳入日常维护巡检，确保处于正常运行状态。视频终端开机的情况下，禁止手动搬动设备；为避免回声啸叫，电视机或音箱的音量不应太大；麦克风距离音箱不应太近；二、布置规范要求2需按集团公司要求统一视频会议室布置，会场的布置应庄重、简洁，体现企业的精神风貌。会场布置参照下图：说明：１、背投/等离子电视２、主摄像头３、标识牌４、麦克风５、标识背景墙召开视频会议时，与会代表全部面向摄像机坐在台下座位上。会场调试后的画面参照下图，如有特殊要求另行通知。分会场视频画面图示3具体要求：1、摄像头摄像机架设在座席正前方，正面拍摄参会人员，需对照本地画面认真调试，摄像镜头的视角要精心调整，从正前方稍上角度拍摄，禁止侧面拍摄或过高、过低角度拍摄。调整合格后，应固定摄像机位置，避免临时更改位置。2、显示设备会场前方设置背投或等离子电视等显示设备，显示设备应为两台，一台显示集团主会场传送的画面，另一台显示当地会场画面。3、标牌会场要将本单位的标识分别设置在第一排桌前中间位置，桌前标识牌的大小为800mm×350mm。4、背景墙会议室背景墙上单位的标识根据墙面大小确定。5、灯光要求会场照明条件良好，光线从参会人员正面前上方照射，保证人像面部清晰，禁止逆光拍摄。视频会议室建议使用三基色灯管，且保证光线充足。摄像机对面或侧面有窗户的会场应使用遮光窗帘，避免高亮度的太阳光造成图像苍白。6、音响会场音响设备应保证满足视频会议要求，保证双向的语音清晰4洪亮，扬声器和麦克风应避免啸叫和回声。声音调试好后应记录相关配置状态，做到下次会议时调试快速到位。三、会议要求1、会议准备会议预约，每天及时关注主办部门所下发的会议通知，根据会议要求需提前确定并进行相关会议准备事宜。会议正式开会前1小时，正式调试。配合集团公司主会场完成分公司分会场音视频会议信号的调试，在开会前1小时打开设备，接收主会场的呼叫，并进行调试；正式开会前10分钟完成调试，设备一旦开启不允许随意关断、重启。如发现问题及时报告集团公司主会场，消除故障，确保会议效果。重大会议需提前调试的，联调时间以会议通知为准。会议进行期间，值机人员必须坚守岗位，不得离开。要密切注视系统运行情况，发现异常要及时与集团公司主会场联系，及时采取措施予以处理，保证会议正常进行。2、秩序要求管理好会场秩序，参会人员应集中就座在摄像头可视区域。在没有事先通知发言的情况下，会场的麦克风在调试完成后应处于静音状态，需要会场发言时再将麦克风开启，保证会议效果。四、管理要求1、管理职责要求5明确责任人。视频会议系统管理运行保障技术人员应保障设备的正常运行，网络畅通等。视频会议使用过程中，由于技术保障人员操作达不到要求而影响会议正常进行的，将承担相应责任。2、日常维护要求定期对视频会议系统进行例行维护，包含整个系统线路、网络设备和系统设备等。3、设备及系统维护注意事项(1)、机器内有交流220V高压部件，不得擅自打开机壳，以免发生触电危险。(2)、设备电源在工作时会发热，因此要保持工作环境的良好通风，以免纬度过高而损坏机器。(3)、阴雨潮湿天气或长时间不使用时，需关闭设备电源总闸。(4)、非专业人士许可，不得师徒拆开设备机箱，不得私自维修，以免发生意外或加重设备损坏程度。(5)、不得将花瓶、花盆、杯子、化妆品、液体等放在操作台上，避免设备受潮。(6)、清洁时需先将插头拔离插座后再进行，可用湿布清洁，切不能使用液体或酒精清洁剂。（7）、不要堵塞投影机上的通风槽和通风开孔，保持投影机在使用过程中良好的通风环境。(8)、长时间不用投影机，需拔下其电源插头。6(9)、每两年清洗一次投影机内部。(10)、如果有雷雨，不能触摸电源插头，否则可能会引起触电。(11)、不能使电源插座负担过重，连线或插座超负荷工作可能会引起火灾或漏电。二〇一九年三月7附件1：双屏显示连接方式在视频会议设备实现双屏显示的实现方式:1、在POLYCOM128上实现双屏显示的连接模式如下图：注：上图中“主显示设备”用于显示远端会场图像输出的设备，“第二路显示设备”用于显示本端会场图像输出的设备。2、在POLYCOM6000上实现双屏显示的连接模式如下图：注：上图中“系统S-Video输出”用于显示远端会场图像输出的设备，“附加显示接头”用于显示本端会场图像输出的设备（需要单独购买连接线缆）。83、在POLYCOM4000上实现双屏显示的连接模式如下图：注：上图中“主显示”用于显示远端会场图像输出的设备，“第二路显示”用于显示本端会场图像输出的设备。4、在POLYCOM7000E上实现双屏显示的连接模式如下图：注：上图中“系统S-Video输出（用于主监视器）”用于显示远端会场图像输出的设备，“系统S-Video输出（用于附加S视频监视器）”用于显示本端会场图像输出的设备。9附件2：视频会议系统管理人员备案表视频会议系统管理人员备案表视频会议系统管理小组组长：姓名：职务：电话：传真：手机：电子邮箱：视频会议系统管理小组主管：（直接负责人）姓名：部门：职务：电话：传真：手机：电子邮箱：视频会议系统管理小组成员：姓名：部门：职务：电话：传真：手机：电子邮箱：