Office常用办公技巧分享

常用OFFICE软件操作技巧分享July2019byBana1EXCELJuly20191EXCEL1.1.1常用快捷键-Ctrl+字母Ctrl+D：用于把上一行的数据快速复制粘贴到下一行。Ctrl+F：查找和替换中的【查找】选项。查找和替换对格式仍然有用。Ctrl+R：用于把左一列的数据快速复制粘贴到右一列。Ctrl+H：查找替换中的【替换】选项。查找和替换对格式仍然有用。Ctrl+Y：向前一步，撤销的逆向操作。Ctrl+G：（类似F5）打开【定位】对话框。31EXCEL1.1.1常用快捷键-Ctrl+字母Ctrl+T：插入超级表。超级表不允许空表头，不允许合并单元格Ctrl+P：快速打印。Ctrl+E：快速填充。只支持Office2013、WPS2019及以上版本41EXCEL1.1.2常用快捷键-Ctrl+数字/字符Ctrl+-/+：快速删除/插入选定的行或列，或者调出删除/插入行列选项卡。Ctrl+Home：跳至起始单元格；Ctrl+End：跳至最末单元格；Ctrl+1：打开【设置单元格】对话框。Ctrl+0/9：隐藏单元格所在的列/行。Ctrl+↑↓←→：选中光标移动到数据域的最后最前。Ctrl+；：插入当前的系统日期；Ctrl+Shift+；：插入当前系统时间Ctrl+Enter：向选中的单元格填写相同的数据（可包括相同公式）51EXCEL1.1.3常用快捷键-Ctrl+Shift+数字/字符Ctrl+Pgup/Pgdn：sheet表的快速切换。Ctrl+shift+1：设置为数值格式；Ctrl+shift+2：设置为时间格式Ctrl+shift+3：设置为日期格式；Ctrl+shift+4：设置为货币格式；Ctrl+shift+5：设置为百分比格式技巧：看键盘法!1@2#3$4%5Ctrl+Shift+↑↓←→；：快速选中当前单元格起至表区域末的左右行列按住Shift+异单元格单击：快选61EXCEL1.1.4常用快捷键-Alt组合/Fn/其他Alt+=：多行多列数据的求和。F4：绝对与相对引用的切换，或重复上一步。Alt+Enter：单元格内强制跳行；Alt+F2（类似F12）：另存为快捷键。双击表格右下角十字光标：快速填写双击表格表头十字光标：自适应宽高71EXCEL1.2.1常用函数-求和Sum：给定范围求和。SUM(number1,[number2],...)其中：可以是值、单元格引用、区域的组合求和；Sumif：对范围中符合指定条件的值求和。SUMIF(range,criteria,[sum_range])其中：形式1：=SUMIF(A2:A12,“*男*)；形式2：=SUMIF(A2:A12,*男*,C2:C12)注意:任何文本条件或任何含有逻辑或数学符号的条件都必须使用双引号(“)括起来。如果条件为数字，则无需使用双引号。当sum_range小于range时按sum_range求取。Criteria需要引用单元格或其他公式时的写法为，例如””&A2，又例如”=”&today（）Sumproduct：在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。SUMPRODUCT(array1,[array2],[array3],...)特别的，PRODUCT(number1,[number2],...)表示累乘SUMIFS函数是一个数学与三角函数，用于计算其满足多个条件的全部参数的总量。SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],...)性别姓名销量单价求和函数演示公式结果男杨半雪692Sum求和=SUM(C2:C4)207女曹可792Sumif求和=SUMIF(A2:A4,*男*,C2:C4)128通配符*代替任意字符不男不女华珍592Sumproduct求和=SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4)414通配符？代替一个字符81EXCEL1.2.2常用函数-数学函数Average：给定范围求平均。AVERAGE(number1,[number2],...)Averageif：对范围中符合指定条件的值求平均。AVERAGE(range,criteria,[sum_range])注：语法与Sum与Sumif相同Max：返回最大值。MAX(number1,[number2],...)Min：返回最小值。MIN(number1,[number2],...)ABS：返回数字的绝对值。ABS(number)Sqrt：返回正的平方根。SQRT(number)Power：返回数值的幂。POWER(number,power)，注：可以用=10^3代替91EXCEL1.2.3常用函数-计数函数COUNT函数计算包含数字的单元格个数以及参数列表中数字的个数。COUNT(value1,[value2],...)COUNTA函数计算范围中不为空的单元格的个数。COUNTA(value1,[value2],...)COUNTIF用于统计满足某个条件的单元格的数量。COUNTIF(criteria_range，criteria)COUNTIFS函数将条件应用于跨多个区域的单元格，然后统计满足所有条件的次数。COUNTIFS(criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],…)序号性别姓名销量单价求和函数演示公式结果1男杨半雪692Sum计数=COUNT(C2:C4)32女曹可792Countif计数=COUNTIF(A2:A4,*男*,C2:C4)2通配符*代替任意字符3不男不女华珍592通配符？代替一个字符101EXCEL1.2.4常用函数-条件逻辑函数IF函数对值和期待值进行逻辑比较。IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)但判断条件为True时返回第一个结果，为False时返回第二个结果。该函数可嵌套使用。示例：=IF(AND(D2=0,E2=0),No,IF(F20,Yes,No))IFS函数检查是否满足一个或多个条件，且返回符合第一个TRUE条件的值。IFS可以取代多个嵌套IF语句，并且有多个条件时更方便阅读。=IFS([SomethingisTrue1,ValueifTrue1,SomethingisTrue2,ValueifTrue2,SomethingisTrue3,ValueifTrue3)OR函数是一个逻辑函数或。OR(logical1,logical2,...)在其参数组中，任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE；所有参数的逻辑值为FALSE，才返回FALSE。AND函数是一个逻辑函数与。AND(logical1,logical2,...)所有参数的逻辑值为真时，返回TRUE；只要一个参数的逻辑值为假，即返回FLASE。111EXCEL1.2.5常用函数-查找函数VLOOKUP函数在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)lookup_value为在数据表第一行/列中进行查找的数值。Table_array为需要在其中查找数据的数据表。Range_lookup为逻辑值，指明函数查找时是精确匹配，还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值,如果找不到精确匹配值则返回小于lookup_value的最大数值。如果range_value为FALSE，函数将查找精确匹配值，如果找不到，则返回错误值#N/A!CHOOSE函数返回指定顺序的某个值。CHOOSE(index_num,value1,[value2],...)如果index_num为1，则CHOOSE返回value1；如果为2，则CHOOSE返回value2，以此类推。=CHOOSE(IFS(D1310,1,D135,2,D133,3,D130,4,D13=0,5),元老,骨干,助力,菜鸟,工作年限错误)121EXCEL1.2.5常用函数-查找函数MATCH函数在范围单元格中搜索特定的项，然后返回该项在此区域中的相对位置。MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])match_type可选。数字-1、0或1。此参数的默认值为1。注意：Match_type为1或省略时，查找小于或等于lookup_value的最大值，且被查找的值必须升序排列。Match_type为0时，查找完全等于lookup_value的第一个值，lookup_array参数中的值可按任何顺序排列。Match_type为-1时，查找小于或等于lookup_value的最大值，且被查找的值必须降序排列。匹配文本值时，MATCH函数不区分大小写字母。INDEX函数返回表格或区域中的值或值的引用。数组形式：返回表或数组中元素的值,由行号和列号索引选择。当函数INDEX的第一个参数为数组常量时，使用数组形式。INDEX(array,row_num,[column_num])引用表单：返回指定的行与列交叉处的单元格引用。如果引用由非相邻的选项组成,则可以选择要查找的选择内容。INDEX(reference,row_num,[column_num],[area_num])如果将row_num或column_num设置为0(零),则INDEX将分别返回整列或整行的值的数组。若要使用以数组形式返回的值,请以数组公式的形式输入INDEX函数。示例：=INDEX(F5:H9,MATCH(M5,E5:E9,0),0,1)示例：=INDEX(F5:H9,MATCH(M5,E5:E9,0),MATCH(G4,F4:H4,0))131EXCEL1.2.6常用函数-文本函数LEN函数返回文本字符串中的字符个数。LEN(text)单元格中搜索特定的项LEFT函数从文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。LEFT(text,[num_chars])RIGHT函数根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。RIGHT(text,[num_chars])Num_chars必须大于或等于零。如果num_chars大于文本长度，则RIGHT返回所有文本。如果省略num_chars，则假定其值为1。TRIM函数除了单词之间的单个空格之外，移除文本中的所有空格。TRIM(text)FIND函数用于返回一个字符串在另一个字符串中的起始位置。FIND(find_text,within_text,[start_num])注：在第二个文本串中定位第一个文本串，并返回第一个文本串的起始位置的值，该值从第二个文本串的第一个字符算起。MID函数返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MID(text,start_num,num_chars)TEXT函数根据自定的数值格式将数值转换为文本。TEXT(value,format_text)format_text一个文本字符串，定义要应用于所提供值的格式。其实可以直接用单元格格式调整选项卡。示例：=TEXT(TODAY()，MM/DD/YY)；示例：=TEXT(1234.567,$#,##0.00)141EXCEL1.2.7常用函数-时间函数DAY(serial_number)，DATE(year,month,day)，Today()1.2.8常用函数-排序函数RANK(number,ref,[order])，LARGE(array,k)，SMALL(array,k)1.2.9常用函数-四舍五入函数ROUND(number,num_digits)151EXCEL1.3数据透视表/图数据透视