怎样写好邮件

1怎样写好邮件？主旨邮件什么时候用得到？写邮件要注意的基本要素?注意事项及邮件分类其他写邮件注意的问题与技巧邮件的重要性|什么时候用邮件作为职场人士，邮件是用来沟通的主要通道之一.电子邮件具有方便、快捷、高效、全天候、廉价性的特点，因此越来越多的被应用于办公。怎么样写好一封邮件？如何要表达清楚自己要表达的内容，是大家需要去注意与学习的，这也提升自我水平的一种锻炼，所以大家在平日里就需要从小小的一封邮件开始，不断的训练自己。日常工作中何时要用到邮件？-需要作正式报告-难以用口头表达清楚的事项-通知|信息|指示等传递-寻求上级或其他部门的批准或确认-对于重要事项的口头沟通后的确认写邮件的基本要素（一）严格来讲职场中常用5W来衡量一封邮件的好坏，作为同事来讲至少具备3个W才能基本上写清楚邮件。1.Who（谁）你这封邮件到底是要写给谁的？你自己是谁？若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。写邮件的基本要素（一）2.What（什么）这是一封邮件的灵魂，这里包含邮件的主题与正文及附件，你究竟要告诉别人什么？-主题：主题是一封邮件的点睛之笔，写清楚了例于“关于XXX问题的解决方案”或“XXX事项的跟进分析”能让收件人一眼就看到你想表达什么，以便于别人能抓住你邮件的重点。-附件：1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，备注：能在正文中说明的问题一定不要添加附件写邮件的基本要素（一）2.What正文内容：语言得体、思路清晰、问题明确、逻辑明了。邮件的正文还要注意对开场语，对收件人表示应有的礼貌与问候。-语言得体是要求在写邮件时，要恰当的表达自己的思想，针对不同的收件人，正文的言语态度也要有所区分，千万别千篇一律的。（1）.不建议在给他人的邮件上打很多“！！！”或“？？？？”（2）.Email正文多用1234之类的列表，如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长。（3）.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件.写邮件的基本要素（一）(4).注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。(5).合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。(6).合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，会更加简洁明了。写邮件的基本要素（一）(7).不要动不动使用笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻（8）.邮件正文最好不要超过两种字体或两种颜色，字体与字号要合适，中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。另外就是注意邮件段落间的距离，不要几段话都挤在一起，影响阅读。（9）.对于要求电话回复的邮件，在正文结尾处一定要添加上自己的联系方式。写邮件的基本要素（一）3.Why（原因）邮件发出来是希望得到别人的回复与处理支持，（这也是你为什么要发邮件的原因）。你在邮件的最后说明清楚需要得到别人怎样的回复与帮助。4.When（何时）如果对方处理的事情，要找准时间。一般来讲，客户都不大喜欢在周五收到急需处理的邮件，周一来讲一般是一周中最忙的时候，大量的会议、事情需要处理，如果这里发个需要客户马上处理的邮件，客户可能不会太注意看，即使有回复，可能也很潦草。写邮件的基本要素（一）5.Whatever（任何...的事物）要求大家发邮件注意的一些方式细节。除非是有必须让对方读到的理由，如价格调整通知，变更告知信函，否则，尽量不要运用强制的“要求回执”选项.没必要设置自动回复，正文的开头和结尾一定要有问候词与结束语，这样才会给人整个邮件是完整的印象。不要用过于花哨的信纸和背景，如果附件文件的格式不太常见，请务必在正文中说明，以免对方以为是病毒不敢打开。写邮件的基本要素（二）邮件写完了后一定不要忘记检查：收件人是否正确.检查下邮件的各要素是否完善,有无不恰当的表述或含糊不清的地方。最后还要检查下有没错别字.邮件的分类标识及其他注意事项（一）邮件分类：事先按单位、项目、优先度做好不同的文件夹，在收到邮件时，手动将邮件分类到各夹中。有时候，遇到比较难处理的邮件或需要跟踪的邮件，临时无法回复或处理不完，放一段时间又怕忘记，这种情况下，大家可以在邮件的标记状态处注明颜色。邮件的分类标识及其他注意事项（一）其他回复邮件的技巧：1.及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，2小时内回复。对于一级别较低的邮件一般不要超过24小时回复。如果事情复杂，你无法及时确切回复及时作出响应，确认一下收到了。邮件的分类标识及其他注意事项（一）2.进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼：-如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。-对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。邮件的分类标识及其他注意事项（二）4．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。邮件的分类标识及其他注意事项（二）5.主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。以上仅供大家参考